Assinatura Eletrônica - ASO

A assinatura eletrônica de documentos com certificado digital para Atestados Médicos e Atestados de Saúdes Ocupacionais (ASOs) integra os controles de atestados do produto Gestão de Pessoas | HCM, módulo Medicina Ocupacional, com a solução GED/SIGN (Plataforma Senior X) para atender à necessidade constante de transformação digital e compliance das áreas de negócio da empresa, observando os seguintes tópicos:

• Pré-requisitos
• Envio de Documentos para Assinatura Eletrônica
• Assinatura Eletrônica do Documento por Parte do Colaborador
• Comprovar que o documento foi disponibilizado ao colaborador

1) Pré-requisitos

• Ter contratado e implantado os seguintes produtos:
  1. Gestão de Pessoas | HCM – Módulo Medicina Ocupacional;
  2. XPlataform;
  1. SIGN Senior.
• Realizar as seguintes configurações:
  • Configurações Integração GED/SIGN;
  • Atendentes – Certificado Digital.

2) Envio de Documentos para Assinatura Eletrônica

Este recurso está disponível para Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) internos e externos.

Para mais informações, verifique a documentação Enviar Documento para Assinatura Eletrônica

3) Assinatura Eletrônica do Documento por Parte do Colaborador

A Norma Regulamentadora - NR 7 (PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL – PCMSO) vigente flexibilizou a obrigação da assinatura do colaborador no Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), ou seja, não é necessário coletar a assinatura do colaborador sobre ASO. A empresa deve, obrigatoriamente, disponibilizar o acesso ao documento assinado pelo médico.

Item 7.5.19

Para cada exame clínico ocupacional realizado, o médico emitirá Atestado de Saúde Ocupacional - ASO, que deve ser comprovadamente disponibilizado ao empregado, devendo ser fornecido em meio físico quando solicitado.

4) Comprovar que o documento foi disponibilizado ao colaborador

A seguir estão os pré-requisitos e passos relacionados à Integração GED/SIGN:

1. Comprovando que o documento foi disponibilizado ao colaborador
A funcionalidade de envio de documentos de atestados médicos/ASOs para o GED/SIGN permite que o RH e os gestores acompanhem o processo de assinatura de documentos de forma eficiente. Para garantir que o colaborador tenha acesso ao documento e que este seja validado, siga os passos abaixo:

1.1 Acesso ao documento pelo colaborador
Para que o colaborador receba e visualize o documento de atestado/ASO, a configuração do fluxo de assinatura deve estar correta. O colaborador, assim como outros usuários envolvidos no processo (RH e gestor da área de Medicina), deve ter um usuário ativo na Plataforma Senior X, o que garante o vínculo com o sistema e o acesso ao documento.

• Persona Colaborador: o colaborador terá acesso ao documento, podendo assinar digitalmente ou apenas receber o documento em cópia, dependendo da configuração em Diversos > Configurações Integração GED/SIGN (FR000IGS).

1.2. Visualização do documento pelo colaborador
O documento enviado ao GED será disponibilizado na Plataforma Senior X de acordo com as configurações realizadas. Para garantir que o colaborador tenha acesso ao documento, verifique se em Diversos > Configurações Integração GED/SIGN (FR000IGS):

• O campo Ação Colaborador está configurado corretamente (se o colaborador deve assinar o documento ou apenas receber uma cópia).
• As notificações por e-mail, WhatsApp ou pela Plataforma Senior X estão ativadas.

1.3. Validação da assinatura do documento
A validação da assinatura do documento pode ser feita por diferentes formas, dependendo do tipo de assinatura configurada:

• Assinatura Digital: ao utilizar o certificado digital, o status do documento será "Assinado Digitalmente".
• Assinatura Eletrônica: quando o documento é assinado sem certificado digital, o status será "Assinado Eletronicamente".

A validação pode ser feita pelos seguintes passos, com base nas funcionalidades descritas nas seguintes documentações:

• Caixa de Entrada: o colaborador pode acessar a caixa de entrada e verificar se o documento foi disponibilizado corretamente.
• Gestão de Assinaturas: para validar o status das assinaturas, o RH ou gestor pode acessar a funcionalidade de gestão de assinaturas no SIGN.
• Validação com Certificado Digital: para assinaturas realizadas com certificado digital, a validação pode ser feita através do processo específico para esse tipo de assinatura.

2. Pré-Requisitos para vinculação e acesso ao ASO gerado
Antes de enviar documentos para assinatura, é importante garantir que todos os pré-requisitos estejam atendidos para garantir que a integração funcione corretamente.

2.1. Criação e vinculação de usuário na Plataforma Senior X
O colaborador precisa ter um usuário definido na Plataforma Senior X para garantir que o sistema consiga vincular o colaborador ao documento gerado. Sem esse usuário, não será possível enviar ou acessar o ASO.

1. Criar o usuário do colaborador na Plataforma Senior X.
2. Associar o usuário à área de Medicina ou ao fluxo de gestão de atestados médicos.

2.2. Configuração do fluxo de assinaturas

Além da criação do usuário, é necessário que o fluxo de envio e assinatura esteja devidamente configurado. A configuração em Diversos > Configurações Integração GED/SIGN (FR000IGS) deve ser feita para permitir que o documento de ASO seja enviado corretamente para o colaborador, e a assinatura seja feita de acordo com a configuração escolhida (assinatura digital ou eletrônica).

2.3. Configuração de notificações
As notificações (por e-mail, WhatsApp ou pela Plataforma Senior X) são essenciais para garantir que o colaborador seja informado sobre a pendência de assinatura (como mencionado no passo 1.2).