Personnel request

A requisição de pessoal é realizada sempre que o Gestor objetiva aumentar o quadro de colaboradores ou substituir alguém. Caso ele não tenha permissão de cadastrar uma vaga, poderá efetuar uma requisição de pessoal e aguardar a aprovação do RH.

Macro flowchart of the Personnel Request process

Before starting the personnel request progress, the approval sequence must be registered and configured, in order to start the request by form. The Administrator of the module and the HR department are the ones responsible for this process.

Register personnel request

O cadastramento de uma requisição de pessoal poderá ser realizada somente pelo Gestor, ou seja, somente esse papel será o Solicitante de uma nova vaga.

A solicitação de uma nova vaga poderá ser realizada em: Gestão de Recrutamento e Seleção > Solicitações > Requisição de pessoal > botão Adicionar.

Assim que o RH aprovar ou rejeitar a requisição de pessoal, o Gestor receberá uma notificação no sistema senior X Platform e também por e-mail.

Requestor Type

Este é o primeiro campo a ser preenchido na requisição de pessoal. É necessário preencher o campo Solicitante, para que os campos das guias Informações e Contrato de trabalho estejam disponíveis para o preenchimento.

The information in this field is displayed depending on the user permissions, as stated below:

• If the user has permission to view all requesters, all workers in the company will be shown for selection. Example: The HR department defining a worker from the organization as requester of the Personnel request.
• Caso o usuário não possua a permissão para visualizar todos os solicitantes e esteja com um contrato de trabalho selecionado, desde que ele também seja um Gestor, este contrato é atribuído ao campo Solicitante e não é permitida a alteração.
• Caso o usuário não possua a permissão para visualizar todos os solicitantes e não tenha um contrato de trabalho selecionado, o campo Solicitante permite selecionar apenas os contratos ativos do usuário logado, desde que, este usuário seja um Gestor.

Note

Somente o Gestor poderá cadastrar uma requisição de pessoal, ou seja, somente o Gestor poderá ser o Solicitante de uma vaga.

Other Information

Campo Colaborador substituído

Apresenta todos os liderados diretos, indiretos, transferidos, afastados e também os colaboradores desligados que possuem data de demissão informada, conforme a hierarquia de postos do Solicitante da requisição de pessoal.

Ao selecionar um colaborador a ser substituído, os campos Posto de Trabalho, Cargo, Empresa, Estabelecimento, Departamento, Centro de custo, Escala de trabalho, serão preenchidos automaticamente, de acordo com os dados do contrato deste colaborador, trazendo informações referentes à última movimentação do colaborador substituído, registradas no módulo Administração de Pessoal.

Campo Localidade

Neste campo será preenchido automaticamente, com base na Cidade/Estado da filial do recrutador ou da pessoa solicitante, pois, em praticamente 100% dos casos, esta é a localidade para a qual a vaga deverá ser aberta. Este comportamento também influenciará no cadastro da vaga, quando o RH for abrir uma vaga em nome de algum gestor.

Number of job openings

O preenchimento do campo Quantidade de vagas deve ser realizado de acordo com o motivo da abertura da vaga, as quais podem ser:

• Substituição: quando o motivo da abertura da vaga for para substituir um colaborador, este campo estará desabilitado e o valor 1 será preenchido automaticamente.
• Aumento de quadro: é possível abrir duas ou mais vagas iguais a partir de uma única requisição de pessoal. Basta informar no campo Quantidade de vagas a necessidade de aumento de quadro em valor numérico, ou seja, a partir de 1 colaborador. Mesmo que a requisição de pessoal contemple somente uma vaga, é obrigatório preencher o campo.

Employment contract

In this grid are presented the following fields:

• Empresa: neste campo serão apresentadas somente as empresas que estão abaixo da hierarquia do Gestor, informado no campo Solicitante, de acordo com a hierarquia de Postos de trabalho, definida no módulo Administração de Pessoal. É necessário preencher o campo Empresa para que o campo Posto de trabalho seja habilitado.
• Posto de Trabalho: neste campo serão apresentados somente os postos que estão abaixo da hierarquia do Gestor, informado no campo Solicitante, desde que, a empresa cadastrada nas características do Posto de Trabalho seja a mesma informada no campo Empresa.

Assim que um posto de trabalho for selecionado, o sistema realizará uma validação, informando sobre a situação do quadro de colaboradores. Para isso é necessário que as configurações de integração com o Quadro de Vagas estejam habilitadas.

Note

O parâmetro utilizado pelo sistema para identificar a Empresa não vem da característica do Posto de trabalho, mas sim do ID da hierarquia de postos (onde o próprio posto de trabalho está incluso). Após verificar essa informação, o sistema confirma a qual empresa aquela hierarquia pertence.

Neste caso, é necessário que, no módulo Administração de Pessoal, a empresa utilize a mesma estrutura de postos da empresa do solicitante e das demais empresas que já aparecem. Se a estrutura de postos for diferente, consequentemente esta empresa terá outra hierarquia, pois a hierarquia por postos é com base na estrutura de postos cadastrada na empresa.

Como funciona a validação do Quadro de Vagas na requisição de pessoal

A validação do quadro de vagas ocorre sempre que uma requisição de pessoal é criada, visualizada ou editada. Uma mensagem na tela irá informar as seguintes situações:


Quadro de vagas excedido e com a permissão da empresa para continuar a ação: mesmo que o quadro de vagas do posto de trabalho já tenha atingido o limite, ainda é possível encaminhar a requisição de pessoal.

Quadro de vagas excedido e sem permissão para continuar a ação: a empresa não permite que mais uma requisição de pessoal seja enviada, pois o quadro de vagas já alcançou o limite previsto para o posto de trabalho selecionado.

Também é apresentado um saldo compondo os dados do atual Quadro de colaboradores. Estes dados são oriundos do módulo Quadro de vagas do Gestão de Pessoas | HCM (versão 6), bem como as opções de alertar ou bloquear a ação de cadastrar uma requisição de pessoal, mediante autorização da empresa.

Em Gestão de Recrutamento e Seleção > Solicitações, na guia Em andamento, das telas Acompanhamento de processos e Minhas pendências também serão apresentadas mensagens sobre o saldo do quadro de vagas, auxiliando na decisão de aprovar ou reprovar as requisições de pessoal pendentes.

Observações

• A validação do quadro de vagas ocorrerá sempre que os campos Empresa e Posto de trabalho, da guia Contrato de trabalho e os campos Motivo e Quantidade de posições, da guia Informações, forem preenchidos pela primeira vez ou alterados posteriormente.
• A data considerada para ocorrer a validação do quadro de vagas será a data em que o solicitante cadastrou a requisição de pessoal. No entanto, quando a requisição for encaminhada para a aprovação, a data considerada para a validação do quadro de vagas será a mesma do dia em que ela foi encaminhada para a aprovação.
• Para que o saldo do Quadro de vagas esteja atualizado, as informações das requisições de pessoal, criadas ou alteradas no módulo Gestão de Recrutamento e Seleção serão sempre enviadas para o módulo Gestão de Pessoas | HCM (versão 6). O processo de envio ocorrerá toda vez que uma requisição for criada, editada, cancelada, reprovada ou aprovada (considerando o último passo de aprovação). No entanto, para ocorrer a atualização do saldo é necessário que o parâmetro Habilitar a integração das Requisições de pessoal e Vagas para sistema G5 esteja habilitado. Quando o campo Departamento não estiver preenchido,o sistema determinará um valor padrão para este campo, o qual será o primeiro código de local criado para a tabela de organograma da empresa, selecionada na requisição de pessoal ou na vaga.

• Estabelecimento, Centro de Custos, Departamento: estes campos serão automaticamente preenchidos e bloqueados para alterações, apresentando informações registradas no módulo Administração de Pessoal, nas características do Posto de trabalho. Caso contrário, os campos estarão disponíveis para o preenchimento, sempre respeitando a hierarquia de postos ativa do Gestor informado no campo Solicitante.
• Cargo: se a quantidade de cargos informada nas características do Posto de trabalho for somente uma, este cargo será automaticamente preenchido e ficará bloqueado para alterações. Caso ocorra o cadastramento de vários cargos nas características do Posto de trabalho, o campo Cargo, ficará liberado para que um dos cargos configurados nas características do Posto de Trabalho seja selecionado.
• Escala de trabalho: o comportamento desse campo depende do motivo da abertura da requisição de pessoal, o qual pode ser:
  • Aumento de quadro: após preencher o campo Posto de trabalho é possível optar pela escala de trabalho. Se apenas uma escala de trabalho estiver registrada nas características do Posto de trabalho, o campo Escala de trabalho será preenchido automaticamente e bloqueado para edição.
    Caso nenhuma escala de trabalho tenha sido registrada nas características do Posto, ou, ainda, se houver mais de uma registrada, o preenchimento deverá ser feito manualmente, optando por uma das dez opções apresentadas ou então, pesquisando por alguma outra no campo Escala de trabalho.
  • Substituição: para o motivo de substituição, vale a mesma regra: ao selecionar o colaborador a ser substituído, o campo Escala de trabalho será preenchido automaticamente e bloqueado para edição, desde que, os dados do contrato de trabalho deste colaborador estejam vinculados à característica do Posto de trabalho, registrados no módulo Administração de Pessoal.
    Caso contrário, o preenchimento deverá ser feito manualmente, sendo possível escolher uma, entre as dez opções apresentadas ou então, pesquisar no campo Escala de trabalho pela opção desejada.
• Faixa salarial: o comportamento desse campo depende da configuração feita no parâmetro Autopreenchimento da faixa salarial, dentro do serviço vacancymanagement. Para configurar o parâmetro, acesse a documentação de Configurações por tenant.

Occurrences Tab

Na guia Aderência é possível registrar as palavras-chave (tags), bem como selecionar as categorias do currículo onde elas devem ser consideradas. As tags servirão como fonte de pesquisa e consideradas no cálculo de aderência, a fim de apresentar os candidatos mais aderentes à cada vaga. A busca das palavras-chave é realizada considerando as seguintes informações do currículo por categoria:

• Trajetória profissional: busca as palavras-chave nos textos do resumo profissional e objetivo.
• Experiência profissional: considera o nome do cargo e a descrição de cada experiência profissional.
• Formação acadêmica: o nome do curso. Por exemplo: Administração.
• Idiomas: nome do idioma. Por exemplo: inglês, espanhol, italiano.

Note

Para garantir a apresentação dos candidatos mais aderentes à vaga, cadastre as palavras-chave de acordo com as opções que podem ser pesquisadas pelo sistema.

O cálculo de aderência é realizado considerando um montante de 100%, atribuindo a mesma porcentagem para cada palavra-chave. Por exemplo, se o Gestor optou por cadastrar 4 tags na categoria Experiência profissional, cada uma valerá 25% de um total de 100%. Assim, se o candidato tiver 2 das 4 palavras-chave, a sua aderência será de 50% para a vaga.

Caso ele tenha cadastrado tags para mais de uma categoria, como Experiência profissional e Idiomas, o total de 100% da aderência será dividido por categoria, e, da mesma forma, para a quantidade de palavras-chaves relacionadas. Desta forma, a Experiência profissional e Idiomas valerão 50% cada uma. Se cada uma destas duas categorias tiver 5 tags cadastradas, cada palavra-chave valerá 10%.

O resultado do cálculo de aderência pode ser visualizado em: Gerenciamento de vagas > Triagem > Candidatos encontrados > guia Aderência. Por padrão, os candidatos encontrados são apresentados por ordem de aderência, da maior para a menor.

Edit personnel request

É possível editar somente as requisições de pessoal na situação Rascunho. Para alterar a faixa salarial e demais dados das requisições em andamento pelas telas de Acompanhamento de processos e Minhas pendências é necessário que sejam configurados os passos da aprovação nos quais a alteração estará disponível.