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Contratos
Cadastre contratos com suas exigências de documentação para, posteriormente, associá-los aos terceiros e controlar seus acessos à empresa.
Observações:
As informações sobre datas e status desses contratos serão utilizadas na validação de acesso do terceiro.
Para utilizar campos customizados em diversas telas do Gestão de Terceiros, incluindo a tela de contratos, veja a documentação de criação de campos customizados.
O que você pode fazer:
Cadastrar os contratos e suas exigências
Uma das responsabilidades do administrador por contrato é definir as informações dos contratos que serão gerenciados pelo sistema, bem como os documentos exigidos por eles. Após cadastrar empresa(s) e documento(s), estas informações podem ser definidas.
Observação:
Um contrato não pode ser usado simultaneamente por mais de um destes cadastros, então considere adicionar contratos específicos para cada situação.
- Na Senior X, acesse o menu Gestão de Riscos e Segurança | Ronda X > Gestão de Terceiros > Cadastros;
- Na guia Contratos, clique no botão Adicionar;
- Na seção Dados Gerais, no campo Empresa, informe o nome de uma empresa cadastrada anteriormente para selecioná-la;
- Preencha os demais dados gerais referentes ao contrato, como seu Número e Descrição;
- Opcionalmente, no campo Processo de fluxo de aprovação, selecione um fluxo de aprovação criado anteriormente para ser usado nesse contrato;
- Defina a Data de Início do contrato e, se desejar, a sua Data de Término;
- O campo Etapa de aprovação é preenchido automaticamente de acordo com o estado atual da solicitação.
- Se estiver integrado com o Ronda Senior e Gestão de Pessoas | HCM, preencha os campos necessários para o cadastro do colaborador nesses sistemas:
- Filial da Empresa Contratante: selecione uma Estrutura Organizacional do tipo Filial. Este campo somente pode ser alterado quando o cadastro é de uma pessoa nova, ou seja, que ainda não existe no sistema Ronda Senior XT;
- Local Padrão: selecione uma Estrutura Organizacional do tipo Local;
- Escala Padrão: aqui deve-se definir o mesmo código de uma escala no sistema Ronda Senior e Gestão de Pessoas | HCM). Caso não haja integração com os sistemas, esses campos são opcionais.
Importante:
- Após o contrato ser enviado do Ronda Senior e do Gestão de Pessoas | HCM para o Ronda senior X pelo Integrador, o administrador por contrato terá que informar esses campos no contrato, além de definir o processo utilizado no Fluxo de Aprovação;
No formulário do BPM, o campo Filial da Empresa Contratante aparece preenchido com a filial informada no cadastro do Contrato, que pode ser alterada se desejado. O seu uso depende da pessoa cadastrada no formulário:
- Se uma pessoa nova estiver sendo adicionada, o valor deixado no campo (alterado ou não) será utilizado no cadastro final da pessoa;
- Caso a pessoa já tenha sido enviada para o Ronda senior X, o campo Filial da Empresa Contratante não será utilizado, pois a pessoa permanecerá na mesma empresa e filial cadastradas no Ronda Senior XT.
- No momento, deixe o campo Status do contrato definido como ativo. Caso este cadastro tenha que deixar de ser utilizado em algum momento, ele não poderá ser excluído. Porém através deste campo, ele poderá ser desativado;
Importante:
Quando um contrato tem seu status configurado como inativo, ele deixa de exibir as exigências relacionadas ao titular da empresa terceira, na página da empresa. Ou seja, caso um contrato fique inativo, os documentos exigidos por ele não são mostrados no painel de documentos da empresa terceira.
- Clique no botão Salvar para registrar o contrato. Com isso, as seções Responsáveis pelo Contrato e Documentos Exigidos podem ser utilizadas;
- Para cadastrar os responsáveis pelo contrato e conceder a eles acesso ao sistema, na seção Responsáveis pelo Contrato, clique no botão Adicionar. Um painel será aberto no lado direito da tela;
- Preencha o E-mail do responsável, defina um Login para ele e informe seu Nome. Opcionalmente, informe também um número de Telefone. O valor preenchido no Login será utilizado como nome de usuário para que a pessoa acesse o sistema, e sua senha será definida quando o acesso for realizado;
Nota:
O E-mail e o Login do responsável devem ser exatamente os mesmos que estão cadastrados para o usuário responsável na tela Tecnologia > Administração > Gestão de Usuários. Caso haja alguma divergência entre os valores dessa tela e os do cadastro de contratos, pode ocorrer erro.
Ressaltamos que esse usuário é criado automaticamente quando um Administrador clica em Enviar Acesso ao Senior X no cadastro do contratos. Caso o e-mail do usuário seja alterado na tela de Gestão de Usuários depois disso, essa alteração não ocorre de forma automática no cadastro de contratos.
- Clique no botão Salvar para confirmar o cadastro da pessoa responsável e fechar o painel, voltando à tela anterior. Para adicionar mais responsáveis para o contrato atual, repita os passos 11 a 13 para cada pessoa necessária;
- Se houver pelo menos uma pessoa responsável cadastrada, é possivel conceder acesso a elas. Selecione a(s) pessoa(s) desejada(s) e clique no botão Enviar acesso em lote ao Senior X para enviar um e-mail ao(s) responsável(is) por contrato na empresa terceira. Isso permitirá que acesse(m) a Senior X e execute(m) seus procedimentos, os quais podem ser vistos no processo "Verificar informações da empresa e anexar seus documentos". Para mais informações sobre como funciona o envio de e-mails, verifique o item Envio de notificações por e-mail;
Observação:
O campo Data de envio do acesso, na seção Responsáveis pelo Contrato, mostra quando o acesso foi concedido às pessoas responsáveis através do botão Enviar acesso em lote ao Senior X.
- Para cadastrar as exigências do contrato, na seção Documentos Exigidos, clique no botão Adicionar. Uma nova tela será aberta;
- Na guia Documento Exigido desta nova tela, no campo Documento, selecione o documento registrado no processo "Cadastrar os documentos que serão gerenciados";
- No campo Titular da Exigência, indique se neste contrato o documento em questão será associado a um colaborador terceiro, contrato ou empresa terceira. Isto definirá em quais desses tipos de cadastro o documento será mostrado. Por exemplo: definir que o titular do documento é uma empresa terceira mostrará ele na lista de documentos exigidos por empresas terceiras, caso este contrato seja associado a uma;
- Se houver necessidade de cadastrar obrigatoriamente um documento deste tipo para o contrato, assinale o campo Documento Obrigatório. Caso contrário, o documento será opcional no contrato;
- Indique, no campo Tipo de Validade, se a validade do documento será por um período (quantidade de dias, meses ou anos), definida no documento em si ou se não há prazo de validade. Caso a opção "Período" seja selecionada, novos campos serão mostrados para que a duração deste período seja definida;
- Clique no botão Salvar. Você retornará à tela anterior e a exigência registrada estará listada na seção Documentos Exigidos;
Observação:
Quando uma nova exigência obrigatória é adicionada ao contrato de um terceiro que possui vínculo aprovado, o sistema além de alterar o status do vínculo para Aguardando Ajustes, também irá adicionar uma suspensão o papel do terceiro que estiver ativo. Ao aprovar o vínculo com o novo documento, o sistema irá gerar um novo papel do terceiro para esse vínculo que estará em conformidade.
Estes contratos poderão ser usados nos cadastros de colaboradores, tanto pelo próprio administrador por contrato como também pelas pessoas responsáveis pelo contrato, cujos processos serão vistos mais adiante.
As variáveis de integração que podem ser utilizadas no Fluxo de Aprovação podem ser consultadas na própria tela de Variáveis do processo, acessível no painel à esquerda da tela de fluxo do BPM. Pode-se consultá-las também na página de variáveis de integração.
Personalizar e-mail
O e-mail enviado ao responsável da empresa terceira pode ser personalizado previamente. Para isso:
- Na Senior X, acesse o menu Tecnologia > Administração > Internacionalização;
- Localize o serviço platform/external users;
- Exporte o arquivo (clicando em Exportar), abra-o e edite as seguintes chaves:
- platform.externalusers.confirm_email_body - chave no translation-hub que possui o conteúdo do e-mail;
- platform.externalusers.confirm_email_subject - chave no translation-hub que possui o título do e-mail;
- Após editado, importe o arquivo novamente.
Caso o e-mail não seja customizado, ele será enviado com o leiaute padrão do sistema.
Buscar, editar e excluir contrato
Buscar
Na seção Filtros, clique no símbolo + localizado à direita da tela, preencha um ou mais campos para realizar a busca do contrato e clique em Filtrar.
Editar
Na seção Contratos Cadastrados, clique na caixa de seleção referente ao contrato cujos dados serão alterados. Em seguida, clique em Editar, realize as alterações desejadas e clique em Salvar.
Nessa tela, a guia Documentos lista todos os documentos associados ao contrato. Já a guia BPM mostra as informações da solicitação criada no BPM para fácil consulta, como o ID da Solicitação, o seu Status, o Responsável atual, a Data de início e a de Criação do processo. Além disso, há um campo de Comentários que pode ser preenchido com observações diversas.
Excluir
Clique na caixa de seleção referente ao contrato que será excluído e clique em Sim na janela de confirmação que será exibida.
Duplicar contrato
Para facilitar o cadastro de novos contratos, é possível duplicar um contrato já existente.
Clique na caixa de seleção ao lado do contrato que deseja duplicar e, em seguida, no botão Duplicar. Será preciso informar apenas o campo Número do contrato, pois os demais campos já estarão preenchidos com as informações do contrato que foi duplicado. Para finalizar, clique em Salvar.
Enviar acesso ao senior X
Ao selecionar um contrato e clicar no botão Enviar acesso ao Senior X, o sistema enviará um e-mail ao responsável da empresa terceira, disponibilizando um acesso ao sistema para realizar o cadastro dos terceiros que irão atuar nos contratos.
Observação:
O e-mail será enviado ao destinatário que foi cadastrado no contrato.
O e-mail enviado ao responsável da empresa terceira pode ser customizado previamente. Para isso:
- Acesse: Tecnologia > Administração > Internacionalização;
- Localize o serviço platform/external users;
- Exporte o arquivo (clicando em Exportar), abra-o e edite as seguintes chaves:
- sam.third.mensagem_email_novo_usuario - chave no translation-hub que possui o conteúdo do e-mail. O valor padrão é "Olá! Seu acesso ao módulo Gestão de Terceiros está liberado, use as credenciais a seguir para se autenticar:";
- sam.third.titulo_email_novo_usuario - chave no translation-hub que possui o título do e-mail. O valor padrão é "Ronda Senior X - Gestão de Terceiros";
- Após editado, importe o arquivo novamente.
Caso o e-mail não seja customizado, ele será enviado com o leiaute padrão do sistema
Responsáveis por contrato
O Gestão de Terceiros permite que os contratos tenham mais de um responsável. Isso possibilita que outro usuário possa assumir o contrato em períodos onde a pessoa originalmente responsável esteja em situações como férias, afastamentos ou indisponibilidade.
O Administrador por Contrato é quem efetua o cadastro dos responsáveis por um contrato. A empresa terceira pode solicitar, à empresa contratante, o cadastro de responsáveis adicionais para seus contratos. Para adicionar novos responsáveis em um contrato existente, basta localizar ele na tela de Contratos e clicar no ícone de edição. Em seguida, na seção Responsáveis pelo Contrato, clique no botão Adicionar e preencha os campos mostrados, para cada nova pessoa responsável que deseja incluir.
Todos os responsáveis recebem as mesmas permissões e os mesmos alertas por e-mail (quando um contrato estiver prestes a expirar, por exemplo) para que todo mundo que está envolvido seja notificado sobre as situações envolvendo o contrato.
Ainda sobre e-mails, o Administrador por Contrato pode definir de antemão todos os responsáveis por um contrato e enviar acesso a todos eles por e-mail. Caso o mesmo endereço de e-mail esteja associado a mais de um usuário, todos eles serão mostrados no campo E-mail da seção Informações do Responsável, ao digitar um prefixo de e-mail seguido de "@". Essa lista informa também o nome de cada responsável associado a esse mesmo e-mail, para facilitar a identificação.
Quando o Administrador duplicar um contrato que tem mais de uma pessoa responsável, todas elas serão também responsáveis do contrato duplicado. Isso acontece apenas com responsáveis ativos. Os responsáveis podem verificar quem são os outros responsáveis dos seus contratos, porém somente um Administrador pode editá-los ou excluí-los. Além disso, ao excluir um contrato, os cadastros dos responsáveis por ele são excluídos também.
Considerações sobre datas ao desassociar ou modificar vínculos
O módulo Gestão de Terceiros adota comportamentos específicos ao alterar a data final de um vínculo de contrato, ou ao desassociá-lo de uma pessoa.
Ao desassociar vínculo
Para vínculos vigentes: quando o vínculo é desassociado, a sua data final é alterada para hoje. O sistema então valida se o terceiro tem outro papel vigente vinculado a ele, além do papel entregue no Gestão de Terceiros:
- Se não tiver, a data final da credencial se torna igual à data final do vínculo;
- Se tiver, a credencial não é finalizada devido a existirem alterações feitas pelo módulo Controle de Acesso;
- Se tiver outro papel mas em data passada, a credencial é finalizada;
- Se tiver outro papel mas com suspensão, a credencial não é finalizada, pois mesmo com suspensão o papel ainda é vigente.
Para vínculos futuros: quando o vínculo é desassociado, vale a mesma regra de caso haja outro papel vigente não criado pelo Gestão de Terceiros. Além disso, caso a credencial associada com a pessoa do vínculo futuro não tenha registro de acesso, ela é excluída. Se houver acesso, é finalizada.
Ao alterar data de vínculo
Ao modificar a data final do vínculo contrato/pessoa:
- Se a quantidade de dias aumentar, o vínculo é enviado para aprovação. As datas do papel e da credencial somente poderão ser alteradas após essa aprovação;
- Se a quantidade de dias diminuir, o vínculo não é enviado para aprovação. As datas do papel e da credencial podem ser alteradas sem necessidade de aprovação;
- Se a data inicial de um vinculo futuro é alterada, a Etapa de aprovação é alterada para "Cadastro em andamento" e será necessário enviá-lo para aprovação;
- Após um vínculo ser aprovado, sua data de início não pode mais ser alterada.
A data inicial da credencial não é alterada em nenhum dos casos.
Considerações sobre alteração de datas de contratos
Ao modificar a data inicial ou final de um contrato, o sistema verifica se há vínculos relacionados. Caso haja, será possível alterar também as datas deles neste momento, se desejar. Uma mensagem é mostrada na tela oferecendo a opção de alterar as datas dos vínculos junto com a do contrato.
O Ronda senior X segue algumas regras para manter a adequação entre as datas de um contrato e dos seus vínculos. Dependendo da situação desses elementos e da nova data informada, o sistema se comporta de maneiras diferentes, de acordo com estas diretrizes:
- O período do vínculo precisa estar dentro do período de vigência do contrato;
- A Data inicial do contrato só pode ser alterada se for futura ou se o contrato ainda não possuir vínculo. Nesse momento, se a nova data de início do contrato for maior que a data de início do vínculo, essa data é modificada para a nova data inicial do contrato;
- Ao alterar a Data final de um contrato para um valor posterior, o sistema oferece a opção de modificar também os vínculos com a mesma data final. Dependendo da opção escolhida, as seguintes operações são efetuadas:
- Sim: esses vínculos passam a ter uma data final igual à nova data definida para o contrato. Além disso, os históricos de papel relacionados aos vínculos também têm suas datas finais alteradas;
- Não: a data do contrato é alterada porém os vínculos permanecem inalterados, ou seja, sem sofrer atualização de data final;
- Ao alterar a Data final de um contrato para um valor anterior, os seus vínculos com data final após o novo valor informado terão suas datas alteradas para esse valor;
- Ao definir uma Data final para um contrato sem final, os vínculos com data final vazia ou após o novo valor informado terão suas datas alteradas para esse valor;
- A Data final de um contrato não pode ser modificada para um valor anterior à Data inicial de um dos seus vínculos.
Prioridade de contrato e atividade com mesma exigência
Caso um contrato e uma atividade exercida possuam a mesma exigência, a prioridade entre eles é definida por diversos fatores, listados a seguir (quanto menor o número, maior a prioridade):
Caso o documento não tenha sido cadastrado, a prioridade é:
- A obrigatoriedade da exigência;
- O tipo de vencimento por período;
- O tipo de vencimento com data de vencimento definida no documento;
- Sem validade.
Caso o documento já tenha sido cadastrado, a prioridade é:
- A obrigatoriedade da exigência;
- O que vencer antes;
- O tipo de vencimento por período;
- O tipo de vencimento com data de vencimento definida no documento;
- Sem validade.
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