Controle de Adiantamento de Projetos

O processo de controle de adiantamento possibilita a empresa realizar no ERP o cadastro das solicitações de adiantamento, que os fornecedores (Remetente) emitem para a empresa (Destinatária), o registro das aprovações destas solicitações (valores aprovados e glosados), o valor efetivo a ser repassado (título de adiantamento pago ao fornecedor), assim como o registro das prestações de contas dos adiantamentos realizados e também suas aprovações.

Este processo possui parâmetros que permitem gerar controle das pendências (valores adiantados e não prestado contas) dos projetos. Nas telas que compõe esse processo, também há local para o usuário fazer ligação (informar caminho - link) de arquivos relacionados aos projetos. 

01 - CADASTROS INICIAIS
02 - CADASTRO DE PROTOCOLO
03 - SOLICITAÇÃO DE ADIANTAMENTO
04 - PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ADIANTAMENTO
 

01- Cadastros iniciais

É necessário fazer o cadastro dos remetentes e destinatários para registrar os protocolos (solicitações de adiantamento ou prestação de contas) recebidos, estes cadastros são realizados através da tela F615CRD. Todo remetente tem que ter fornecedor relacionado, pois este relacionamento é que irá filtrar os projetos conforme o "Órgão Financiador" (tela F615PRJ).
Outros cadastrados pré-requisitos, são as informações inseridas na tela F615PSA.
A parametrização executada na tela F615PPE é opcional, porém é através dela que o sistema irá gerar controle das pendências dos projetos.

02 - Cadastro de protocolo

A empresa recebe do fornecedor, que é o financiador do projeto, uma solicitação de adiantamento de recursos, assim sendo, o fornecedor será o remetente do protocolo e a empresa o destinatário. A cada solicitação de adiantamento um novo protocolo deverá ser registrado através da tela F615PTC.

No rodapé da tela F615PTC, através do botão Anexos abre a tela F615APT (somente disponível por este botão, não é disponível pelo menu), pela qual  é possível vincular caminhos de diversos arquivos relacionados a solicitação de adiantamento ou prestação de contas de um projeto registrada no protocolo.

Para cadastrar o valor da solicitação de adiantamento, o usuário deverá acessar a tela F615IPT, esta tela pode ser acessada pelo menu ou pelo botão Atendimento localizado no rodapé da tela F615PTC. A tela de "Atendimento de Protocolo" quando acessada através do botão Atendimento, trás o campo Código do Protocolo preenchido e bloqueado, com o mesmo número do protocolo que está informado na tela F615PTC.

Aperta-se a tecla "Insert" do teclado, na grade "Itens" irá informar o campo Seq. Item automaticamente dependendo do número de itens que o protocolo terá.

O usuário irá informar o "Nr. Interno (Projeto)" e o "Tipo Doc.", o tipo de documento pode ser:

1. Solicitação de Adiantamento, essa opção deve ser selecionada quando o fornecedor estiver solicitando adiantamento de recursos.
2. Prestação de Contas, essa opção deve ser selecionada quando o fornecedor deseja "prestar" contas (registro de documentos fiscais) ou devolver recursos recebidos e não utilizados.

Quando utilizada a opção "1 - Solicitação de Adiantamento" o campo Vlr. Solicitado ficará habilitado e é de preenchimento obrigatório e os campos: "N° Doc.", "Vlr. Pres. Contas" e "Tipo Prestação" ficarão desabilitados, pois são campos referentes a opção de "2 - Prestação de Contas". Portando com a opção "2 - Prestação de Contas", os campos "N° Doc.", "Vlr. Pres. Contas", "Tipo Prestação" são habilitados e os dois últimos campos tem preenchimento obrigatório, já o campo Vlr. Solicitado será desabilitado nesta opção.

Os campos "Obs. Item" e "Caminho Item" são disponíveis nas duas opções, este último campo é mais uma forma de adicionar caminho de arquivo salvo relevante ao projeto. Sugere-se o uso para a digitalização do documento original de solicitação de adiantamento ou de prestação de contas entregue pelo fornecedor.

Para que a solicitação de adiantamento ou prestação de contas seja exibida para análise, aprovação ou reprovação, é necessário que o protocolo tenha seus itens "atendidos". Sendo assim, após a digitação o usuário poderá utilizar dois botões o "Processar" e/ou o "Atender", que tem as funções conforme segue:

• Processar - utilizado quando o usuário quer salvar a digitação realizada, porém ainda não irá finalizar (fechar) a mesma. Ou seja, está digitando as informações porém não quer que a solicitação de adiantamento ou a prestação de contas sejam "exibidas" para analise nas telas F615SAT ou F615PCA, respectivamente.
• Atender - este botão irá "processar" (mesma função do botão Processar) e ainda "Atender", que consiste salvar definitivamente o(s) item(ns) do protocolo, que atendidos serão exibidos na tela F615SAT ou F615PCA. O botão Processar só será usado se o usuário desejar revisar a digitação e atende-la mais tarde, caso contrário será necessário somente usar o botão Atender.

03 - Solicitação de adiantamento

Para realizar as análises, aprovações e/ou cancelamentos e reprovações, é utilizada a tela F615SAT para as solicitações de adiantamentos e a tela F615PCA para as prestações de contas.
As solicitações de adiantamento entrarão com status de "Em análise" (campo Sit. Solicitação da grade "Solicitações de Adiantamento") quando:

• for a primeira solicitação de adiantamento do projeto;
• existir alguma solicitação de adiantamento anterior que está com o percentual de seu valor prestado (campo rodapé "% Prestado") igual ou maior que o valor do campo "% Prestação Contas Último Adiantamento" desta tela dentro do prazo estabelecido, ou seja, se o valor mínimo da prestação de contas anterior (último adiantamento) foi atendido dentro do prazo de vencimento da prestação de contas, campo Data Lim. Prest. da grade "Solicitações de Adiantamento".
  No caso de existir mais de uma solicitação de adiantamento anterior, o sistema também irá consistir o parâmetro "% Prestação Contas Penúltimo Adiantamento" desta tela, que refere-se ao percentual de contas prestado da solicitação de contas antes da última (penúltima).
• o projeto estiver com a situação igual a "APR - Aprovado" (campo Situação da tela F615PRJ).

Nos demais casos, as solicitações de adiantamento serão exibidos como "bloqueados".

Considerando que a solicitação de adiantamento está com o status igual a "BLO" (bloqueado), o usuário deverá deixar a seta "seletora" (seta preta esquerda da tela) na grade "Solicitações de Adiantamento (1)" na linha da solicitação que deseja-se liberar, clicando no botão Liberar localizado no rodapé da tela, os dados serão atualizados e a solicitação receberá o novo status "ANA" (Análise).

No status "ANA" o usuário poderá simular valores glosados e deixar salvo os valores sem que o processo seja finalizado, para tanto o campo Vlr. Glosado pode ser editado o quanto for necessário, e a cada alteração, para que as informações sejam gravadas, o usuário tem que clicar no botão Processar que tem a mesma funcionalidade botão Processar (gravar as informações editáveis) da tela F615IPT.

Com os valores já definidos, o pedido de adiantamento deverá ser encaminhado para aprovação, selecionando a solicitação de adiantamento através do campo Sel da grade Solicitações de Adiantamento (1)" e clicando no botão Enc. Aprovação,  no caso da empresa trabalhar com a rotina "63 - Controle Adiantamento - Solicitação" da aprovação multinível ativa, a solicitação recebe o status "AGA" (Aguardando Aprovação). Sem a rotina de aprovação multinível ativa, o botão que aparece é o "Aprovar" (no lugar do "Enc. Aprovação)  e o sistema já altera o status para "APR" (Aprovada).

A solicitação com situação "APR" (Aprovada) no rodapé da tela F615SAT é habilitado o botão Gerar Adt.. Deixando a seta "seletora" (seta preta esquerda da tela) na grade "Solicitações de Adiantamento (1)" na linha da solicitação que deseja-se efetuar o adiantamento, ao clicar no botão Gerar Adt. a tela F600GEC é aberta, com os campos: "Opção" e "Valor" preenchidos e bloqueados, já os campos "Conta Interna", "Sequência da preparação" devem ser preenchidos, assim como as informações da grade "Pagamento, Transferências e Crédito (1)" para a inclusão do título de adiantamento vinculado a solicitação de adiantamento em questão. Podemos conferir a associação através do campo CODSOL da tabela E501TCP, consultado via do banco de dados, nele estará a informação do número da solicitação de adiantamento (campo Cód. Sol. Adt da grade "Solicitações de Adiantamento (1)" da tela F615SAT).

Após a finalização do processo na F600GEC, a mesma é fechada e as informações da tela F615SAT são atualizadas, é possível visualizar na grade "Títulos de Adiantamento (2)" as informações referentes ao título de adiantamento criado. O título poderá ser excluído pela tela F501TCP através do botão Excluir, até o momento de não haver prestações de contas vinculadas a ele. Após a exclusão o botão Gerar Adt. (na tela F615SAT) estará novamente disponível para o pedido de adiantamento aprovado, que teve o título excluído, assim é possível gerar novo título de adiantamento.

Conforme comentado anteriormente só é possível ter o status de "CAN" (Cancelada) quando a empresa utilizar ativa a rotina "63 - Controle Adiantamento - Solicitação" da aprovação multinível, será o status da solicitação de adiantamento que foi aprovada e depois reprovada, os dois processos realizados através da tela F615APS.
Sem a rotina de aprovação multinível somente é permitido reprovar solicitações que ainda estão em análise.

Terminando o processo da inclusão e pagamento da solicitação de adiantamento os próximos processos são das prestação de contas (item 4).

04 - Prestação de conta de adiantamento

Os valores das prestações de contas também são inclusos e atendidos pela tela F615IPT, utilizando a opção "2 - Prestação de Contas". Conforme descrito anteriormente com esta opção, o sistema habilita e exige preenchimento do campo Tipo Prestação as alternativas são:

• PG - Pagamento esta opção deverá ser utilizada, quando o fornecedor irá comprovar através de notas fiscais o uso dos recursos adiantados.
• DV - Devolução esta opção deverá ser utilizada, quando o fornecedor irá devolver os recursos adiantados para a empresa (destinatário), que pode ser através de cheque, transferência ou em espécie.

As consultas e alterações das situação das prestações são realizadas através da tela F615PCA, assim como ocorre na tela F615SAT, o usuário poderá simular valores de glosa e gravá-los sem que os mesmos sejam aprovados ou reprovados utilizando o botão Processar.

Para aprovar uma prestação de conta na grade "Prestações de Contas (1)" deve-se marcar o campo Sel, se necessário informar valor glosado que será descontado do valor da prestação de contas registrado no item do protocolo (F615IPT). Na grade "Solicitações de Adiantamentos (2)" será exibido o título de adiantamento emitido, mostrando o valor adiantado, no campo Vlr. Prestado deverá ser digitado o valor real da prestação. Um único adiantamento pode ter mais de uma prestação de contas e estas prestações podem ser dos dois tipos ("Pagamento" ou "Devolução").

O valor da nota fiscal utilizada para comprovação da prestação de contas do tipo "Pagamento" tem que ser no mesmo valor liquido da prestação, nem menor e muito menos maior. Portanto uma mesma prestação de contas não pode ser comprovada através de duas ou mais notas fiscais (e vice-versa), neste caso, se o fornecedor enviar as duas prestações no mesmo dia, o protocolo poderá ser o mesmo, porém devem ser cadastrados 2 (dois) itens diferentes, cada um com o valor de cada nota fiscal. E caso algum valor for glosado, o fornecedor deverá trocar a nota fiscal.
Uma prestação de conta só poderá compor um título de adiantamento, portando o valor da prestação de contas não pode ser maior que o valor da solicitação de adiantamento, já uma solicitação de adiantamento pode ter várias prestações de contas como descrito anteriormente.   

Após a digitação do valor prestado na grade "Solicitações de Adiantamentos (2)", deve-se encaminhar a prestação para a aprovação clicando no botão Enc. Aprovação, quando a empresa tiver cadastrada e ativada a rotina "64 - Controle Adiantamento - Prestação de Contas" da aprovação multinível. A prestação de contas encaminhada para aprovação recebe o status de "Aguardando Aprovação".
Se a empresa não tiver a rotina ativa, o botão que aparece é o "Aprovar" (no lugar do "Enc. Aprovação") para realizar a aprovação da prestação diretamente pela tela F615PCA, passando para a situação "Aprovado".

A prestação de contas do tipo (campo Tipo Prestação grade Prestação de Contas (1)") "PG" (Pagamento) com situação "Aprovado", no rodapé da tela F615PCA é habilitado o botão Nota Fiscal. Deixando a seta "seletora" (seta preta esquerda da tela) na grade "Prestação de Contas (1)" na linha da prestação que deseja-se fazer a comprovação dos valores, ao clicar no botão Nota Fiscal a tela F440GNE é aberta, nesta deve-se fazer inclusão da nota fiscal e o títulos gerado pela nota estará vinculado a prestação de contas. Podemos conferir a associação através do campo CODPCA da tabela E501TCP, consultado via do banco de dados, nele estará a informação do número da prestação de contas da solicitação (campo Cód. Prest. Contas da grade "Prestação de Contas (1)" da tela F615PCA). Depois da nota fiscal fechada, ao retornar para a tela F615PCA os dados são atualizados e o botão Aproveitar Tít. é habilitado no rodapé da tela.

Clicando no botão Aproveitar Tít. será aberta a tela F501BAA, nela será feita a baixa do título gerado pela nota fiscal contra o título de adiantamento pago ao fornecedor, gerado pela F600GEC. Nesta tela não precisa fazer nenhuma digitação, os dados já estão certos basta clicar em "Processar". Mesmo com o título de adiantamento com valor maior, o sistema trás o valor a baixar do título de adiantamento somente o valor líquido da prestação.

Ao voltar para a tela F615PCA os dados são atualizados e no rodapé da tela é habilitado o botão Excluir Baixas, ao clicar neste a tela F501EBL é aberta e o usuário poderá excluir a baixa do título da prestação de contas.

A prestação de contas do tipo (campo Tipo Prestação grade Prestação de Contas (1)") "DV" (Devolução) com situação "Aprovado", no rodapé da tela F615PCA é habilitado o botão Devolução. Deixando a seta "seletora" (seta preta esquerda da tela) na grade "Prestação de Contas (1)" na linha da prestação que deseja-se fazer a devolução dos valores, ao clicar no botão Devolução a tela F600GEC é aberta, como ocorre na geração do título de adiantamento, ela é apresentada com alguns campos preenchidos e bloqueados e os campos referentes aos dados do título na grade "Pagamento, Transferência e Crédito (1)" preenchidos, basta clicar no botão Processar e a devolução do valor é realizada.

Ao voltar para a tela F615PCA os dados são atualizados e no rodapé da tela é novamente habilitado o botão Excluir Baixas, que ao clicar neste a tela F501EBL é aberta e o usuário poderá excluir o recebimento dos valores devolvidos da prestação de contas.

Identificadores de regra