Contrato de vendas

Esta etapa consiste no preenchimento das informações principais do contrato (dados gerais), o seu período de validade (vigência), os serviços que serão prestados (itens) e as suas parcelas (competências)

Dados gerais

1. Para realizar o cadastro de um contrato, acesse Contratos > Contrato, clique em Adicionar e escolha ''Venda de serviço'';
2. Em Dados Gerais, insira as seguintes informações: Empresa, Filial, Contratante, Descrição, Data de emissão e Recorrência;
3. A série atribuída no campo Série para faturamento de contrato, será utilizada na nota fiscal gerada quando faturado o contrato. O sistema sugere neste campo, a série padrão para faturamento de notas de serviço constante na filial e a alteração desta somente é possível, se o parâmetro Permite alterar a série para faturamento do contrato estiver habilitada nas definições de usuário.
4. Em seguida clique em Salvar.

Vigência

1. Em Detalhes do contrato, guia Vigências, clique em Adicionar. Observação: o período inicial e final da vigência devem ser compatíveis com o tipo da recorrência do contrato;
2. Informe o Tipo da Vigência, que pode ser Prazo determinado ou Prazo indeterminado:
• Prazo determinado: é definida a data inicial e final da vigência. Ao faturar todas as competências, o contrato pode ser encerrado;
• Prazo indeterminado: é informada apenas a data inicial. São geradas 12 competências, e ao faturar todas, o contrato não é encerrado. O sistema lança automaticamente mais 12 competências.

3. Adicione a Data de início e caso o tipo da vigência seja com prazo determinado, informe também a Data de término. Ao término deste período, será possível renovar o contrato com opção de reajuste de valores;
4. Informe o Dia de vencimento das cobranças para definir o dia de vencimento em cada competência, e escolha qual será o Tipo de vencimento utilizado (Mês corrente ou Mês seguinte);
5. É possível informar um Dia base para faturamento da vigência, que deverá ser menor ou igual ao Dia de vencimento das cobranças. O dia definido será replicado para todas as competência e ficará visível na coluna Data base para faturamento da tela de Competências.
6. Clique em Salvar.

Itens

1. Em Itens da vigência, clique em Adicionar;
2. Inclua o Item;
3. Preencha os demais campos obrigatórios;
4. A informação atribuída no campo Complemento, é replicada no complemento do item da nota fiscal gerada a partir do contrato, concatenando com os demais dados sugeridos pelo sistema;
5. Clique em Salvar;
6. Após o contrato fechado, é possível acompanhar no campo Valor em aberto, a somatória do valor das competências abertas, porém não faturadas e no campo Valor total, o valor total do item do item vigência, considerando todas as competências, independentemente da sua situação;
7. Caso seja necessário incluir um reajuste, consulte a etapa Reajustar contrato;
8. Repita o processo até incluir todos os itens necessários para o contrato.

Competências

1. Com os itens cadastrados, clique em Gerar competências. Elas serão geradas de acordo com a Recorrência e o Período da vigência já informados;
2. Clicando no campo Ações da competência, cada competência gerada pode ser tratada de forma exclusiva, ou seja, é possível acessar e editar a nota fiscal, mudar o valor negociado de um serviço, incluir ou remover itens de uma competência específica, alterar a data base para faturamento ou a data de vencimento, por exemplo, sem afetar as demais competências que continuarão utilizando a configuração definida pela vigência.

Observações

• Caso no parâmetro Comercial do Cadastro da filial, na aba Documentos fiscais, o campo Bloqueia documentos fiscais gerados a partir de contratos esteja definido como Sim, a edição das informações da nota fiscal ficará bloqueada, com exceção da ação Reprocessar da nota.Para mais informações sobre as parametrizações do Cadastro da filial acesse a documentação de Cadastro de empresa e filial;
• A forma de pagamento atribuída nas competências geradas é sugerida a partir da informação do campo Forma de pagamento, localizado em Cadastros > Pessoas > Definição por empresa e filial, especialização Cliente.
3. É possível cancelar uma competência específica caso seja necessário.

Exemplos de recorrências:

Considerando uma vigência de 01/01/2021 a 31/12/2021:

Recorrência mensal: serão geradas 12 competências (uma para cada mês);

Recorrência bimestral: serão geradas 6 competências (uma para cada bimestre);

Recorrência trimestral: serão geradas 4 competências (uma para cada trimestre);

Recorrência quadrimestral: serão geradas 3 competências (uma para cada quadrimestre);

Recorrência semestral: serão geradas 2 competências (uma para cada semestre);

Recorrência anual: será gerada 1 competência (uma para o ano);

4. Após isso, clique em Fechar contrato.

Você pode clicar em Filtrar e definir as informações para que o sistema exiba apenas as competências desejadas, podendo filtrar, por exemplo, por Data de vencimento inicial, Data de vencimento final, Valor, Situação, entre outros parâmetros possíveis.

Esta ação possibilita programar reajustes de valores nos contratos, bem como sua periodicidade e seu índice de reajuste.

Primeiro, você deve definir se o reajuste será feito de forma manual ou automática, e se passará por um processo de aprovação via BPM.

Reajustar contrato de forma manual

O sistema, por padrão, sempre irá permitir o reajuste manual. Desta forma, a configuração da filial não se torna necessária. Porém, caso você queira liberar apenas o ajuste manual, e não permitir que o ajuste automático seja executado, siga os passos abaixo da configuração da filial:

Configurar filial

Acesse Cadastros > Filiais.

Selecione a filial a qual deseja configurar a forma de reajuste e clique em Editar.

Em Detalhes da filial, clique no campo Contrato e em seguida em Adicionar, ou caso já existam itens e você queira editar algum deles, selecione o item em clique em Editar.

Na tela Definições Gerais do Contrato, defina o campo Reajuste automático como Não,.

No reajuste manual, não é possível fazer o processo de aprovação pelo BPM. Desta forma, o campo Solicita aprovação do reajuste automático para o BPM ficará definido como Não,

Clique em Salvar.

Na tela Cadastrar Filial clique novamente em Salvar.

Observação

Na tela Definições Gerais do Contrato, se você definir o campo Reajuste automático como Não, a única forma de fazer o reajuste de contrato será a manual. Já caso você defina este mesmo campo como Sim, você poderá fazer o reajuste da forma automática e também da forma manual.

Reajustar contrato

1. Acesse a lista de contratos em Contratos > Contrato;
2. Selecione um contrato e clique em Editar;
3. Em Vigências, selecione a vigência e clique em Editar;
4. Em Item da Vigência, selecione o item e clique em Editar;
5. Em Reajuste, defina um Índice de reajuste para o item, bem como sua Periodicidade ou Data do próximo reajuste. Caso seja definida uma periodicidade, o sistema irá considerar como base a data inicial de vigência para sugerir a data do próximo reajuste;
6. Clique em Salvar.

Após isso, volte à lista de contratos em Contratos > Contrato. Esta etapa pode ser feita em apenas um contrato, ou selecionando vários contratos de uma só vez:

1. Selecione o contrato que você configurou o reajuste na etapa anterior e clique em Ações e em Reajustar. Você pode também selecionar mais de um contrato de uma só vez;
2. Na tela Definições de Reajuste, no campo Data base do reajuste, informe a mesma data de reajuste informada na etapa anterior, para que o sistema encontre o registro do contrato o qual você deseja renovar;
3. No campo Índice de reajuste, informe o mesmo índice configurado na etapa anterior. O campo Percentual de reajuste também pode ser preenchido ou alterado manualmente, e neste caso, o campo Observações deverá ser preenchido;
4. Clique em Avançar;
5. O sistema exibirá a tela de Contratos e Itens para Reajuste, onde é possível consultar o valor atual e o valor reajustado de cada item;
6. No campo Situação é exibido se o contrato está disponível ou indisponível para reajuste;
7. Clique em Reajustar contratos para que os contratos com a Situação disponível sejam reajustados.

Observação

Caso haja um contrato onde todos os seus itens estejam configurados com um índice de reajuste diferente do índice definido neste processo, na tela de Contratos e Itens para Reajuste a situação deste contrato será exibida como "Indisponível".

Caso haja um ou mais itens com o índice igual, o contrato será exibido como "Disponível" e estes itens serão reajustados. Os demais seguirão o índice de reajuste pré-definido.

Reajustar contrato de forma automática e sem necessidade de aprovação via BPM

Primeiro, é necessário configurar a filial para que o processo de reajuste possa ser feito de forma automática e sem a necessidade de aprovação via BPM.

Configurar filial

Acesse Cadastros > Filiais.

Selecione a filial a qual deseja configurar a forma de reajuste e clique em Editar.

Em Detalhes da filial, clique no campo Contrato e em seguida em Adicionar, ou caso já existam itens e você queira editar algum deles, selecione o item em clique em Editar.

Na tela Definições Gerais do Contrato, defina o campo Reajuste automático como Sim.

Defina o campo Solicita aprovação do reajuste automático para o BPM como Não. Desta forma, assim que o reajuste for cadastrado ele será aprovado, sem passar por nenhuma etapa de avaliação.

Clique em Salvar.

Na tela Cadastrar Filial clique novamente em Salvar.

Reajustar contrato

1. Acesse a lista de contratos em Contratos > Contrato;
2. Selecione um contrato e clique em Editar;
3. Em Vigências, selecione a vigência e clique em Editar;
4. Em Item da Vigência, selecione o item e clique em Editar;
5. Em Reajuste, defina um Índice de reajuste para o item, bem como sua Periodicidade ou Data do próximo reajuste. Caso seja definida uma periodicidade, o sistema irá considerar como base a data inicial de vigência para sugerir a data do próximo reajuste;
6. Clique em Salvar.

Ao faturar a última competência antes da competência para a qual foi programado o reajuste, a Situação estará descrita como disponível na cor amarela, indicando que na próxima competência o item sofrerá o reajuste programado.

Reajustar contrato de forma automática e com aprovação via BPM

Você pode definir que as solicitações de reajuste, antes de serem liberadas, passem por um processo de avaliação. Neste processo, o usuário responsável poderá aprovar ou reprovar a solicitação, além da possibilidade de alterar alguns valores da proposta de reajuste. Este processo é feito via BPM.

Primeiro, você deve importar e acessar o processo de aprovação via BPM. Veja abaixo como proceder e entenda como funciona o fluxo de aprovação de reajuste de contrato.

Entendendo o fluxo e configurando o BPM

Este processo é feito a partir do BPM. Veja abaixo como proceder e como funciona o fluxo de aprovação:

Importar processo

Primeiro, é necessário importar o processo de aprovação de reajuste de contrato.

Para isso, acesse a tela de Processos do BPM em Senior X Platform > BPM > Processos.

1. Clique em Novo processo;
2. Na tela Novo processo clique em Aprovação de reajuste de contrato;
3. Na tela Dados, preencha os campos e Clique em Salvar e depois em Voltar.

Agora, o processo de aprovação de reajuste de contrato está salvo e consta na listagem da tela inicial de Processos.

Observação

A lista de itens para reajuste dentro do processo de aprovação do BPM é limitada a 100 registros. Ultrapassando este limite, um novo processo é criado.

Fluxo do processo de aprovação de reajuste de contrato

Você pode visualizar o fluxo do processo de aprovação de reajuste do contrato, e além disso, pode definir o responsável por cada etapa.

Veja abaixo como proceder:

1. No item Aprovação de reajuste de contrato da listagem de processos, clique em Ações e depois em Editar;
2. Clique no campo Fluxo;

Nesta tela, será exibido o fluxo da aprovação de reajuste de contrato:

 

Entenda as 2 etapas do fluxo:

1. O campo Solicitação se refere à etapa da solicitação de reajuste, que é feita dentro do ERP senior X em Contratos > Contrato;
2. Após a solicitação, a próxima etapa do processo é o Reajuste do contrato, que é executada dentro do BPM. Nesta fase, a solicitação de reajuste é avaliada, e pode ser aprovada ou reprovada pelo avaliador.

Definindo o responsável por cada etapa

Você pode definir quem será o responsável por cada etapa do processo no fluxo de aprovação de reajuste de contrato.

1. No item Aprovação de pedido de venda da listagem de processos, clique em Ações e depois em Editar;
2. Clique no campo Fluxo;
3. Clique na etapa a qual deseja editar e no painel lateral, no campo Mecanismos de atribuição clique em Configurar.
4. Na tela Mecanismo de atribuição é definido o responsável pelo processo. No campo Tipo você pode atribuir a execução do etapa do fluxo a um usuário, grupo de usuários ou então à um papel pré-definido para esta atividade. Selecione o tipo desejado e clique em Salvar.

Solicitar e avaliar reajuste via BPM

Após configurar o fluxo de aprovação via BPM, você deve configurar a filial para que o processo de solicitação de reajuste seja automático e passe pela etapa de aprovação:

Configurar filial

Acesse Cadastros > Filiais.

Selecione a filial a qual deseja que as solicitações de reajuste do contrato passem pelo processo de aprovação do BPM e clique em Editar.

Em Detalhes da filial, clique no campo Contrato e em seguida em Adicionar, ou caso já existam itens e você queira editar algum deles, selecione o item em clique em Editar.

Na tela Definições Gerais do Contrato, defina o campo Reajuste automático como Sim.

Para que no processo de reajuste do contrato seja aberta uma solicitação de avaliação via BPM, defina o campo Solicita aprovação do reajuste automático para o BPM como Sim.

Em Fluxo de aprovação do reajuste de contrato informe o fluxo Reajuste de contrato.

Clique em Salvar.

Na tela Cadastrar Filial clique novamente em Salvar.

Agora, você já pode prosseguir com o processo de reajuste, que irá gerar uma solicitação de aprovação. Este processo é feito por dois perfis de usuário: o solicitante, que irá efetuar o pedido de reajuste do contrato, e o avaliador, que irá analisar a solicitação, podendo aprová-la ou reprová-la:

Solicitante

1. Acesse a lista de contratos em Contratos > Contrato;
2. Selecione um contrato e clique em Editar;
3. Em Vigências, selecione a vigência e clique em Editar;
4. Em Item da Vigência, selecione o item e clique em Editar;
5. Em Reajuste, defina um Índice de reajuste para o item, bem como sua Periodicidade ou Data do próximo reajuste. Caso seja definida uma periodicidade, o sistema irá considerar como base a data inicial de vigência para sugerir a data do próximo reajuste;
6. Clique em Salvar.

Ao faturar a última competência antes da competência para a qual foi programado o reajuste, será enviada uma notificação para o avaliador, para que o reajuste programado seja avaliado via BPM.

Avaliador

Esta é a etapa onde o avaliador analisa a solicitação de reajuste para aprová-la ou rejeitá-la.

Caso o reajuste seja aprovado, o novo valor será aplicado conforme programado no sistema.

Caso o reajuste seja reprovado, ele não será aplicado e será mantido o valor anterior ao reajuste.

Veja como proceder:

Há duas formas de acessar a tela de Aprovação de reajuste de contrato. Você pode clicar no menu Notificações e em seguida na pendência gerada pelo processo de aprovação de reajuste, ou você pode acessar Senior X Platform > BPM > Central de tarefas e acessar a tarefa correspondente.

Caso a responsabilidade para a aprovação do pedido tenha sido atribuída a um Papel, o usuário que for trabalhar nesta tarefa deve clicar em Assumir tarefa. Caso a responsabilidade tenha sido atribuída a um Usuário, este botão não será mostrado e o processo poderá seguir normalmente.

Clique na aba Formulário.

É exibida uma lista com os itens que estão aguardando o processo de aprovação.

1. Você pode clicar em Aprovar todos, para aprovar todos os itens da lista de uma só vez, ou então em Reprovar todos, para reprovar todos os itens da lista de uma só vez;

Ou então, no item desejado, clique em Ações e depois em Editar:

1. Na tela Reajustar Contrato, defina a Situação como Aprovado ou Reprovado;
2. Nesta mesma tela, você pode informar ou alterar o Índice de Reajuste e alterar o Percentual de reajuste;
3. Preencha o campo Observação;
4. Clique em Salvar.

No campo Enviar para selecione Prosseguir e clique em Enviar.

Observações

1. Na opção de reajuste automático, no momento em que você for faturar a última competência antes da competência para a qual foi programado o reajuste, a Situação estará descrita como disponível na cor amarela, indicando que existem itens no contrato que serão enviados para o reajuste no BPM após o faturamento.
2. Ao faturar esta competência, na tela dos Itens da Vigência, o campo Em reajuste ficará definido como Sim, indicando que o contrato está aguardando aprovação de reajuste.
3. Enquanto o reajuste estiver em aprovação no BPM, não será possível alterar as informações do ítem da vigência.

Para consultar o histórico de reajustes, clique nas Ações do contrato e em seguida em Histórico.

Você pode determinar a data de renovação de seus contratos, onde será adicionada uma nova vigência com o novo período determinado.

Veja abaixo como proceder:

Como renovar um contrato?

Acesse Contratos > Contrato.

Dica

Antes da renovação, para facilitar a busca e obter uma lista de contratos próximos do vencimento, você pode acessar Filtros na tela de contratos, clicar em Mostrar mais e preencher o campo Quantidade de dias para o vencimento do contrato. Após isso, clique em Filtrar.

A renovação pode ser feita de maneira individual, em um único contrato, ou então por lote, através da seleção de vários contratos:

1. Na lista de contratos, selecione um ou mais itens, de acordo com os contratos que deseja renovar;
2. Clique em Ações;
3. Clique em Renovar;
4. Na tela de Renovação de Contratos, são exibidas várias informações referentes aos itens selecionados, como a Data inicial e a Data Final da última vigência, os Dias para vencimento do contrato e o Status;
5. O campo Status informa se o contrato está Disponível ou Indisponível para ser renovado.
• Disponível: o contrato pode ser renovado. Se este status estiver na cor amarela, significa que esta é a última competência da última vigência disponível para faturamento.
• Indisponível: existe algum parâmetro no contrato que não permite sua renovação, como por exemplo, o contrato não está fechado, ou então existe alguma vigência do contrato com o prazo definido como indeterminado. Para ter a informação de qual parâmetro está impedindo a renovação, basta deixar a seta do mouse sobre o status
• O sistema renovará apenas os contratos com o status Disponível.
6. O sistema sugere a Data inicial da nova vigência e a Data final da nova vigência. Você pode manter as datas sugeridas ou então editá-las seguindo os passos abaixo:
• Clique em Ações e em Editar;
• Insira as novas datas nos campos Data inicial da nova vigência e Data final da nova vigência;
• Salve as alterações clicando no botão de confirmação ;
7. Clique em Renovar contratos.
8. Uma nova vigência é adicionada ao contrato contendo os mesmos itens e as mesmas competências da vigência já existente. Esta nova vigência possui a Data Inicial e a Data final estabelecida no processo de renovação de contrato.

Observação

• Caso haja um alguma inconsistência na Data inicial da nova vigência e Data final da nova vigência informadas pelo usuário e que impeça a renovação de uma vigência do contrato, ao clicar em Renovar contratos o sistema gera uma notificação. Esta notificação contém um relatório que detalha os erros ocorridos. Para acessá-lo, siga os passos abaixo:
1. Acesse Notificações > Visualizar todas as notificações.
2. Na lista de notificações, encontre o registro correspondente ao erro gerado. A coluna Assunto deste registro está definida como Gestão de Contratos;
3. Na coluna Conteúdo sera exibido um link para download do arquivo com o detalhamento dos erros. Clique no link;
4. Ao acessar o arquivo será exibida uma lista dos contratos onde houve algum erro durante a renovação e a descrição da causa do erro.

É possível também consultar o histórico de renovações dos contratos. Para isso, siga os passos abaixo:

Histórico de renovações

Acesse Contratos > Contrato.

1. Na lista de contratos, clique no botão Ações do contrato o qual deseja acessar o histórico;
2. Clique em Históricos;
3. Clique na aba Renovações;
4. Na tela de renovações você poderá consultar informações como a Data de renovação e a Data inicial e final do contrato renovado;
5. A coluna Vigência renovada exibe o status Sim para as vigências que foram renovadas e Não para as vigências que não puderam ser renovadas, e neste caso, na coluna Mensagem de validação é exibido o motivo do impedimento da renovação.

É a jornada de faturamento que viabiliza a cobrança e a emissão do documento fiscal referente ao serviço prestado em uma competência. Assim, o faturamento ocorre sempre por uma competência do contrato. Além disso, pelas competências conseguimos acompanhar a situação dos documentos fiscais e também dos títulos gerados no financeiro.

Pré-requisitos:

Somente contratos fechados podem ser faturados.

Como faturar um contrato?

1. Para faturar um contrato, acesse a listagem, selecione o(s) contrato(s) desejado(s), clique em Ações e em Faturar;
2. Você poderá selecionar a opção Próxima competência para que ela seja listada, ou então definir um período (data inicial e data final) para que o sistema liste Por data base de faturamento ou Por data base de vencimento da competência;
3. Opte por Emitir automaticamente ou não, a nota fiscal gerada via contrato. Se definido igual a:
   • Sim, a nota gerada via contrato será fechada e já enviada para a prefeitura, caso a série eletrônica seja de serviço;
   • Não, a nota gerada via contrato fica digitada, permitindo ao usuário a sua conferência antes do fechamento e emissão.
4. Clique em Avançar;
5. Na tela Faturar Contratos, será exibida a lista de contratos de acordo com o filtro realizado, e o campo Competência poderá exibir três ícones diferentes indicado seu status:
• Ícone verde: faturamento em dia.
• Ícone amarelo: o faturamento da competência se apresenta em uma data antecipada da estabelecida como data base de faturamento.
• Ícone vermelho: a competência apresenta faturamento em atraso.
• Ícone cinza: a competência não possui data base para faturamento cadastrada.

Já o campo Situação poderá exibir o status Indisponível, quando há alguma situação a ser resolvida antes do fechamento do contrato, ou Disponível, quando o processo pode continuar normalmente. Você pode verificar os detalhes destes status deixando a seta do mouse sobre o ícone.

6. Ao confirmar o faturamento, cada uma das competências listadas gera o seu respectivo documento fiscal.

Caso seja a última competência do contrato, após o faturamento da competência a situação da vigência ficará definida como Encerrada e a situação do contrato ficará definida como Vencido, indicando que não há mais competências em aberto neste contrato. Porém, você pode adicionar mais vigências ao contrato ou então encerrá-lo, conforme sua necessidade.

Para consultar todos os contratos vencidos, acesse Filtros na tela de contratos, clique em Mostrar mais e preencha o campo Contratos vencidos com a opção Sim. Clique em Filtrar.

Já para consultar o histórico dos faturamentos clique no botão Ações e depois em Históricos. Na tela de Históricos acesse a guia Histórico de faturamentos.

DICA: você pode também visualizar o documento fiscal, a situação da cobrança e a cobrança em si.

Situações comuns do documento fiscal da cobrança:

Documento fiscal

• Não gerado: quando a competência ainda não foi faturada, quando a competência foi faturada mas o documento fiscal ainda está sendo processado ou quando o documento fiscal foi excluído.
• Falha: quando ocorreu erro na geração do documento fiscal (documento não foi gravado) ou quando a competência foi faturada mas o documento fiscal se encontra com falha no seu processo de fechamento.
• Emitido: quando a competência foi faturada e o processo de fechamento do documento fiscal foi totalmente finalizado.
• Cancelado: quando a competência foi faturada e o documento fiscal foi cancelado com sucesso (todas as etapas do cancelamento foram processadas com sucesso).

Cobrança

• Não gerada: quando a competência não foi faturada ainda, quando a competência foi faturada, mas a cobrança ainda está sendo processada, quando a competência foi faturada mas o documento fiscal foi reabilitado (título é excluído) ou quando a competência foi faturada mas o documento fiscal foi cancelado (título é excluído);
• Sem cobrança: quando a competência foi faturada mas o documento fiscal não gerou cobrança no contas a receber (sem valor financeiro, por exemplo);
• Aguardando pagamento: quando a competência foi faturada e o documento fiscal fez a integração com o módulo de finanças com sucesso;
• Em atraso: quando o vencimento da cobrança gerada ultrapassou a data atual;
• Paga: quando o valor total do título tiver sido liquidado;
• Cancelada: quando o título for baixado por cancelamento.

Após fechar um contrato no sistema, é possível imprimir um relatório com os dados deste contrato, como suas competências, vigências, vencimentos, períodos, valores, recorrência, entre outras informações.

Caso o relatório ainda não esteja habilitado no sistema, siga os passos abaixo descritos no tópico Pré-requisitos.

Pré-requisito

Para que seja possível executar este processo, é necessário ter o arquivo de relatório configurado na plataforma.

Caso esta configuração inicial ainda não tenha sido feita, siga os passos abaixo:

Acesse Tecnologia > Customização > Relatório > Novo relatório. Nesta tela, informe os seguintes valores nos campos:

1. Nome: ERPContratoPrestacaoServico
2. Tags: opcional, pode deixar vazio.
3. Disponível por (dias): mínimo 1 / Máximo 5 dias (tempo máximo para o relatório ficar disponível para download pela notificação gerada).
4. Arquivo: anexar o arquivo compactado no formato .zip, disponibilizado pela Senior com o nome impressao_contrato.zip.
5. Após preencher os campos, clique em Salvar para que o relatório seja cadastrado e habilitado.

Para atualizar o banco de dados com o relatório acesse Tecnologia > Administração > Banco de Dados de Relatórios > Habilitar Relatório.

1. Selecione os serviços erpx_ctr / database_agreement e erpx_fnd / database e clique em Atualizar bando de dados.
2. Será apresentada uma tela de aviso. Deixe em branco a opção Procurar por novas bases de dados disponíveis e clique em Atualizar.
3. Aguarde o processo de atualização ser concluído.

Importante

A execução do relatório somente será possível para usuários com permissão de Visualizar previamente habilitada na gerência de permissão/acesso.

A impressão pode ser gerada na tela inicial de contratos ou no momento do fechamento do contrato.

Veja abaixo como proceder das duas formas:

Imprimir através da tela inicial de contratos

Acesse Contratos > Contrato.

1. Selecione o contrato o qual deseja imprimir;
2. Clique em Ações e depois em Imprimir;

Ao clicar em imprimir, uma notificação é gerada.

1. Clique no menu Notificações e depois em Visualizar todas as notificações;
2. A notificação estará com o Assunto definido como o relatório ERPContratoPrestacaoServico está pronto;
3. No campo Conteúdo clique no link disponível para visualizar o relatório;
4. Clique em Imprimir;

Imprimir no momento do fechamento do contrato

Você pode também imprimir este mesmo relatório no momento do fechamento do contrato.

Para isso, há duas formas de fechar o contrato, pela tela da listagem e editando o contrato:

Fechar contrato pela tela da listagem

Acesse Contratos > Contrato.

1. Selecione o contrato o qual deseja fechar e imprimir o relatório;
2. Clique em Ações;
3. Clique em Fechar;
4. Será exibida uma mensagem perguntando se deseja imprimir. Clique em Sim;

Ao clicar em Fechar, uma notificação é gerada.

1. Clique no menu Notificações e depois em Visualizar todas as notificações;
2. A notificação estará com o Assunto definido como o relatório ERPContratoPrestacaoServico está pronto;
3. No campo Conteúdo clique no link disponível para visualizar o relatório;
4. Clique em Imprimir;

Fechar contrato no momento da edição

Acesse Contratos > Contrato.

1. Selecione o contrato o qual deseja fechar e imprimir o relatório;
2. Clique em Editar;
3. Em Detalhe do Contrato, selecione a vigência e clique em Editar;
4. Clique em Fechar Contrato;
5. Será exibida uma mensagem perguntando se deseja imprimir. Clique em Sim;
6. Clique em Fechar.

Ao clicar em Fechar, uma notificação é gerada.

1. Clique no menu Notificações e depois em Visualizar todas as notificações;
2. A notificação estará com o Assunto definido como o relatório ERPContratoPrestacaoServico está pronto;
3. No campo Conteúdo clique no link disponível para visualizar o relatório;
4. Clique em Imprimir;

No ERP senior X é possível enviar os contratos para o e-mail ou whatsapp do seu cliente.

Para isso, primeiro é necessário ter o contato que será utilizado para compartilhamento cadastrado, para posteriormente enviar o contrato para os endereços desejados.

Veja abaixo como proceder:

Onde cadastrar os contatos?

Para cadastrar os contatos que serão utilizados no compartilhamento dos contratos, acesse Cadastros > Pessoas > Cadastro.

1. Selecione o item desejado na Lista de Pessoas e clique em Editar;
2. Na aba Informações de contato preencha os campos Telefone, Telefone 2 e E-mail.
3. Clique em Salvar.

Importante

Para que seja possível fazer o compartilhamento, o telefone deve conter as identificações DDI e DDD. Exemplo: 55(47) 99999-9999

Para informações mais detalhadas sobre o cadastro de pessoas no ERP senior X, acesse a documentação de Cadastro de pessoa e especialização.

Compartilhar contrato

Acesse Contratos > Contrato.

1. Na Lista de Contratos, clique no botão Ações do contrato desejado e em seguida em Compartilhar;
2. Na tela Compartilhar, você tem as seguintes opções:
• Compartilhar via whatsapp dos números registrados no cadastro da pessoa;
• Compartilhar para um contato do Whatsapp. Neste caso, o Whatsapp Web será aberto e você poderá selecionar a pessoa na sua lista de contatos;
• Compartilhar para o endereço de e-mail registrado no cadastro da pessoa. Ao clicar neste campo, é possível adicionar mais endereços de e-mails para o compartilhamento.
3. Selecione a opção de compartilhamento e clique em Confirmar.
4. Caso a opção de compartilhamento selecionada seja via Whatsapp, o contato receberá um link para acessar e baixar o contrato;
5. Caso a opção de compartilhamento selecionada seja via E-mail, o contato receberá um e-mail com o contrato em anexo.

Observação

É possível parametrizar, através do controle das permissões dos usuários, para que o compartilhamento do contrato fique restrito apenas aos contatos de WhatsApp e e-mail previamente atribuídos no cadastro da pessoa. Para isto, acesse a definição de usuário por empresa, selecione o usuário desejado, e configure os campos Permite compartilhar contratos com qualquer contato do WhatsApp e Permite incluir e-mail manualmente ao compartilhar contratos como Não.

1. Acesse Contratos > Contrato;
2. Selecione o contrato que deseja cancelar as competências e clique em Editar;
3. Em Detalhes do contrato, escolha a vigência e clique em Editar novamente;
4. Nas Competências, vá em Ações e selecione a opção Cancelar;
5. Feito o cancelamento, o sistema abre uma nova tela obrigando a informação do Motivo;
6. Nessa mesma tela, caso necessário, pode-se informar Observações por meio de um campo de texto.

O cancelamento de um contrato implica na finalização forçada do contrato e pode ser motivado pela empresa contratada ou pelo cliente contratante.

Ao cancelar um contrato, todas as competências em aberto e suas respectivas vigências também são canceladas. Além disso, as vigências previstas também são canceladas.

Pré-requisitos

• Somente contratos fechados podem ser cancelados;
• Vigências previstas também podem ser canceladas;
• Não podem existir competências em processamento (independente da vigência);
• Não podem existir vigências processando a geração de competências;
• Em Cadastro > Motivo da situação/observação, cadastrar os motivos de cancelamento com as aplicações 53 - Situação contrato de venda ou 99 - Todos.

Como cancelar um contrato?

Para efetuar o cancelamento, siga os passos abaixo:

1. Acesse Contratos > Contrato;
2. Na Lista de Contratos, clique no botão Ações do contrato que deseja cancelar;
3. Clique em Cancelar;
4. Selecione um Motivo para o cancelamento do contrato. Os motivos podem ser cadastrados em Cadastros > Motivo da situação/observação;
5. Caso necessário, você pode adicionar Observações acerca do cancelamento;
6. Clique em Confirmar;

Encerramento de contrato

O encerramento de um contrato indica sua finalização após o término de todas as vigências existentes. Para efetuar esta operação, siga o procedimento abaixo:

1. Acesse Contratos > Contrato;
2. Selecione o contrato na Lista de Contratos, clique em Ações e depois em Encerrar;
3. Será exibido um campo para você adicionar o Motivo do encerramento. Selecione o motivo e clique em Encerrar. Os motivos podem ser cadastrados em Cadastros > Motivo da situação/observação;
4. É possível adicionar Observações referente ao encerramento do contrato;
5. Clique em Encerrar;

Nos Dados Gerais do contrato, a Situação será definida como Encerrado e ficarão disponíveis informações como a Data de encerramento do contrato e o Motivo do encerramento.

Importante

Para que o encerramento do contrato seja efetuado, todas as vigências precisam estar encerradas ou canceladas.

Você também pode efetuar o encerramento do contrato através do encerramento de suas vigências. Veja abaixo como proceder.

Encerramento de vigência

O encerramento de uma vigência indica a finalização do respectivo período. Para efetuar esta operação, siga o procedimento abaixo:

1. Acesse Contratos > Contrato;
2. Selecione o contrato na Lista de Contratos e clique em Editar;
3. Para o encerramento manual, em Detalhes do Contrato, na lista de vigências, clique no botão Ações da vigência, e depois em Encerrar;
4. Feito o cancelamento, o sistema abre uma nova tela onde deve ser informado o Motivo;
5. Nessa mesma tela, caso necessário, pode-se adicionar Observações acerca do encerramento da vigência.

Caso seja a última vigência do contrato, será exibida uma mensagem perguntando se você deseja também encerrar o contrato.

1. Caso você decida encerrar o contrato, clique em Sim. Será exibido um campo para você adicionar o Motivo do encerramento. Selecione o motivo e clique em Encerrar contrato.
2. Nos Dados Gerais do contrato a Situação será definida como Encerrado e ficarão disponíveis informações como a Data de encerramento do contrato e o Motivo do encerramento.

Para a consulta de notas geradas decorrentes de um contrato, siga o processo abaixo:

1. Acesse Contratos > Contrato;
2. Selecione o contrato na Lista de Contratos, clique em Ações e em seguida, Ver notas;
3. Abrirá a tela de nota fiscal de saída, onde trará as notas geradas a partir do contrato.

Se a consulta se tratar de títulos, veja a seguir:

1. Acesse Contratos > Contrato;
2. Selecione o contrato na Lista de Contratos, clique em Ações e após isso, Ver títulos;
3. Abrirá a tela de consulta de títulos, onde trará os títulos gerados a partir do contrato.