Portaria de Veículos - Recepção

Esta tela permite criar novas visitas, funcionando como a recepção de visitantes no momento que eles chegam. Além disso, pode-se fazer check-in, entregar credenciais e fazer check-out de veículos visitantes, além de localizar as visitas já agendadas.

A tela inicialmente mostra a guia Previstas, listando as visitas previamente agendadas para a Portaria e Data definidas nos campos da parte superior da página. Esses campos podem ser editados para filtrar as visitas por diferentes portarias e datas. Clique nas outras guias para ver as visitas em andamento, finalizadas ou não realizadas.

Clique no botão Adicionar para cadastrar uma nova visita. Para editar ou visualizar uma visita já cadastrada, clique nos ícones correspondentes ao lado dela, na coluna Opções. Ao clicar no ícone à esquerda de um item nessa tela, os ocupantes cadastrados para o veículo são mostrados.

Dados da visita

Na tela inicial, use o botão Adicionar para registrar visitas que estão prestes a acontecer no presente momento - ao contrário da tela de agendamento que serve para registrar visitas futuras. Devido a isso, a tela de Recepção possui menos campos em relação ao cadastro de um Agendamento. A Data e Hora de chegada, por exemplo, não são preenchidas pois considera-se que são o dia e horário atual.

As outras guias da tela (Visitados, Veículo e Ocupantes) possuem funcionamento similar às guias da tela de agendamento. Para informações sobre como preenchê-las, veja a documentação do link acima.

Lista de participantes

Esta seção aparece abaixo dos Dados da Visita, na tela inicial de uma visita já cadastrada. Ela se divide em três guias: Visitados, Veículos e Ocupantes.

Guia Visitados

Aqui, adicione as pessoas que serão visitadas pelos visitantes.

Basta procurar a pessoa desejada digitando seu nome no campo Nome do visitado ou clicando na lupa ao lado dele. Após localizar a pessoa desejada, clique no botão Adicionar. Repita esse passo para cada pessoa que será visitada. Uma pessoa adicionada pode ser removida da lista clicando no botão Excluir ao lado dela.

Ao menos uma pessoa visitada deve ser selecionada para a visita.

Guia Veículos

Adicione as informações sobre o veículo de quem está fazendo a visita, como sua placa, marca, modelo e cor. Caso o veículo já esteja cadastrado, as informações dele serão mostradas.

Placa principal e Placa adicional

Informe a placa principal do veículo. Opcionalmente pode-se informar placas adicionais clicando no botão ao lado desse campo. Até 5 placas adicionais podem ser informadas para cada veículo.

Empresa

Selecione a empresa do veículo visitante. Este campo também é opcional.

Procedimentos e Status

Essas colunas indicam o próximo passo que deve ser feito para os procedimentos esperados na recepção de visitantes e veículos:

• Pendência: caso haja algum procedimento obrigatório a ser feito, o número de pendências aparecerá na coluna Procedimentos. Clique nele para abrir a tela de procedimentos do veículo, onde os seus detalhes podem ser verificados. Ao efetuar o que é pedido, clique no botão Realizar ao lado de cada procedimento para marcá-lo como concluído;
• Aguardando check-in: se esse status estiver aparecendo, clique nele para efetuar o check-in do veículo durante sua chegada;
• Aguardando check-out: se esse status estiver aparecendo, clique nele para efetuar o check-out do veículo durante sua saída. Após o check-out do veículo e de todos os ocupantes, a visita ficará listada na guia Finalizadas da tela principal de visitas.
• Entregar credencial: se esse status estiver aparecendo, clique nele para entregar a credencial ao veículo. Uma janela será aberta onde deve-se selecionar a Tecnologia do crachá, informar seu Número e a Validade da credencial. Em seguida, clique em Gerar para produzir o crachá que será a credencial.

Guia Ocupantes

Indique aqui quem são as pessoas que ocupam o veículo.

A tela mostra uma lista com as pessoas ocupantes já cadastradas. Para registrar uma, clique no botão Adicionar para abrir a tela secundária Atualizar Dados do Ocupante, onde as suas informações (como Nome, E-mail, Documento etc.) podem ser preenchidas. Pode-se também adicionar uma foto para a pessoa ao clicar no ícone de câmera próximo à foto, na parte superior da tela. Após preencher os dados da pessoa ocupante, clique no botão Adicionar para confirmar.

Uma pessoa já adicionada pode ser editada ou removida clicando no botão Ações ao lado dela. Quando todas as pessoas ocupantes foram adicionadas, clique em Salvar para finalizar o cadastro. Ele será então listado na tela inicial de agendamentos. Ao clicar no ícone à esquerda de um item nessa tela, os ocupantes registrados nele são mostrados.

Procedimentos e Status

Essas colunas indicam o próximo passo que deve ser feito para os procedimentos esperados em relação aos ocupantes.

• Pendência: caso haja algum procedimento obrigatório a ser feito, o número de pendências aparecerá na coluna Procedimentos. Clique nele para abrir a tela de procedimentos do veículo, onde os seus detalhes podem ser verificados. Ao efetuar o que é pedido, clique no botão Realizar ao lado de cada procedimento para marcá-lo como concluído;
• Aguardando check-in: se esse status estiver aparecendo, clique nele para efetuar o check-in do ocupante durante sua chegada;
• Aguardando check-out: se esse status estiver aparecendo, clique nele para efetuar o check-out do ocupante durante sua saída. Após o check-out do veículo e de todos os ocupantes, a visita ficará listada na guia Finalizadas da tela principal de visitas;
• Entregar credencial: se esse status estiver aparecendo, clique nele para entregar a credencial ao ocupante. Uma janela será aberta onde deve-se selecionar a Tecnologia do crachá, informar seu Número e a Validade da credencial. Em seguida, siga uma das opções a seguir para gerar a credencial:
  1. Gerar: produz o crachá que será a credencial;
  2. Gerar e imprimir: produz o crachá e abre uma guia com a imagem da etiqueta da credencial, que pode ser impressa. Ela é baseada no modelo de etiqueta definido no cadastro da Portaria selecionada no agendamento.