Evaluación por competencias

Para ejecutar el proceso de evaluación por competencias, es necesario que los recursos de permiso estén correctamente configurados en la pantalla Gestión de Papeles, de la XPlatform.

La configuración de permisos normalmente se hace solo una vez, en el momento de la implantación del módulo. Pero el administrador del sistema puede alterarla en cualquier momento, si es necesario.

Para saber cómo configurar los permisos en la plataforma y ver la relación de los recursos que pertenecen a la Gestión de Desempeño, haz clic aquí.

Para ejecutar los procesos de la Gestión de Desempeño es necesario hacer el registro inicial de las informaciones que servirán como subsidio para el sistema, tales como los tipos de competencias, escalas de proficiencia y grupos de requisitos.

Esto se puede hacer por las pantallas de registro del módulo, o vía importación de datos.

Normalmente los registros e importaciones del proceso son hechos por el administrador del sistema o por el profesional de RH.

Los ciclos de evaluación determinan los períodos en que las evaluaciones son definidas, implantadas y finalizadas. El RH puede definir el período que quiera, reflejando en el tiempo en que las evaluaciones serán consideradas vigentes y que pueden ser alteradas por los evaluadores y evaluados.

El ciclo de evaluación puede ser registrado y mantenido por la pantalla de Mantenimiento de los ciclos de evaluación, en el siguiente local:

• Gestión de desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Ciclos de evaluación

En esta pantalla es posible definir las principales reglas para el proceso de evaluación por competencias de un determinado ciclo. También puede duplicar un ciclo existente, facilitando el registro de los ciclos siguientes.

En los campos de la configuración de desempeño, seleccione la escala de competencia a ser usada para clasificar los resultados. Si es necesario, asigne pesos a cada tipo de evaluación. Estas informaciones son usadas para componer el gráfico Evolución del nivel de desempeño.

Si tienes dudas sobre otros campos de la parametrización del ciclo, consulta la documentación completa de parámetros que pueden ser configurados.

El grupo de personas es el conjunto de individuos que determinará el público objetivo de la evaluación de resultados. Es decir, define para quiénes serán generadas las evaluaciones.

Esta actividad normalmente la realiza el profesional de RH, pero también puede ser realizada por el gestor, siempre y cuando tenga los permisos adecuados asociados a su usuario.

Existen dos formas de crear un grupo de personas:

• desde el menú Gestión de desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Grupo de personas de la organización (donde también es posible editar un grupo existente);
• durante la generación de evaluaciones, donde la opción de crear grupos se presenta en el paso 2 de la pantalla de generación.

Para cualquiera de los dos métodos, al crear el grupo, simplemente asigne un nombre y defina a un empleado responsable.

Opcionalmente, puede describir el propósito del grupo. Dado que el grupo de personas puede utilizarse tanto en la generación de evaluaciones como en los grupos de talentos, se sugiere dar un nombre que facilite su identificación al seleccionarlo.

Al guardar, se proporcionan campos de filtro para determinar quiénes deben formar parte del grupo (todos los empleados del centro de costos "X" y del departamento "Y", por ejemplo). La pantalla de registro mostrará quiénes serán los integrantes según los filtros establecidos.

Cuando se crea un grupo de personas, está disponible para seleccionarlo como público objetivo en la generación de evaluaciones por competencias, evaluaciones de resultados y también entre los grupos de talentos. Estos grupos también pueden reutilizarse en otros ciclos, no están necesariamente ligados a un ciclo único.

El siguiente video muestra paso a paso cómo crear un grupo de personas (en portugués, pero puedes usar los subtítulos automáticos de Youtube):

Después de parametrizar el ciclo y definir los grupos de personas, es preciso generar las evaluaciones por competencias. Los empleados y gestores pueden ver solamente los ciclos que poseen alguna evaluación generada.

La pantalla para generar las evaluaciones por competencias es accesada en: Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Generar evaluaciones.

1. En Definiciones, selecciona Evaluación por competencias.
2. Si en las parametrizaciones del ciclo se definió el modelo de evaluación continua, este será el modelo usado para estas evaluaciones.
   Caso no se haya definido el modelo de evaluación continua, es necesario indicar para qué enfoques se generarán las evaluaciones. Si seleccionas todos los enfoques, se generan múltiples evaluaciones distintas para cada evaluado (una para cada enfoque).
3. Informa el ciclo para el cual deseas generar las evaluaciones e indica si deseas o no reemplazar las evaluaciones del público seleccionado:
   • No reemplazar, generar solo para empleados sin evaluación: se generan las evaluaciones para los empleados que no poseen ninguna evaluación, como por ejemplo: empleados con retorno de retiro, empleados en tiempo mínimo de experiencia, empleados en vacaciones, recién admitidos entre otros.
     
     Empleados con evaluaciones en situación Cancelada, Bloqueada, Liberada, En curso y Concluida no son considerados sin evaluación. Es decir, esta opción no generará evaluaciones para estos empleados.
   • No reemplazar, generar siempre una nueva evaluación: si no posee una evaluación por competencias, se generará una nueva. Caso ya exista, no se hace ninguna alteración.
   • Reemplazar evaluaciones existentes: excluye todas las evaluaciones por competencias que no están concluidas o canceladas y genera una nueva. Se sobreponen todas las evaluaciones, independientemente de la situación, con excepción de las evaluaciones ya concluidas.

   Importante

   En caso de no ser informados los empleados o matrículas específicos (en el filtro), las evaluaciones se generarán para todos los empleados de la empresa, que no poseen evaluación para el ciclo.

4. En Público evaluado, selecciona uno o más grupos de personas para indicar quién participará de las evaluaciones, y las personas contenidas en los grupos elegidos serán relacionadas a continuación para verificación.
   
   En caso de que el grupo deseado no esté disponible en la lista, haz clic en Crear nuevo grupo de personas para registrar uno nuevo. También puedes seleccionar personas sueltas, informando sus nombres o matrículas individualmente en el campo Generar para una o más personas.
   
   La fecha de referencia servirá de base para encontrar el Puesto/Cargo del Evaluado y generar la evaluación con las competencias del grupo de requisitos en el que ese Puesto/Cargo está insertado.
   
   Ejemplo: el Empleado estaba en el cargo de Coordinador hasta el día 31/11/2021. El día 01/12/2021, pasó al cargo de Gerente. Si la evaluación es generada con la fecha de referencia del día 31/11/2021 o anterior, la evaluación seleccionará el cargo de Coordinador. Con fecha de referencia a partir del día 01/12/2021, la evaluación seleccionará el cargo de Gerente.

   Resaltamos, sin embargo, que posteriormente - en la pantalla de Mantenimiento de las evaluaciones por competencias - es posible filtrarlas para buscar por aquellas donde el puesto/cargo actual no corresponden más al de la evaluación ya generada. Para más informaciones, consulta el ítem Hacer el mantenimiento de las evaluaciones por competencias abajo.

   Importante

   Al seleccionar el enfoque como siendo Superior, el sistema presentará el ítem Generar evaluadores del enfoque superior con las opciones Registro de evaluadores y Subordinados directos por la jerarquía para generar las evaluaciones de competencia. Con eso, se debe optar por una de las dos opciones:

   • Registro de evaluadores: seleccionando esta opción, el sistema generará las evaluaciones de competencia, conforme los evaluadores registrados en Evaluadores individuales, de la pantalla de Lista de evaluadores/Mentoría. La opción de Registro de evaluadores considera la fecha de la referencia para realizar esta generación;
   • Subordinados directos por la jerarquía: seleccionando esta opción, el sistema generará las evaluaciones de competencia para todos los subordinados directos. La opción de Subordinados directos por la jerarquía considera la fecha de la vigencia actual para realizar esta generación.

   Atención: cuando se selecciona el enfoque Superior, se vuelve obligatorio escoger la opción Registro de evaluadores o la opción Subordinados directos por la jerarquía.

   Ya al seleccionar el enfoque como siendo Pares, el ítem Generar evaluadores del enfoque par será presentado con las opciones Registro de evaluadores (esta opción tiene el mismo comportamiento ya descrito arriba) y Buscar pares por la jerarquía. Optando por Buscar pares por la jerarquía, el sistema generará, automáticamente, las evaluaciones de competencia para todos los pares del Empleado, conforme jerarquía - no siendo necesario registrar los evaluadores individuales de este enfoque.

   Al utilizar el enfoque Pares, la rutina presenta algunos escenarios en la lista, siendo:

   Escenario 1 - Evaluado posee jerarquía duplicada:

   Ejemplo: Ana es subordinada de João y de María. Con eso, los pares de Ana son los subordinados de estos dos gestores (João y María), por lo tanto, el sistema generará evaluaciones con ellos como siendo evaluadores.

   Escenario 2 - Evaluador no posee puesto de trabajo en las movimientaciones de puesto (tabla movimentation):

   En este caso, el sistema no contabilizará en la validación y no se generará evaluación. Ejemplo: Ana es subordinada directa de María, entonces, sin puesto de trabajo en las movimientaciones.

   Escenario 3 - Evaluador posee movimientación para el último puesto de trabajo en la misma fecha:

   En este caso, el sistema generará solamente una evaluación con este evaluador.

   Atención: cuando se selecciona el enfoque Pares, se vuelve obligatorio escoger la opción Registro de evaluadores o la opción Buscar pares por la jerarquía.

   Tanto para el enfoque Superior como para el enfoque Pares, el sistema puede generar una demora en el procesamiento de los datos, haciendo generar error en la pantalla. Debido a eso, recomendamos hacer la generación para públicos menores.

5. Haz clic en Próximo. El sistema hará la validación de las informaciones de las personas y grupos seleccionados.
   

   Nota

   La validación de los filtros será hecha solo al final de la generación de las evaluaciones y las inconsistencias encontradas serán presentadas en la pantalla de Log.

6. Durante la etapa de validación, revisa las informaciones y trata eventuales inconsistencias presentadas por el proceso.
7. Inicia la generación de las evaluaciones. En caso de que hayas optado por seguir adelante en el paso anterior sin tratar las inconsistencias encontradas, el sistema generará las evaluaciones solo para los registros que estaban correctos.

Después de generadas las evaluaciones, puedes visualizarlas y consultarlas por el menú Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Evaluaciones de competencia. En esta pantalla puedes ver los ciclos, las situaciones de las evaluaciones y cuántas evaluaciones están concluidas, pendientes, entre otras informaciones.