Gestión de Terceros - Procesosgeneral

Para incluir un campo en la pantalla Gestión de Terceros > Registros > Colaboradores:

1. Acceda al menú Personalización de Tecnología > Campos;
2. Localizar el serviciosam/aplicación;
3. Acceder a los campos de la entidadpersona;
4. Crear campos personalizados;
5. Compruebe si los campos personalizados están disponibles en la pantalla de alta de empleados, en Gestión de Terceros.

Para incluir un campo en la pantalla Gestión de Terceros > Altas > Colaboradores > Contratos Vinculados:

1. Acceda al menú Personalización de Tecnología > Campos;
2. Localizar el serviciosam/tercero;
3. Acceder a los campos de la entidadpersona de contrato;
4. Crear campos personalizados;
5. En Gestión de Terceros, acceda a la pantalla de registro;
6. Asegúrese de que los campos personalizados estén disponibles en la pantalla de edición del enlace.

Agregar los documentos a gestionar por el sistema. Se recomienda registrar primero los documentos propiamente dichos, y luego registrar empresas, contratos o colaboradores que estarán relacionados con los documentos.

Los documentos están asociados con un tercero; deben registrarse para cada empresa de terceros con la que el empleado tiene una relación. Esto significa que es posible asociar el mismo tercero con diferentes empresas, lo que permite que las fechas se superpongan entre enlaces.

El administrador del contrato ve todos los documentos asociados con los enlaces que le aparecen a su usuario.

1. En la Plataforma X senior, acceda al menú Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de terceros > Documentos;
2. Haga clic en el botónpara agregar;
3. En el campoNombre del documento, ingrese el nombre que se utilizará para representar este documento;
4. Haga clic en el botónAhorrar. El nuevo registro se mostrará en la lista de documentos;
5. Para editar o eliminar uno de los elementos registrados, simplemente selecciónelo y haga clic en el botón correspondiente a la acción deseada.

Considerando que los documentos que maneja esta solución pueden estar relacionados con terceras empresas, es necesario registrarlos para que se pueda realizar esta asociación en el sistema. La empresa aquí registrada será utilizada inicialmente por el administrador del contrato durante la definición de los contratos y sus requisitos, realizada posteriormente. Esta información también será accedida y confirmada en procedimientos futuros, realizados por el responsable del contrato en la empresa tercera, como se ve en el proceso "Verificar información de la empresa y adjuntar sus documentos".

1. En la Plataforma X senior, acceda al menú Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de terceros > Registros;
2. en la pestañaCompañías, Haga clic en el botónpara agregar;
3. Complete la información paraNombre comercial, razón social, CPF/CNPJ/CEI, registro estatal, Dirección deCorreo electrónico y número deTeléfono en la sección Datos Generales;

4. Seleccione el flujo de trabajo deseado en el campoFlujo de aprobación. Las opciones en este campo se enumeran según los procesos registrados en BPM para su uso con Gestión de Terceros. Para obtener más información, consulte ladocumentación BPM;
5. Opcionalmente, complete la información relativa a la dirección de la empresa en la sección Dirección;
6. Haga clic en el botónAhorrar para registrar la empresa. Esto muestra la sección Documentos de la empresa.

Ahora que la empresa está registrada, el siguiente paso es definir sus documentos. Para hacer esto, primero debe definir los requisitos en la pestaña Contratos, como se muestra en el siguiente proceso.

Una de las responsabilidades del administrador de contratos es definir la información de los contratos que serán gestionados por el sistema, así como los documentos requeridos por los mismos. Luego de registrar empresa(s) y documento(s) en los procesos anteriores, se puede definir esta información.

1. En la Plataforma X senior, acceda al menú Gestión de Acceso y Seguridad > Gestión de terceros > Registros;
2. En la pestaña Contratos, haga clic en el botónpara agregar;
3. En la sección Datos Generales, ingrese el nombre de la empresa previamente registrada en el campoEmpresa seleccionarlo;
4. Rellene otros datos generales relacionados con el contrato, como suNúmero EsDescripción. Para obtener información detallada sobre ciertos campos, consultela documentación de la pantalla del contrato;
5. El campoEtapa de aprobación se completa automáticamente de acuerdo con el estado actual de la solicitud. Para obtener más información, consulte ladocumentación de este campo;
6. Si estubieraintegrado con Ronda Senior y Dirección de Personas | HCM, complete los campos necesarios para dar de alta al empleado en estos sistemas:Sucursal de la Empresa Contratante (seleccione una Estructura Organizacional del tipo Sucursal),Ubicación predeterminada (seleccione una Estructura Organizacional de tipo Ubicación) yEscala estándar (aquí deberás definir el mismo código que una báscula en el sistema Ronda Senior y Gestión de Personas | HCM). Si no existe integración con los sistemas, estos campos son opcionales;

7. Por ahora, abandona el campo.Estado establecido en activo. Si este registro tiene que dejar de utilizarse en algún momento, no podrá eliminarse. Sin embargo, a través de este campo se puede desactivar;
8. Haga clic en el botónAhorrar para registrar la empresa. Con esto se muestra la sección de Documentos Requeridos;
9. Para otorgar acceso al sistema al responsable del contrato, rellene el formularioNombre EsApellido del responsable, suCorreo electrónico y definir unAcceso. El valor ingresado en este último campo será utilizado como nombre de usuario para que la persona acceda al sistema. La contraseña será definida por la persona en este momento;
10. Si los campos anteriores han sido completados, el botónEnviar acceso a Senior se mostrará. Haga clic en él paraenviar un correo electrónico al responsable del contrato de la empresa tercera, para que pueda acceder a la plataforma y realizar sus trámites (los cuales se pueden ver en el proceso “Verificar información de la empresa y adjuntar sus documentos” más adelante);
11. Para registrar los requisitos del contrato, en la sección Documentos Requeridos, haga clic en el botónpara agregar. Se abrirá una nueva pantalla;
12. En la pestaña Documento requerido de esta nueva pantalla, en el campoDocumento, seleccione el documento previamente registrado en el proceso "Registrar documentos a gestionar";
13. En el campoTitular del requisito, indique si en este contrato el documento en cuestión estará asociado a un tercero colaborador, contrato o tercera empresa. Esto definirá en cuál de estos tipos de registro se mostrará el documento. Por ejemplo: definir que el titular del documento es una tercera empresa lo mostrará en la lista de documentos requeridos por terceras empresas, si este contrato está asociado a alguna;
14. Si es necesario registrar un documento de este tipo para el contrato, seleccione el campoDocumento obligatorio. En caso contrario, el documento será facultativo en el contrato;
15. Indique en el campoTipo de validez, si la vigencia del documento será por un período (número de días, meses o años), definido en el propio documento o si no existe período de vigencia. Si se selecciona la opción "Período", se mostrarán nuevos campos para que se pueda definir la duración de este período;
16. Haga clic en el botónAhorrar. Será regresado a la pantalla anterior y el requisito registrado aparecerá listado en la sección Documentos Requeridos;
17. Para editar o eliminar uno de los elementos registrados, simplemente haga clic en el botónComportamiento y luego en la acción deseada.

Estos contratos pueden ser utilizados en los registros de empleados, tanto por el propio administrador del contrato como también por los responsables del contrato, cuyos procesos se verán más adelante.

El correo electrónico enviado al responsable de la tercera empresa podrá personalizarse previamente. Para eso:

1. En la plataforma X senior, acceda al menú Tecnología > Administración >Internacionalización;
2. Localizar la plataforma/servicio de usuarios externos;
3. Exporte el archivo (haciendo clicExportar), ábrelo y edita las siguientes claves:
   • platform.externalusers.confirm_email_body: clave en el centro de traducción que tiene el contenido del correo electrónico;
   • platform.externalusers.confirm_email_subject: clave en el centro de traducción que tiene el título del correo electrónico;
4. Una vez editado, importe el archivo nuevamente.

Si el correo electrónico no está personalizado, se enviará con el diseño predeterminado del sistema.

La pestaña Colaboradores permite agregar colaboradores al sistema y también asociarlos a contratos registrados en el proceso "Registrar contratos y sus requisitos", complementando los demás registros realizados.

1. Después de acceder a la Plataforma X senior, abra el menú Gestión de acceso y seguridad > Gestión de terceros > Registros;
2. En la pestaña Colaboradores, haga clic en el botónpara agregar de la lista de Colaboradores Activos;
3. Selecciona eltipo de documento que se utilizará para identificar a la persona. Las opciones en esta lista están registradas en elTipos de documentos;
4. Completar los datos generales de registro y también, opcionalmente, el domicilio del empleado;
5. Haga clic en el botónAhorrar para registrar estos datos. Al hacer esto, se muestra la sección Contratos vinculados;

6. Si ya hay contratos registrados y quieres agregar uno o más de ellos al colaborador, haz clic enNuevo bono. Se mostrará un nuevo panel a la derecha de la pantalla;
7. Localice el registro del contrato en cuestión utilizando el campoContrato y completa los demás detalles. Luego haga clicAhorrar;
8. Verifique los documentos requeridos en la lista Documentos del empleado, que se basan en el contrato seleccionado en el paso anterior. También se pueden consultar diversos datos sobre estos documentos, por ejemplo: si son obligatorios y el formato de su validez;
9. Para agregar un documento, haga clic en el botónComportamiento a la derecha de uno de los elementos de la lista y luegoIncluir. Se mostrará un nuevo panel a la derecha de la pantalla;
10. Introduce los datos necesarios en los campos de este panel. SiTipo de validez está "Definido en el documento", informar también alFecha de validez según la fecha de vencimiento del documento;
11. Haga clic en el botónAhorrar. Estarán disponibles las opciones para eliminar el registro y adjuntar archivos al documento;
12. Para agregar documentos al registro, haga clic enAdjuntar archivos y seleccione el archivo deseado;
13. clickea enCerrar finalizar el registro del documento;
14. Para notificar al revisor de datos del contrato que se ha realizado este registro y solicitar la verificación, haga clic en el botónSometer para aprobacion.

Inicialmente, deberá validar los datos de la empresa, que fueron registrados por el administrador por contrato, y realizar los cambios necesarios. Luego de esto y adjuntando los documentos de la empresa, esta información debe ser enviada para su validación por el revisor de datos del contrato (como se vio en el proceso de “Recibir y evaluar registros”).

1. Después de acceder a la Plataforma X senior, abra el menú Gestión de acceso y seguridad > Gestión de terceros > Registros;
2. En la pestaña Empresa, ubique el registro de la empresa en la lista;
3. Haga clic en el botónComportamiento bien y luegoPara editar;
4. Compruebe que la información proporcionada en el registro sea correcta. Si no es así, comuníquese con el administrador del contrato que completó estos datos para que los ajusten;
5. Consulte los documentos requeridos en la lista de Documentos de la empresa. También se pueden consultar diversos datos sobre estos documentos, por ejemplo: si son obligatorios y el formato de su validez;
6. Para agregar un documento, haga clic en el botónComportamiento a la derecha de uno de los elementos de la lista y luegoIncluir. Se mostrará un nuevo panel a la derecha de la pantalla;
7. Introduce los datos necesarios en los campos de este panel. SiTipo de validez está "Definido en el documento", informar también alFecha de validez según la fecha de vencimiento del documento;
8. Haga clic en el botónAhorrar. Estarán disponibles las opciones para eliminar el registro y adjuntar archivos al documento;
9. Para agregar documentos al registro, haga clic enAdjuntar archivos y seleccione el archivo deseado;
10. clickea enCerrar finalizar el registro del documento;
11. Para notificar al revisor de datos del contrato que se ha realizado este registro y solicitar la verificación, haga clic en el botónSometer para aprobacion.

Otro trámite que se debe hacer es validar los datos del contrato que han llegado, ajustar lo que sea necesario y adjuntar los documentos relacionados con los contratos. Esta información luego debe enviarse al revisor de datos del contrato para su validación (como se muestra en el proceso "Recibir y evaluar registros").

1. Después de acceder a la Plataforma X senior, abra el menú Gestión de acceso y seguridad > Gestión de terceros > Registros;
2. En la pestaña Contratos, ubique el registro del contrato en la lista;
3. Haga clic en el botónComportamiento bien y luegoPara editar;
4. Compruebe que la información proporcionada en el registro sea correcta. Si no es así, comuníquese con el administrador del contrato que completó estos datos para que los ajusten;
5. Verifique los documentos requeridos en la lista de Documentos del contrato. También se pueden consultar diversos datos sobre estos documentos, por ejemplo: si son obligatorios y el formato de su validez;
6. Para agregar un documento, haga clic en el botónComportamiento a la derecha de uno de los elementos de la lista y luegoIncluir. Se mostrará un nuevo panel a la derecha de la pantalla;
7. Introduce los datos necesarios en los campos de este panel. SiTipo de validez está "Definido en el documento", informar también alFecha de validez según la fecha de vencimiento del documento;
8. Haga clic en el botónAhorrar. Estarán disponibles las opciones para eliminar el registro y adjuntar archivos al documento;
9. Para agregar documentos al registro, haga clic enAdjuntar archivos y seleccione el archivo deseado;
10. clickea enCerrar finalizar el registro del documento;
11. Para notificar al revisor de datos del contrato que se ha realizado este registro y solicitar la verificación, haga clic en el botónSometer para aprobacion.

La pestaña Colaboradores muestra una lista de colaboradores activos registrados por el gestor, asociándolos a un contrato. El responsable del contrato también puede agregar aquí registros de empleados.

1. Después de acceder a la Plataforma X senior, abra el menú Gestión de acceso y seguridad > Gestión de terceros > Registros;
2. En la pestaña Colaboradores, haga clic en el botónpara agregar de la lista de Colaboradores Activos;
3. Selecciona eltipo de documento que se utilizará para identificar a la persona. Las opciones en esta lista están registradas en elTipos de documentos;
4. Completar los datos generales de registro y también, opcionalmente, el domicilio del empleado;
5. Haga clic en el botónAhorrar para registrar estos datos. Al hacer esto, se muestra la sección Contratos vinculados;

6. clickea enNuevo bono. Se mostrará un nuevo panel a la derecha de la pantalla;
7. Localice el registro del contrato en cuestión utilizando el campoContrato y completa los demás detalles. Luego haga clicAhorrar;
8. Verifique los documentos requeridos en la lista Documentos del empleado, que se basan en el contrato seleccionado en el paso anterior. También se pueden consultar diversos datos sobre estos documentos, por ejemplo: si son obligatorios y el formato de su validez;
9. Para agregar un documento, haga clic en el botónComportamiento a la derecha de uno de los elementos de la lista y luegoIncluir. Se mostrará un nuevo panel a la derecha de la pantalla;
10. Introduce los datos necesarios en los campos de este panel. SiTipo de validez está "Definido en el documento", informar también alFecha de validez según la fecha de vencimiento del documento;
11. Haga clic en el botónAhorrar. Estarán disponibles las opciones para eliminar el registro y adjuntar archivos al documento;
12. Para agregar documentos al registro, haga clic enAdjuntar archivos y seleccione el archivo deseado;
13. clickea enCerrar finalizar el registro del documento;
14. Para notificar al revisor de datos del contrato que se ha realizado este registro y solicitar la verificación, haga clic en el botónSometer para aprobacion.

En la pestaña Colaboradores es posible agregar colaboradores por lotes, utilizando archivos con la información.

1. Después de acceder a la Plataforma X senior, abra el menú Gestión de acceso y seguridad > Gestión de terceros > Registros;
2. En la lista de Colaboradores Activos, dentro de la pestaña Colaboradores, haga clic en el botónpara agregar y seleccione Agregar en lote. El sistema abrirá la pantalla Agregar Colaboradores;
3. Para descargar la plantilla de archivo, haga clic enDescarga la lista de modelos en la parte inferior de la pantalla;
4. Si ya tiene el archivo completo con la información del empleado, haga clic enAdjuntar archivos;

   Importante

   Los nombres de los títulos de las columnas en el archivo .CSV deben seguir el mismo orden establecido en la lista de modelos. La cumplimentación de información en algunas columnas debe seguir las siguientes reglas:

   • Elija uno de los tipos de documentos ya registrados a través de Menú > Gestión de Acceso y Seguridad > Altas Generales > Tipos de documentos. Por ejemplo: registre la opción CPF, en la pantalla mencionada anteriormente, e ingrese esta misma opción en la columna Tipo de documento del archivo .CSV;
   • El número de documento podrá contener una máscara y, si falta algún dígito, se agregará un cero a la izquierda;
   • En la columna ID de contrato, solo se deben completar números. La información debe ser obtenida en campo.ID de contrato, durante el registro del contrato en la pestaña Contratos;
   • Al completar la fecha, debe seguir el formato de fecha/mes/año. Por ejemplo: 12/12/2023;
   • Al completar la columna Sexo, elija una de las opciones: Mujer, Hombre, Desconocido;
   • Los valores completados en las columnas Código postal y Teléfono pueden contener una máscara. Por ejemplo: (99) 99999-9999 o 99999999999;
   • Ingrese el correo electrónico completo.
5. Verificar la información importada, asegurándose de que los valores de cada campo estén completados correctamente;
6. Después de comprobar que es correcto, haz clic en el botónAhorrar.

En la pestaña Colaboradores, el responsable del contrato puede visualizar los colaboradores registrados y luego deberá agregar los documentos que fueron solicitados en estos registros.

1. Después de acceder a la Plataforma X senior, abra el menú Gestión de acceso y seguridad > Gestión de terceros > Registros;
2. En la pestaña Colaboradores, ubique el registro del empleado en la lista;
3. Haga clic en el botónComportamiento bien y luegoPara editar;
4. Comprueba que los datos rellenados al registrarte son correctos. De lo contrario, realice los cambios necesarios y luego haga clic en el botónAhorrar;
5. Verifique la información del contrato en la lista de Contratos Vinculados;
   1. Si es necesario realizar cambios, haga clic en el botónComportamiento bien y luegoPara editar. Complete la información y haga clicAhorra
   r
   2. ;Si este contrato ha sido vinculado por error o no debe vincularse por algún otro motivo, haga clic en el botónComportamiento bien y luegoDesasociar.
   3. Si necesita agregar un nuevo contrato, haga clic enNuevo bono. Se mostrará un nuevo panel a la derecha de la pantalla. Localice el registro del contrato en cuestión utilizando el campoContrato y completa los demás detalles. Luego haga clicAhorrar
   ;
6. Verifique los documentos requeridos en la lista de Documentos del empleado. También se pueden consultar diversos datos sobre estos documentos, por ejemplo: si son obligatorios y el formato de su validez;
7. Para agregar un documento, haga clic en el botónComportamiento a la derecha de uno de los elementos de la lista y luegoIncluir. Se mostrará un nuevo panel a la derecha de la pantalla;
8. Introduce los datos necesarios en los campos de este panel. SiTipo de validez está "Definido en el documento", informar también alFecha de validez según la fecha de vencimiento del documento;
9. Haga clic en el botónAhorrar. Estarán disponibles las opciones para eliminar el registro y adjuntar archivos al documento;
10. Para agregar documentos al registro, haga clic enAdjuntar archivos y seleccione el archivo deseado;
11. clickea enCerrar finalizar el registro del documento;
12. Para notificar al revisor de datos del contrato que se ha realizado este registro y solicitar la verificación, haga clic en el botónSometer para aprobacion.

Después de que el revisor de datos del contrato evalúe los registros que se enviaron para su aprobación, el resultado puede ser una aprobación o desaprobación (como se muestra en el proceso "Recibir y evaluar registros"). En este último caso, es responsabilidad del responsable del contrato realizar los ajustes solicitados por el revisor.

Este asunto pendiente será notificado a través de Senior X Platform y/opor e-mail, dependiendo de cómo esté configurado en el sistema BPM - Business Process Management el flujo de aprobación seleccionado en estos registros.

Además, estas solicitudes se pueden monitorear a través de la pantalla del Centro de tareas de BPM. En los pasos siguientes, usaremos esta pantalla como ejemplo.

1. Después de acceder a la Plataforma X senior, abra el menú Plataforma X Senior > BPM > Centro de tareas;
2. Localizar los ajustes pendientes que deben ser atendidos;

3. Haga clic en el problema deseado. Se abrirá una pantalla que contiene un formulario cuyos campos varían según lo definido para este proceso en BPM;
4. Consulta los datos recibidos y sus detalles en los campos del formulario. Prestar atención a las solicitudes de ajuste y observaciones enviadas por el revisor;
5. Realizar correcciones a los registros correspondientes accediendo nuevamente a las pantallas de Gestión de Terceros, según los pasos mostrados en los procesos anteriores;
6. Al completar las modificaciones, comprobar que el campoEnviar para del Centro de tareas está configurado en "Continuar" y el campoResponsable tiene el usuario que revisó esta solicitud;
7. Haga clic en el botónMandar para enviar el problema nuevamente al revisor.

Luego, el revisor recibirá una notificación indicando que los ajustes se han completado y que este registro debe revisarse nuevamente.

Cuando los gestores de contratos o responsables de contratos envían documentos para su validación (como se ve en los procesos anteriores, cada vez que el usuario hace clic en el botónSometer para aprobacion), el usuario revisor de datos del contrato recibe una notificación en la Plataforma X senior. Esto indica que hay un documento pendiente de ser revisado por él. Dependiendo de cómo esté configurado en el sistema BPM - Business Process Management el flujo de aprobación seleccionado en estos registros, el revisor también podrá ser notificadopor correo electrónico.

Además, estas solicitudes se pueden monitorear a través de la pantalla del Centro de tareas de BPM. En los pasos siguientes, usaremos esta pantalla como ejemplo.

1. Después de acceder a la Plataforma X senior, abra el menú Plataforma X Senior > BPM > Centro de tareas;
2. Localice solicitudes de aprobación pendientes que deben abordarse. Pueden requerir la aprobación de una empresa externa (en cuyo caso el nombre de la empresa se mostrará en el título), un contrato (que mostrará el número de contrato en el título) o un colaborador (que mostrará el nombre del colaborador);

3. Haga clic en el problema deseado. Se abrirá una pantalla que contiene el formulario de aprobación, cuyos campos varían según lo definido para este proceso en BPM;
4. Consulta los datos recibidos y sus detalles en los campos del formulario. Consulte también los archivos adjuntos a la solicitud en la pestaña Adjuntos;
5. Establecer resultados de escaneo en el campoEnviar para:
   1. Si todo está bien, sin necesidad de correcciones ni observaciones, seleccione "Aprobado";
   2. Si hay que realizar cambios o ajustes, seleccione "Ajustes";
6. Haga clic en el botónMandar para finalizar la revisión y enviarla de vuelta al solicitante.

El solicitante luego recibirá una notificación de manera similar - BPM y/o correo electrónico, según el flujo de aprobación, además de ser ubicado en el Centro de Tareas.

Si el resultado final es una aprobación, el proceso se completa y se notifica a las personas involucradas. Si es un rechazo, se repite el ciclo anterior: el solicitante realiza los cambios y lo envía nuevamente a aprobación, hasta que no queda nada por corregir. Estos pasos se pueden ver en el proceso "Realizar ajustes después de que se rechace el registro".