Avaliação de resultados

Para executar o processo de avaliação de resultados, é necessário que os recursos de permissão estejam corretamente configurados na tela Gestão de Papéis, da plataforma senior X.

A configuração de permissões normalmente é feita apenas uma vez, no momento da implantação do módulo. Mas o administrador de sistema pode alterá-la a qualquer momento, se necessário.

Para saber como configurar as permissões na plataforma e ver a relação dos recursos que pertencem ao Gestão de Desempenho, acesse a documentação Papéis e permissões - Gestão de Desempenho.

Normalmente as configurações do processo são feitas por um usuário associado ao administrador de sistema. Já a importação de dados costuma ser feita tanto pelo administrador quanto pelo profissional de RH.

Estas são as configurações necessárias para o pleno funcionamento da avaliação de resultados:

• Configurações gerais — pelo menu Painel de Gestão > Configurações e gerenciamento > Configurações gerais > Definições gerais, defina se a avaliação de resultados estará disponível apenas para consulta ou se o processo ficará disponível para que seja executado pelo módulo Gestão de desempenho. Esta definição é feita pelo parâmetro Permitir alterar avaliações de resultados.
• Importação de dados — importar os dados que alimentarão o início do processo (exemplo: migrar para dentro do sistema os dados de avaliações que foram realizadas externamente). Alternativamente, as informações podem ser inseridas usando as telas de cadastro do Gestão de Desempenho.

Ciclos de avaliação determinam os períodos em que as avaliações são definidas, implantadas e finalizadas. O RH pode definir o período que quiser, refletindo no tempo em que as avaliações serão consideradas vigentes e que podem ser alteradas pelos avaliadores e avaliados.

O ciclo de avaliação pode ser cadastrado e mantido pela tela de Manutenção dos ciclos de avaliação, em:

• Gestão de desempenho > Desempenho da organização > Cadastros do RH > Ciclo de avaliação

Nesta tela é possível definir as principais regras para o processo de avaliação de resultados de um determinado ciclo. Também pode duplicar um ciclo existente, facilitando o cadastro dos ciclos seguintes.

Se você tem dúvidas sobre algum campo da parametrização do ciclo, consulte a documentação completa de parâmetros que podem ser configurados.

O grupo de pessoas é o conjunto de indivíduos que vai determinar o público-alvo da avaliação de resultados. Ou seja, ele define para quem as avaliações serão geradas.

Esta atividade normalmente é desempenhada pelo profissional de RH, mas pode ser feita também pelo gestor, desde que tenha as devidas permissões associadas ao seu usuário.

Existem duas formas de criar um grupo de pessoas:

• pelo menu Gestão de desempenho > Desempenho da organização > Cadastros do RH > Grupo de pessoas da organização (onde também é possível editar um grupo existente);
• durante a geração de avaliações, onde a opção de criar grupos é apresentada no passo 2 da tela de geração.

Para qualquer um dos dois métodos, durante o cadastro do grupo, basta dar um nome a ele e definir um colaborador responsável.

Opcionalmente, você pode descrever o propósito do grupo. Como o grupo de pessoas pode ser utilizado tanto na geração de avaliações quanto nos grupos de talentos, uma sugestão é dar um nome que facilite sua identificação quando for selecionado.

Ao salvar, são disponibilizados campos de filtro para determinar quem deve compor o grupo (todos os colaboradores do centro de custo "X" e do departamento "Y", por exemplo). A tela de cadastro exibirá quem serão os integrantes com base nos filtros estabelecidos.

Quando um grupo de pessoas é criado, ele fica disponível para seleção como público-alvo na geração de avaliações por competências, avaliações de resultados, e também entre os grupos de talentos. Estes grupos podem, ainda, ser reaproveitados por outros ciclos, não estando necessariamente amarrados a um único ciclo.

O vídeo abaixo exibe um passo a passo sobre como criar um grupo de pessoas:

Depois de parametrizar o ciclo e definir os grupos de pessoas, é preciso gerar as avaliações de resultado. Os colaboradores e gestores podem ver somente os ciclos que possuem alguma avaliação gerada.

A tela para gerar as avaliações de resultados é acessada em: Gestão de desempenho > Desempenho da organização > Gerar avaliações.

1. Em Definições, informe o ciclo para o qual deseja gerar as avaliações.
2. Indique se deseja ou não sobrepor as avaliações do público selecionado:
   • Não sobrepor, gerar somente para colaboradores sem avaliação: são geradas as avaliações para os colaboradores que não possuem nenhuma avaliação, como por exemplo: colaboradores com retorno de afastamento, colaboradores em tempo mínimo de experiência, colaboradores em férias, recém admitidos entre outros.
   • Não sobrepor, gerar sempre uma nova avaliação: se não possuir uma avaliação de resultados é gerada uma nova, e caso já exista, não é feita nenhuma alteração.
   • Sobrepor avaliações existentes: exclui todas as avaliações de resultados que não estão concluídas ou cancelas e gera uma nova. São sobrepostas todas as avaliações, independente da situação, com exceção das avaliações já concluídas.
3. Se desejar, cadastre uma prorrogação para os prazos das seguintes etapas da avaliação:
   • Definição das metas (gestor)
   • Proposição das metas (colaborador)
   • Acompanhamento e revisão das metas (gestor e colaborador)

   As datas de prorrogação precisam ser posteriores aos prazos definidos no ciclo, pois esses prazos serão substituídos.

   Para que as avaliações sejam bloqueadas ao chegar ao fim dos períodos, o parâmetro Bloquear as ações fora dos períodos previstos precisa ser habilitado na etapa de parametrização do ciclo.

4. Em Público avaliado, selecione um ou mais grupos de pessoas para indicar quem participará das avaliações. As pessoas contidas nos grupos escolhidos serão relacionadas logo abaixo para conferência. Caso o grupo desejado não esteja disponível na lista, clique em Criar novo grupo de pessoas para cadastrar um novo.
   
   Você também pode selecionar pessoas avulsas, informando seus nomes ou matrículas individualmente no campo Gerar para uma ou mais pessoas.
   
   O Cargo/Posto é utilizado apenas como histórico do avaliado, e é encontrado na movimentação do Colaborador a partir da data de referência.
5. Clique em Próximo. O sistema fará a validação das informações das pessoas e grupos selecionados.

6. Durante a etapa de validação, revise as informações e trate eventuais inconsistências apresentadas pelo processo. O sistema vai verificar se existe algum avaliador que não foi definido.
7. Inicie a geração das avaliações. Caso tenha optado por seguir em frente no passo anterior sem tratar as inconsistências encontradas, o sistema vai gerar as avaliações somente para os registros que estavam corretos.

Ao iniciar a geração, você receberá uma notificação . Esta notificação mostra o progresso do processamento, permitindo realizar múltiplas gerações ao mesmo tempo. Além disso, você pode gerar simultaneamente as avaliações de diferentes ciclos, por exemplo.

A seguir, confira um vídeo sobre a geração das avaliações de resultado:

A manutenção das avaliações de resultado permite alterar algumas propriedades das avaliações depois que elas foram geradas. Esta ação pode ser feita para uma avaliação específica ou para múltiplas avaliações.

Para fazer isso, acesse o menu Gestão de desempenho > Desempenho da organização > Manutenção > Resultados - manutenção das avaliações. Use os filtros para encontrar os colaboradores (ativos e demitidos) que são avaliados ou avaliadores no ciclo selecionado.

Durante a manutenção das avaliações você pode:

• Alterar o avaliador de um colaborador ou indicar um avaliador para ele (caso não tenha)
• Definir uma situação para a avaliação
• Cadastrar uma data de prorrogação para estas etapas da avaliação:
  • Definição das metas (gestor)
  • Proposição das metas (colaborador)
  • Acompanhamento e revisão das metas (gestor e colaborador)

  A prorrogação permite definir datas posteriores àquelas que foram cadastradas no ciclo.
  

  Condições para prorrogar uma avaliação

  As avaliações podem ser prorrogadas enquanto estiverem com as seguintes situações:

  • Em definição
  • Aguardando aprovação das metas Colaborador/Gestor
  • Em avaliação
  • Aguardando aprovação dos resultados Colaborador/Gestor
  • Em revisão
  • Aguardando aprovação da revisão das metas

  Para as avaliações canceladas, bloqueadas e concluídas a situação também deve ser alterada para que ela possa ser válida.

• Delegar um avaliador substituto nos casos em que, por alguma razão, o gestor ou avaliador original não pode efetuar a avaliação
  • O colaborador que foi definido como substituto pode acessar a avaliação em: Gestão de desempenho > Avaliações pendentes > Avaliações de resultados
  • Se o gestor ou avaliador original precisar assumir a avaliação novamente, poderá fazê-lo pelo próprio formulário ou então o RH deve excluir o Avaliador delegado pela tela de manutenção das avaliações de resultado

  Importante

  No módulo Gestão de Desempenho, o fluxo equivalente ao recurso de substituto é o de Delegar Avaliação.

  Para mais informações sobre delegar uma avaliação, acesse a documentação de Delegar uma avaliação de resultados e/ou Delegar uma avaliação por competências.

• Excluir avaliações que já foram geradas. Para garantir o melhor desempenho do sistema, é possível excluir 50.000 registros (avaliações) de uma só vez.
  

  Nota

  Dependendo do número de avaliações selecionadas para exclusão, o processamento pode levar alguns minutos até terminar. Se for realizada uma consulta imediatamente após a exclusão de um grande volume de avaliações, elas ainda podem aparecer por algum tempo em lugares como:

  • Tela de manutenção das avaliações
  • Analytics do Gestor - cards de avaliações de resultados

Assista, a seguir, um vídeo que demonstra como fazer a manutenção das avaliações de resultado:

As metas da equipe podem ser definidas pelo gestor de forma individual ou para múltiplos membros da equipe, em:

• Gestão de Desempenho > Desempenho da equipe > Metas e resultados da equipe.

O gestor é quem normalmente avalia e define metas para os seus liderados. Porém, a figura de avaliador pode ser atribuída também a outros colaboradores, independentemente da sua posição hierárquica.

Não é possível criar metas para um colaborador para o qual a avaliação está concluída ou pendente para aprovação.

Se o liderado possuir avaliações por competências com foco Consenso concluídas, o gestor pode também vincular estas avaliações com metas de resultados para os ciclos futuros. Esse vínculo é feito em:

• Gestão de desempenho > Avaliações pendentes > guia Consenso (clique no link do nome do colaborador)

O gestor pode também informar os indicadores que servirão para que o sistema calcule o resultado final das avaliações. O tipo de indicador que será informado vai depender da forma de cálculo definida pela empresa.

O colaborador pode propor suas próprias metas individuais, desde que a empresa disponibilize essa opção no sistema, e a situação da avaliação de resultado seja Em Definição.

O colaborador pode também informar os indicadores que servirão para que o sistema calcule o resultado final das avaliações. O tipo de indicador que será informado vai depender da forma de cálculo definida pela empresa.

As metas individuais podem ser definidas em:

• Gestão de desempenho > Meu desempenho > Minhas metas e resultados

Quando um colaborador propõe metas para a avaliação, o gestor recebe uma notificação para que tenha conhecimento. Sobre a configuração dessa notificação por e-mail, confira a documentação Configurações — Painel de Gestão.

Se necessário, o gestor poderá alterar os detalhes da meta proposta. Caso o processo exija a aprovação das metas pelo colaborador, a meta voltará para que ele aprove ou rejeite essas alterações.

O gestor precisa aprovar ou rejeitar as metas propostas, em:

• Gestão de Desempenho > Desempenho da equipe > Metas e resultados da equipe.

O colaborador pode visualizar suas metas individuais após a conclusão de todas as etapas anteriores pelo RH e gestor (parametrização do ciclo, geração das avaliações e definição das metas), recebendo uma notificação para acessá-las assim que estiverem definidas pelo gestor.

Sobre a configuração da notificação, acesse a página Configurações — Painel de Gestão para mais informações.  Quanto as metas em si, essa consulta pode ser feita em:

• Gestão de Desempenho > Meu desempenho > Minhas metas e resultados.

Caso o processo exija a aprovação das metas pelo colaborador, ele deverá aprová-las ou rejeitá-las. Depois disso a avaliação será encaminhada ao gestor para que ele possa reavaliar ou mensurar os resultados.

A partir daí, as metas serão acompanhadas e trabalhadas durante todo o ciclo vigente.

Após a definição das metas, o gestor pode evidenciar o andamento das ações para o alcance delas. Normalmente isso é feito de forma alinhada com os liderados, pois eles também podem registrar os acompanhamentos.

Esse acompanhamento pode ser feito pelas seguintes telas:

• Gestão de Desempenho > Meu desempenho > Minhas metas e resultados;
• Card do Painel de desempenho da equipe

É possível acompanhar o percentual de atingimento geral da equipe e de cada colaborador, o status das avaliações de resultado, os prazos e a quantidade de metas definidas para o ciclo. O Gestor também tem a possibilidade de inserir, nas metas dos seus colaboradores, comentários e anexos que evidenciam o progresso da meta.

Se desejar, o gestor pode também apurar periodicamente os resultados parciais alcançados por cada liderado. Para isso, ao definir uma meta, devem ser informados os campos de Acompanhamento periódico que auxiliam no cálculo de atingimento dela.

Dependendo do que o RH definiu para o ciclo de avaliações, o acompanhamento deverá acontecer em datas predefinidas (obrigatórias) ou podem ficar a critério dos gestores e colaboradores.

O cálculo do percentual de atingimento da meta é atualizado sempre que o resultado for apurado, tanto nos períodos de acompanhamento quanto no resultado final.

Após a definição das metas, o colaborador pode evidenciar o andamento das ações para o alcance delas.

Esse acompanhamento pode ser feito pela seguinte tela:

• Gestão de Desempenho > Meu desempenho > Minhas metas e resultados, clicando em Acompanhar na meta que deseja evidenciar.

Para o acompanhamento de cada meta, o colaborador pode inserir:

• O percentual de resultado atingido até o momento (o avaliador é notificado quando o colaborador atualiza o percentual, e vice-versa)
• Comentários e anexos que evidenciam o progresso da meta

Dependendo do que o RH definiu para o ciclo de avaliações, o acompanhamento deverá acontecer em datas predefinidas (obrigatórias) ou podem ficar a critério dos gestores e colaboradores.

Acompanhar as metas individuais dos colaboradores

O RH pode acompanhar o andamento das avaliações da organização pelo Analytics do Gestão de Desempenho.

Na tela do Analytics, as informações serão apresentadas pelos gráficos:

• Situação das avaliações de resultado
  • Esse card possui o botão Detalhar, que mostra a quantidade de avaliações que estão com a aprovação pendente e permite acessar as fichas das avaliações.
• Cronograma das avaliações de resultado

A tela do Analytics, onde ficam os gráficos de acompanhamento das avaliações, pode ser acessada em:

• Gestão de Desempenho > Desempenho da organização > Métricas da organização > Analytics Gestão de Desempenho.

Esse acompanhamento é importante para que o departamento de RH verifique se as etapas previstas no processo de avaliação estão sendo cumpridas.

Este recurso serve para que o gestor tenha uma visão regular das metas estipuladas para seu colaborador, dando possibilidade de acompanhar de uma forma assertiva a evolução do atingimento da meta.

Tanto o acompanhamento periódico como o método de acúmulo do resultado, podem ser escolhidos por gestor e colaborador, desde que estes parâmetros estejam habilitados no cadastro do ciclo.

Concluir avaliações dos liderados

Depois de lançar todas as evidências, comentários e acompanhamentos das metas, o gestor poderá concluir as avaliações dos seus liderados no final do ciclo.

Isto é feito pelo menu Gestão de Desempenho > Desempenho da equipe > Metas e resultados da equipe.

O processo de aprovação do líder está condicionado aos parâmetros previamente estabelecidos nas configurações do ciclo. Para mais informações, consulte a documentação Parâmetros do ciclo de avaliações de resultado.

Concluir avaliações de colaboradores desligados ou afastados

Após o desligamento de um colaborador, o gestor ainda pode lançar seus resultados nas metas. Esta informação pode ser usada para fins específicos, como por exemplo o cálculo do PLR.

Para os liderados que estão desligados ou afastados, o botão Concluir avaliação é habilitado em avaliações que estão com as seguintes situações:

• Em avaliação
• Aguardando aprovação das metas
• Em revisão
• Aguardando aprovação da revisão das metas
• Aguardando aprovação de resultados pelo colaborador

Ao concluir a avaliação, ela pode ser consultada pela guia Concluídos da tela de acompanhamento de resultados da equipe.

Depois que o gestor ou avaliador lança os resultados, ele pode concluir a avaliação. Neste momento, o colaborador recebe uma notificação informando que a sua avaliação pode ser conferida — para mais informações sobre a notificação e onde configurá-la, acesse a documentação Configurações — Painel de Gestão, no item Opções gerais.

O processo de aprovação do líder está condicionado aos parâmetros previamente estabelecidos nas configurações do ciclo. Para mais informações, consulte a documentação Parâmetros do ciclo de avaliações de resultado.

Para ver todas as avaliações realizadas e em andamento, é preciso navegar entre os ciclos disponíveis:

A opção Delegar avaliação permite que o gestor ou avaliador transfira a avaliação de resultados sob sua responsabilidade para outra pessoa.

O recurso de delegar avaliação está disponível nas telas de acompanhamento de resultados da equipe e de avaliações pendentes. A tela de avaliações pendentes também permite ver a lista de avaliações que foram delegadas.

Ao delegar a avaliação, a rastreabilidade não é perdida. Ou seja, o avaliador original continua sendo o responsável pela avaliação. O gestor pode, inclusive, assumir novamente a avaliação que foi delegada. A opção Assumir avaliação está localizada no Resumo da avaliação da tela de Acompanhamento de resultados da equipe.

Notificar os avaliadores responsáveis pela avaliação de resultados

É possível encaminhar uma notificação para um ou mais gestores/avaliadores selecionados, que será apresentada por meio da notificação via sistema e também por e-mail. Esta notificação pode ser usada como um lembrete, agradecimento ou aviso, por exemplo.

Para encaminhar a notificação, acesse: Gestão de Desempenho > Desempenho da organização > Métricas da organização > Analytics Gestão de Desempenho > Situação das avaliações de resultado > Detalhar > Detalhes das avaliações de resultado > Enviar notificação.

Os lembretes também aparecerão para os colaboradores caso o RH tenha usado a opção Pergunta para confirmar a execução da etapa de definição durante a parametrização do ciclo.

Receber alerta de avaliações alteradas ou com dados a vencer

Para ajudar no acompanhamento das metas, o colaborador recebe uma notificação sempre que o gestor alterar os detalhes ou resultados da sua avaliação.

Também receberá uma notificação de lembrete quando o vencimento ou acompanhamento de uma meta estiver próximo. Esta notificação é enviada automaticamente para o colaborador quando faltar 15 dias, 7 dias e 1 dia para o vencimento. Ao clicar sobre ela, o colaborador é direcionado para a avaliação que possui informações a vencer.

Receber alerta de avaliações alteradas

O gestor ou avaliador recebe uma notificação sempre que o colaborador alterar os detalhes ou resultados de uma meta da sua avaliação.

Isto facilita o controle dos fluxos de aprovação, permitindo que o gestor monitore e aprove ou rejeite as alterações.