Pedido de compra

Transação

Para que o ERP senior X sugira a transação automaticamente ao criar um pedido, você precisa, na tela de Transações, escolher uma e especializá-la em Em suprimentos, guia Geral.

Preço

Você pode cadastrar uma tabela de preço para os fornecedores. Dessa forma, ao digitar o pedido, o preço dos produtos será sugerido automaticamente.

Tela com as informações básicas de um pedido, como Empresa, Filial, Fornecedor e Transação de produto e de serviço.

O campo Data e hora da emissão representa o início do lead time de compra, conforme configurado no cadastro do produto ou no cadastro do serviço. Pode ser alterado caso necessário.

Sugestão da cotação

Quando uma moeda diferente da moeda da empresa é informada, os campos Data da Cotação da Moeda e Valor da Cotação são habilitados para preenchimento.

• A data é sugerida automaticamente pelo sistema, correspondendo à data de emissão do pedido;
• O valor da cotação é sugerido a partir da busca realizada pelo sistema para a moeda especificada, e com base na Data da Cotação da Moeda;
• Ambos os campos podem ser editados.

Se a Data da Cotação da Moeda for alterada, o sistema realiza uma nova busca pela cotação, utilizando a data informada.

Ao alterar a data de emissão do pedido, se a moeda informada for diferente da moeda da empresa, uma mensagem é exibida, informando que a data de cotação será alterada para coincidir com a nova data de emissão do pedido.

• Em caso de confirmação, a data de cotação é ajustada e uma nova busca de cotação é realizada;
• Caso não confirmar, a data de cotação permanece inalterada.

Importante

Caso os valores relacionados ao uso de uma moeda diferente da moeda da empresa sejam definidos durante o processo de atendimento, sua edição não será permitida. Isso assegura que o fechamento do pedido ocorra de forma correta. Para realizar ajustes nos valores, será necessário cancelar o pedido e reiniciar o processo de atendimento.

Endereço fiscal

Um fornecedor pode possuir múltiplos tipos de endereço, incluindo o endereço fiscal, que é o local oficialmente registrado para fins tributários e legais onde a empresa realiza suas atividades comerciais.

Deste modo, caso o campo Endereço fiscal seja preenchido, ele se torna o endereço oficial para faturamento, devolução, complemento e ajuste.

Ao preencher este campo, o sistema se comporta da seguinte forma:

• A CFOP é sugerida e os impostos são calculados considerando o estado que consta no cadastro do endereço fiscal;
• O preenchimento do estado é obrigatório no cadastro do endereço fiscal devido ao cálculo de impostos;
• Caso o endereço fiscal atribuído nos dados gerais do pedido também esteja classificado como endereço de entrega, este código de endereço é replicado automaticamente para o endereço de entrega.

Nesta etapa são lançados os dados referentes ao item que será comprado.

Ao gerar um pedido com uma moeda diferente daquela parametrizada para a empresa, os valores informados nos itens devem considerar a moeda informada na etapa de Dados Gerais do pedido. Já os impostos são calculados e apresentados na moeda da empresa.

É possível informar o motivo da situação, com intuito de, por exemplo, instruir o comprador a prosseguir de determinada forma no restante do processo. Veja abaixo:

Guia Tributos

É possível parametrizar o sistema para realizar o cálculo automático dos impostos relacionados ao item de cada documento fiscal através do serviço do Perfil Tributário que está relacionado na sua empresa/filial. No menu Cadastros > Impostos > Perfil Tributário estão todas as parametrizações necessárias para realizar este cálculo. Para mais detalhes acesse a documentação de Perfil Tributário.

Durante o cálculo dos impostos no documento fiscal, é possível acessar de maneira rápida a parametrização do perfil tributário utilizada no cálculo para cada imposto. Veja mais detalhes:

Acesso rápido das parametrizações fiscais

Primeiro, para acessar a tela de tributos do item, siga os passos abaixo:

1. Na Lista de Itens, selecione o item desejado e clique em Editar;
2. Clique na guia Tributos;
3. Clique no tributo desejado para visualizar os parâmetros disponíveis.

Ao lado de cada tributo há este ícone , no qual, ao clicar, permite um acesso rápido à parametrização do perfil tributário que foi utilizada no cálculo do imposto.

O link para esta parametrização é a nível de imposto, uma vez que cada imposto pode utilizar configurações do perfil distintas.

Este acesso rápido está disponível para qualquer situação do documento, seja em digitação, fechado ou cancelado, desde que tenha sido realizado o cálculo automático pelo sistema.

Cálculos dos impostos manuais ou alterados pelo usuário

O link para a parametrização do perfil tributário está disponível somente para os cálculos dos impostos automáticos.

Para impostos calculados manualmente, o link não está acessível devido ao imposto possuir cálculo manual.

O ícone é demonstrado em todos os impostos, porém, pode estar habilitado ou desabilitado:

• Quando há parametrização no perfil tributário e foi efetuado o cálculo do imposto mediante o serviço do perfil, o ícone fica habilitado e com a descrição Acessar parametrização;
• Quando não há parametrização no perfil tributário e não foi efetuado o cálculo do imposto , o ícone fica desabilitado e com a descrição Parametrização inexistente.

Observação

Em um cenário onde tenha ocorrido o cálculo automático pelas parametrizações do perfil tributário e tenha sido realizado qualquer alteração manual neste cálculo, o link para a parametrização não estará mais disponível, uma vez que o cálculo do imposto passa a ter o status manual.

Lembrando que, quando existir um cálculo do imposto sugerido pelo sistema e for alterado o campo da Situação Tributária, Natureza da Receita, Regime Tributário ou qualquer informação que invalide a parametrização sugerida, o cálculo do imposto torna-se manual. Desta forma, não será mais apresentado o link para parametrização.

Como cancelar um item do pedido de compra?

Para efetuar o cancelamento, a situação do pedido deve ser Fechado - Saldo total para receber ou Fechado - Saldo parcial para receber. Veja abaixo como proceder:

1. Na Lista de Itens, clique no botão Ações do item desejado, e em seguida clique em Cancelar;
2. Na tela Cancelar item do pedido de compra, preencha o campo Quantidade a cancelar com um valor menor ou igual à quantidade em aberto;
3. Clique em Cancelar item.

Regras para cancelamento de item de pedido vinculado à necessidade de compras

Quando ocorre este cenário?

• Quando o item do pedido de compra possui vínculo com a necessidade de compra;
• Neste cenário, ocorre a integração com o serviço de necessidades de compra.

O que acontece após o cancelamento?

O item do processo de atendimento relacionado ao item do pedido de compra também é cancelado. Para mais informações, acesse a documentação do processo de atendimento.

Quais são as regras para este tipo de cancelamento?

• Somente itens com situação Fechado - Saldo total para receber podem ser cancelados;
• A quantidade a cancelar informada deve ser igual à quantidade em aberto do item;
• Ao solicitar o cancelamento, o item do processo de atendimento vinculado ao item do pedido de compra também é cancelado;
• Caso ocorra algum erro no cancelamento do item do processo de atendimento, a situação do item do pedido de compra não é alterada.

As informações cadastrais podem ser informadas a fim de complementar os dados do pedido de compra, sejam elas referente a observações, transporte ou valores.

1. Alguns dos dados adicionados podem alterar os valores dos itens. É o caso das despesas adicionais, que são acrescidas no valor líquido do pedido, e, necessariamente, refletem no valor líquido do item. A distribuição destes valores nos itens é feita com base nas parametrizações comerciais da filial.
   São estes os valores adicionais:

   (+) Valor do seguro
   (+) Valor de embalagens
   (+) Valor de encargos
   (+) Valor de outras despesas
   (+) Valor do frete

   O ERP senior X ainda sugere valores para os seguintes campos:

   • Transportadora;
   • Tipo de frete;
   • Desconto adicional.

Importante

• O valor do seguro apenas será acrescido no valor líquido caso a transação esteja definida para Somar o seguro.
• O valor do frete apenas será acrescido no valor líquido, quando o Tipo do frete estiver definido como Contratação do frete por conta do destinatário (FOB).
• O Valor de frete destacado e o Valor de outras despesas destacadas são apenas informativos e não impactam no valor líquido do item.
2. Ao gerar um pedido com uma moeda diferente daquela parametrizada para a empresa, todos os campos de moeda herdam a moeda informada na etapa de Dados Gerais do pedido. Os campos de data de cotação, herdam a data de cotação também informada na etapa de Dados Gerais.
   • Caso o valor de cotação do pedido de compra seja alterado após já ter inserido itens e/ou informações de valor nas informações adicionais, os valores serão recalculados.
3. O campo Data de entrega do pedido de compra traz a data informada no processo de atendimento do pedido e pode ser alterada caso necessário.
4. Podem ser adicionadas observações no pedido, sejam elas manuais ou automáticas. Todas as observações serão listadas, para histórico.
5. É possível também informar o motivo da situação, com intuito de, por exemplo, instruir o comprador a prosseguir de determinada forma no restante do processo.
• Para isso, no campo Motivo de situação específica busque o texto a ser adicionado conforme o cadastro de motivos e observações feitos em Cadastros > Motivo da situação/observação. Para mais informações de como realizar este cadastro, clique aqui.
• Após o preenchimento do Motivo de situação específica, o campo Observação do motivo receberá como sugestão o texto correspondente.
6. Você pode incluir o motivo da situação no relatório impresso do pedido de compra. Esta informação será exibida no campo Observações específicas do relatório.
• Para isso, na Lista de Observações, clique em Adicionar;
• No campo Motivo de situação específica busque o texto a ser adicionado conforme o cadastro de motivos e observações feitos em Cadastros > Motivo da situação/observação. Para mais informações de como realizar este cadastro, clique aqui.
• Após o preenchimento do Motivo de situação específica, o campo Observação do motivo receberá como sugestão o texto correspondente.
• Clique em Salvar.

Observação

Para que o motivo da situação seja exibido no relatório impresso de pedido de compra, é necessário que a última versão do relatório esteja configurada no sistema. Para isso, siga os passos da configuração do relatório.

Nesse passo é informado como será a condição de pagamento do pedido. Basta selecionar a opção no campo Condição de pagamento, conforme cadastro, e informar se deseja manter as parcelas no recebimento.

Além disso, é possível indicar que as retenções que estão sendo calculadas para o regime de competência e são descontadas do valor líquido da nota de entrada ou do pedido de compra devem ser retidas na primeira parcela. Para isso, leia os conteúdos sobre parametrizar as retenções e o ISS no perfil tributário e parametrizar a condição de pagamento.

Você pode também incluir uma ou mais parcelas ao pedido de compra.

Para isso, em Parcelas clique em Adicionar;

1. Uma tela lateral é aberta para o preenchimento das informações;
2. Informe a Quantidade de dias para a parcela e a Data de vencimento da parcela;
3. Ao informar o Percentual do valor da parcela, o sistema preenche automaticamente o campo Valor da parcela;
4. É possível indicar uma Forma de pagamento previamente cadastrada. Para saber mais sobre o cadastro de formas de pagamento, acesse aqui a documentação.

O último passo consiste na conferência das informações cadastradas nos passos anteriores. Caso seja necessário, pode-se voltar as etapas e alterar as informações. Além disso, ela é um resumo dos valores finais do pedido de compra.

Neste momento pode-se optar em somente salvar o pedido através da opção Finalizar digitação, fazendo com que fique na situação Em digitação, ou realizar o fechamento através do botão Fechar pedido, ficando com o status Fechado.

Ao fechar ou finalizar, você será encaminhado para a Lista de Pedidos, onde são exibias as informações do pedido cadastrado. Entre elas, existem duas colunas referentes ao lead time de compra:

• Data e hora de emissão: indica a data de início do lead time de compra;
• Data prevista de recebimento: indica a data final do lead time de compra. Para calcular esta data, o sistema utiliza a seguinte fórmula: maior data de fim entre os itens do pedido + maior data do lead time de compra entre os itens do pedido.

Relatório de pedido de compra

Para extrair um relatório sobre um pedido de compra, acesse Suprimentos > Gestão de compras > Pedidos de compra e localize o pedido desejado ou crie um novo. Em Ações, clique em Imprimir ou, ao finalizar o pedido, selecione Sim na pergunta Deseja Imprimir? e clique em Salvar. Em Notificações, clique na notificação do relatório extraído, e automaticamente o download do .pdf será iniciado.

Para compartilhar o relatório por WhatsApp, selecione o pedido desejado e clique em Ações > Compartilhar. Selecione o telefone desejado para qual será enviado o link para download do relatório do pedido por WhatsApp. Caso não tenha um contato informado, é possível selecionar a opção Contato do WhatsApp, que encaminha o link para qualquer contato existente no WhatsApp do usuário.

Foi usada uma tabela de preço para todos os itens do pedido, porém, após a inserção de todos os itens, ou mesmo após o fechamento do pedido, foi necessário atualizar o preço da tabela.

Para utilizar o relatório, é necessário que ele esteja habilitado no banco de dados de relatórios. Veja como proceder:

1. Acesse Tecnologia > Administração > Banco de Dados de Relatórios > Habilitar Relatório;
2. Na tela de Gestão do Banco de Relatórios, em Serviços Participantes do Banco de Relatórios, selecione os relatórios desejados;
3. Clique no botão Atualizar banco de dados que se encontra no final da página. O sistema exibe uma notificação de início do processo;
4. Ao finalizar a atualização, o sistema exibe uma notificação de conclusão do processo;

Este procedimento pode demorar alguns minutos.