Actualización catastral
La actualización catastral es una de las funcionalidades de Panel de Gestión que permite al empleado mantener su perfil personal y profesional completo y actualizado.
Esto optimiza el trabajo del sector de RR.HH, principalmente para las cuestiones de exigencias legales como el eSocial. También posibilita anexar documentos digitalizados que comprueben la alteración propuesta.
El proceso de actualización del registro comienza cuando el empleado cambia información que forma parte del menú Perfil .
Dependiendo de cuales informaciones fueron alteradas, los datos pueden ser actualizados inmediatamente en el Panel de Gestión o ser enviados para un flujo de aprobación.
Flujo del proceso
Lo que usted puede hacer:
Configurar permisos para editar el perfil y exigir comprobantes
Liberar los recursos de permiso necesarios
Para ejecutar la actualización catastral, es necesario que los recursos de permiso estén correctamente configurados en la pantalla Gestión de Papeles, de la plataforma senior X.
La configuración de permisos normalmente es hecha sólo una vez, en el momento de la implantación del módulo. Pero el administrador de sistema puede alterarla a cualquier momento, si necesario.
Para saber cómo configurar permisos en la plataforma y ver la lista de recursos que pertenecen al Panel de Gestión, haga clic aquí .
Definir lo que el empleado puede editar y exigir aprobación
En la sección Actualizaciones de registro de la pantalla de configuración general , RR.HH. puede:
- Definir lo que el empleado puede editar en el perfil
- Definir si las ediciones necesitan pasar por la aprobación del RR.HH antes de que sean publicadas
Impedir que el RR.HH apruebe su propia actualización catastral
Cuando la empresa posee más de un responsable por la aprobación de las solicitudes catastrales de los empleados, es posible impedir que el usuario con papel RR.HH apruebe la propia solicitud.
Esto es hecho en esta misma pantalla, por el señalamiento Permitir que el usuario apruebe la propia solicitud, en la sección de configuraciones generales.
Ejemplos:
- Cuando un analista de RR.HH realizar la solicitud de alteración catastral, y el señalamiento esté como No, solamente los demás analistas responsables podrán asumir y aprobar esa solicitud.
- Si el usuario que tiene un rol de RRHH (responsable de aprobar las solicitudes de los empleados) realiza una solicitud de cambio de registro y posteriormente la acepta para su análisis, al mismo tiempo que el Administrador lo configura para que no sea posible que alguien apruebe su propia solicitud, debe utilizar la opción Volver al solicitante para que la solicitud regrese al inicio del flujo y el proceso pueda continuar.
Exigir comprobantes de los datos alterados
A través del menú de Actualizaciones Catastrales, puede configurar si es obligatorio adjuntar comprobantes de los datos actualizados en los perfiles. Isso é feito na tela de Configuração da atualização cadastral, em Painel de gestão > Configurações e gerenciamento > Configurações gerais > Obrigatoriedade de comprovante.
Todas las características se configuran de acuerdo con las definiciones de cada empresa, para los datos abajo:
- Endereços pessoais
- Contatos
- Dependentes
- Documentos
- Formações acadêmicas
- Treinamentos
- Dados pessoais
- Certificações profissionais
- Registros profissionais
- Habilidades
Observación
Cuando el usuario cambiar el campo de Raza y color, presente en el ítem de Datos Personales, el sistema no lo obligará a informar el recibo, independientemente de cualquier configuración.
Para los demás campos del ítem Datos Personales, la obligación de comprobantes sigue siendo la misma. Si el usuario cambia cualquier otro campo (Estado civil, por ejemplo) y también el campo de Raza y color, el botón Guardar y enviar solo se habilitará cuando se inserte un comprobante, ya que para el campo Estado civil, el comprobante se hace necesario.
Si lo desea, la empresa puede configurar para que los empleados no puedan editar esta información. No obstante, el bloqueo se aplica para la actualización catastral de todos los datos anteriores.
Solo el campo Permitir mantener el correo electrónico profesional permite que el bloqueo sea configurado por el Administrador, a través de Configuraciones generales.
Para los demás campos, si desea bloquear la actualización de registro solamente de datos específicos, la empresa necesita abrir un ticket haciendo la solicitud a la Equipo de soporte de Senior.
Cambios de perfil
Alterar informaciones del perfil
Los empleados pueden cambiar su propia información accediendo a las pantallas del menú Panel de gestión > Perfil > Mi perfil.
Dependiendo de cuales informaciones fueron alteradas, los datos pueden ser actualizados inmediatamente en el Panel de Gestión o ser enviados para un flujo de aprobación.
Los ítems abajo no exigen aprobación y, cuando alterados por el empleado, son actualizados inmediatamente en el Panel de Gestión:
- Datos de autodeclaración (Mi panel > Perfil > Personal > Mi perfil > Datos de autodeclaración)
- Contactos de emergencia (Mi Panel > Perfil > Personal > Mi perfil > Datos personales > Contactos de emergencia)
- Resumen de perfil profesional (Mi panel > Perfil > Profesional > Resumen de perfil profesional)
- Experiencia profesional (Mi panel > Perfil > Profesional > Experiencia profesional)
- Certificación profesional (Mi panel > Perfil > Profesional > Certificación profesional)
- Proyectos (Mi panel > Perfil > Profesional > Proyectos)
- Intereses personales (Mi panel > Perfil > Personal > Mi perfil > Intereses personales)
Ya los datos abajo pueden ser enviados para aprobación del RR.HH, dependiendo de las definiciones hechas por la empresa:
- Datos personales (Mi panel > Perfil > Personal > Mi perfil > Datos personales > Datos personales)
- Contactos (Mi panel > Perfil > Personal > Mi perfil > Detalles personales > Contactos)
- Dirección (Mi panel > Perfil > Personal > Mi perfil > Detalles personales > Dirección)
- Documentos (Mi panel > Perfil > Personal > Mi perfil > Datos personales > Documentos)
- Registro profesional (Mi panel > Perfil > Personal > Mi perfil > Datos personales > Registro Profesional)
- Perfil familiar (Mi panel > Perfil > Personal > Mis dependientes)
- Formación académica (Mi panel > Perfil > Personal > Perfil académico > Formación académica)
- Capacitaciones (Mi panel > Perfil > Personal > Perfil académico > Capacitaciones)
- Idiomas (Mi Panel > Perfil > Profesional > Idiomas)
Observación
Algunos campos pueden estar bloqueados para edición, conforme la parametrización de la empresa. En este caso, el empleado no podrá alterarlos.
Acompañar la aprobación de la solicitud
La devolución será presentada por el ícono de notificación de la plataforma.
El empleado puede consultar la situación de la solicitud por la notificación o no propio perfil:
Estas son las posibles situaciones y lo que significan:
| Posibles retornos para las solicitudes de alteración | |
|---|---|
| Situación | Descripción |
| Aprobado | Los datos serán actualizados en el Panel de Gestión. |
| Rechazado | La solicitud fue rechazada por el RR.HH y ninguna alteración es efectivizada. |
| Devuelto para ajustes |
La solicitud retornó para que el empleado haga ajustes. En este caso, el empleado puede:
|
| En curso | La solicitud está en proceso de integración con el sistema externo para la actualización de los datos. Si la integración ocurre con éxito, los datos serán actualizados. |
| Error de integración | ocurrió un error en la sincronización de las informaciones con el sistema externo. En ese caso, los datos del empleado no son actualizados y es necesario entrar en contacto con el administrador de sistema o la área de TI de su empresa. |
Observación
El empleado no puede alterar una solicitud mientras ella esté en proceso de aprobación por el RR.HH.
Asumir y analizar solicitudes de actualización catastral
Ver y asumir solicitudes que están pendientes
Cuando el empleado altera alguna información que depende de aprobación, el profesional de RR.HH debe acceder al listado de solicitudes para tratarlas.
El listado puede ser accedido por los siguientes locales:
- Panel de gestión > Panel de RRHH > Solicitudes
- Panel de gestión > Panel de RRHH > HR Analytics ( ficha de solicitudes de empleados pendientes )
A partir de la pantalla de solicitudes, el RR.HH puede consultar:
- Solicitudes que están pendientes de alteraciones catastrales y de la formulario familiar, que fueron encaminadas por los empleados.
- Solicitudes que aún no fueron asumidas para hacer el proceso de aprobación.
- Solicitudes que están concluidas.
Analizar una solicitud que fue asumida
Al asumir y evaluar una solicitud, el profesional de RR.HH necesita:
- Compruebe si la información modificada es correcta.
- Verifique los documentos y recibos que adjuntó el empleado.
- Incluya una nota que se enviará en la notificación del empleado (ejemplo: No se adjuntó prueba (motivo por el cual no se aceptó la solicitud).
Esta observación es obligatoria siempre que la solicitud sea devuelta al solicitante o rechazada . - Seleccione la opción Confirmo que validé los datos en los documentos aportados .
- Haga clic en una de las opciones: Aceptar , Rechazar o Devolver al solicitante .
- Si se acepta la solicitud, los datos se actualizarán en el Panel de Gestión y el solicitante recibirá una notificación de confirmación.
- Si la solicitud se devuelve al empleado, debe especificar el motivo en el campo Comentarios y devolver el asunto pendiente para que el solicitante lo ajuste.
En este caso el solicitante recibe la notificación para efectuar el ajuste y envía nuevamente para análisis o cancela las alteraciones o solicitudes propuestas. - Si la solicitud es rechazada , deberá especificar el motivo en el campo Comentarios .
En este caso la solicitud es encerrada y ninguna alteración o solicitud es efectiva. El solicitante es notificado con la información que la alteración o solicitud no fue realizada.
- Si se acepta la solicitud, los datos se actualizarán en el Panel de Gestión y el solicitante recibirá una notificación de confirmación.
Observaciones
- El empleado no puede alterar una solicitud mientras ella esté aprobación por el RR.HH.
- No es posible asumir o alterar solicitudes que estén concluidas, sólo consultarlas.
- Para determinar se un familiar es considerado como dependiente el sistema verifica lo que fue informado en los datos de Edad Limite de Salario Familia y Edad Limite de Impuesto de Renta. Para considerar cónyuges, país o suegros como dependientes del Impuesto de Renta, la edad límite debe ser llenada con 99.
Integración de los datos con la Gestión del Capital Humano | HCM (on-premise)
En algunos casos las informaciones alteradas pasan por la integración con la versión on-premise del sistema:
- La alteración es efectuada en el Panel de Gestión y el sistema genera una pendencia de integración, para hacer la actualización en la Gestión del Capital Humano | HCM (on-premise).
- Durante el período de actualización, el empleado puede acompañar la situación de la solicitud de alteración catastral. Ninguna alteración puede ser hecha en la solicitud mientras ella esté pendiente.
- Después la actualización ser concluida en el sistema on-premise, el empleado recibe una notificación informando que la alteración fue efectuada.
Observaciones
- Caso ocurra algún error durante la integración con la Gestión del Capital Humano | HCM, el empleado y/o el profesional de RR.HH reciben una notificación con la orientación para que la pendencia sea tratada.
- Los siguientes elementos no están integrados en el Gestão de Pessoas | HCM :
- Archivos de recibos que se adjuntaron a las solicitudes de actualización de registro.
- Habilidades para las cuales se aprobó la solicitud
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