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Assinatura Eletrônica do Espelho do Ponto
Este recurso não está disponível no Gestão de Pessoas | HCM GO UP. Saiba mais.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que empresas com mais de dez trabalhadores são obrigadas a manter anotação da hora de entrada e de saída dos colaboradores, seja em registro manual, mecânico ou eletrônico. O espelho do ponto, também conhecido como cartão ponto, permite que o colaborador visualize e assine o relatório completo destes horários. Apesar de não haver obrigatoriedade de assinatura do empregado sobre estas anotações, esta é uma prática recomendada às empresas, visando resguardar-se de eventuais problemas futuros.
O processo de Assinatura Eletrônica do Espelho do Ponto tem como objetivo principal possibilitar a gestão eficaz das assinaturas de espelho do ponto dos colaboradores, por meio de uma visão atualizada do status de cada assinatura, estando não enviada, pendente, assinada, reprovada ou cancelada.
Neste processo, o colaborador assina o espelho do ponto digitalmente, podendo conferir informações detalhadas do espelho antes de assiná-lo. Caso identifique alguma situação a ser tratada — como o lançamento de um atestado, por exemplo — ele tem a oportunidade de solicitar correções ao gestor/RH e, somente após o ajuste, efetuar a assinatura.
Atendendo ao desafio do alto custo e dificuldade da coleta de assinaturas do espelho de ponto para as empresas, o Gestão do Ponto traz benefícios como a redução de custo no processo (impressão, papel, frete, etc.), gestão do processo e garantia da coleta das informações, além das evidências da assinatura nas reclamatórias trabalhistas.
Validade Jurídica
A Medida Provisória (MP) 2.200-2 entrou em vigor em 24 de agosto de 2001, mesmo dia de sua publicação. Diferentemente das MPs atuais, que têm validade inicial de 60 dias prorrogáveis, essa MP continua vigente após mais de vinte anos. Isso é possível porque foi publicada antes da Emenda Constitucional nº 32, que estabeleceu um prazo limite para as medidas provisórias. Essa MP institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em formato eletrônico, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Diante da flexibilidade de formas aceitas juridicamente na celebração de contratos e validação de documentos, é recomendável que as empresas utilizem recursos que tornem a validade desses documentos o menos discutível possível. Nesse contexto, surge a assinatura eletrônica, criada para chancelar a validade jurídica de documentos que já nascem em formato digital.
Embora a legislação trabalhista não exija diretamente a assinatura no espelho de ponto, considera-se que este é um meio válido para demonstrar a manifestação da vontade do trabalhador, seja em formato eletrônico ou com assinatura à caneta, pois demonstra dois princípios importantes: integridade e autenticidade da informação.
O módulo Gestão do Ponto oferece o recurso de assinatura eletrônica do arquivo em PDF (Portable Document Format). Uma vez assinado, o documento é armazenado e disponibilizado para consulta sem permitir qualquer alteração. Caso seja enviado um novo espelho de ponto ao colaborador devido a retificações e recálculos, o anterior é substituído, mantendo sempre a última versão conferida e assinada pelo colaborador.
Esse documento guarda a informação de IP, identificações pessoais (como e-mail e usuário), além da data e hora da assinatura, eliminando a margem de dúvida em via judicial sobre a legalidade na manifestação de vontade das partes.
A Lei 14.063/2020 trata da validade jurídica de documentos digitais produzidos por pessoa jurídica (pública ou privada). Conforme o Art. 6º, esses documentos são válidos desde que aceitos pela pessoa a quem forem apresentados.
Além disso, a Lei 14.063/2020, em seu Art. 4º, classifica as assinaturas eletrônicas em três tipos: simples, avançada e qualificada. Em nosso módulo, utilizamos dois tipos:
- Assinatura Eletrônica Simples: permite identificar o signatário e anexar ou associar dados eletrônicos ao signatário. Essa modalidade é utilizada para assinatura do Espelho de Ponto.
- Assinatura Eletrônica qualificada: utiliza certificado digital, nos termos do §1º do Art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e é a que possui nível mais elevado de confiabilidade a partir de suas normas. É utilizada para assinatura dos documentos fiscais, Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), e Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade conforme Portaria 671/2021.
Fluxo do Processo
O que você pode fazer:
Fazer definições gerais
Nesta etapa do processo são definidos os parâmetros necessários para gerenciar as assinaturas do espelho do ponto. Estes parâmetros podem ser utilizados por uma ou mais empresas do sistema.
Entre as definições feitas aqui, destacam-se: os dias úteis para assinatura após o final do período de apuração, o modelo a ser impresso e se devem ser bloqueados os acertos do mês para os colaboradores com pendências de assinatura. Também é possível definir uma política de envio de e-mails e indicar se o espelho pode ser cancelado durante o processo.
No menu Espelhos do Ponto > Cadastros > Definições:
- Defina a quantidade de dias úteis que o colaborador terá para assinar o espelho do ponto antes que um aviso seja enviado para o gestor.
- Indique o modelo de relatório a ser utilizado para realizar a assinatura. A partir dele será gravada a imagem do espelho do ponto assinado.
- Configure se há necessidade de bloquear acertos do mês atual com assinatura pendente, e se a opção de cancelar estará disponível para o colaborador. Caso use esta opção, defina também a quantidade de dias em que o cancelamento estará disponível após a assinatura.
- Indique o formato do e-mail a ser enviado para os gestores, caso existam assinaturas vencidas dos seus liderados.
- Para as seguintes situações, indique se serão enviados e-mails e o formato de notificações:
- para colaboradores: pendências; confirmação de assinatura
- para gestores: reprovação do espelho do ponto
- Por fim, no menu Espelhos do Ponto > Cadastros > Justificativas, identifique e detalhe as justificativas de reprovação, através de código e descrição. Estas justificativas serão informadas pelo colaborador ao reprovar algum espelho do ponto.
Calcular apuração do ponto
O cálculo de apuração do ponto é onde são apuradas as horas trabalhadas do trabalhador, portanto é necessário realizar este procedimento para, após o fechamento, ter as informações de horários para compor o espelho.
Gerar pendências de assinatura
As pendências de assinatura do espelho de ponto normalmente são geradas pela equipe de recursos humanos. Porém, podem também ser geradas pelo próprio gestor, após a conclusão do fechamento mensal do período de apuração. Depois de geradas, as pendências são encaminhadas para assinatura do colaborador.
A geração poderá ser feita de forma total (para todos os colaboradores) ou de forma parcial, podendo ser por empresa, filial, local ou centro de custo, entre outros filtros específicos.
Nesta etapa também será possível obter uma visão gerencial com gráficos do status das assinaturas, para acompanhamento detalhado ou agrupado.
Para gerar as pendências:
- Acesse o menu Espelhos do Ponto > Gestão > Pendências de Assinatura.
- Defina o período para geração e identifique a abrangência dos colaboradores e serem processados. A abrangência afeta diretamente o escopo de geração e visualização das pendências.
- Gere as pendências de assinatura eletrônica, clicando em Enviar para Assinatura. Neste momento o sistema disponibilizará o espelho do ponto para assinatura dos colaboradores.
- Visualize o status e detalhes de cada pendência. Uma pendência pode estar: assinada, pendente de assinatura, não enviada, reprovada ou cancelada.
- Se necessário, emita os espelhos de ponto assinados clicando em Emitir Espelhos em Lote. É possível realizar a emissão em lote, em arquivo único ou por colaborador, com extensão .PDF. Defina também a forma de organização para geração do arquivo.
Assinar espelho do ponto
Após gerar as pendências, o espelho do ponto fica disponível para a assinatura do colaborador. Neste momento, ele poderá optar pela visualização do espelho, onde é apresentado o modelo definido na etapa de definições gerais, e terá duas possibilidades: assinar ou reprovar. Em ambos os casos são registrados a data, hora, usuário e endereço IP da estação onde foi realizado o procedimento.
Caso o espelho seja assinado, o colaborador ainda tem a possibilidade de efetuar o cancelamento. Para assinaturas canceladas e espelhos reprovados deverá ser gerada uma nova pendência para assinatura.
Para assinar, acesse o menu Apuração > Gestão > Colaboradores e identifique o status do espelho do ponto. Ele poderá estar pendente de assinatura, assinado, reprovado ou cancelado. Se for necessário reprová-lo, informe a justificativa de reprovação.
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