OKR — Metas compartilhadas

A metodologia de gestão OKR (Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados-Chave em português) é uma forma de definir metas, composta por dois elementos:

• Eu vou - objetivo a ser alcançado;
• Medido por - a forma de mensurar se os objetivos estão sendo atingidos, utilizando metas menores (key results) que, em conjunto, farão com que a empresa atinja o alvo principal.

Exemplo:

• Objetivo: Ser referência no mercado
  • Key Result 1: Aumentar em 20% o número de clientes;
  • Key Result 2: Estar entre os 3 primeiros lugares no Google na palavra-chave: XXXX.

Para que as metas compartilhadas sejam utilizadas como OKR, os objetivos devem ser cadastrados dentro dos blocos, e as metas dentro destes blocos são como os key results.

Outra opção para utilizar os Blocos de metas compartilhadas, o formato de Contrato de Resultados divide as metas em Globais, Área, Filial, etc., simplificando a visualização das metas em setores, por blocos.

Estes blocos também podem ter pesos diferenciados dentro do Ciclo de avaliação, se adequando a diversos formatos de contrato.

A tabela abaixo apresenta os perfis envolvidos com as metas compartilhadas e quais suas atribuições:

Perfil	O que pode fazer
Administrador de blocos	É o responsável pela gestão de metas compartilhadas da empresa de forma geral. Pode fazer o cadastro de blocos, o cadastro de metas e lançar resultados/acompanhamentos.
Responsável pelas metas	Em cada bloco, deverá ser informado pelo Administrador de blocos quais usuários podem cadastrar metas no bloco - esses são os responsáveis pelas metas.
Responsável pelos resultados	Em cada bloco, deverá ser informado pelo Administrador de blocos quais usuários podem lançar resultados nas metas do bloco - esses são os responsáveis pelos resultados. O lançador de resultados pode, ou não, ser o mesmo usuário que é responsável por realizar o cadastro das metas.
Gestor	O Gestor pode visualizar os blocos, as metas e os resultados cadastrados para o seu usuário e para os seus liderados diretos e indiretos.
Colaborador	O Colaborador pode visualizar os blocos, as metas e os resultados cadastrados para o seu usuário.

Papéis associam usuários a posições dentro da organização: designando quais atividades esses usuários poderão desempenhar, quais informações terão acesso, entre outros. Para mais informações, acesse a documentação sobre Gestão de Papéis.

No âmbito das metas compartilhadas, os recursos disponíveis são:

Nome do recurso	Descrição da permissão	Caminho associado
Acompanhamentos das metas (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoalTrackEntry)	Recurso de permissão para que o Colaborador e Gestor visualizem e adicionem os acompanhamentos das metas compartilhadas.	Gestão de Desempenho > Meu desempenho > Minhas metas e resultados > Acompanhar Gestão de Desempenho > Desempenho da equipe > Metas e resultados da equipe > Acompanhar Observação: os menus acima são direcionados para visualizar os resultados das metas. Os lançamentos dos acompanhamentos é feito diretamente no cadastro meta compartilhada.
Metas coletivas (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoal)	Recurso de permissão geral da rotina de metas compartilhadas. Este recurso atende a objetivos diferentes para cada papel: Colaborador: visualizar e gerenciar suas metas coletivas. Gestor e RH: gerenciar as metas coletivas da organização e das equipes, por meio das telas de cadastro de metas compartilhadas. Administrador e RH: importar o arquivo de metas compartilhadas, conforme descrito na documentação das permissões de importação e exportação.	Gestão de Desempenho > Meu desempenho > Minhas metas e resultados Gestão de Desempenho > OKR - Metas compartilhadas > Key results - Metas compartilhadas
Objetivos estratégicos (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoalStrategicGoal)	Recurso de permissão para que o RH possa definir se o avaliado e avaliador poderão selecionar objetivos estratégicos da empresa e associá-los com as metas compartilhadas.	Gestão de Desempenho > Desempenho da organização > Cadastros do RH > Objetivos estratégicos
Pesos das metas (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoalWeight)	Recurso de permissão para que Gestor e RH visualizem e gerenciem o cadastro de pesos das metas.	Gestão de Desempenho > OKR - Metas compartilhadas > Key results - Metas compartilhadas
Bloco de metas compartilhadas (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoalSet)	Recurso de permissão para que o RH possa cadastrar e editar Bloco de metas compartilhadas	Gestão de Desempenho > OKR - Metas compartilhadas > Blocos de metas compartilhadas

Os Ciclos de avaliação ditam o período das avaliações. Para cadastrá-los, acesse:

• Gestão de Desempenho > Desempenho da organização > Cadastros do RH > Ciclos de avaliação.

Além do cadastro dos ciclos de avaliação, nesta mesma tela também é possível:

• Definir as principais regras para o processo de avaliação de resultados de um determinado ciclo;
• Duplicar um ciclo preexistente, facilitando o cadastro dos ciclos seguintes.

A periodicidade das avaliações fica a critério do RH - ciente de que, no tempo que são consideradas vigentes, as avaliações podem ser alteradas por avaliadores e avaliados. Informamos, também, que não há limite quanto a quantidade de metas em uma avaliação.

Nesta mesma guia — Metas compartilhadas —, lembre-se de informar pelo menos um usuário em Administradores de blocos. Usuários cadastrados nesse campo serão aqueles com permissão para:

• Cadastro de blocos;
• Cadastro de metas;
• Lançamento de resultado ou acompanhamento das metas.

Sobre o cadastro dos blocos listado acima, ao fazê-lo, o vínculo com um ciclo é obrigatório. Logo, é preciso existir pelo menos um ciclo com essa opção habilitada no sistema, permitindo sua seleção durante a definição dos blocos de metas compartilhadas.

Ao habilitar as metas compartilhadas nos ciclos de avaliação, é possível configurar certos campos, em Geral:

• Peso das metas individuais e Peso das metas compartilhadas: defina o quanto cada tipo de meta pesará na avaliação de resultado;
• Utilizar o cálculo padrão ou Utilizar o cálculo por interpolação: defina como será o cálculo das metas compartilhadas.

Ainda na guia de metas compartilhadas, é possível habilitar o campo Considerar os resultados na matriz de gestão, para que os resultados da avaliação em questão sejam englobados pela Matriz de Gestão. Mais detalhes sobre a Matriz de Gestão podem ser consultadas na documentação pertinente.

Na aba Formulário de metas compartilhadas, é possível configurar quais opções estarão disponíveis para esse tipo de meta. O sistema permite fazer algumas definições, como:

• Incluir acompanhamentos periódicos nas metas;
• Informar método de acúmulo dos resultados, seja através de Soma, Médio ou Último resultado;
• Informar frequência de apuração dos resultados, como Diário, Semanal etc.;
• Permitir utilizar os objetivos estratégicos nas metas.

Abaixo, confira um vídeo que demonstra as configurações iniciais do cadastro de metas compartilhadas:

Existem duas formas distintas de excluir ciclos de avaliações:

• Acessando Gestão de Desempenho > Desempenho da organização > Cadastros do RH > Ciclo de avaliação > botão Ações > Excluir;
• Editando um ciclo de avaliação, pelo botão Editar.

Sobre a exclusão de ciclos, é importante destacar que:

• Não é possível excluir ciclos que estejam associados a uma ou mais metas em blocos de metas compartilhadas. Nesse caso, é preciso primeiro excluir essas metas vinculadas, e depois excluir o ciclo;
• A exclusão de um ciclo de avaliação não é concluída de imediato. Ao confirmar que deseja excluir o ciclo, o sistema criará um agendamento automático para concluir o processo de exclusão - não é possível selecionar o horário em que a exclusão será finalizada;
• O ciclo de avaliação ficará com o status Aguardando exclusão até que o processo agendado seja concluído. Não é possível editar o ciclo de avaliação com este status, tampouco cancelar a exclusão anteriormente confirmada.
• Caso ocorra alguma inconsistência que impeça a exclusão do ciclo do ciclo de avaliação, será apresentado o status Erro ao excluir. Nesta situação, entre em contato com seu canal de Suporte e solicite atendimento para avaliar o ocorrido.
• Um log (registro) é gerado, identificando o usuário que solicitou a exclusão, com data e horário. Este usuário ainda receberá um e-mail de confirmação da solicitação de exclusão, com um resumo da quantidade de registros relacionados que também serão excluídos. Quando o processo de exclusão for concluído, o log também será atualizado.

Com um ciclo de avaliação já criado e o campo Usa em metas compartilhadas ativado, o próximo passo é gerar as avaliações de resultado. Para isso, acesse:

• Gestão de Desempenho > Desempenho da organização > Manutenção > Resultados - manutenção das avaliações;
• A documentação sobre Avaliações de resultados, no item Gerar as avaliações de resultados.

Para modificar certas propriedades das avaliações depois da geração delas, utilize a manutenção das avaliações de resultado acessando o menu:

• Gestão de Desempenho > Desempenho da organização > Manutenção > Resultados - manutenção das avaliações.

Esta ação pode ser feita para uma avaliação específica ou para múltiplas avaliações. Use os filtros para encontrar avaliadores ou os colaboradores - ativos ou demitidos - que são avaliados no ciclo selecionado.

Na manutenção das avaliações, é possível:

• Alterar o avaliador de um colaborador;
• Definir e alterar uma situação para a avaliação;
• Delegar um avaliador substituto nos casos em que, por alguma razão, o gestor ou avaliador original não pode acompanhar a avaliação;
• Excluir avaliações que já foram geradas.

O colaborador definido como avaliador delegado pode acessar a avaliação em:

• Gestão de Desempenho > Avaliações Pendentes.

Já nos casos em que este colaborador é um gestor, o acesso se dá por:

• Gestão de Desempenho > Desempenho da equipe > Metas e resultados da equipe.

Caso o gestor (ou avaliador original) precise assumir a avaliação novamente, é possível fazê-lo através do próprio formulário - ou, então, o RH deverá excluir o Avaliador delegado pela tela de manutenção das avaliações de resultado.

Ressalte-se que: no módulo Gestão de Desempenho, o fluxo equivalente ao recurso de substituto é o de Delegar Avaliação. Para mais informações, acesse a documentação sobre Delegar uma avaliação de resultados ou Delegar uma avaliação por competências.

É possível realizar a importação de arquivos com dados relevantes para as metas compartilhadas, trazendo maior praticidade para rotina de Administradores e RH.

Para mais informações sobre o processo de importação de arquivos no módulo Gestão de Desempenho, no geral, acesse a documentação sobre o tema. Especificamente, quanto a importação de metas compartilhadas, confira as modalidades abaixo:

• Importação de bloco de metas compartilhadas
• Importação de dados de metas compartilhadas
• Importação de dados do público alvo e peso das metas compartilhadas

• Importação de resultados de metas compartilhadas

Para realizar o cadastro de um ou mais blocos, acesse o menu:

• Gestão de Desempenho > OKR - Metas compartilhadas > Objetivos - blocos de metas compartilhadas.

No cadastro de blocos, os Administradores já definem quem serão os responsáveis por cadastrar as metas dos blocos, bem como quem serão os responsáveis por lançar os resultados. É possível definir os mesmos usuários para serem responsáveis pelo cadastro das metas e pelo lançamento dos resultados, ou podem ser usuários diferentes.

Para conferir o processo de cadastro de blocos na prática, assista o vídeo a seguir:

Para realizar o cadastro de uma ou mais metas, acesse o menu:

• Gestão de Desempenho > OKR - Metas compartilhadas > Key results - metas compartilhadas

O responsável por cadastrar as metas de um ou mais blocos são os usuários definidos pelo Administrador no cadastro de blocos.

No cadastro das metas, é possível definir itens como o público alvo da meta, o peso da meta, como será realizado o acompanhamento, entre outros. Nesse cadastro também são selecionados os usuários que serão os responsáveis por lançar os resultados nas metas.

Na guia Meta (do cadastro das metas), está disponível o campo Utiliza interpolação, para utilizar o cálculo por interpolação. Ao optar por usar esse tipo de cálculo, é importante saber que:

• Para ativar o cálculo por interpolação no cadastro das metas, a opção Utilizar o cálculo por interpolação precisa estar assinalada nas configurações das metas compartilhadas no ciclo;
• Caso somente a opção de Utilizar o cálculo por interpolação esteja assinalada no cadastro do ciclo, o campo Utiliza interpolação estará habilitado e assinalado, não sendo possível desmarcá-lo;
• Caso as opções Utilizar o cálculo por interpolação e Utilizar o cálculo padrão estejam marcados no cadastro do ciclo, é possível selecionar (ou não) a opção de interpolação no cadastro da meta.

Outro campo presente nesta mesma guia é o Impacta no resultado individual:

• Se ativado, os valores lançados na meta serão computados no resultado da avaliação do(s) colaborador(es) inseridos no publico alvo;
• Ao desativá-lo, o colaborador que estiver no público alvo poderá visualizar a meta na avaliação de resultado, porém os valores lançados não terão interferência no resultado geral da avaliação.

Também disponível na guia Meta está o campo Prazo, onde se pode definir um prazo específico para a meta.

• Uma vez definido e passado esse prazo, qualquer alteração (inclusão/remoção) não será mais refletida para a meta. Caso alguma alteração na rotina precise ser feita, o prazo precisa estar vigente.
• O prazo pode ser editado a fim de atender novas alterações para a meta desde que esteja dentro do período do ciclo.

Já no campo Data de divulgação, a data informada determinará quando a meta em andamento poderá ficar visível para os colaboradores do público alvo.

Para ver o processo de cadastro das metas na prática, assista o vídeo a seguir:

Atualmente, é possível contar com os botões:

• Distribuir e calcular: A meta é distribuída para todos os colaboradores listados no cadastro de público-alvo; além de calcular as avaliações, caso já exista algum valor lançado no momento da distribuição;
• Calcular: As avaliações de resultado que têm metas compartilhadas são calculadas, devendo ser clicado apenas após exclusão de metas e alterações em:
  • ciclo de avaliação;
  • peso;
  • lançamento de resultados.

Esses botões ficam disponíveis para clicar em momentos específicos. São eles:

• Distribuir e calcular: Sempre que houver uma modificação relacionada ao cadastro/edição de meta, público-alvo, peso e lançamento de resultados;
• Calcular: Sempre que o resultado de uma meta for lançado.

Detalhes das ações das metas:

Os usuários responsáveis podem fazer outras ações, por exemplo:

• Editar ou duplicar uma meta;
• Cadastrar e editar o público alvo e peso;
• Cadastrar ou editar um acompanhamento de meta;
• Excluir ou cancelar meta

  Atenção

  • A exclusão é definitiva e removerá completamente o registro da meta do sistema, incluindo os pesos associados a ela.
  • O cancelamento é uma suspensão da meta e, se necessário, permite reativá-la posteriormente.
• Consultar os históricos de alterações — exibe todas as alterações e exclusões de metas e o usuário que fez a operação;
• Lançar os resultados das metas;
• Consultar o histórico da meta.

Além do RH e Gestor, o histórico de alterações das metas compartilhadas estará disponível para todos que tiverem acesso a elas.

O RH pode consultar um histórico de todas alterações realizadas no público-alvo e peso das metas compartilhadas. No histórico, constam os seguintes detalhes das ações que foram realizadas:

• Público-alvo e peso adicionados;
• Público-alvo e pesos editados e qual informação foi alterada;
• Público-alvo e peso excluídos;
• Usuário que realizou a ação;
• Data e hora da ação.

Para consultar o histórico de alterações nas metas, acesse o menu:

• Gestão de Desempenho > OKR - Metas compartilhadas > Key results - metas compartilhadas — nessa última tela, ao lado da meta que deseja consultar, clique em Ações e selecione a opção Histórico.

O vídeo abaixo demonstra, no sistema, os detalhes das ações das metas compartilhadas:

Durante a definição das metas compartilhadas, a pessoa com papel de RH pode atribuir público-alvo e peso para as metas compartilhadas.

A pessoa com papel de Gestor também poderá fazer essas definições para as metas compartilhadas, desde que tenha acesso ao menu das metas compartilhadas e esteja associado a algum bloco - seja como responsável de metas ou como Administrador de bloco no cadastro do ciclo.

Para mais informações sobre como habilitar esse menu, verifique a seção de metas compartilhadas na página Parâmetros do ciclo de avaliações de resultado.

Dentro do Cadastro da Meta, a segunda aba se refere ao cadastro de públicos alvos e pesos - onde é possível definir diferentes tipos de públicos que receberão a meta em questão com o peso determinado no cadastro.

Os seguintes filtros podem ser utilizados para delimitar a busca:

• Empresa;
• Centro de custo;
• Cargo;
• Estabelecimento;
• Departamento;
• Escala;
• Posto de Trabalho;
• Colaborador (inclusive demitidos nos últimos 24 meses);
• Nível hierárquico;
• Gestor;
• Liderados.

Cada grupo deve ter um nome atribuído e um peso, que será específico dos colaboradores que estiverem contidos neste público.

Também é possível ajustar a prioridade do grupo: em casos onde o colaborador está em mais de um grupo, a prioridade definirá de qual público será o peso atribuído.

Atualização de colaboradores considerados pelo público alvo das metas

O módulo Gestão de Desempenho verifica automaticamente possíveis alterações na lista de colaboradores que se encaixam no público-alvo que foi definido.

Assim, colaboradores recém admitidos receberão as metas compartilhadas automaticamente, desde que se enquadrem nos filtros definidos para essas metas. Os valores dos resultados das avaliações impactadas também são atualizados durante esse processo automático.

Para garantir um bom desempenho do sistema, essa verificação automática é feita uma vez por dia.

O vídeo abaixo mostra o cadastro do público alvo e peso:

A terceira aba do cadastro da meta refere-se ao cadastro dos acompanhamentos das metas, onde os lançamentos de resultados terão como base os acompanhamentos cadastrados.

Nesta aba, é possível inserir datas periódicas para acompanhar a evolução dos resultados e escolher como quer totalizar esses resultados (pela soma, média ou último resultado).

Por exemplo: supondo que um colaborador tem uma meta com valor 30 e que terá 3 acompanhamentos. Ao clicar no botão Gerar Períodos, o comportamento do sistema para cada método de acúmulo será este:

Método de acúmulo	Exemplo de acompanhamentos	Resultado esperado
Soma	1º acompanhamento = 10 2º acompanhamento = 10 3º acompanhamento = 10	O sistema irá somar os 3 acompanhamentos: Resultado final = 10 + 10 + 10 = 30
Média	1º acompanhamento = 30 2º acompanhamento = 30 3º acompanhamento = 30	O sistema fará a soma dos três acompanhamentos e a divisão pelo número de acompanhamentos: Resultado final = 30 + 30 + 30 / 3 = 30
Último resultado	1º acompanhamento = 30 2º acompanhamento = 30 3º acompanhamento = 30	Será considerado apenas o valor do último acompanhamento: Resultado final = 30 (valor do último acompanhamento, neste caso, o 3º)

Confira o vídeo a seguir, sobre cadastro de acompanhamento das metas:

Para realizar o lançamento de resultados, acesse as metas compartilhadas em:

• Gestão de Desempenho > OKRs - Metas compartilhadas > Key results - metas compartilhadas

Cada meta possui um botão de Ações - que, entre outros, disponibiliza a opção de Lançamento de resultados.

Os resultados podem ser lançados no Acompanhamento periódico, desde que tenham sido cadastrados acompanhamentos na meta (Diários, Semanais, Mensais, etc). Nestes casos, o lançamento periódico gera o acompanhamento do resultado parcial da meta, além do percentual de atingimento geral (conforme exemplo abaixo):

 

 

Os resultados devem ser lançados na coluna Atingidos, para que sejam calculados corretamente.

Também é possível lançar o Resultado apurado, onde é lançado somente o resultado final desta meta (vide exemplo a seguir):

 

 

Neste caso, o sistema irá calcular tanto o Percentual de Atingimento, quanto o Percentual de Atingimento Parcial, com base neste mesmo resultado.

O Gestor tem acesso as metas compartilhadas de seus colaboradores em: Gestão de Desempenho > Desempenho da equipe > Metas e resultados da equipe.

Caso as avaliações ainda não estejam concluídas, elas também aparecerão em: Gestão de Desempenho > Avaliações pendentes.

O colaborador terá acesso as metas que forem cascateadas para o seu usuário através dos públicos alvo das metas, podendo então consultá-las. Essa consulta pode ser feita em:

• Gestão de Desempenho > Meu desempenho > Minhas metas e resultados;
• Gestão de Desempenho > Avaliações pendentes.