OKR — Metas compartidas

La metodología de gestión OKR (Objectives and Key Results, u Objetivos y Resultados Clave en español) es una forma de definir metas, compuesta por dos elementos:

• Yo voy a - objetivo a ser alcanzado;
• Medido por - la forma de medir si los objetivos están siendo alcanzados, utilizando metas menores (key results) que, en conjunto, harán que la empresa alcance el objetivo principal.

Ejemplo:

• Objetivo: Ser referencia en el mercado
  • Key Result 1: Aumentar en 20% el número de clientes;
  • Key Result 2: Estar entre los 3 primeros lugares en Google en la palabra clave: XXXX.

Para que las metas compartidas se utilicen como OKR, los objetivos deben registrarse dentro de los bloques, y las metas dentro de estos bloques son como los key results.

Otra opción para utilizar los bloques de metas compartidas, el formato de contrato de resultados divide las metas en Globales, Área, Sucursal, etc., simplificando la visualización de las metas en sectores, por bloques.

Estos bloques también pueden tener pesos diferenciados dentro del ciclo de evaluación, adaptándose a diversos formatos de contrato.

La tabla a continuación presenta los perfiles involucrados con las metas compartidas y cuáles son sus atribuciones:

Perfil	Qué puede hacer
Administrador de bloques	Es el responsable de la gestión de metas compartidas de la empresa de forma general. Puede hacer el registro de bloques, el registro de metas y lanzar resultados/seguimientos.
Responsable de las metas	En cada bloque, deberá ser informado por el Administrador de bloques cuáles usuarios pueden registrar metas en el bloque - estos son los responsables de las metas.
Responsable de los resultados	En cada bloque, deberá ser informado por el Administrador de bloques cuáles usuarios pueden lanzar resultados en las metas del bloque - estos son los responsables de los resultados. El lanzador de resultados puede, o no, ser el mismo usuario que es responsable de realizar el registro de las metas.
Gestor	El Gestor puede visualizar los bloques, las metas y los resultados registrados para su usuario y para sus liderados directos e indirectos.
Empleado	El Empleado puede visualizar los bloques, las metas y los resultados registrados para su usuario.

Los papeles asocian usuarios a posiciones dentro de la organización: designando cuáles actividades esos usuarios podrán desempeñar, a qué información tendrán acceso, entre otros. Para más información, acceda a la documentación sobre Gestión de Papeles.

En el ámbito de las Metas Compartidas, los recursos disponibles son:

Nombre del recurso	Descripción del permiso	Ruta asociada
Seguimientos de las metas (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoalTrackEntry)	Recurso de permiso para que el Empleado y el Gestor visualicen y añadan los seguimientos de las metas compartidas.	Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados > Seguir Gestión del Desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo > Seguir Observación: los menús anteriores están destinados a visualizar los resultados de las metas. Los lanzamientos de los seguimientos se hacen directamente en el registro de meta compartida.
Metas colectivas (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoal)	Recurso de permiso general de la rutina de metas compartidas. Este recurso atiende a objetivos diferentes para cada papel: Empleado: visualizar y gestionar sus metas colectivas. Gestor y RH: gestionar las metas colectivas de la organización y de los equipos, a través de las pantallas de registro de metas compartidas. Administrador y RH: importar el archivo de metas compartidas, conforme descrito en la documentación de los permisos de importación y exportación.	Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados Gestión del Desempeño > OKR - Metas compartidas > Key results - Metas compartidas
Objetivos estratégicos (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoalStrategicGoal)	Recurso de permiso para que el RH pueda definir si el evaluado y evaluador podrán seleccionar objetivos estratégicos de la empresa y asociarlos con las metas compartidas.	Gestión del Desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Objetivos estratégicos
Pesos de las metas (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoalWeight)	Recurso de permiso para que el Gestor y el RH visualicen y gestionen el registro de pesos de las metas.	Gestión del Desempeño > OKR - Metas compartidas > Key results - Metas compartidas
Bloque de metas compartidas (res://senior.com.br/hcm/performance/entities/collectiveGoalSet)	Recurso de permiso para que el RH pueda registrar y editar el Bloque de metas compartidas	Gestión del Desempeño > OKR - Metas compartidas > Bloques de metas compartidas

Los Ciclos de evaluación dictan el período de las evaluaciones. Para registrarlos, acceda a:

• Gestión del Desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Ciclos de evaluación.

Además del registro de los ciclos de evaluación, en esta misma pantalla también es posible:

• Definir las principales reglas para el proceso de evaluación de resultados de un determinado ciclo;
• Duplicar un ciclo preexistente, facilitando el registro de los ciclos siguientes.

La periodicidad de las evaluaciones queda a criterio de RH - consciente de que, en el tiempo que son consideradas vigentes, las evaluaciones pueden ser alteradas por evaluadores y evaluados. Informamos, también, que no hay límite en cuanto a la cantidad de metas en una evaluación.

En esta misma guía — Metas compartidas —, recuerde informar al menos un usuario en Administradores de bloques. Los usuarios registrados en este campo serán aquellos con permiso para:

• Registro de bloques;
• Registro de metas;
• Lanzamiento de resultado o seguimiento de las metas.

Sobre el registro de los bloques listado anteriormente, al hacerlo, el vínculo con un ciclo es obligatorio. Por lo tanto, es necesario que exista al menos un ciclo con esta opción habilitada en el sistema, permitiendo su selección durante la definición de los bloques de metas compartidas.

Al habilitar las metas compartidas en los ciclos de evaluación, es posible configurar ciertos campos, en General:

• Peso de las metas individuales y Peso de las metas compartidas: defina cuánto pesará cada tipo de meta en la evaluación de resultado;
• Utilizar el cálculo estándar o Utilizar el cálculo por interpolación: defina cómo será el cálculo de las metas compartidas.

Aún en la guía de Metas compartidas, es posible habilitar el campo Considerar los resultados en la matriz de gestión, para que los resultados de la evaluación en cuestión sean incluidos en la Matriz de Gestión. Más detalles sobre la Matriz de Gestión pueden ser consultados en la documentación pertinente.

En la pestaña Formulario de metas Compartidas, es posible configurar qué opciones estarán disponibles para este tipo de meta. El sistema permite hacer algunas definiciones, como:

• Incluir seguimientos periódicos en las metas;
• Informar método de acumulación de los resultados, ya sea a través de Suma, Promedio o Último resultado;
• Informar frecuencia de verificación de los resultados, como Diario, Semanal, etc.;
• Permitir utilizar los objetivos estratégicos en las metas.

A continuación, vea un video que muestra las configuraciones iniciales del registro de metas compartidas (en portugués):

Existen dos formas distintas de eliminar ciclos de evaluaciones:

• Accediendo a Gestión del Desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Ciclo de evaluación > botón Acciones > Eliminar;
• Editando un ciclo de evaluación, mediante el botón Editar.

Sobre la eliminación de ciclos, es importante destacar que:

• No es posible eliminar ciclos que estén asociados a una o más metas en bloques de metas compartidas. En ese caso, primero es necesario eliminar esas metas vinculadas y luego eliminar el ciclo;
• La eliminación de un ciclo de evaluación no se completa de inmediato. Al confirmar que desea eliminar el ciclo, el sistema creará una programación automática para completar el proceso de eliminación - no es posible seleccionar la hora en que la eliminación se finalizará;
• El ciclo de evaluación quedará con el estado Esperando eliminación hasta que el proceso programado se complete. No es posible editar el ciclo de evaluación con este estado, tampoco cancelar la eliminación previamente confirmada.
• Si ocurre alguna inconsistencia que impida la eliminación del ciclo de evaluación, se presentará el estado Error al eliminar. En esta situación, contacte a su canal de Soporte y solicite asistencia para evaluar lo ocurrido.
• Se genera un registro (log), identificando al usuario que solicitó la eliminación, con fecha y hora. Este usuario también recibirá un correo electrónico de confirmación de la solicitud de eliminación, con un resumen de la cantidad de registros relacionados que también serán eliminados. Cuando el proceso de eliminación se complete, el registro también será actualizado.

Con un ciclo de evaluación ya creado y el campo Usa en metas compartidas activado, el próximo paso es generar las evaluaciones de resultado. Para eso, acceda a:

• Gestión del Desempeño > Desempeño de la organización > Mantenimiento > Resultados - mantenimiento de las evaluaciones;
• La documentación sobre Evaluaciones de resultados, en el ítem Generar las evaluaciones de resultados.

Para modificar ciertas propiedades de las evaluaciones después de su generación, utilice el mantenimiento de las evaluaciones de resultado accediendo al menú:

• Gestión del Desempeño > Desempeño de la organización > Mantenimiento > Resultados - mantenimiento de las evaluaciones.

Esta acción puede realizarse para una evaluación específica o para múltiples evaluaciones. Use los filtros para encontrar evaluadores o los empleados - activos o retirados - que son evaluados en el ciclo seleccionado.

En el mantenimiento de las evaluaciones, es posible:

• Cambiar el evaluador de un empleado;
• Definir y cambiar un estado para la evaluación;
• Delegar un evaluador sustituto en los casos en que, por alguna razón, el gestor o evaluador original no puede seguir la evaluación;
• Eliminar evaluaciones que ya fueron generadas.

El empleado definido como evaluador delegado puede acceder a la evaluación en:

• Gestión del Desempeño > Evaluaciones pendientes.

Ya en los casos en que este empleado es un gestor, el acceso se realiza por:

• Gestión del Desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

Si el gestor (o evaluador original) necesita retomar la evaluación, es posible hacerlo a través del propio formulario - o, entonces, RH deberá eliminar al Evaluador delegado mediante la pantalla de mantenimiento de las evaluaciones de resultado.

Se destaca que: en el módulo Gestión del Desempeño, el flujo equivalente al recurso de sustituto es el de Delegar Evaluación. Para más información, acceda a la documentación sobre Delegar una evaluación de resultados o Delegar una evaluación por competencias.

Es posible realizar la importación de archivos con datos relevantes para las metas compartidas, trayendo mayor practicidad para la rutina de Administradores y RH.

Para más información sobre el proceso de importación de archivos en el módulo Gestión del Desempeño, en general, acceda a la documentación sobre el tema. Específicamente, sobre la importación de metas compartidas, vea las modalidades a continuación:

• Importación de bloque de metas compartidas
• Importación de datos de metas compartidas
• Importación de datos del público objetivo y peso de las metas compartidas

• Importación de resultados de metas compartidas

Para realizar el registro de uno o más bloques, acceda al menú:

• Gestión del Desempeño > OKR - Metas compartidas > Objetivos - bloques de metas compartidas.

En el registro de bloques, los Administradores ya definen quiénes serán los responsables de registrar las metas de los bloques, así como quiénes serán los responsables de lanzar los resultados. Es posible definir los mismos usuarios para ser responsables del registro de las metas y del lanzamiento de los resultados, o pueden ser usuarios diferentes.

Para ver el proceso de registro de bloques en la práctica, vea el video a continuación (en portugués, pero puedes usar los subtítulos automáticos de youtube para español):

Para realizar el registro de una o más metas, acceda al menú:

• Gestión del Desempeño > OKR - Metas compartidas > Key results - metas compartidas

El responsable de registrar las metas de uno o más bloques son los usuarios definidos por el Administrador en el registro de bloques.

En el registro de las metas, es posible definir ítems como el público objetivo de la meta, el peso de la meta, cómo se realizará el seguimiento, entre otros. En este registro también se seleccionan los usuarios que serán los responsables de lanzar los resultados en las metas.

En la guía Meta (del registro de las metas), está disponible el campo Utiliza interpolación, para utilizar el cálculo por interpolación. Al optar por usar este tipo de cálculo, es importante saber que:

• Para activar el cálculo por interpolación en el registro de las metas, la opción Utilizar el cálculo por interpolación necesita estar señalada en las configuraciones de las metas compartidas en el ciclo;
• Si solo la opción de Utilizar el cálculo por interpolación está señalada en el registro del ciclo, el campo Utiliza interpolación estará habilitado y señalado, no siendo posible desmarcarlo;
• Si las opciones Utilizar el cálculo por interpolación y Utilizar el cálculo estándar están marcadas en el registro del ciclo, es posible seleccionar (o no) la opción de interpolación en el registro de la meta.

Otro campo presente en esta misma guía es el Impacta en el resultado individual:

• Si está activado, los valores lanzados en la meta serán computados en el resultado de la evaluación del (de los) empleado(s) incluidos en el público objetivo;
• Al desactivarlo, el empleado que esté en el público objetivo podrá visualizar la meta en la evaluación de resultado, pero los valores lanzados no tendrán interferencia en el resultado general de la evaluación.

También disponible en la guía Meta está el campo Plazo, donde se puede definir un plazo específico para la meta.

• Una vez definido y pasado este plazo, cualquier alteración (inclusión/eliminación) ya no será reflejada para la meta. Si alguna alteración en la rutina necesita realizarse, el plazo debe estar vigente.
• El plazo puede ser editado para atender nuevas alteraciones para la meta siempre que esté dentro del período del ciclo.

Ya en el campo Fecha de divulgación, la fecha informada determinará cuándo la meta en curso podrá ser visible para los empleados del público objetivo.

Para ver el proceso de registro de las metas en la práctica, vea el video a continuación (en portugués):

Actualmente, es posible contar con los botones:

• Distribuir y calcular: La meta se distribuye a todos los empleados listados en el registro de público objetivo; además de calcular las evaluaciones, si ya existe algún valor lanzado en el momento de la distribución;
• Calcular: Las evaluaciones de resultado que tienen metas compartidas son calculadas, debiendo ser clicado solo después de la eliminación de metas y alteraciones en:
  • ciclo de evaluación;
  • peso;
  • lanzamiento de resultados.

Estos botones están disponibles para clic en momentos específicos. Son ellos:

• Distribuir y calcular: Siempre que haya una modificación relacionada al registro/edición de meta, público objetivo, peso y lanzamiento de resultados;
• Calcular: Siempre que se lance el resultado de una meta.

Detalles de las acciones de las metas:

Los usuarios responsables pueden realizar otras acciones, por ejemplo:

• Editar o duplicar una meta;
• Registrar y editar el público objetivo y peso;
• Registrar o editar un seguimiento de meta;
• Eliminar o cancelar meta

  Atención

  • La eliminación es definitiva y eliminará completamente el registro de la meta del sistema, incluyendo los pesos asociados a ella.
  • La cancelación es una suspensión de la meta y, si es necesario, permite reactivarla posteriormente.
• Consultar los historiales de cambios — muestra todas las alteraciones y eliminaciones de metas y el usuario que realizó la operación;
• Lanzar los resultados de las metas;
• Consultar el historial de la meta.

Además del RH y Gestor, el historial de cambios de las metas compartidas estará disponible para todos los que tengan acceso a ellas.

El RH puede consultar un historial de todas las alteraciones realizadas en el público objetivo y peso de las metas compartidas. En el historial, constan los siguientes detalles de las acciones que se realizaron:

• Público objetivo y peso añadidos;
• Público objetivo y pesos editados y cuál información fue alterada;
• Público objetivo y peso eliminados;
• Usuario que realizó la acción;
• Fecha y hora de la acción.

Para consultar el historial de cambios en las metas, acceda al menú:

• Gestión del Desempeño > OKR - Metas compartidas > Key results - metas compartidas — en esta última pantalla, al lado de la meta que desea consultar, haga clic en Acciones y seleccione la opción Historial.

El video a continuación muestra, en el sistema, los detalles de las acciones de las metas compartidas (en portugués):

Durante la definición de las metas compartidas, la persona con papel de RH puede asignar público objetivo y peso para las metas compartidas.

La persona con papel de Gestor también podrá realizar estas definiciones para las metas compartidas, siempre que tenga acceso al menú de las metas compartidas y esté asociado a algún bloque - sea como responsable de metas o como Administrador de bloque en el registro del ciclo.

Para más información sobre cómo habilitar este menú, consulte la sección de metas compartidas en la página Parámetros del ciclo de evaluaciones de resultado.

Dentro del Registro de la Meta, la segunda pestaña se refiere al registro de públicos objetivos y pesos - donde es posible definir diferentes tipos de públicos que recibirán la meta en cuestión con el peso determinado en el registro.

Los siguientes filtros pueden ser utilizados para delimitar la búsqueda:

• Empresa;
• Centro de costo;
• Cargo;
• Establecimiento;
• Departamento;
• Escala;
• Puesto de Trabajo;
• Empleado (inclusive retirados en los últimos 24 meses);
• Nivel jerárquico;
• Gestor;
• Liderados.

Cada grupo debe tener un nombre asignado y un peso, que será específico de los empleados que estén contenidos en este público.

También es posible ajustar la prioridad del grupo: en casos donde el empleado esté en más de un grupo, la prioridad definirá de cuál público será el peso asignado.

Actualización de empleados considerados por el público objetivo de las metas

El módulo Gestión del Desempeño verifica automáticamente posibles cambios en la lista de empleados que se ajustan al público objetivo que fue definido.

Así, empleados recién admitidos recibirán las metas compartidas automáticamente, siempre que se ajusten a los filtros definidos para esas metas. Los valores de los resultados de las evaluaciones impactadas también se actualizan durante este proceso automático.

Para garantizar un buen desempeño del sistema, esta verificación automática se realiza una vez al día.

El video a continuación muestra el registro del público objetivo y peso (en portugués):

La tercera pestaña del registro de la meta se refiere al registro de los seguimientos de las metas, donde los lanzamientos de resultados tendrán como base los seguimientos registrados.

En esta pestaña, es posible insertar fechas periódicas para seguir la evolución de los resultados y elegir cómo quiere totalizar esos resultados (por suma, promedio o último resultado).

Por ejemplo: suponiendo que un empleado tiene una meta con valor 30 y que tendrá 3 seguimientos. Al hacer clic en el botón Generar Períodos, el comportamiento del sistema para cada método de acumulación será el siguiente:

Método de acumulación	Ejemplo de seguimientos	Resultado esperado
Suma	1º seguimiento = 10 2º seguimiento = 10 3º seguimiento = 10	El sistema sumará los 3 seguimientos: Resultado final = 10 + 10 + 10 = 30
Promedio	1º seguimiento = 30 2º seguimiento = 30 3º seguimiento = 30	El sistema hará la suma de los tres seguimientos y la división por el número de seguimientos: Resultado final = 30 + 30 + 30 / 3 = 30
Último resultado	1º seguimiento = 30 2º seguimiento = 30 3º seguimiento = 30	Se considerará solo el valor del último seguimiento: Resultado final = 30 (valor del último seguimiento, en este caso, el 3º)

Vea el video a continuación, sobre el registro de seguimiento de las metas (en portugués):

Para realizar el lanzamiento de resultados, acceda a las metas compartidas en:

• Gestión del Desempeño > OKRs - Metas compartidas > Key results - metas compartidas

Cada meta tiene un botón de Acciones - que, entre otros, ofrece la opción de Lanzamiento de resultados.

Los resultados pueden ser lanzados en el Seguimiento periódico, siempre que se hayan registrado seguimientos en la meta (Diarios, Semanales, Mensuales, etc). En estos casos, el lanzamiento periódico genera el seguimiento del resultado parcial de la meta, además del porcentaje de cumplimiento general (como ejemplo a continuación):

 

 

Los resultados deben ser lanzados en la columna Logrados, para que se calculen correctamente.

También es posible lanzar el Resultado registrado, donde se lanza solo el resultado final de esta meta (ver ejemplo a continuación):

 

 

En este caso, el sistema calculará tanto el Porcentaje de Cumplimiento, como el Porcentaje de Cumplimiento Parcial, basado en este mismo resultado.

El Gestor tiene acceso a las metas compartidas de sus empleados en: Gestión del Desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

Si las evaluaciones aún no están concluidas, también aparecerán en: Gestión del Desempeño > Evaluaciones pendientes.

El empleado tendrá acceso a las metas que se hayan cascadedado para su usuario a través de los públicos objetivo de las metas, pudiendo entonces consultarlas. Esta consulta se puede hacer en:

• Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados;
• Gestión del Desempeño > Evaluaciones pendientes.