Evaluación de resultados

Para ejecutar el proceso de evaluación de resultados, es necesario que los recursos de permiso estén correctamente configurados en la pantalla Gestión de Papeles, de la XPlatform.

La configuración de permisos normalmente se hace solo una vez, en el momento de la implementación del módulo. Pero el administrador de sistema puede cambiarla en cualquier momento, si es necesario.

Para saber cómo configurar los permisos en la plataforma y ver la relación de los recursos que pertenecen a la Gestión de Desempeño, acceda a la documentación Papeles y permisos - Gestión de Desempeño.

Normalmente las configuraciones del proceso son hechas por un usuario asociado al administrador de sistema. Ya la importación de datos suele ser hecha tanto por el administrador como por el profesional de RH.

Estas son las configuraciones necesarias para el pleno funcionamiento de la evaluación de resultados:

• Configuraciones generales — por el menú Panel de gestión > Configuración y gestión > Configuración general > Configuración general, defina si la evaluación de resultados estará disponible solo para consulta o si el proceso estará disponible para que sea ejecutado por el módulo Gestión de desempeño. Esta definición se hace por el parámetro Permitir cambiar evaluaciones de resultados.
• Importación de datos — importar los datos que alimentarán el inicio del proceso (ejemplo: migrar dentro del sistema los datos de evaluaciones que fueron realizadas externamente). Alternativamente, las informaciones pueden ser insertadas usando las pantallas de registro de la Gestión de Desempeño.

Los ciclos de evaluación determinan los períodos en que las evaluaciones son definidas, implementadas y finalizadas. El RH puede definir el período que quiera, reflejando en el tiempo en que las evaluaciones serán consideradas vigentes y que pueden ser cambiadas por los evaluadores y evaluados.

El ciclo de evaluación puede ser registrado y mantenido por la pantalla de Mantenimiento de los ciclos de evaluación, en:

• Gestión de desempeño > Desempeño de la organización > Registros de RH > Ciclo de evaluación

En esta pantalla es posible definir las principales reglas para el proceso de evaluación de resultados de un determinado ciclo. También puede duplicar un ciclo existente, facilitando el registro de los ciclos siguientes.

Si tiene dudas sobre algún campo de la parametrización del ciclo, consulte la documentación completa de parámetros que pueden ser configurados.

El grupo de personas es el conjunto de individuos que va a determinar el público objetivo de la evaluación de resultados. Es decir, define para quién se generarán las evaluaciones.

Esta actividad normalmente es desempeñada por el profesional de RRHH, pero también puede ser realizada por el gestor, siempre que tenga los permisos adecuados asociados a su usuario.

Existen dos formas de crear un grupo de personas:

• mediante el menú Gestión de desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Grupo de personas de la organización (donde también es posible editar un grupo existente);
• durante la generación de evaluaciones, donde la opción de crear grupos se presenta en el paso 2 de la pantalla de generación.

Para cualquiera de los dos métodos, durante el registro del grupo, basta con darle un nombre y definir un empleado responsable.

Opcionalmente, puede describir el propósito del grupo. Como el grupo de personas puede ser utilizado tanto en la generación de evaluaciones como en los grupos de talentos, una sugerencia es darle un nombre que facilite su identificación cuando sea seleccionado.

Al guardar, se disponen campos de filtro para determinar quién debe componer el grupo (todos los empleados del centro de costo "X" y del departamento "Y", por ejemplo). La pantalla de registro mostrará quiénes serán los integrantes según los filtros establecidos.

Cuando se crea un grupo de personas, está disponible para selección como público objetivo en la generación de evaluaciones por competencias, evaluaciones de resultados, y también entre los grupos de talentos. Estos grupos pueden, además, ser reutilizados en otros ciclos, sin estar necesariamente vinculados a un único ciclo.

El vídeo a continuación muestra un paso a paso sobre cómo crear un grupo de personas (en portugués, pero puedes usar los subtítulos automáticos de Youtube):

Después de parametrizar el ciclo y definir los grupos de personas, es necesario generar las evaluaciones de resultado. Los empleados y gestores pueden ver solo los ciclos que poseen alguna evaluación generada.

La pantalla para generar las evaluaciones de resultados se accede en: Gestión de desempeño > Desempeño de la organización > Generar evaluaciones.

1. En Definiciones, informe el ciclo para el cual desea generar las evaluaciones.
2. Indique si desea o no sobreponer las evaluaciones del público seleccionado:
   • No reemplazar, generar solo para empleados sin evaluación: se generan las evaluaciones para los empleados que no tienen ninguna evaluación, como por ejemplo: empleados con retorno de ausencia, empleados en tiempo mínimo de experiencia, empleados en vacaciones, recién admitidos entre otros.
   • No reemplazar, generar siempre una nueva evaluación: si no tiene una evaluación de resultados se genera una nueva, y en caso de que ya exista, no se hace ninguna modificación.
   • Reemplazar evaluaciones existentes: excluye todas las evaluaciones de resultados que no están concluidas o canceladas y genera una nueva. Se sobreponen todas las evaluaciones, independientemente de la situación, con excepción de las evaluaciones ya concluidas.
3. Si lo desea, registre una prórroga para los plazos de las siguientes etapas de la evaluación:
   • Definición de las metas (gestor)
   • Proposición de las metas (empleado)
   • Acompañamiento y revisión de las metas (gestor y empleado)

   Las fechas de prórroga deben ser posteriores a los plazos definidos en el ciclo, pues estos plazos serán sustituidos.

   Para que las evaluaciones sean bloqueadas al llegar al final de los períodos, el parámetro Bloquear las acciones fuera de los períodos previstos debe ser activado en la etapa de parametrización del ciclo.

4. En Público evaluado, seleccione uno o más grupos de personas para indicar quién participará en las evaluaciones. Las personas contenidas en los grupos elegidos serán relacionadas justo debajo para verificación. Si el grupo deseado no está disponible en la lista, haga clic en Crear nuevo grupo de personas para registrar uno nuevo.
   
   También puede seleccionar personas individuales, ingresando sus nombres o matrículas individualmente en el campo Generar para una o más personas.
   
   El Cargo/Puesto se utiliza solo como historial del evaluado, y se encuentra en la movimientación del Empleado a partir de la fecha de referencia.
5. Haga clic en Siguiente. El sistema hará la validación de la información de las personas y grupos seleccionados.

6. Durante la etapa de validación, revise la información y trate las inconsistencias presentadas por el proceso. El sistema verificará si existe algún evaluador que no fue definido.
7. Inicie la generación de las evaluaciones. En caso de haber optado por seguir adelante en el paso anterior sin tratar las inconsistencias encontradas, el sistema generará las evaluaciones solo para los registros que estaban correctos.

Al iniciar la generación, recibirá una notificación . Esta notificación muestra el progreso del procesamiento, permitiendo realizar múltiples generaciones al mismo tiempo. Además, puede generar simultáneamente las evaluaciones de diferentes ciclos, por ejemplo.

A continuación, consulte un video sobre la generación de las evaluaciones de resultados (en portugués, pero puedes usar los subtítulos automáticos de Youtube):

El mantenimiento de las evaluaciones de resultados permite cambiar algunas propiedades de las evaluaciones después de que se hayan generado. Esta acción puede realizarse para una evaluación específica o para múltiples evaluaciones.

Para hacerlo, acceda al menú Gestión de desempeño > Desempeño de la organización > Mantenimiento > Resultados - mantenimiento de las evaluaciones. Use los filtros para encontrar a los empleados (activos y retirados) que son evaluados o evaluadores en el ciclo seleccionado.

Durante el mantenimiento de las evaluaciones puede:

• Cambiar el evaluador de un empleado o indicar un evaluador para él (en caso de que no tenga)
• Definir una situación para la evaluación
• Registrar una fecha de prórroga para estas etapas de la evaluación:
  • Definición de las metas (gestor)
  • Proposición de las metas (empleado)
  • Acompañamiento y revisión de las metas (gestor y empleado)

  La prórroga permite definir fechas posteriores a las que fueron registradas en el ciclo.
  

  Condiciones para prorrogar una evaluación

  Las evaluaciones pueden prorrogarse mientras estén en las siguientes situaciones:

  • En definición
  • Esperando aprobación de las metas Empleado/Gestor
  • En evaluación
  • Esperando aprobación de los resultados Empleado/Gestor
  • En revisión
  • Esperando aprobación de la revisión de las metas

  Para las evaluaciones canceladas, bloqueadas y concluidas la situación también debe cambiarse para que pueda ser válida.

• Delegar un evaluador sustituto en los casos en que, por alguna razón, el gestor o evaluador original no pueda realizar la evaluación
  • El empleado que fue definido como sustituto puede acceder a la evaluación en: Gestión de desempeño > Evaluaciones pendientes > Evaluaciones de resultados
  • Si el gestor o evaluador original necesita retomar la evaluación nuevamente, podrá hacerlo por el propio formulario o bien RH debe excluir el Evaluador delegado en la pantalla de mantenimiento de las evaluaciones de resultados.
• Eliminar evaluaciones que ya fueron generadas. Para asegurar el mejor desempeño del sistema, es posible eliminar 50.000 registros (evaluaciones) de una sola vez.
  

  Nota

  Dependiendo del número de evaluaciones seleccionadas para eliminación, el procesamiento puede tardar algunos minutos hasta finalizar. Si se realiza una consulta inmediatamente después de la eliminación de un gran volumen de evaluaciones, estas aún pueden aparecer por un tiempo en lugares como:

  • Pantalla de mantenimiento de las evaluaciones
  • Analytics del Gestor - tarjetas de evaluaciones de resultados

Vea, a continuación, un video que demuestra cómo realizar el mantenimiento de las evaluaciones de resultados (en portugués, pero puedes usar los subtítulos automáticos de Youtube):

Las metas del equipo pueden ser definidas por el gestor de forma individual o para múltiples miembros del equipo, en:

• Gestión de Desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

El gestor es quien normalmente evalúa y define metas para sus liderados. Sin embargo, la figura de evaluador puede ser atribuida también a otros empleados, independientemente de su posición jerárquica.

No es posible crear metas para un empleado para el cual la evaluación está concluida o pendiente de aprobación.

Si el liderado tiene evaluaciones por competencias con enfoque Consenso concluidas, el gestor puede también vincular estas evaluaciones con metas de resultados para los ciclos futuros. Este vínculo se realiza en:

• Gestión de desempeño > Evaluaciones pendientes > guía Consenso (haga clic en el enlace del nombre del empleado)

El gestor puede también informar los indicadores que servirán para que el sistema calcule el resultado final de las evaluaciones. El tipo de indicador que se informará dependerá de la forma de cálculo definida por la empresa.

El empleado puede proponer sus propias metas individuales, siempre que la empresa ofrezca esa opción en el sistema, y la situación de la evaluación de resultados sea En Definición.

El empleado puede también informar los indicadores que servirán para que el sistema calcule el resultado final de las evaluaciones. El tipo de indicador que se informará dependerá de la forma de cálculo definida por la empresa.

Las metas individuales pueden definirse en:

• Gestión de desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados

Cuando un empleado propone metas para la evaluación, el gestor recibe una notificación para que lo sepa. Sobre la configuración de esa notificación por correo electrónico, consulte la documentación Configuraciones — Panel de Gestión.

Si es necesario, el gestor podrá modificar los detalles de la meta propuesta. Si el proceso requiere la aprobación de las metas por parte del empleado, la meta volverá para que él apruebe o rechace esas modificaciones.

El gestor necesita aprobar o rechazar las metas propuestas, en:

• Gestión de Desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

El empleado puede visualizar sus metas individuales después de la conclusión de todas las etapas anteriores por RRHH y el gestor (parametrización del ciclo, generación de las evaluaciones y definición de las metas), recibiendo una notificación para acceder a ellas así que estén definidas por el gestor.

Sobre la configuración de la notificación, acceda a la página Configuraciones — Panel de Gestión para más información. En cuanto a las metas en sí, esta consulta puede realizarse en:

• Gestión de Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados.

Si el proceso requiere la aprobación de las metas por parte del empleado, él deberá aprobarlas o rechazarlas. Después de eso la evaluación será enviada al gestor para que él pueda reevaluar o medir los resultados.

A partir de ahí, las metas serán seguidas y trabajadas durante todo el ciclo vigente.

Después de la definición de las metas, el gestor puede evidenciar el progreso de las acciones para alcanzarlas. Normalmente esto se hace de manera alineada con los liderados, ya que ellos también pueden registrar los seguimientos.

Este seguimiento puede hacerse por las siguientes pantallas:

• Gestión de Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados;
• Tarjeta del Panel de desempeño del equipo

Es posible seguir el porcentaje de logro general del equipo y de cada empleado, el estado de las evaluaciones de resultados, los plazos y la cantidad de metas definidas para el ciclo. El Gestor también tiene la posibilidad de insertar, en las metas de sus empleados, comentarios y anexos que evidencian el progreso de la meta.

Si lo desea, el gestor puede también verificar periódicamente los resultados parciales alcanzados por cada liderado. Para ello, al definir una meta, deben informarse los campos de Seguimiento periódico que ayudan en el cálculo de logro de ella.

Dependiendo de lo que RH haya definido para el ciclo de evaluaciones, el seguimiento deberá ocurrir en fechas predefinidas (obligatorias) o pueden quedar a criterio de los gestores y empleados.

El cálculo del porcentaje de logro de la meta se actualiza siempre que se verifique el resultado, tanto en los períodos de seguimiento como en el resultado final.

Después de la definición de las metas, el empleado puede evidenciar el progreso de las acciones para alcanzarlas.

Este seguimiento puede hacerse por la siguiente pantalla:

• Gestión de Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados, haciendo clic en Seguir en la meta que desea evidenciar.

Para el seguimiento de cada meta, el empleado puede ingresar:

• El porcentaje de resultado alcanzado hasta el momento (el evaluador es notificado cuando el empleado actualiza el porcentaje, y viceversa)
• Comentarios y anexos que evidencian el progreso de la meta

Dependiendo de lo que RH haya definido para el ciclo de evaluaciones, el seguimiento deberá ocurrir en fechas predefinidas (obligatorias) o pueden quedar a criterio de los gestores y empleados.

Seguir las metas individuales de los empleados

RRHH puede seguir el progreso de las evaluaciones de la organización por el Analytics de la Gestión de Desempeño.

En la pantalla del Analytics, la información se presentará por los gráficos:

• Situación de las evaluaciones de resultados
  • Esta tarjeta tiene el botón Detallar, que muestra la cantidad de evaluaciones que están con la aprobación pendiente y permite acceder a las fichas de las evaluaciones.
• Cronograma de las evaluaciones de resultados

La pantalla del Analytics, donde se encuentran los gráficos de seguimiento de las evaluaciones, puede accederse en:

• Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Métricas de la organización > Analytics Gestión de Desempeño.

Este seguimiento es importante para que el departamento de RRHH verifique si las etapas previstas en el proceso de evaluación se están cumpliendo.

Este recurso sirve para que el gestor tenga una visión regular de las metas estipuladas para su empleado, dando posibilidad de seguir de una forma asertiva la evolución del logro de la meta.

Tanto el seguimiento periódico como el método de acumulación del resultado, pueden ser elegidos por gestor y empleado, siempre que estos parámetros estén activados en el registro del ciclo.

Concluir evaluaciones de los liderados

Después de registrar todas las evidencias, comentarios y seguimientos de las metas, el gestor podrá concluir las evaluaciones de sus liderados al final del ciclo.

Esto se hace por el menú Gestión de Desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

El proceso de aprobación del líder está condicionado a los parámetros previamente establecidos en las configuraciones del ciclo. Para más información, consulte la documentación Parámetros del ciclo de evaluaciones de resultados.

Concluir evaluaciones de empleados retirados o inactivos

Después del retiro de un empleado, el gestor aún puede registrar sus resultados en las metas. Esta información puede utilizarse para fines específicos, como por ejemplo el cálculo del PLR.

Para los liderados que están retirados o inactivos, el botón Concluir evaluación está activado en evaluaciones que están en las siguientes situaciones:

• En evaluación
• Esperando aprobación de las metas
• En revisión
• Esperando aprobación de la revisión de las metas
• Esperando aprobación de resultados por el empleado

Al concluir la evaluación, se puede consultar en la guía Concluidos de la pantalla de seguimiento de resultados del equipo.

Después de que el gestor o evaluador registra los resultados, él puede concluir la evaluación. En ese momento, el empleado recibe una notificación informando que su evaluación puede ser revisada — para más información sobre la notificación y dónde configurarla, acceda a la documentación Configuraciones — Panel de Gestión, en el ítem Opciones generales.

El proceso de aprobación del líder está condicionado a los parámetros previamente establecidos en las configuraciones del ciclo. Para más información, consulte la documentación Parámetros del ciclo de evaluaciones de resultados.

Para ver todas las evaluaciones realizadas y en progreso, es necesario navegar entre los ciclos disponibles:

La opción Delegar evaluación permite que el gestor o evaluador transfiera la evaluación de resultados bajo su responsabilidad a otra persona.

El recurso de delegar evaluación está disponible en las pantallas de seguimiento de resultados del equipo y de evaluaciones pendientes. La pantalla de evaluaciones pendientes también permite ver la lista de evaluaciones que fueron delegadas.

Al delegar la evaluación, la rastreabilidad no se pierde. Es decir, el evaluador original sigue siendo el responsable de la evaluación. El gestor puede, inclusive, retomar la evaluación que fue delegada. La opción Retomar evaluación está localizada en el Resumen de la evaluación de la pantalla de Seguimiento de resultados del equipo.

Notificar a los evaluadores responsables de la evaluación de resultados

Es posible enviar una notificación a uno o más gestores/evaluadores seleccionados, que se presentará mediante la notificación vía sistema y también por correo electrónico. Esta notificación puede usarse como un recordatorio, agradecimiento o aviso, por ejemplo.

Para enviar la notificación, acceda: Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Métricas de la organización > Analytics Gestión de Desempeño > Situación de las evaluaciones de resultados > Detallar > Detalles de las evaluaciones de resultados > Enviar notificación.

Los recordatorios también aparecerán para los empleados si RH ha usado la opción Pregunta para confirmar la ejecución de la etapa de definición durante la parametrización del ciclo.

Recibir alerta de evaluaciones alteradas o con datos próximos a vencer

Para ayudar en el seguimiento de las metas, el empleado recibe una notificación siempre que el gestor altere los detalles o resultados de su evaluación.

También recibirá una notificación de recordatorio cuando el vencimiento o seguimiento de una meta esté próximo. Esta notificación se envía automáticamente al empleado cuando falten 15 días, 7 días y 1 día para el vencimiento. Al hacer clic en ella, el empleado es dirigido a la evaluación que tiene información próxima a vencer.

Recibir alerta de evaluaciones alteradas

El gestor o evaluador recibe una notificación siempre que el empleado altere los detalles o resultados de una meta de su evaluación.

Esto facilita el control de los flujos de aprobación, permitiendo que el gestor monitoree y apruebe o rechace las alteraciones.