Necessidades

A necessidade de compras tem o objetivo de registrar os produtos ou serviços que precisam ser adquiridos pela empresa.

Lista de necessidades de compra

Visualize as necessidades de compra geradas por intermédio de atendimentos de demanda do tipo Comprar.

1. Acesse Suprimentos > Gestão de compras > Necessidades de compra > Necessidades;
2. Nos Filtros, o único campo obrigatório é o da Empresa, porém é possível utilizar os seguintes campos para tornar a pesquisa mais precisa:
   Filtros disponíveis

   • Filial: Permite informar múltiplas filiais relacionadas a empresa informada no filtro;
   • Item: Permite informar múltiplos itens relacionados a empresa informada no filtro;
   • Documento: Permite informar múltiplos documentos de demanda relacionados a empresa e filiais informadas no filtro;
   • Situação: Permite informar múltiplas situações das necessidades de compra. As situações disponíveis são:
     • Atendida: Pedido de compra gerado com a quantidade total da necessidade de compra;
     • Cancelada: Quando a necessidade de compra está cancelada;
     • Em atendimento: Já foi iniciado o processo de atendimento da necessidade de compra;
     • Em recebimento: Quando existe necessidade vinculada a uma nota fiscal em processo de fechamento ou uma nota fiscal fechada porém com recebimento parcial da necessidade de compra;
     • Pendente: Não foi iniciado o processo de atendimento;
     • Recebido: Quando já foi recebida a quantidade total da necessidade de compra;
     • Em Cancelamento: Quando a necessidade de compras está em processo de cancelamento. Aguardando o retorno do cancelamento do atendimento da demanda;
     • Erro Cancelamento: Quando ocorre algum erro no processo de cancelamento da necessidade de compra.
   • Solicitante: Permite informar o usuário que realizou o atendimento da demanda gerando a necessidade de compras. O campo aceita múltiplos registros;
   • Responsável: Permite informar o usuário responsável pela necessidade de compra. O campo aceita múltiplos registros;
   • Data inicial: Data prevista do início do atendimento;
   • Data final: Data prevista do fim do atendimento;
   • Apenas sem responsável: Indica se deve retornar apenas necessidades de compra sem responsável informado.
3. Clique em Filtrar após terminar de preenchê-los.

Recebimento

As situações do filtro citado acima, Em recebimento e Recebido são utilizadas no processo de recebimento de mercadoria.

Recebido ou em recebimento significa que a mercadoria solicitada entrou e está reservada no estoque. O processo de recebimento é iniciado no fechamento da nota de entrada, esta que foi gerada por intermédio de um pedido de compra, com itens vinculados à necessidade de compras que foram geradas através do processo de atendimento de demanda.

O fechamento da nota realiza a entrada da mercadoria total ou parcial e efetua as reservas para as necessidade de compras.

Adicionar necessidade de compras

• Na lista de necessidades de compra, em Ações, é apresentada a opção de Adicionar necessidade de compras. Clique nesta opção para acessar a tela de preenchimento dos dados da necessidade;
• Necessidades de compra manuais são criadas com a situação Pendente, possibilitando realizar o atendimento;
• Ao receber a nota fiscal relacionada à essa necessidade, realiza-se a entrada do material diretamente para estoque, e após atualização da situação e quantidades recebidas no pedido de compra, as necessidades manuais são atualizadas para Recebidas no processo de atendimento. Esse processo ocorre somente após a finalização de todos os eventos de integração da nota fiscal;

Aprovar necessidade de compra via BPM

O ERP senior X oferece a opção de controlar as necessidades de compra por meio de um fluxo de aprovação integrado ao BPM, possibilitando sua aprovação ou reprovação. Esse processo garante maior visibilidade e controle sobre os itens a serem adquiridos.

A funcionalidade está disponível tanto para as necessidades de compra geradas manualmente, quanto para aquelas originadas pela gestão de demandas.

Para integrar o processo de aprovação ao sistema, é necessário realizar duas etapas principais: habilitar a aprovação no BPM e configurar a filial. A seguir, você encontra o passo a passo para cada uma dessas etapas.

Como configurar o sistema para permitir a aprovação via BPM?

Habiltar a aprovação no BPM

1. Acesse o menu XPlatform > BPM > Processos;
2. Clique no botão Novo processo, e em seguida em Templates BPM;
3. Na seção Templates BPM, clique na opção Templates disponíveis da plataforma;
4. Na opção de template Aprovação Necessidade de Compra do ERP X, clique no botão para expandir as opções e em seguida clique em Novo Processo;
5. Clique em Criar versão.

Configurar filial

Após habilitar o template no BPM, é necessário configurar a filial para utilizar o processo de aprovação de necessidade de compra:

1. Acesse Cadastros > Filiais;
2. Na Lista de Filiais, selecione a filial desejada e clique no botão Editar;
3. Em Detalhes da Filial, acesse Suprimentos e em seguida a guia Compras;
4. Selecione o registro e clique no botão Editar;
5. Na seção Necessidade de Compra, defina a opção Necessidade de compra sujeita a aprovação como Sim;
6. No campo Fluxo de aprovação da necessidade de compra, selecione a opção Aprovação necessidade de compra;
7. Por meio do campo Cancela automaticamente necessidade de compra reprovada, é possível configurar o sistema para que, quando uma necessidade de compra for reprovada no BPM, ela seja automaticamente marcada como Cancelada.
8. Clique em Salvar.

Como realizar a aprovação via BPM?

Após a configuração do sistema, quando uma necessidade de compra for gerada, ela será automaticamente marcada como Em aprovação. O gestor responsável pela aprovação será notificado pelo sistema. Ao acessar a notificação, o gestor poderá tomar uma das seguintes ações:

• Aprovação: Caso a necessidade de compra seja aprovada, sua situação será alterada para Pendente, permitindo que o fluxo continue;
• Reprovação: Se a necessidade de compra for reprovada, ela será marcada como Reprovada por padrão. Caso o cancelamento automático esteja habilitado, a situação será alterada para Cancelada.

Lead time

Na Lista de Necessidades de Compras é possível consultar informações acerca dos lead times de operação e de compra, através das 3 colunas listadas abaixo:

• Data prevista início atendimento: Data calculada como o início do leadtime de operação. Para isso, o sistema utiliza o seguinte cálculo: data de entrega - lead time de compra - leadtime de operação. Caso seja apresentado este ícone , significa que existem necessidades de compra urgentes vinculadas ao processo de atendimento.
• Data prevista fim atendimento: Data calculada como o fim do leadtime de operação. Para isso, o sistema utiliza o seguinte cálculo: data prevista início do atendimento + lead time de operação.
• Lead time de compra: Tempo do lead time de compras indicado no cadastro do produto ou serviço.

Veja no exemplo como são feitos os cálculos para a Data prevista início atendimento e para a Data prevista fim atendimento:

Exemplo

• Um produto possui a data de entrega definida para o dia 21/11.
• O lead time de compra apontado no cadastro do produto é de 6 dias.
• O lead time de operação apontado no cadastro do produto é de 5 dias

Cálculo para a Data prevista início atendimento: Data de entrega (21/11) - lead time de compra (6 dias) - Lead time de operação (5 dias). Desta forma, a data prevista para o início do atendimento será dia 10/11.

Cálculo para a Data prevista fim atendimento: data prevista início atendimento (10/11) + lead time de operação (5 dias). Desta forma, a data prevista para o fim do atendimento será dia 15/11.

O que você pode fazer:

Assumir ou designar necessidade de compras

Para facilitar a identificação das necessidades que estão sendo tratadas por outros usuários, cada registro pode ser assumido ou delegado para um responsável, que será identificado na listagem das necessidades.

Para isso, acesse a tela de filtros das necessidades, escolha uma ou mais necessidades listadas e clique em Assumir. Para delegar uma ou mais necessidades a um usuário específico, na tela de necessidades de compra, escolha uma ou mais necessidades listadas, clique em Designar e defina quem será responsável.

Importante

Somente é permitido assumir ou designar necessidade de compras que estejam com a situação Pendente.

Cancelar necessidade de compras

Esta ação é utilizada quando esse documento não será mais utilizado. Implica, também, no cancelamento do atendimento da demanda. Ou seja, existem duas ações que são realizadas ao cancelar uma necessidade de compras: o cancelamento da necessidade e o cancelamento do atendimento da demanda que deu origem a necessidade.

Você pode cancelar uma necessidade que ainda esteja Pendente por meio da Lista de necessidades de compra. Selecione uma necessidade, clique em Ações e em Cancelar.

Rateio na necessidade de compra

O rateio na necessidade de compra pode ser herdado de uma requisição, ou então gerado através de uma demanda independente. Para entender como funciona este processo, acesse a documentação de Rateio na necessidade de compra.

Veja também:

• Processo de atendimento