Evaluación de resultados

Habilitar funciones de permisos requeridos

Para realizar el proceso de evaluación de resultados es necesario que los recursos de permisos estén correctamente configurados en la pantalla de Gestión de Papel, a partir de ahí .

La configuración de permisos normalmente se realiza solo una vez, en el momento de la implementación del módulo. Pero el administrador del sistema puede cambiarlo en cualquier momento, si es necesario.

Para saber cómo configurar permisos en la plataforma y ver la lista de recursos que pertenecen a Performance Management, acceda a Documentación y Permisos - Performance Management .

Realizar ajustes generales del proceso

Normalmente, la configuración del proceso la verifica un usuario asociado con el administrador del sistema . La importación de datos puede resultar complicada tanto para el administrador como para el profesional de RRHH .

Estas son las configuraciones necesarias para el pleno funcionamiento de la evaluación de resultados:

• Configuraciones generales — mediante el menú Panel de gestión > Configuración y gestión > Configuración general > Configuración general, Definir si la evaluación de resultados estará disponible para consulta o si el proceso estará disponible para ser realizado por el módulo de Gestión del Desempeño. Esta configuración se realiza mediante el parámetro Permitir cambiar evaluaciones de resultados .
• Importación de datos : importe datos que se incluirán al comienzo del proceso (ejemplo: migración de datos de evaluaciones que se llevaron a cabo externamente dentro del sistema). Alternativamente, se puede ingresar información usando las pantallas de registro de Gestión del desempeño .

Parametrizar y mantener el ciclo de evaluación (RH)

Los ciclos de evaluación determinan los períodos en los que se definen, implementan y finalizan las evaluaciones. El RR.HH. puede definir el periodo deseado, reflexionando sobre el tiempo en el que las evaluaciones se considerarán válidas y que podrá ser modificado por los evaluadores y evaluados.

El ciclo de evaluación se puede registrar y mantener mediante la pantalla Mantenimiento del ciclo de evaluación, en:

• Gestión del desempeño > Desempeño organizacional > Registros de recursos humanos > Ciclo de evaluación

En esta pantalla es posible definir las reglas principales para el proceso de evaluación de resultados de un ciclo determinado. También puede duplicar un ciclo existente , lo que facilita el registro de ciclos posteriores.

Si tienes dudas sobre algún campo de parametrización del ciclo, consulta la documentación completa de parámetros configurables .

Crear o editar un grupo de personas (público objetivo) (RRHH o Gerente)

El grupo de personas es el conjunto de individuos que determinarán el público objetivo para la evaluación de resultados . Para decidir, definir cómo se generarán las evaluaciones.

Esta actividad normalmente la realiza el profesional de RRHH, pero también puede realizarla el gestor, siempre que tenga los permisos adecuados asociados a su usuario.

Hay dos formas de crear un grupo de personas:

• a través del menú Gestión del desempeño > Desempeño organizacional > Registros de recursos humanos > Grupo de personal organizacional (donde también es posible editar un grupo existente);
• Durante la generación de evaluaciones, la opción de crear grupos aparece en el paso 2 de la pantalla de generación.

Para cualquiera de los métodos, durante el registro del grupo, simplemente proporcione un nombre y defina un empleado responsable.

Opcionalmente, puedes describir el propósito del grupo. Como el grupo de personas puede ser utilizado tanto en la generación de evaluaciones como en grupos de talentos, una sugerencia es darle un nombre que facilite su identificación al momento de ser seleccionados.

Al guardar, los campos de filtro están disponibles para determinar quién debe ser parte del grupo (todos los empleados del centro de costos "X" y el departamento "Y", por ejemplo). La pantalla de registro mostrará qué miembros serán según los filtros establecidos.

Cuando se crea un grupo de personas, éste queda disponible para su selección como público objetivo en la generación de evaluaciones de competencias, evaluaciones de resultados y también entre grupos de talentos. Estos grupos pueden, además, reutilizarse en otros ciclos, sin estar necesariamente vinculados a un único ciclo.

El siguiente vídeo muestra una guía paso a paso sobre cómo crear un grupo de personas (en portugués, pero puedes usar subtítulos automáticos de YouTube):

Generar evaluaciones de resultados (RRHH)

Luego de parametrizar el ciclo y definir grupos de personas, es necesario generar evaluaciones de resultados . Los empleados y directivos sólo pueden ver los ciclos que plantean algún tipo de evaluación generada.

A la pantalla para generar evaluaciones de resultados se accede en: Gestión del desempeño > Desempeño organizacional > Generar evaluaciones.

1. En Definiciones, ingrese el ciclo para el cual desea generar evaluaciones.
2. Indique si desea o no superponer las evaluaciones de la audiencia seleccionada:
   • No recontratar, generar solo empleados sin evaluación : Se generarán evaluaciones para los empleados que no tienen evaluación, como por ejemplo: empleados que regresan de ausencia, empleados con un período mínimo de experiencia, empleados en vacantes, empleados de nueva contratación, entre otros.
   • No reemplaces, genera siempre una nueva evaluación : si no tienes una evaluación de resultados se generará una nueva, y si existe no se realizarán cambios.
   • Reemplazar evaluaciones existentes : elimina todas las evaluaciones de resultados que no estén completadas o canceladas y genera una nueva. Todas las evaluaciones se superponen, independientemente de la situación, a excepción de las evaluaciones completadas.
3. Si lo deseas registra una extensión para las siguientes etapas de evaluación:
   • Definición de objetivos ( gerente )
   • Proposición de metas ( empleado )
   • Seguimiento y revisión de objetivos ( gerente y empleado )

   Los plazos de prórroga deben ser posteriores a los plazos definidos en el ciclo, porque estos plazos serán sustituidos.

   Para que las evaluaciones queden bloqueadas hasta el final de los períodos, en la etapa de parametrización del ciclo se debe activar el parámetro Bloqueo de las acciones por los períodos previstos .

4. En Audiencia evaluada, seleccione uno o más grupos de personas para indicar quiénes participarán en las evaluaciones. Las personas contenidas en los grupos elegidos se enumerarán a continuación para su verificación. Si el grupo deseado no está disponible en la lista, haga clic en Crear nuevo grupo de personas para registrar uno nuevo.
   
   También puede seleccionar personas individuales ingresando sus nombres o números de registro individualmente en el campo Generar para una o más personas .
   
   El Cargo/Puesto se utiliza únicamente como historial de la evaluación, y se encuentra en el movimiento del Empleado desde el punto de referencia.
5. Haga clic en Siguiente . El sistema validará la información de las personas y grupos seleccionados.

4. Durante la etapa de validación, revisar la información y abordar las inconsistencias que presenta el proceso. El sistema comprobará si existe algún evaluador que no haya sido definido.
5. Comience a generar evaluaciones. Si ha optado por continuar con el paso anterior sin abordar las inconsistencias encontradas, el sistema generará evaluaciones solo para los registros que fueron correctos.

Al iniciar la generación, recibirás una notificación . Esta notificación muestra el progreso del proceso, permitiendo realizar múltiples generaciones al mismo tiempo. Además, puede generar simultáneamente evaluaciones de diferentes ciclos, por ejemplo.

A continuación, vea un vídeo sobre cómo generar evaluaciones de resultados (en portugués, pero puede usar subtítulos automáticos de YouTube):

Realizar el mantenimiento de evaluaciones de resultados (RRHH)

Mantener evaluaciones de resultados le permite cambiar algunas propiedades de evaluación después de que se hayan generado. Esta acción se puede realizar para una evaluación específica o para múltiples evaluaciones.

Para hacer esto, vaya al menú Gestión del desempeño > Desempeño organizacional > Mantenimiento > Resultados - evaluación de mantenimiento. Utilice los filtros para encontrar empleados (activos y jubilados) que sean evaluados o evaluados en el ciclo seleccionado.

Durante el mantenimiento de evaluaciones podrás:

• Cambiar el evaluador de un empleado o nombrarle un evaluador (si no tiene uno)
• Definir una situación para su evaluación.
• Registre una extensión para estos pasos de evaluación:
  • Definición de objetivos ( gerente )
  • Proposición de metas ( empleado )
  • Seguimiento y revisión de objetivos ( gerente y empleado )

  La extensión permite definir cierres posteriores a los que se registraron en el ciclo.
  Condiciones para ampliar una evaluación

  Las evaluaciones podrán ampliarse mientras se encuentren en las siguientes situaciones:

  • en definicion
  • Esperando aprobación de metas Empleado/Gerente
  • En evaluación
  • Esperando aprobación de resultados Empleado/Gerente
  • En revisión
  • A la espera de aprobación de la revisión de objetivos

  Para evaluaciones canceladas, bloqueadas y completadas, también se debe cambiar la situación para que pueda ser válida.

• Delegar un evaluador sustituto en los casos en que, por algún motivo, el responsable o evaluador original no pueda realizar la evaluación
  • El colaborador que fue definido como reemplazo puede acceder a la evaluación en: Gestión del desempeño > Evaluaciones pendientes > Evaluaciones de resultados
  • Si el gerente o el evaluador original necesita retomar la evaluación nuevamente, puede hacerlo utilizando su propio formulario o RR.HH. debe excluir al Evaluador delegado de la pantalla de mantenimiento de la evaluación de resultados.
• Eliminar evaluaciones que se generaron. Para garantizar el mejor rendimiento del sistema, es posible eliminar 50.000 registros (evaluaciones) a la vez.
  

  Aviso

  Dependiendo de la cantidad de evaluaciones seleccionadas para eliminación, el proceso puede tardar unos minutos en completarse. Si se realiza una consulta inmediatamente después de eliminar un gran volumen de evaluaciones, es posible que estas solo aparezcan por un tiempo en lugares como:

  • Pantalla de mantenimiento de evaluación
  • Manager Analytics - tarjetas de evaluación de resultados

Vea a continuación un video que muestra cómo mantener las evaluaciones de resultados (en portugués, pero puede usar subtítulos automáticos de YouTube):

Definir objetivos individuales para los empleados (Gerente)

El gerente puede definir los objetivos del equipo individualmente o para varios miembros del equipo, en:

• Gestión del desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

El gerente es quien normalmente evalúa y fija metas a sus subordinados. Sin embargo, el papel de evaluador también puede atribuirse a otros empleados, independientemente de su posición jerárquica.

No es posible crear metas para un empleado cuya evaluación esté completa pendiente de aprobación.

Si el líder ha completado evaluaciones de competencias con un enfoque de Consenso, el gerente también puede vincular estas evaluaciones con objetivos de resultados para ciclos futuros. Este enlace tiene lugar en:

• Gestión del desempeño > Evaluaciones pendientes > Guía de consenso (haga clic en el enlace del nombre del empleado)

El gestor también puede informar los indicadores que utilizará el sistema para calcular el resultado final de las evaluaciones. El tipo de indicador que se reportará dependerá del método de cálculo definido por la empresa.

Consulte el Anexo I al final de este folleto para comprender cómo funcionan los formularios de cálculo en la Gestión del Desempeño.

Proponer metas individuales para el gerente o evaluador (Empleado)

El empleado puede proponer sus propias metas individuales, siempre que la empresa ofrezca esta opción en el sistema y la situación de evaluación de resultados esté en Definición .

El empleado también puede informar los indicadores que utilizará el sistema para calcular el resultado final de las evaluaciones. El tipo de indicador que se reportará dependerá del método de cálculo definido por la empresa.

Consulte el Anexo I al final de este folleto para comprender cómo funcionan los formularios de cálculo en la Gestión del Desempeño.

Los objetivos individuales se pueden definir como:

• Gestión del desempeño > Mi desempeño > Mis objetivos y resultados

Ver las metas propuestas por los liderados (Gerente)

Cuando un empleado propone metas para evaluación, el gerente recibe una notificación para separarlas. Sobre la configuración de esta notificación por correo electrónico, consulte la documentación Configuraciones — Panel de Gestión .

Si es necesario, el gestor puede modificar los detalles de la meta propuesta. Si el proceso requiere la aprobación de las metas por parte del empleado, la meta regresará para que se apruebe o rechace estas modificaciones.

El gerente necesita aprobar o rechazar las metas propuestas , en:

• Gestión del desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

Ver las metas que fueron definidas por el gerente (Empleado)

El empleado puede visualizar sus metas individuales luego de la realización de todos los pasos anteriores por parte de RRHH y el gerente (parámetros de ciclo, generación de evaluaciones y definición de metas), recibiendo una notificación para acceder a ellas tal como están definidas por el gerente.

En cuanto a la configuración de notificaciones, acceda a la página Configuraciones — Panel de gestión para obtener más información. Respecto a los objetivos propiamente dichos, esta consulta se puede realizar en:

• Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados.

Si el proceso requiere la aprobación de las metas por parte del empleado, éstas deberán ser aprobadas o rechazadas. Luego de esto, la evaluación será enviada al gerente para que reevalúe o mida los resultados.

A partir de entonces, los objetivos serán seguidos y trabajados durante todo el ciclo actual.

Seguir los objetivos del equipo (Gerente)

Luego de definir las metas, el gerente puede resaltar el progreso de las acciones hacia su consecución. Normalmente están alineados con sus líderes, pues también pueden grabar a sus seguidores.

Este seguimiento se puede realizar en las siguientes pantallas:

• Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados;
• Tarjeta del panel de desempeño del equipo

Es posible seguir el porcentaje de logro general del equipo y de cada colaborador, el estado de las evaluaciones de resultados, las metas y el número de metas definidas para el ciclo. El Gerente también tiene la posibilidad de insertar, en las metas de sus empleados, comentarios y anexos que muestren el avance de la meta.

Si lo desea, el gerente también puede verificar periódicamente los resultados parciales alcanzados por cada líder. Para ello, al definir una meta, se deben informar los campos de Seguimiento Periódico que ayudan en el cálculo de su consecución.

Dependiendo de lo que RR.HH. haya definido para el ciclo de evaluación, el seguimiento debe realizarse en cierres predefinidos (obligatorios) o puede quedar a discreción de los gerentes y empleados.

El cálculo del porcentaje de consecución de la meta se actualiza cada vez que se verifica el resultado, tanto en los periodos de seguimiento como en el resultado final.

Sigue tus propios objetivos (Empleado)

Luego de definir las metas, el empleado puede demostrar el progreso de las acciones hacia su consecución.

Este seguimiento se puede realizar en la siguiente pantalla:

• Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis objetivos y resultados, haciendo clic en Seguir en el objetivo que deseas resaltar.

Para seguir cada objetivo, el empleado puede ingresar:

• El porcentaje de resultado logrado en el momento (se notifica al evaluador cuando el empleado actualiza el porcentaje, y viceversa)
• Comentarios y archivos adjuntos que muestran el progreso hacia la meta.

Dependiendo de lo que RR.HH. haya definido para el ciclo de evaluación, el seguimiento debe realizarse en cierres predefinidos (obligatorios) o puede quedar a discreción de los gerentes y empleados.

Seguir los objetivos individuales de los empleados.

RRHH puede seguir el progreso de las evaluaciones de la organización a través de Performance Management Analytics.

En la pantalla de Analytics, la información se presentará mediante gráficos:

• Estado de las evaluaciones de resultados
  • Esta tarjeta tiene el botón Detalle , que muestra la cantidad de evaluaciones que están pendientes de aprobación y permite acceder a las hojas de evaluación.
• Calendario de evaluaciones de resultados

Se puede acceder a la pantalla Analytics, donde puede encontrar gráficos de seguimiento de evaluaciones, en:

• Gestión del rendimiento > Rendimiento organizacional > Métricas organizativas > Gestión del rendimiento de análisis.

Este seguimiento es importante para que el departamento de RRHH pueda verificar que se están cumpliendo los pasos previstos en el proceso de evaluación.

Realizar seguimiento periódico de objetivos (Gerente o Empleado)

Este recurso permite al directivo tener una visión periódica de las metas trazadas para su empleado, dando la posibilidad de seguir la evolución del logro de la meta de forma asertiva.

Tanto el monitoreo periódico como el método de acumulación de resultados pueden ser elegidos por el gerente y el empleado, siempre que estos parámetros estén activados en el registro del ciclo .

Evaluaciones completas de líderes (Gerente)

Luego de registrar todas las evidencias, comentarios y seguimiento de objetivos, el gerente podrá completar las evaluaciones de sus líderes al final del ciclo.

Esto se hace a través del menú Gestión del rendimiento > Rendimiento del equipo > Objetivos y resultados del equipo.

El proceso de aprobación del líder está condicionado por parámetros previamente establecidos en las configuraciones del ciclo. Para más información, consulte la documentación Parámetros del ciclo de evaluación de resultados .

Evaluaciones completas de empleados jubilados o inactivos (Gerente)

Después de que un empleado se jubila, el gerente sólo puede registrar sus resultados en las metas. Esta información se puede utilizar para fines específicos, como calcular el PLR.

Para seguidores que están retirados o inactivos, se activa el botón Completar evaluación en evaluaciones que se encuentren en las siguientes situaciones:

• En evaluación
• Esperando aprobación de metas
• En revisión
• A la espera de aprobación de la revisión de objetivos
• Esperando la aprobación de los resultados por parte del empleado.

Al finalizar la evaluación, podrá consultar la pestaña Completado en la pantalla de seguimiento de resultados del equipo.

Ver y aprobar resultados de evaluación (Empleado)

Una vez que el gerente o evaluador registra los resultados, se puede completar la evaluación. En ese momento, el empleado recibe una notificación informándole que su evaluación puede ser revisada — para más información sobre la notificación y cómo configurarla, acceda al documento Configuraciones — Panel de Gestión , en el ítem Opciones Generales.

El proceso de aprobación del líder está condicionado por parámetros previamente establecidos en las configuraciones del ciclo. Para más información, consulte la documentación Parámetros del ciclo de evaluación de resultados .

Para ver todas las evaluaciones realizadas y en curso, es necesario navegar entre los ciclos disponibles:

Delegar una evaluación de resultados (Gerente)

La opción Delegar evaluación permite al gestor o evaluador transferir la evaluación de resultados bajo su responsabilidad a otra persona.

El recurso para delegar evaluación está disponible en las pantallas de seguimiento de resultados del equipo y evaluaciones pendientes. La pantalla de evaluaciones pendientes también le permite ver la lista de evaluaciones que han sido delegadas.

Al delegar la evaluación no se pierde la trazabilidad. Es decir, el evaluador original sigue siendo el responsable de la evaluación. El gestor puede incluso retomar la evaluación que le fue delegada. La opción Reanudar evaluación se encuentra en el Resumen de evaluación de la pantalla Seguimiento de resultados del equipo.

Notificar a los evaluadores responsables de evaluar los resultados. (HORA)

Es posible enviar una notificación a uno o más gerentes/evaluadores seleccionados, quienes serán presentados a través de la notificación a través del sistema y también por correo electrónico. Esta notificación se puede utilizar como recordatorio, gracias por el aviso, por ejemplo.

Para enviar la notificación, vaya a: Gestión del rendimiento > Rendimiento organizacional > Métricas organizativas > Gestión del rendimiento de análisis > Estado de evaluación de resultados > Detalle > Detalles de evaluación de resultados > Enviar notificación .

Los recordatorios también aparecerán a los empleados si RR.HH. ha utilizado la opción Pregunta para confirmar la ejecución del paso de definición durante la parametrización del ciclo.

Reciba alertas sobre evaluaciones modificadas o fechas cercanas a su vencimiento (Empleado)

Para ayudar a seguir los objetivos, el empleado recibe una notificación cada vez que el gerente cambia los detalles o los resultados de su evaluación.

También recibirás una notificación de recordatorio cuando se acerque la fecha límite o el logro de una meta. Esta notificación se envía automáticamente al empleado cuando faltan 15 días, 7 días y 1 día para la fecha de vencimiento. Al hacer clic en él, el empleado es dirigido a la evaluación que tiene información cercana a ganar.

Recibir alerta de evaluaciones modificadas (Gerente)

El gerente o evaluador recibe una notificación cada vez que el empleado cambia los detalles o resultados de un objetivo de evaluación.

Esto facilita el control de los flujos de aprobación, permitiendo al gerente monitorear y evaluar o rechazar cambios.