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Gestão de Coletores
A gestão de coletores tem como objetivo manter o registro e a configuração dos dispositivos que irão coletar as marcações diárias dos colaboradores da empresa. Estas marcações poderão ser de acesso, ponto ou até mesmo de controle do refeitório.
O tipo mais comum de coletor é o Registrador Eletrônico de Ponto (REP), utilizado para o registro de jornada de trabalho dos colaboradores. Pode emitir e controlar documentos de natureza fiscal referentes às entradas e saídas no local de trabalho.
Para executar este processo é necessário ter o conhecimento dos equipamentos utilizados pela organização, informações do leiaute e funções utilizadas. Caso seja necessário, estas informações devem ser solicitadas ao fornecedor do equipamento.
Os REPs emitem o arquivo de marcações no formato chamado de Arquivo-Fonte de Dados (AFD). A legislação que regulamenta o uso destes equipamentos é a Portaria 1510 e Portaria 671 do Ministério do Trabalho, que estabelece os prazos, regras, atestados e certificações exigidos. É isto que define o leiaute do arquivo que será importado pelo sistema para leitura das marcações.
Fluxo do Processo
O que você pode fazer:
Avaliar o leiaute coletor do REP
Antes de iniciar o processo de configuração dos coletores é necessário conhecer a estrutura do leiaute do arquivo .TXT emitido por eles, que será importado no sistema. O mapeamento da posição dos campos abaixo é obrigatório para importação do arquivo:
- Data da marcação
- Hora da marcação
- Código do coletor
- Código do crachá do colaborador
Existem outras informações que podem ser complementadas, porém, dependerão do modelo fornecido pela empresa do equipamento. É preciso utilizar a mesma codificação presente no arquivo para definição dos coletores no Controle de Ponto.
Para atender à Portaria 1510 e Portaria 671, caso só existam coletores com arquivo de marcações em formato AFD, não será necessária a montagem dos leiautes, mas sim utilizar as informações do código do modelo e número fiscal.
Cadastrar sites
Um site representa um possível agrupamento de coletores que pode ocorrer na empresa. O site pode ser também representado pelo código das plantas dos coletores. Desta forma, permite que a mesma base tenha coletores com o mesmo código, mas com o uso da marcação diferente, pois o coletor é cadastrado por site.
Efetue o cadastro pelo menu Coletores > Sites (FR058PLT), com a descrição da localidade a qual pertence o site (planta) em questão.
A utilização de sites não é obrigatória, portanto, caso seu uso não seja necessário, o site "001 - Padrão" será adotado pelo sistema.
Cadastrar modelos de coletor
O cadastro de modelos compreende as definições do leiaute do arquivo de marcações gerado pelo coletor e as informações da sua codificação.
Nesse cadastro indicamos se o coletor é do tipo AFD (REP), onde a estrutura do leiaute não precisa ser definida. Se o coletor não for um REP, indique os dados dos leiautes através dos registros, que são compostos por letras em formato de memórias para determinar as informações. Será necessário indicar o diretório onde serão salvas as marcações aceitas ou rejeitadas.
Para fazer as definições dos modelos de coletor, acesse o menu Coletores > Modelos (FR058MOD) e informe o tipo do modelo do coletor, o protocolo de comunicação, se a leitura será no formato de arquivo AFD (conforme Portaria 1510) ou se as marcações serão geradas em um determinado formato (leiaute). Defina também o diretório de marcações, que será utilizado para efetuar a apuração das marcações caso o dispositivo não seja on-line.
Para montar o leiaute, o sistema disponibiliza as seguintes opções:
- Registro Mestre:
- D: para o dia;
- M: para o mês;
- A: para o ano;
- h: para a hora;
- m: para o minuto;
- E: código da empresa.
- Registro das Marcações:
- C: código do crachá do colaborador;
- D: dia da marcação;
- M: mês da marcação;
- A: ano da marcação;
- h: hora da marcação;
- m: minuto da marcação;
- R: código do relógio da marcação;
- r: código Alfanumérico do relógio da marcação;
- F: código da função da marcação;
- X: código da função da marcação, em hexadecimal;
- q: quantidade, usar no máximo quatro letras (qqqq);
- d: direção da marcação. (Atualmente a direção da marcação não irá influenciar o cálculo);
- P: código do site. Somente deve ser informado quando utiliza rotina de Sites;
- p: código do PIS do colaborador;
- E: Número do REP - Número Fiscal do Coletor;
- S: Número NSR da marcação.
Cadastrar coletores e funções
No cadastro de coletores é preciso indicar os equipamentos que geram os arquivos de marcações. Nesse cadastro, além de indicação do modelo e forma de comunicação (on-line ou off-line) informe o número fiscal do coletor no caso de ele ser um REP (Portaria 1510).
Durante a apuração será possível visualizar essas informações nas marcações eletrônicas e também na tela de consulta de marcações. Caso o coletor não seja do tipo REP, opcionalmente poderá ser parametrizada também a utilização de código de funções, onde antes de passar o crachá no coletor, o colaborador deverá pressionar o botão Função, que pode representar alguma ação diferenciada. Esse recurso é mais utilizado em coletores ou catracas específicas para, por exemplo, efetuar a reserva de almoço usando um determinado código de função no relógio ao passar o crachá.
- Acesse o menu Coletores > Cadastro (FR058RLG) e, entre as informações da guia Cadastro, indique a forma de comunicação (on-line ou arquivo) o IP do dispositivo (caso seja on-line), entre outras opções.
- Na guia Endereço, informe o endereço do coletor. Este campo será utilizado nos relatórios fiscais.
- Informe, na guia Listas, as listas que poderão ser geradas para este coletor. A geração de listas é efetuada em Coletores > Geração de Listas ().
- Na guia Histórico de Números Fiscais, é possível informar mais de um número fiscal para um relógio coletor de marcações. Os históricos de número fiscal devem respeitar o período um do outro, não gerando sobreposição. Caso ocorra sobreposição entre os registros, o sistema irá emitir uma mensagem de alerta.
- Acesse o menu Coletores > Funções (FR058FNC) e cadastre as funções desejadas, como, por exemplo, reserva de lanche.
Cadastrar separação de marcações
O cadastro de separação é necessário para indicar ao sistema qual a funcionalidade de determinado coletor. Um coletor pode ser dos vários tipos, sendo os principais:
- 01 - Acesso
- 02 - Marcação de Ponto
- 03 - Refeitório
- 17 - Aplicação de Vacina (usado no processo de Vacinação do módulo de Medicina)
Quando um coletor é do tipo REP, o cadastro da separação de marcações é opcional, pois o entendimento do sistema é sempre como "02 - Marcação de Ponto". Podem ser definidas ainda separações especiais (exceções) por empresa, colaborador e filial, por exemplo.
Após a configuração, o processo de apuração está devidamente parametrizado para leitura dos arquivos.
Acesse o menu Coletores > Separação de Marcações > Gerais (FR058SEP) e indique como o sistema deve separar as marcações. É fundamental que o cadastro esteja correto para que as marcações sejam separadas também corretamente. Ou seja, de acordo com esta separação, o sistema saberá se é marcação para o refeitório e uma determinada refeição, reserva de lanche/refeição, marcação de ponto, entre outras possibilidades.
Caso haja algum colaborador que precise de separações especiais, acesse Coletores > Separação de Marcações > Especial Colaborador (FR058SES) e informe as exceções, seja por colaborador, empresa, filial, ou outros. A informação preenchida nesta tela sobrepõe as informações da separação de marcações gerais.
Emitir relatórios
- Cadastro de Coletores
- Coletores > Listar > Modelo 08.
- Separação de Marcações
- Coletores > Listar > Modelo 09.
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