Contabilmente, as empresas elaboram uma divisão dos valores gastos a fim de obter informações de custos e despesas, identificando o valor da mão de obra nos diversos centros de custo (também conhecidos como centros de resultado) da empresa.
Desta forma, os empregados devem ser alocados no centro de custo ao qual pertencem, de acordo com o seu posto. Assim, despesas e receitas podem ser apuradas por centro de custo. Para as organizações, é importante saber quanto custou a mão de obra (salários) de cada área, mas não quanto eles tiveram de salário líquido para receber, ou quanto de desconto de farmácia ou mercado tiveram.
As definições contábeis devem estar ligadas diretamente ao plano de contas e ao processo com que a contabilidade deseja receber os valores referentes à folha de pagamento (mensal, adiantamentos, 13º adiantado, 13º integral e folhas complementares), recibos de férias, recibos de rescisão, provisões, impostos e pagamentos de pessoas físicas e jurídicas.
A área contábil da empresa possui um plano de contas, onde constam as informações necessárias para a parametrização no módulo Administração de Pessoal. Isso inclui, por exemplo: se a contabilização deve ser feita por centro de custo ou departamento da empresa; se a organização possui um plano de conta específico para determinado vínculo ou grupo de pessoas; se existe rateio gerencial; se separa as contas por natureza de despesas; se utiliza partidas dobradas (dois débitos e dois créditos por lançamento). O módulo Administração de Pessoal atende todas essas questões através de parametrizações nativas.
O sistema da Senior usa o conceito de Código de Lançamentos Contábil (CLC). O CLC é o código que efetua a ligação entre o evento (ficha financeira/provisão/encargos parte empresa) e a conta contábil, permitido que vários eventos com o mesmo CLC automaticamente possuam também a mesma conta contábil, facilitando a manutenção diária da criação de eventos/rotina de contabilização.
O diagrama abaixo exemplifica uma utilização do CLC:
O primeiro passo é compreender como a empresa trata sua contabilização, para então determinar, no Administração de Pessoal, os assinalamentos necessários para se alcançar o melhor resultado. Para isso, é necessário ter em mãos o plano de contas contábeis e a lista dos históricos padrões contábeis.
Orientado pelo contador da organização:
Faça o levantamento dos centros de custos ou locais do organograma que servirão para a divisão contábil dos valores.
Determine se haverá divisões dentro de um centro de custo, a partir da natureza de despesa/contábil.
Verifique se a empresa utilizará rateio de mão de obra e/ou rateio gerencial.
Avalie o plano de contas da organização.
Verifique se serão necessários lotes agrupados da contabilização de folha ou separados por processo (rescisão, férias, pessoa física, pessoa jurídica).
No Administração de Pessoal, pode ser adotado o cadastro de centros de custos em Empresas > Centros de Custos, e depois indicá-los no histórico dos colaboradores. Ou, se o local do organograma respeitar a divisão contábil, é permitido contabilizar por local, dispensando o cadastro de centros de custos. Sendo assim, a geração dos valores a contabilizar pode ter a divisão contábil das informações:
Por centro de custo contábil com ou sem natureza de despesa
Por local do organograma
Com rateio das horas trabalhadas em vários centros de custos ou rateio em percentuais
Com rateio em contas gerenciais do sistema contábil
Com partida dobrada fechando o débito e crédito a cada lançamento no arquivo texto ou não
Por colaborador ou empresa (diretores, autônomos e pessoas jurídicas) através do item Empresas > Contábil > Contas Contábeis > Colaborador ou Terceiros. Os beneficiários de pensão judicial podem ter contas contábeis individuais no cadastro da pensão
Com contas individuais para contabilizar pagamentos a terceiros (pessoas jurídicas), que possuem contas individuais na contabilidade, no menu Empresa > Contábil > Contas Contábeis > Outra Empresa. Do contrário, indique o CC ou o local diretamente nos pagamentos de terceiros, em Cálculos > Terceiros > Pagamentos
Outras definições:
No cadastro da empresa (FR030EMP) determine se ela utiliza contas de totais por filial ou por empresa, se vai utilizar rateio de mão de obra e/ou rateio gerencial, como serão efetuadas as provisões de férias, 13º salário e genéricas e ainda como contabilizá-las na folha.
Se utilizar rateios:
Cadastre-os pelo menu Empresas > Contábil > Rateios (FR020RAT)
Cada local ou centro de custo deve receber um código de rateio, e cada rateio deve ser assinalado em uma filial. Em Empresas > Contábil > Assinalar Rateio (FRASSRAT), assinale os códigos de rateio diretamente nas filiais da empresa. Isto é especialmente importante quando a filial é uma obra, pois será útil na emissão da GPS
Acesse Empresas > Contábil > Definições (FR048DEF) e faça as parametrizações desejadas. Nesta tela também será incluído o leiaute do arquivo-texto e gerados os CLCs Fixos.
Em Empresas > Contábil > Natureza Despesa (FR048NAT) cadastre os códigos de natureza despesa (se a empresa utilizar centros de custos), que servirão para separar os diferentes tipos de despesa nos lançamentos.
Determine os Códigos de Lançamento Contábil (CLCs) que serão ligados aos eventos, para totalizá-los nos lançamentos contábeis. Os CLCs são cadastrados em Empresas > Contábil > Cadastrar CLC (FR048CLC). Seu assinalamento e vínculo com os eventos são feitos em Empresas > Contábil > Assinalar CLC (FRASSCLC).
Notas
A definição dos CLCs ocorre para cada tabela de eventos, e um CLC pode ser ligado a vários eventos.
É o CLC que receberá a conta contábil e a determinação se o valor deverá ser lançado a débito ou a crédito dessa conta.
Determine os planos das contas contábeis para cada CLC e a cada centro de custo ou local de organograma, nas telas do menu Empresas > Contábil > Contas Contábeis.
Se utilizar centros de custos:
Cadastre-os em Empresas > C.Custo Cadastro (FR018CCU)
Em Empresas > Contábil > Contas Contábeis > C.Custo (FRCCUCTB), para cada centro de custo, informe as contas contábeis de cada CLC. O código do CLC, por sua vez, deve ser informado no cadastro do evento
Vincule os colaboradores aos seus respectivos centros de custos ou locais, através do histórico individual.
Após verificadas todas as definições acima, o sistema está pronto para iniciar o processo de contabilização, conforme descrito nos itens a seguir.
O processo de contabilização no Gestão de Pessoas acontece da seguinte forma:
Os CLCs podem ser do tipo "D - Débito" (que estarão associados aos eventos de proventos/vantagens) ou "C - Crédito" (associados aos eventos de descontos).
CLCs que estiverem associados a eventos do tipo "Outros", ou seja, eventos que transitam na folha (FGTS/PIS, por exemplo), devem possuir dois CLCs: um a débito e outro a crédito.
CLCs pré-configurados: o Gestão de pessoas disponibiliza CLCs pré-cadastrados, que não serão associados a eventos, para o tratamento das seguintes informações:
Valor Encargos Parte Empresa: INSS, FGTS, PIS, Terceiros (Sesi, Senai, etc);
Valor de Provisão de Férias e 13 Salários: Valor Provisão Mês, Ajuste, Encargos;
Valor de Terceiros (RPA), Pessoas Jurídicas, Transferências.
Os CLCs são cadastrados pelo menu Empresas > Contábil > Cadastrar CLC (FR048CLC), conforme visto anteriormente nas definições iniciais. Esses CLCs estão cadastrados entre os códigos 1201 e 1800 (onde a contrapartida é seu código acrescido de 100, quando existir. Exemplo: CLCs 1250 e 1350 - INSS P/ Empresa).
No cadastro de CLC, indique os códigos de históricos padrão que serão usados nos lançamentos contábeis (exemplo: Lançamento de Salários).
Recomenda-se criar os CLCs considerando lançamentos em partida simples, pelas seguintes vantagens:
Redução do número de CLCs: ao criar um novo CLC utilizando partida simples, a sua contrapartida já estará criada (exemplo: líquido de folha). No caso da partida dobrada, cada novo CLC deverá ser criado aos pares, um para débito e outro para crédito).
Manutenção dos eventos: quando um novo evento é criado sem um CLC, sua identificação é mais rápida, pois os totais de débito/crédito certamente resultarão em diferenças.
No Gestão de Pessoas, as contas contábeis podem ser definidas da seguinte forma:
T - Total: determina que um CLC pode ter uma conta contábil por empresa ou filial. Esse tipo é utilizado principalmente em eventos de desconto, onde não são necessárias contas contábeis diferenciadas.
C - Centro de Custo: significa que um CLC pode ter uma conta contábil diferente por centro de custo/natureza despesa. Esse tipo é usado tipicamente em eventos de proventos, onde a empresa precisa apurá-los de maneira detalhada.
I - Individual: indica que um CLC poderá ter uma conta contábil diferente por colaborador. Este tipo é utilizado excepcionalmente, quando a empresa precisa identificar contas contábeis por pessoa. Prática utilizada em casos excepcionais de contas para diretores/conselheiros, por exemplo.
Depois de definido o cenário que atende à realidade da empresa, o tipo de conta contábil é cadastrado no sistema através das telas disponíveis no menu Empresas > Contábil > Contas Contábeis.
No conceito do sistema da Senior, os lotes contábeis podem ser gerados de maneira agrupada (modelo mais comum utilizado nas corporações), ou individualmente por tipo de folha ou parcial.
No processo individual, normalmente esta separação se dá por conta dos períodos em que as informações devem ser enviadas à contabilidade, ou seja, a folha pode ser enviada mensalmente e as demais rotinas devem ser enviadas semanalmente. Podemos gerar lotes separados em:
Folha mensal;
Férias;
Rescisão;
Pagamentos de Terceiros (Pessoa Física);
Pagamentos de Serviços Tomados (Pessoa Jurídica).
Seja qual for a contabilização, por folha mensal, férias, rescisão ou outra, para fazer de forma individual ou agrupada, siga o procedimento abaixo.
Para fazer toda a contabilização de forma agrupada, em Empresas > Contábil > Definições, informe "S - Sim" nos campos correspondentes à contabilização que deseja vincular à contabilização da folha: Incluir Férias, Incluir Rescisão, Incluir Pagto P. Jurídica e/ou Incluir Pagto P. Física.
Da mesma forma que, se quiser fazer de forma individual, informe "N - Não" nos campos correspondentes.
Importante
Para a contabilização da folha, certifique-se de que foram geradas as provisões, para que estas também sejam contabilizadas.
Feito isso, se optou pela contabilização agrupada, acesse Cálculos > Contabilização > Folha.
Caso contrário, se estiver fazendo de forma individual, a contabilização do item que foi negado no passo anterior deve ser feita pelo menu Cálculos > Contabilização, escolhendo a opção que atende à sua necessidade (Folha, Férias, Rescisão, Outras Empresas ou Pagto. Terceiros).
Defina o período que deve ser contabilizado e preencha as demais informações da tela Gerar Contabilização (FRROTCON), e clique em Calcular.
O botão Seleção permite a definição de filtros de abrangência adicionais.
Se o sistema apresentar algum erro durante o processamento, estes podem ser verificados através do botão Log, para o devido tratamento.
Clique em Listar para emitir um relatório de consulta, pelo qual é possível é possível conferir os valores gerados.Clique aqui para saber mais sobre a conferência dos valores.
Clique em Arq. Texto para abrir a tela Contabilização - Arquivo Texto (FRTXTCON), selecione a opção de contabilização desejada e o diretório onde o arquivo texto será salvo.
Informe o Nome do Arquivo Texto que será gerado para a contabilidade.
Se o nome do arquivo não for informado, ele será gerado com o nome padrão acrescido de um número, para que um arquivo pré-existente não seja sobrescrito.
A geração do arquivo texto é separada por empresa, ou seja, para cada empresa será gerado um novo arquivo.
Notas
É possivel utilizar palavras especiais neste campo, que serão substituídas por valores variáveis, para que um arquivo não seja sobrescrito no caso da geração para um grupo de empresas, por exemplo. As palavras especiais são:
%NUMEMP%: código da empresa na qual será gerado o arquivo texto (número com 4 posições);
%ORICTB%: origem do menu. Código de 0 a 4, dependendo do menu escolhido para efetuar a geração do arquivo texto;
%CODUSU%: resto da divisão do código do usuário por 1000 (número com 3 posições). Na geração do nome padrão, esta será a extensão do arquivo texto.
Clique em Processar. O sistema gera o arquivo texto, que será enviado posteriormente para a contabilidade.
Sobre a contabilização individual
Férias: o valor dos recibos de férias contabilizados em separado não aparecerá na contabilização da folha mensal. Se houver 13º adiantado no recibo de férias, este será contabilizado junto às férias, também não entrando na contabilização da folha. Na contabilização da folha constarão apenas os valores relativos à diferença de férias e os CLCs fixos de provisão.
Rescisão: os valores contabilizados em separado não aparecerão na contabilização da folha mensal. Na contabilização da folha constarão apenas os valores relativos aos CLCs fixos de provisão.
Pagamentos de terceiros: contabilizando desta forma individualmente, é possível executar a contabilização dos pagamentos realizados a outras empresas junto com os pagamentos de pessoa jurídica para produtor rural que não mais serão incluídos na contabilização da folha e seus respectivos CLCs.
Em Cálculos > Contabilização > Excluir, é possível excluir os registros que foram contabilizados na tela Gerar Contabilização (FRROTCON).
O sistema irá excluir apenas os registros cuja Data de Lançamento esteja dentro do período informado no campo Período Lançamentos.
A definição de como o sistema deve excluir os registros contabilizados é feita pelo campo Opção. Nele, pode-se fazer uma combinação de opções ou deixar zerado para excluir todos.
A conferência dos valores gerados é realizada para validá-los antes de gerar o arquivo texto para enviar à contabilidade. Com isso, garante-se que todos os eventos foram gerados com seus respectivos valores e se estão com as contas corretas informadas. A consulta pode ser feita de duas formas:
Via tela do sistema - Cálculos > Contabilização > Consultar (FR048CTB): para conferência pontual por colaborador, e alterações de valores gerados pela contabilização.
Na grade Lançamentos são listados os registros contabilizados de acordo com o filtro informado. Ela é configurável e permite inserir novas contabilizações ou alterar as existentes (em ambos os casos, o campo Origem da informação (OriCtb) da tabela Contabilização - Nova (R048CTB) recebe valor "D - Digitado pelo usuário").
A partir de relatórios - Cálculos > Contabilização > Listar: lista todos os valores de todos os colaboradores, terceiros e pagamentos jurídicos, contabilizados em um período ou somente de determinadas opções (folha mensal, férias, entre outros). Estes modelos listam as informações de qualquer competência, permitindo ordená-las por centro de custo, local, rateio ou natureza da despesa, por exemplo.
Depois de gerar e conferir os valores da contabilização, deve-se gerar um arquivo no formato texto que contém todos os dados contábeis.
No sistema, esse arquivo é concebido durante a geração da contabilização, através da própria tela de execução. Depois de gerado, o arquivo deve ser disponibilizado para a contabilidade através dos recursos internos próprios da empresa, como por exemplo e-mails ou diretórios compartilhados.
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