Definição do Plano de Vagas

A análise de impacto da ativação do quadro de vagas consiste no alinhamento das áreas da organização que serão impactadas pela sua implantação nos postos de trabalho.

Este alinhamento é importante para garantir o controle efetivo e levantamento de possíveis adequações necessárias ao processo.

Abaixo estão os processos que devem ser avaliados na organização para fazer este levantamento, e os módulos envolvidos:

• Recrutamento e seleção

Quando são usadas as rotinas de requisição de pessoal do módulo Recrutamento e Seleção, no momento do lançamento dessas requisições o módulo Quadro de Vagas verifica a disponibilidade da vaga no quadro, permitindo ou não o lançamento.

Se o gestor precisar alterar o quadro, solicitando uma vaga por exemplo, será necessário criar as propostas de quadro de vagas, sendo esse um processo distinto no módulo Quadro de Vagas.

• Admissão de colaboradores

Ao admitir colaboradores, o quadro de vagas poderá ou não ser consistido, sendo necessário que o posto esteja disponível para a alocação do colaborador. O módulo permite controlar especificamente as vagas de menores aprendizes e pessoas com deficiência (PcD), apresentando filtros e consultas em relatório para estes tipos de vaga.

• Movimentação de colaboradores

Ao alterar os históricos dos colaboradores, através da movimentação do seu posto de trabalho, o sistema poderá ou não verificar a disponibilidade no quadro, bloqueando o seu lançamento no caso de inexistência de uma vaga.

A inclusão, alteração ou exclusão dos afastamentos poderão ser controlados no quadro, através da parametrização específica em cada código de situação. As rescisões são consideradas como afastamentos pelo sistema, portanto também refletem no controle do quadro.

• Orçamento de pessoal

O módulo de Quadro de Vagas é pré-requisito para a implantação do módulo Orçamento de Pessoal. Ao criar e oficializar os cenários de orçamento, serão disponibilizadas as informações e a atualização do quadro.

• Postos de trabalho

Com a implantação do quadro de vagas, a estrutura de postos deverá atender à implantação do módulo e às demais funcionalidades do sistema.

Para o processo de criação das propostas (por exemplo aumentando o número de vagas ou criando um novo posto de trabalho), normalmente a estrutura organizacional já atende a esta demanda. Porém, caso isto não esteja estruturado no sistema, é necessário definir uma hierarquia de postos que esteja em acordo com esse processo.

A configuração do plano de vagas determinará os parâmetros de controle do quadro de vagas, orientando as permissões e bloqueios do quadro de vagas.

Esta definição é feita por estrutura de postos e, caso sejam estabelecidas as vigências do quadro, ele poderá ou não sofrer revisões periódicas conforme a política da empresa (semestrais ou anuais, por exemplo).

Definições iniciais:

1. Acesse Diversos > Assinalamentos (FR000ASS), guia Controle de Vagas.
2. No parâmetro Habilita Legado QL, defina se a rotina por local/centro de custo deve ser considerada ou não.
   
   Se o seu sistema já foi implantado com a rotina de posto de trabalho e não faz o controle de quadro por local/centro de custo, o parâmetro será definido como "N - Não". Caso use o módulo com a rotina por local/centro de custo e passe a usar o controle por posto, o valor será "S - Sim".
3. Informe "S - Sim" em Utiliza Controle Vagas por Posto, para indicar ao sistema que o controle do quadro será feito por posto de trabalho.
4. Caso utilize o módulo Recrutamento e Seleção, se desejar pode indicar "S - Sim" no campo Manter Históricos das Reservas de Vagas Requisições. Isto fará com que, ao finalizar, cancelar ou suspender uma requisição de vaga usando este módulo, caso haja candidatos pendentes para admissão no Administração de Pessoal, o sistema manterá a reserva de vaga até a sua efetivação. Caso mantenha como "N - Não", esta reserva não será feita.

Definições no cadastro da empresa:

1. Acesse Empresas > Empresas (FR030EMP).
2. Na guia Cadastro, preencha o parâmetro Utiliza Controle de Compromissos. Se a rotina de calendário de compromissos estiver em uso e habilitada na proprietária, este campo permite que as propostas pendentes para aprovação sejam controladas através da rotina de controle de compromissos.
3. Na guia Posto de Trabalho, verifique qual estrutura de postos está em uso.

Definições do Posto de Trabalho:

1. Em Tabelas > Postos de Trabalho > Perfil (FR017PER), cadastre o perfil agrupador e verifique qual o perfil ocupável.
   
   Os postos com perfil ocupável são aqueles que são de fato ocupados por colaboradores. Neste caso, as vagas são controladas no próprio posto.
   
   Caso haja necessidade de agrupar vários postos de trabalho para controlar as vagas em um posto agrupador, deve haver um perfil de postos agrupadores.
2. Através do menu Tabelas > Postos de Trabalho > Hierarquia, certifique-se de que já existe uma hierarquia de postos definida no sistema. A hierarquia será necessária posteriormente, para o processo de administração e manutenção do quadro.

Definições de situações:

O cadastro de situações é compartilhado por todos os módulos do Gestão de Pessoas | HCM. Para o Quadro de Vagas, existem as seguintes definições:

1. Acesse Tabelas > Gerais > Situações (FR010SIT).
2. Em Considera Afastados Quadro, indique "S - Sim" para as situações que devem ser consideradas na composição do quadro de colaboradores afastados.
3. Para cada situação que tenha indicado "S - Sim" no passo anterior, se desejar, informe também a quantidade de dias de carência para que o afastamento seja considerado no quadro.

Definições do plano de vagas por estrutura de postos:

Estas são as principais parametrizações referente ao plano de vagas:

1. Acesse Tabelas > Postos de Trabalho > Estrutura (FR017EST), guia Planos de Vagas.
2. Informe as datas de início e fim do período de vigência do plano de vagas.

3. Verifique se serão aplicadas consistências nas transferências/movimentações dos colaboradores e também se deve ser aplicado o conceito de dias de carência. Um uso comum deste controle ocorre nos casos de afastamento, onde é possível especificar uma quantidade de dias (carência) para que este afastamento seja considerado no quadro de vagas.
4. Na grade Empresas que utilizam o plano de vagas, determine quais empresas estarão na abrangência deste plano. Todas as empresas definidas na grade devem possuir a mesma estrutura de postos. Para empresas com estruturas diferentes, devem ser criados planos de vagas independentes.

Para agilizar o processo de cadastramento de novas competências, é possível também efetuar a duplicação do plano de vagas, através do botão Duplicar.

Após a definição do plano de vagas, o processo segue para a Gestão do Quadro de Vagas, onde é feita a administração, manutenção e acompanhamento dos quadros existentes. Esta etapa está detalhada na documentação específica deste processo.