O que muda com a nova Portaria 671 e os impactos nos produtos de Ponto da Senior

A Portaria/MTP nº 671, de 8 de novembro de 2021, publicada em no Diário Oficial da União (DOU) em 11/11/2021, trata de diversos assuntos da área trabalhista como Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), Contrato de Trabalho, Contratação de trabalhador brasileiro por empresas estrangeiras para execução do trabalho do exterior, Controle de jornada, dentre outros. Veja a publicação completa com suas retificações e atualizações posteriores, acessando Portaria 671 08.06.2022.

Essa Portaria revoga outras dezenas publicadas anteriormente centralizando assuntos pertinentes às regras trabalhistas e consolidou mais de 11 (onze) Portarias em relação ao Controle de Jornada, a partir de então, as regras de registro e controle de ponto/jornada ficam reunidas nas seguintes matérias legais:

• Constituição Federal de 1988 no art.7º, inciso XIII;
• Consolidação Das Leis Do Trabalho, art. 74;
• Decreto nº 10.854 de 2021, art. 31;
• Portaria 671 de 2021 do Ministério do Trabalho e Previdência.

Além de atualizar os leiautes de documentos utilizados para fins de fiscalização, foram apresentadas distinções e regras para 3 (três) tipos diferentes de sistemas/equipamentos de Registro de Ponto Eletrônico (REP), sendo eles REP-A, REP-C e REP-P .

Classificação de Registradores Eletrônicos de Ponto REP-A, REP-C e REP-P

Embora compartilhem de finalidade e algumas exigências em comum, os sistemas Registradores Eletrônicos de Ponto foram categorizados e diferenciados na Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

• Sistema de registro eletrônico de ponto Alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• Sistema de registro eletrônico de ponto Convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• Sistema de registro eletrônico de ponto via Programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Definição dos Registradores

REP-A

O REP-A é o conjunto de equipamento e programa de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho (somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho).

• assinar eletronicamente os documentos e relatórios fiscais, a assinatura deve utilizar certificado digital conforme autoridade certificadora ICP-Brasil;
• deve permitir a identificação de empregador e empregado;
• disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado;
• gerar arquivo AFD.

REP-C

O REP-C é o equipamento de processo único, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

• as assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-C devem seguir as disposições dos Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia - INMETRO;
• deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;
• deve ser cadastrado junto ao MTP;
• emitir a Relação Instantânea de Marcações;
• emitir um Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhado;
• gerar arquivo AFD;
• somente poderá conter empregados do mesmo empregador, trabalhadores temporários (Lei 6.019/74) e de empresas de um mesmo grupo econômico (Lei 5.452/43 – CLT).

REP-P

O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

• assinar eletronicamente os documentos e relatórios fiscais, a assinatura deve utilizar certificado digital conforme autoridade certificadora ICP-Brasil;
• deve atender os requisitos funcionais do anexo IX da Portaria;
• deve possuir número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI);
• emitir um Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhado;
• gerar arquivo AFD;

Documentos para fiscalização

Antes da publicação da Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), os documentos utilizados para fins de eventuais fiscalizações da jornada dos colaboradores eram os seguintes:

• Arquivo-Fonte de Dados Tratado - AFDT;
• Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais- ACJEF.

A partir da Portaria, ficam extintos os arquivos acima, e passam a valer:

AFD – Arquivo Fonte de Dados (existente anteriormente, porém atualizado): o AFD carrega os dados armazenados na memória dos equipamentos/sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (REP), no qual os dados armazenados não podem ser apagados ou alterados, garantindo a integridade de todas as marcações efetuadas naquele dispositivo. Este arquivo atende especificações de leiautes atualizados pela Portaria e publicações posteriores (como o caso da Portaria 1.486 de 2022 do MTP).

AEJ – Arquivo Eletrônico de Jornada: o AEJ é um arquivo que contém informações relativas ao pós-processamento dos dados gerados pelo REP-C, REP-A ou REP-P e deve ser gerado pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP), conforme leiaute definido.

ATTR - Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade (art. 89): os fabricantes ou desenvolvedores de sistema de registro de ponto e de programa de tratamento de registro de ponto deverão fornecer à empresa usuária do seu equipamento e/ou programa o ATTR, assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal da empresa fabricante/desenvolvedora, afirmando expressamente que seu equipamento e/ou programa atende às determinações da Portaria.

Espelho de Ponto Eletrônico: relatório que consolida e demonstra informações após o tratamento e apuração das jornadas do trabalhador.

Espelho Eletrônico de Ponto

Em seu artigo 84, a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) especifica informações mínimas a serem exibidas no Relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto.

O relatório que deve estar disponível para eventuais fiscalizações de um Auditor-Fiscal do Trabalho e também mensalmente para o trabalhador contendo:

• identificação do empregador contendo Nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• a informação do CNO e do CAEPF são opcionais conforme item 41 do sistema de Perguntas e Respostas da Portaria.
• identificação do trabalhador contendo Nome, CPF, Data de Admissão e Cargo/Função;
• data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• horário e jornada contratual do empregado;
• marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Os sistemas de Controle de Ponto e Gestão do Ponto da Senior disponibilizarão um modelo adequado às exigências, caso utilize algum outro software ou modelo customizado, verifique se o relatório emitido e disponibilizado está adequado a essas exigências.

PIS X CPF na identificação do trabalhador

Dentre as alterações apresentadas pela Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), está a nova forma de identificação do trabalhador através do CPF e não mais o PIS, como nas regras anteriores. Essa alteração afeta desde os arquivos fiscais como AFD e AEJ até a impressão do comprovante de marcações nos REPs e relatório de espelho de ponto.

Fique atento às rotinas do dia a dia do Departamento de Pessoal que podem ser impactadas com essa mudança:

• Equipamento/Relógio para registro de ponto como REPs e aplicativos de coleta de marcação devem emitir o comprovante da marcação com identificação do CPF e, portanto, requer uma atualização cadastral das bases de dados de trabalhadores que não continham essa informação.
• Geração do arquivo AFD: esse arquivo, além de sua finalidade para fiscalização, em muitos casos é utilizado como leiaute padrão para integração entre os diversos registradores de marcações e os sistemas de controle e gestão de ponto, portanto, nestes casos, devem ser adaptadas as rotinas de sincronização de trabalhadores e exportação das marcações.
• Relatório de Espelho de Ponto Eletrônico que deve identificar o CPF do trabalhador. Por ser um relatório passível de customização e não existir um padrão único, o arquivo disponibilizado pode precisar de adequações. Veja aqui mais detalhes.

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