Banco de talentos
No Banco de talentos é possível localizar todos os candidatos externos que já se inscreveram pelo Portal do candidato, desde aqueles que nunca concorreram à alguma vaga até os que já participaram de vários processos seletivos. Também estão inclusos os ex-colaboradores e candidatos internos da empresa.
Além de visualizar os dados pessoais dos candidatos é possível pesquisar as informações cadastradas no currículo, utilizando a busca booleana, bem como triar os candidatos para as vagas, encaminhar testes, registrar comentários sobre os candidatos,, solicitar a impressão do currículo.
As ações de triagem, registro de comentários e impressão dos currículos podem ser realizadas individualmente ou em lote, envolvendo até 100 candidatos ao mesmo tempo.
Importante
- Devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), não será possível selecionar e executar nenhuma ação, individual ou coletiva, com os candidatos que revogaram o Aceite dos Termos de Uso e Privacidade vigente.
- Caso a empresa opte por também receber currículos de candidatos via e-mail/impresso e cadastrá-los manualmente no Banco de Talentos, é de responsabilidade da mesma realizar a tratativa de consentimento do candidato sobre a coleta dos dados, em relação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por meio da assinatura de um termo de consentimento ou algo semelhante.
- Os candidatos que solicitaram a exclusão do e-mail no Portal do Candidato terão o seu e-mail substituído por exclusaolgpd@exclusaolgpd.com, o qual será exibido nas Informações do candidato > Currículo > Contatos
Para mais informações sobre Termos de Uso e Privacidade do Portal do Candidato do Gestão de Pessoas | HCM senior X, clique aqui.
O que é possível fazer no Banco de talentos?
É possível realizar a pesquisa por candidatos, selecionando as opções do campos e também aplicando filtros específicos, a partir da Busca avançada.
Campos para pesquisa
Tipo de candidato
No campo Tipo de candidato é necessário optar por quais tipos de candidatos a pesquisa irá abranger. Podem ser considerados somente os candidatos do tipo Externo ou Interno ou então Ambos. Ao optar pelo tipo de candidato Externo, também são incluídos os ex-colaboradores da empresa.
As informações relacionadas ao candidato externo são oriundas do Portal do Candidato. Caso o candidato externo seja um ex-colaborador, os dados apresentados na pesquisa também incluirão os dados cadastrados no período em que este candidato foi colaborador da empresa.
Já o candidato interno é o atual colaborador da empresa e candidato em algum processo seletivo. As vagas visualizadas pelo candidato interno são as cadastradas em Gestão de pessoas > Analytics > Meu Analytics > Meu perfil.
Filtragem no banco de talentos
É possível ativar ou desativar a funcionalidade por um novo filtro no recurso de permissão Banco de talentos:
Por padrão ele vem desativado e o administrador dos papéis pode controlar.
Outro ponto importante, é que para a filtragem é necessária a reindexação dos candidatos do tenant. Essa reindexação ocorre via execução de pendências como já ocorreu em outras implementações, sendo que no primeiro request realizada pelo tenant após subir a instância atualizada com esta implementação executa a reindexação. Ao finalizar a reindexação, é gravado o registro de sucesso na tabela pendency.
Para configurar um filtro no papel é necessário acessar o menu: Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão dos papéis.
Adicionar a empresa e filial desejada. Se houver mais de uma empresa e/ou filial, os filtros farão um "OU" entre eles.
Importante
Para que a abrangência por Empresa / Estabelecimento seja considerada no Banco de Talentos para Candidatos Internos, inicialmente é necessário configurar a abrangência na Gestão de Papéis para o papel desejado (em Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão de Papéis).
Em seguida, é necessário configurar também a visibilidade para o recurso res://senior.com.br/hcm/vacancymanagement/talentPool nos permissionamentos do serviço hcm / vacancymanagement para o papel desejado. A permissão Visualizar precisa estar ativa, com filtro para o recurso internalWithFilter(res://senior.com.br/hcm/vacancymanagement/talentPool), caso contrário, a abrangência não será aplicada no Banco de Talentos.
Para mais informações, consulte a documentação sobre Papéis e permissões do módulo ATS Gestão de Recrutamento e Seleção.
Campos do tipo caixa de seleção
Os demais campos localizados logo abaixo do Tipo de candidato, permitem refinar ainda mais a pesquisa dos candidatos, incluindo todos os tipos de candidatos nos campos: Ocultar candidatos triados, Ocultar ex-colaboradores e Possui experiência profissional.
Já os campos Disponível para mudança de endereço e Aceita viajar pela empresa são aplicados somente para os candidatos do tipo Externo, que nunca tenham trabalho na empresa antes. Isso significa que os ex-colaboradores e os candidatos internos não são considerados nos filtros Disponível para mudança de endereço e Aceita viajar pela empresa.
Para incluir as opções dos campos do tipo caixa de seleção na pesquisa, basta selecionar as opções de interesse para que o resultado seja apresentado automaticamente.
Busca avançada
No campo Busca avançada é possível pesquisar dados através da busca booleana. Esse tipo de pesquisa permite que sejam utilizadas operações booleanas para buscar os seguintes dados cadastrados no currículo dos candidatos:
- Dados pessoais: nome, cidade, bairro, estado, país;
- E-mail;
- Resumo profissional;
- Objetivo profissional;
- Formação acadêmica: nome do curso, nome da instituição;
- Cargos;
- Idiomas;
- Experiência profissional: nome da empresa, nome do cargo e local de trabalho;
- Competências / Conhecimentos;
- Áreas pretendidas;
- Interesses pessoais.
Atenção
Para quem utiliza o Portal de Talentos os campos área pretendida, cargo pretendido, número de filhos, perfil skype e endereço da empresa foram desativados.
Ainda, no campo Busca avançada, podem ser pesquisados dados específicos que retornarão independente do campo em que foram cadastrados. Por exemplo: para pesquisar pelo nome do candidato, basta digitar no campo o seguinte: name: Fulano de Tal. Para encontrar um candidato pelo e-mail, é necessário digitar: email: nome.sobrenome@senior.com.br. E assim por diante, conforme estão descritos os termos e a informação que retorna na pesquisa, relacionados na tabela abaixo:
Termos | Informação de retorno na pesquisa | Como citar no campo de pesquisa |
---|---|---|
name | Nome do candidato | name: Beltrano de Tal |
E-mail do candidato | e-mail: nome\@senior\.com\.br | |
professionalGoal | Objetivos profissionais | professionalGoal: gerenciar |
professionalSummary | Resumo profissional | professionalSummary: coordenador |
country | País do endereço do candidato | country: Brasil |
state | Estado do endereço do candidato | state: Santa Catarina |
city | Cidade do endereço do candidato | city: Blumenau |
neighborhood | Bairro do endereço do candidato | neighborhood: Centro |
postalCode | CEP do endereço do candidato | postalCode: "89010-902" |
stateAbbreviation | Sigla do estado do endereço do candidato | stateAbbreviation: SC |
Importante
- Existe a possibilidade de utilizar o asterisco "*" para filtrar nomes parciais.
- Caso um candidato seja efetivado (assim tornando-se um colaborador) e o campo Email Comercial esteja preenchido na Ficha Complementar da versão On Premise do Gestão de Pessoas | HCM, esse passará a ser o e-mail considerado como contato no currículo deste candidato no Banco de Talentos. Caso contrário, será considerado (se houver) o e-mail do candidato informado quando ele ainda não era colaborador.
Aplicação da busca booleana
Ela se baseia em comandos simples, mas que possuem o potencial de construir pesquisas extremamente complexas e refinadas. Esses comandos básicos são:
" " | Aspas: permite buscar pela palavra ou frase exata, desconsiderando variações. Exemplo: "engenheiro-agrônomo" |
( ) | Parênteses: permite quebrar a pesquisa em pedaços lógicos, agrupando um conjunto de condições na busca. É bastante importante em pesquisas complexas. Com os parênteses, é possível agrupar cláusulas para formar subconsultas. Exemplo: (Administração OR Marketing) AND "graduação" Outra possibilidade é o agrupamento de campos, utilizando os parênteses para agrupar várias cláusulas em um único campo. Exemplo: professionalSummary (+programador +"desenvolvedor de software") |
AND | Deve ser maiúscula. É um conector de adição ou seja, o currículo deve atender ao critério A e ao critério B. O operador AND busca os currículos em que os dois termos são apresentados, independente da sessão. Exemplo: documentação AND Letras |
+ | Apresenta a mesma função do AND, e requer o termo concatenado após o +. Esse conector busca os currículos em que os dois termos são apresentados, considerando o currículo como um todo. Exemplo: +Inglês +Analista +Blumenau |
OR | Deve ser maiúscula. É um conector de alternativa, ou seja, o currículo deve atender ao critério A ou ao critério B. Exemplo: analista AND (sistemas OR negócios) |
NOT | Deve ser maiúscula. É um conector negativo, ou seja, o currículo não deve ter a palavra do critério negativado. Exemplo: programador AND desenvolvedor NOT coordenador |
- | Apresenta a mesma função do NOT, nas mesmas circunstâncias. Exemplo: +RH +Blumenau -Programador |
analista AND (sistemas OR negócios) NOT "comércio exterior"
coordenador AND administrativo NOT ("gerente administrativo" OR diretor)
+diretor + espanhol - programador
name: Beltrano de Tal
e-mail: "nome@senior.com.br"
state: São Paulo
postalCode: 89010\-902
Importante
Juntamente com os comandos básicos, é possível utilizar caracteres especiais no campo da busca avançada. No entanto, é necessário inserir aspas duplas ou barra invertida na pesquisa que inclui caracteres, seguindo um dos dois exemplos abaixo:
- Citar os caracteres especiais entre aspas duplas. Por exemplo: "nome.sobrenome@senior.com.br" ou
- Inserir uma barra invertida antes de cada caractere especial. Por exemplo: nome\.sobrenome\@senior\.com\.br
Os caracteres especiais considerados no campo Busca avançada são: , @ > < $ % ! ' + = # * - . ?
Campos do tipo multiseleção
Os campos de multiseleção oferecem outras alternativas para refinar a pesquisa dos candidatos. As informações são oriundas do cadastro do Portal do candidato, para a pesquisa realizada na guia Inscritos na vaga. Já a guia Banco de talentos engloba os colaboradores internos, trazendo as informações cadastras em Gestão de Pessoas > Analytics > Meu Analytics. Os campos são:
- Cargo: apresenta nomes de cargos.
- Empresa/Estabelecimento: apresenta nomes de empresas e/ou de estabelecimentos.
- Localidade: mostra nomes de bairros, cidades e/ou Estados.
- Competências/Conhecimentos: apresenta habilidades registradas pelos candidatos filtrados na pesquisa.
- Nível de formação: apresenta as seguintes opções, com o status Em Andamento ou Concluído: Adjunto, Ensino fundamental, Livre docência, Ensino médio, Ensino médio técnico, Ensino superior, Mestrado, MBA, Ph.D, Doutorado, Especialização e Titular.
- Nível de formação (versão em espanhol): apresenta as seguintes opções, com o status Em Andamento ou Concluído: Pré-escola, Primário Básico Incompleto, Primário Básico, Ensino médio incompleto, Ensino médio, Acadêmico ou clássico médio incompleto, Acadêmico ou clássico médio, Técnico médio, Normalista, Técnico profissional incompleta, Técnico profissional, Tecnológico incompleta, Tecnológico, Profissional incompleto, Profissional, Especialização, Mestrado, Doutorado, Pós-Doutorado e Nenhum.
Algumas opções desse campo não são apresentadas no Portal do Candidato, como: Adjunto, Ensino fundamental supletivo, Ensino médio supletivo e Ensino médio técnico. Mesmo assim, elas continuam no campo Nível de formação da pesquisa de candidatos do Banco de talentos, pois são oriundas das tabelas do módulo Recrutamento e Seleção (anterior ao ATS Gestão de Recrutamento e Seleção, localizado na senior X Platform) e disponibilizam a pesquisa por colaboradores que estão cadastrados há mais tempo na base de dados. - Curso:mostra até cinco nomes de curso, independente do nível de graduação ou do tipo de curso.
- PcD: retorna os candidatos PcD, ou seja, Pessoas com Deficiência, de acordo com a deficiência selecionada, a qual pode ser: Auditiva, Física, Mental, Visual, Intelectual ou então alguma outra que tenha sido cadastrada.
- Sexo: através desse filtro é possível buscar candidatos do sexo Feminino, Masculino ou realizar pesquisas que incluam ambos. Caso o candidato não queira que seus dados sejam compartilhados, o sistema automaticamente optará pela opção Exclusão LGPD (essa opção está oculta e não poderá ser utilizada pelo usuário).
- Idade: retorna os candidatos de acordo com o intervalo de idades informado no campo. Também é possível informar somente a idade máxima, deixando a idade mínima sem preenchimento, e vice-versa.
- Idioma: apresenta idiomas cadastrados pelo candidato externo ou interno no currículo.
- Área pretendida: mostra opções condizentes com o perfil pesquisado, desde que, tenham sido cadastradas no currículo do candidato.
- Interesses pessoais: mostra interesses pessoais, de acordo com as cadastradas no currículo do candidato.
- Data de atualização do CV: a data que será apresentada depende do tipo de candidato:
- Candidato interno: caso ainda não tenha atualizado o currículo, será apresentada a data de cadastramento do CV. É possível selecionar um período para verificar os currículos atualizados nos últimos três meses, por exemplo. A data de atualização do currículo é modificada sempre que ocorre uma alteração nos dados do colaborador ou quando é feita uma carga de integração — neste caso, todos os candidatos internos e ex-colaboradores tem a data do currículo atualizada, independente da existência de modificações.
- Candidato externo: a regra é a mesma, apesar da possibilidade do RH fazer alterações no cadastro do currículo, na tela Cadastrar candidatos. Assim sendo, caso o candidato externo ainda não tenha atualizado o currículo, será apresentada a data de cadastramento do CV, mesmo que o RH tenha excluído informações do CV a pedido do candidato, em atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Desta forma, a data de atualização do currículo será sempre aquela em que o RH ou o candidato alterou o CV dele por conta própria. E quando o RH excluir algum dado a pedido do candidato, a data de atualização do CV não será alterada.
- Pretensão salarial: é a mesma informada no Portal do candidato.
Importante
- Com exceção dos campos: Nível de formação, PcD, Data de atualização do CV e Pretensão salarial, os demais apresentam até dez opções para selecionar. Caso nenhuma das opções disponíveis seja condizente com o esperado, é necessário pesquisá-las nos campos respectivos ou no campo Busca avançada.
- Ao filtrar por Ensino fundamental e/ou Ensino médio no Nível de formação, serão apresentados como resultado também os candidatos que informarem a opção Ensino fundamental supletivo e/ou Ensino médio supletivo no momento do cadastro no Portal do Candidato.
- Para os campos cujo preenchimento não é obrigatório no Portal do candidato é possível que nenhuma informação retorne para ser selecionada.
- Ao encontrar o candidato pesquisado, é possível clicar sobre o nome dele para ser direcionado para as Informações do candidato.
Ao encontrar o candidato pesquisado, é possível clicar sobre o nome dele para ser direcionado para as Informações do candidato. Algumas informações sobre os candidatos estão representadas em forma de ícones, como na coluna Status, na sessão de Candidatos encontrados.
Nota
No módulo ATS Gestão de Recrutamento e Seleçãoa forma de login e identificação dos candidatos das informações é em torno do e-mail.
O recrutador pode registrar comentários sobre todos os candidatos e a qualquer momento, independente da participação deles em algum processo seletivo. Além disso, o Recrutador e o Gestor podem fazer uma observação individual ou em lote, ou seja, registrar o mesmo comentário para até 100 candidatos ao mesmo tempo. Essa ação pode ser realizada enquanto o candidato estiver no Banco de talentos, durante a triagem e nas etapas do processo seletivo.
O comentário individual é registrado pelo botão Ações > opção Registrar comentário, localizado à direita dos ícones da coluna Status de cada candidatos. Para registrar comentários em lote é necessário, primeiramente, selecionar os candidatos marcando a caixa de seleção situada à esquerda do nome de cada um deles. Ao finalizar a seleção dos destinatários, o botão Ações, na cor azul, estará habilitado para as ações em lote.
As observações do comentário devem ser digitadas no campo Registre suas considerações. É recomendável conferir o comentário pois não é possível editá-lo após a confirmação do registro.
Após finalizar a descrição do comentário é necessário classificá-lo como Neutro, Positivo ou Negativo. As opções de classificação são:
- Comentário neutro: no comentário neutro, ou simplesmente 'comentário', como também poderá ser visto no sistema, recomendamos que seja registrada alguma observação sobre o currículo do candidato que não interfira de forma positiva ou negativa na avaliação do processo seletivo.
- Comentário positivo: pode ser considerado um comentário positivo, por exemplo, algum diferencial do currículo do candidato.
- Comentário negativo: contrário ao positivo, o comentário negativo pode ser, por exemplo, a falta de adesão do currículo para alguma vaga, por falta de conhecimento técnico, ou então, comportamentos e atitudes inesperados pelo recrutador durante as fases do processo seletivo.
Por fim, é possível inserir anexos, a partir do botão Anexar arquivo, sem exceder o tamanho de 4MB no total.
Os comentários ficarão disponíveis para consulta em Informações do Candidato > guia Histórico > item Comentários. Eles poderão ser visualizados por todos os recrutadores e pelo Gestor.
É possível indicar candidatos externos e internos, através da ação de Registro de Indicação, que estará disponível na telas de Banco de Talentos e Gerenciamento de Vagas. Este recurso estará disponível em:
- barras laterais do candidato no botão ações;
- cards informativos da vaga;
- lista de candidatos no Banco de Talentos e Gerenciamento de Vagas.
No botão de ações do candidato, clique em Registrar Indicação. Após isso, aparecerá uma janela onde deverá obrigatoriamente ser informado quem fez a indicação. Poderá também ser informado comentários, porém de forma opcional.
Uma vez realizada a indicação, poderá ser consultada na guia Currículo através das barras laterais do candidato, no quadro de indicações. Feito isso, aparecerá informações do candidato, nome de quem indicou, data de quando foi feito a indicação, junto com os comentários, caso existam.
Nesse mesmo quadro, será apresentado a opção de Exclusão da Indicação. Caso o recrutador ou o usuário exclua a indicação realizada, ela não estará mais disponível no painel de indicações e filtro de candidatos.
Importante
- Indicações não poderão ser alteradas. Para fazer isto, deve-se excluir a indicação incorreta e incluir uma nova.
- A indicação de candidatos externos só está disponível para usuários que tenham acesso ao Banco de Talentos ou Gerenciamento de Vagas. Para um colaborador indicar um candidato externo, é necessário comunicar o RH, onde esse fará a inclusão da indicação no currículo do candidato.
Poderá ser filtrado na telas de Banco de Talentos e Gerenciamento de Vagas, através de:
- Possui indicação: Ou seja, mostrará somente os candidatos que possuírem alguma indicação.
- Indicado por: Ou seja, será mostrado apenas os candidatos que foram indicados por aquela pessoa, gestor, recrutador, etc.
Uma outra opção que aparecerá, será um ícone representado por na barra de status do candidato, que será exibido quando a pessoa tem ou não alguma indicação. Quando clicar em algum candidato que possuir, o usuário já será direcionado a barra lateral de informações do candidato.
A triagem de candidatos pode ser realizada de forma individual ou coletiva.
A triagem de um único candidato pode ser feita pelo botão Ações, opção Triar candidato. O botão está localizado à direita dos ícones da coluna Status de cada candidato. Também é possível triá-lo clicando sobre o link do nome do candidato, no botão Triar candidato.
Já a triagem coletiva é realizada pelo botão azul Ações > Triar candidatos, localizada logo abaixo do título da sessão Candidatos encontrados. É necessário selecionar os candidatos para habilitar o botão de ações em lote.
Ao triar os candidatos, ele poderão ser visualizados na coluna Triados, da guia Etapas, na tela de Gerenciamento de vagas. Também é possível desfazer a triagem. Para isso, basta clicar no botão localizado no card do candidato, na opção Desfazer triagem, ainda na guia Etapas.
A solicitação da impressão do currículo dos candidatos pode ser realizada ao visualizar as Informações do candidato, clicando sobre o link do nome do candidato. É possível imprimir de um a 100 currículos por solicitação.
Além da solicitação da impressão pelo link do nome do candidato, também é possível fazê-la através do botão Ações > opção Imprimir currículo, localizado à direita dos ícones da coluna Status de cada candidatos. Para solicitar a impressão de vários currículos ao mesmo tempo é necessário, primeiramente, selecionar os candidatos marcando a caixa de seleção situada à esquerda do nome de cada um deles. Ao finalizar a seleção dos destinatários, o botão Ações, na cor azul, estará habilitado para as ações em lote.
Ao solicitar a impressão dos currículos, as informações são concentradas em um único arquivo em PDF. Esse documento é disponibilizado através de um link e enviado, por e-mail, ao solicitante. Sendo assim, é recomendável conferir o e-mail após solicitar a impressão individual ou em lote dos currículos.
Importante
- Antes de utilizar a impressão do currículo pela primeira vez, é necessário acessar Tecnologia > Administração > Banco de Dados de Relatórios > Habilitar Relatório e clicar no botão Atualizar base de dados, se já tiver um Banco de dados de relatórios ou então em Criar base de dados, a fim de gerar o Banco de relatórios e então iniciar a impressão de currículos.
- Para que ocorra a impressão do currículo dos candidatos internos, é utilizada a rotina Imprimir relatórios com parâmetro de Lookup, a qual pode ser conferida na documentação de customização de relatórios.
Para habilitar o banco de talentos no ATS Gestão de Recrutamento e Seleção, é necessário habilitar a visualização dos recursos abaixo.
- Acesse: XPlatform > Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão dos papéis;
- Selecione o papel desejado e clique em Permissões, em seguida, em Recursos;
- Verifique se o recurso res://senior.com.br/hcm/vacancymanagement/talentPool está com as opções internal e external habilitadas;
- Confira se o recurso entities/candidate está com todas as opções configuradas como Visualizar;
- Certifique-se de que o recurso res://senior.com.br/hcm/vacancymanagement/entities/recruitmentProcess está configurado com a opção Visualizar ativada.
É possível enviar mensagens aos candidatos que estão no Banco de talentos. Os comunicados serão recebidos pelo e-mail cadastrado no Portal do Candidato ou e-mail do candidato interno, com o assunto intitulado Retorno do processo seletivo.
Para enviar uma mensagem é necessário criar um template em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção> Configurações > Configurações de mensagens.
Os templates são divididos entre as seguintes guias:
- Ativos: os templates ativos podem ser editados ou reutilizados para enviar mensagens a vários candidatos. Eles também podem ser arquivados a qualquer momento.
- Arquivados: contemplam os templates que não serão mais utilizados e por isso eles são arquivados, para compor um histórico das mensagens enviadas anteriormente. Não é possível realizar nenhuma ação com os templates arquivados, ou seja, eles não podem ser excluídos nem editados. Estão disponíveis apenas para consulta.
Para adicionar um template na guia Ativos, é necessário seguir as recomendações:
- Evite denominar mais de um template com o mesmo título na mesma guia. No entanto, o mesmo título de um template arquivado poderá ser usado para em um template ativo.
- A utilização de variáveis no corpo da mensagem é opcional. Elas são uma opção para criar campos sugeridos pelo sistema ou campos obrigatórios customizados pelo usuário. Os termos citados entre os [colchetes] serão substituídos pelas informações registradas na vaga em que o candidato está inscrito, como o nome da empresa. Caso alguma variável exija uma informação que não foi registrada, ela não será substituída.
- Toda a mensagem de cada template poderá ter até 4 mil caracteres no total.
Criação de templates
Existem algumas opções a serem avaliadas no momento de criar os templates.
Importante
Existe no sistema a possibilidade de utilizarmos algumas tags oriundas do HTML para melhor formatação do texto, por exemplo a tag <br> para uma nova linha, ou a tag <p> para inserção de texto e para gerar espaçamento entre palavras e frases.
Template sem as variáveis sugeridas pelo sistema
Para criar um template sem utilizar as variáveis basta clicar no botão Adicionar, redigir a sua mensagem e confirmar o conteúdo em Adicionar, no próprio template.
Template com as variáveis sugeridas pelo sistema
São os templates criados a partir do botão Adicionar, localizado na tela de Configuração das Mensagens. As variáveis existentes são:
- [candidato]: retorna o nome do candidato cadastrado no Portal do Candidato ou no Meu Analytics.
- [empresa]: retorna o nome da empresa que está realizando o processo seletivo.
- [vaga]: retorna o código e título da vaga que está no contexto do envio da mensagem.
- [localidade]: retorna o nome da cidade em que ocorrerá o processo seletivo.
- [data]: retorna a data do envio da mensagem.
- [custom_exemplo]: retorna o que for substituído em exemplo.
Template com a inserção de variáveis customizadas
É possível criar variáveis customizadas que serão convertidas em campos obrigatórios para preenchimento. Para isso é necessário inserir, no corpo do texto, a variável de acordo com a informação a ser substituída, por exemplo: [custom_recrutador_atribuído], para que seja criado um campo com o nome do recrutador responsável pela vaga.
O uso de mais de um _ (underline) entre as palavras não é obrigatório, porém é necessário que a variável customizada inicie da seguinte forma: [custom_], sendo que, após o _ (underline), deve ser inserido o nome do campo a ser criado.
Template temporário
É uma opção para mensagens rápidas que não precisam ficar registradas na tela de Configuração das mensagens, juntamente com os templates ativos.
Os templates temporários são criados pelos botões Ações > Enviar mensagem e podem ser individuais ou em lote, enviando mensagens coletivas para até 100 candidatos ao mesmo tempo. Para que o sistema identifique esse tipo de template, o título deve ser: [Personalizado].
Se preferir, é possível utilizar um template pronto pela ação Enviar mensagem e escolher dentre as dez opções apresentadas no campo Template. Se o template desejado não for encontrado, basta digitar o título para que seja realizada a busca.
Ao alterar um template que já existe pela ação Enviar mensagem, o título mudará para [Personalizado] e esse não será salvo na lista de templates ativos ou arquivados.
Envio de mensagens
O Gestor e o RH podem enviar mensagens para os e-mails dos candidatos utilizando templates já configurados ou um template temporário. O envio é realizado em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Banco de talentos > botões Ações > Enviar mensagem.
Assim que a mensagem for encaminhada ao(s) candidato(s) o remetente será notificado, através da plataforma e/ou e-mail, de acordo com a configuração das notificações. E, somente depois do envio, o ícone Nenhuma mensagem enviada será alterado para Mensagens enviadas, caso seja a primeira vez que os candidatos receberam mensagens via e-mail do processo seletivo de uma vaga específica.
Importante
As mensagens enviadas a partir da tela de ATS Gestão de Recrutamento e Seleção> Banco de talentos, não substituirão as variáveis [vaga], [localidade] e [empresa].
As variáveis serão todas substituídas, quando a mensagem for enviada a partir das telas que possuem o contexto da vaga: ATS Gestão de Recrutamento e Seleção> Gerenciar vagas e/ou ATS Gestão de Recrutamento e Seleção> Gerenciar vagas da empresa.
É possível enviar um anexo para candidatos internos e externos. Caso seja um candidato interno, será enviada uma notificação na XPlatform com um link de acesso. Caso seja um candidato externo, será enviado um e-mail com um anexo. Na opção de Enviar mensagem, você irá ver que existe a opção de anexar arquivos nos e-mails, como por exemplo, um PDF com o guia de benefícios. Também existe o registro desses anexos enviados, que estão nas informações do candidato.
Para visualizar isso, clique no nome do candidato. Irá aparecer a janela de informações e, nessa janela, clique na guia Histórico. Nesse histórico, você irá ver que existe as mensagens, movimentações e demais informações que foram enviadas ao candidato. Clicando nas mensagens, você poderá ver a mensagem, quem enviou, data etc. Abaixo dessas informações, estará os anexos que foram enviados.
Importante
- O tamanho máximo permitido para anexos é de 4.096KB;
- Também é possível contatar um candidato via WhatsApp. Para isso, clique no nome do candidato em Gerenciamento de Vagas. Na tela de Informações do Candidato, é possível verificar, em Contatos, se o candidato possui um número cadastrado. Se o ícone do WhatsApp estiver ao lado do número, clique no ícone para ser redirecionado ao WhatsApp para iniciar a conversa.
Os candidatos que estão concentrados no Banco de talentos podem receber, a qualquer momento, testes para que sejam avaliados, fornecidos por empresas parceiras de testes.
O envio dos testes é possível desde que tenham sido realizadas as configurações necessárias na tela de Integração de testes.
A ação poderá ser realizada em lote, ou seja, mais de um candidato poderá receber os testes ao mesmo tempo. Basta selecionar os destinatários e clicar em Ações > Enviar testes. Para enviar individualmente, é só clicar sobre o link do nome do candidato. Ao abrir as Informações do candidato, basta acionar o botão Ações > Enviar testes.
Os testes enviados ficam registrados na guia Histórico, em Informações do candidato.
O resultado da aplicação dos testes, disponibilizados pela empresa Mindsight, pode ser verificado em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Banco de talentos.
Na coluna Cultura, localizada na sessão dos Candidatos encontrados, são apresentadas as notas dos candidatos, correspondentes ao percentual atingido no teste de fit cultural, as quais poderão ser de 0% a 100%. Caso seja utilizada a integração com o parceiro Mindsight, também pode ser apresentado a % de match com o perfil da vaga desde que o banco de talentos seja acessado no gerenciamento da vaga. No caso de algum teste pendente, este será mostrado como não respondido.
Por padrão dos sistema, a lista com os candidatos, e suas respectivas notas, é apresentada por ordem alfabética crescente. No entanto, o resultado das notas dos candidatos poderá ser ordenado conforme a preferência de visualização, podendo ser da maior nota para a menor e vice-versa. Também é possível inverter a ordem de apresentação dos nomes dos candidatos na lista.
Quando o candidato informar os dados de CTPS e Classe de Trabalho ao efetuar sua candidatura através do Portal de Talentos, os mesmos são exibidos na impressão no currículo, sendo os campos:
- CTPS
- Número;
- Série;
- PIS/PASEP;
- UF;
- Data de emissão.
- Classe de Trabalho
- Sigla da classe de trabalho;
- Número do registro;
- UF de emissão;
- Data de emissão.
O cadastramento manual de candidatos externos é uma alternativa para garantir o registro dos candidatos que não possuem acesso à tecnologia ou, por alguma outra razão, estão impossibilitados de se cadastrarem pelo Portal do candidato.
Na tela Cadastrar candidatos é possível inserir os dados sem a mesma obrigatoriedade dos campos como no Portal do Candidato. Isto possibilita a inclusão de candidatos sem e-mail, por exemplo. Além disso, os dados dos candidatos externos podem ser editados nesta tela, proporcionando ao RH a correção de dados do candidato ou até mesmo a inclusão de informações sobre o candidato, como por exemplo, uma experiência profissional mais recente.
Nesta tela é possível garantir a correção do nome do candidato e o e-mail por meio do RH. Já que são campos onde o candidato não consegue atualizar por conta própria no Portal de Candidatos.
Os dados do candidato são registrados pelo RH em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Banco de talentos > Cadastrar candidato.
Na tela, são apresentadas sete guias para o cadastro de informações do candidato, além da guia Anexos, a qual permite incluir até dois arquivos, como a fotografia e o currículo do candidato. Cada um dos arquivos pode ter até 4MB de tamanho, sendo que o arquivo da foto deve ser em algum formato de imagem, já o outro anexo aceita um arquivo de qualquer extensão.
É necessário preencher os campos obrigatórios (com asterisco) de todas as guias, para então salvar o candidato. Os demais dados (não obrigatórios) poderão ser cadastrados posteriormente.
Alguns campos de cadastro podem ser replicados, a fim de reunir informações relacionadas. Por exemplo, na guia Idiomas é possível inserir mais campos, a medida que o candidato tiver mais idiomas para registrar o nível de conhecimento.
Sempre que houver adição de campos iguais, as informações serão ordenadas conforme a ordem crescente de registro. Exceto os itens relacionados à Formação Acadêmica e Trajetória Profissional, os quais poderão ser visualizados ao contrário dos demais, ou seja, em ordem decrescente, de acordo com as datas informadas.
Em todas as guias é possível customizar campos, inserindo novas opções para preenchimento de dados na tela.
Confira as seções das guias que permitem a inserção dos campos customizados:
• Guia Dados pessoais: seções Dados básicos, Contatos e Endereços.
• Guia Trajetória profissional: seção Interesses pessoais
• Guia e seção Experiência Profissional
•Guia e seção Formação Acadêmica
• Guia e seção Idiomas
• Guia Conhecimentos e Habilidades: seções Conhecimentos e Habilidades
• Guia e seção Área e cargos pretendidos
Lembrando que, é necessária uma permissão para customizar campos na tela de cadastro do candidato.