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DCTFWeb: impactos no módulo Administração de Pessoal
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web (DCTFWeb) é uma obrigação tributária acessória, em que o contribuinte confessa débitos de contribuições previdenciárias e de contribuições destinadas a terceiros (INSS). Também é o nome dado ao sistema disponibilizado pelo Governo e utilizado para editar a declaração, transmiti-la e gerar a guia de pagamento.
O intuito desta documentação é destacar os principais impactos da DCTFWeb no sistema Gestão de Pessoas | HCM, especialmente nas rotinas e processos tratados pelo módulo de Administração de Pessoal.
Para entender mais sobre a legislação e obrigatoriedade da declaração, recomendamos a leitura desta página especial em nosso Portal de Exigências Legais sobre o assunto.
Rotinas e processos impactados pela DCTFWeb
Guia de recolhimento
A guia de recolhimento da DCTFWeb é emitida com base em uma série de informações enviadas para o ambiente do Governo, entre elas o eSocial. Portanto, esta guia é emitida exclusivamente pelo ambiente on-line da DCTFWeb, disponibilizado pela Receita Federal.
O Administração de Pessoal não é responsável por emitir esta guia, mas sim por enviar as informações para o eSocial. A partir disso, o ambiente on-line da DCTFWeb utilizará estas informações para emitir a guia de recolhimento.
Substituição da GFIP pela DCTFWeb
A partir do mês em que a GFIP for substituída pela DCTFWeb, a solicitação da compensação do saldo passa a ser efetuada no programa PERD-COMP para aproveitamento futuro.
Quando ocorrer esta substituição, a rotina de compensação da Guia da Previdência Social (GPS) no Administração de Pessoal poderá continuar sendo utilizada para controle de saldos, mas não levará a informação para o eSocial. Conforme determina a DCTFWeb, as compensações deverão ser solicitadas à Receita Federal através do programa PERD-Comp e, somente quando autorizadas, poderão ser vinculadas como compensação dentro da DCTFWeb.
Portanto, ao gerar a GPS (FRGERGRP) a partir da competência onde iniciar o envio da DCTFWeb, o campo Compensação da tela de geração deverá ser preenchido com "N - Não compensar".
A competência de início da DCTFWeb irá variar de acordo com o enquadramento da sua empresa no faseamento do eSocial. Saiba mais sobre os grupos e as fases no nosso Portal de Exigências Legais.
Informações que serão enviadas pelo EFD-Reinf em vez do eSocial
Com o preenchimento da data de Início DCTFWEB nas Definições do eSocial (Empresas > Definições eSocial), a GFIP passa a ser substituída pela DCTFWeb e as rotinas abaixo deixarão de ser informadas no Administração de Pessoal, pois seu envio será realizado pelo EFD-Reinf (tratado pela solução de ERP) e não pelo eSocial.
Menus das rotinas que serão substituídas
Com a substituição da GFIP pela DCTFWeb, as seguintes rotinas deixam de ser informadas no AP e passam a ser enviadas pelo EFD-Reinf (ERP):
- Cálculos > Terceiros > Serviços Tomados (Pagtos Jurídica) (FR032OPG)
- Cálculos > Terceiros > Serviços Prestados (Recebimentos) (FR032RCB)
- Cálculos > Terceiros > Recursos Repassados (FRPRDREP) - Patrocínio a clubes de futebol
- Cálculos > Terceiros > Recursos Recebidos (FRPRDREC) - Patrocínio a clubes de futebol
- Cálculos > Terceiros > Comercialização de Produção (FRPRDCOP) – Somente Pessoa Jurídica
- Cálculos > Terceiros > Evento Desportivo - Clube de Futebol (FRPRDEVD)
- Cálculos > Terceiros > Pagamentos Não Identificados (FR032PNI)
Serviços prestados mediante cessão de mão de obra
- Cálculos > Terceiros > Serviços Prestados (FR032RCB)
Com a substituição da GFIP pela DCTFWeb, as notas fiscais da empresa prestadora de serviço com a retenção de 11% INSS deixam de ser informadas no Administração de Pessoal, pois este envio será realizado pelo EFD-Reinf e não pelo eSocial.
Os aspectos contábeis efetuados pelo sistema de folha através de Códigos de Lançamento Contábeis (CLCs) específicos devem ser verificados com o contador da empresa.
Os CLCs contábeis afetados por esta alteração são:
| CLCs contábeis afetados | |
|---|---|
| Código | Descrição |
| 1419 | Compensação GPS |
| 1420 | Retenção 11% NF |
| 1421 | Retenção 11% NF Compensado |
| 1422 | Retenção 11% NF Excedente |
| 1519 | Compensação GPS |
| 1520 | Retenção 11% NF |
| 1521 | Retenção 11% NF Compensado |
| 1522 | Retenção 11% NF Excedente |
Recursos repassados ou recebidos (patrocínio a clubes de futebol)
- Cálculos > Terceiros > Recursos Repassados (FRPRDREP)
- Cálculos > Terceiros > Recursos Recebidos (FRPRDREC)
Com a substituição da GFIP pela DCTFWeb, os repasses de patrocínios a clubes de futebol poderão deixar de ser informados no Administração de Pessoal, pois este envio será realizado pelo EFD-Reinf e não pelo eSocial.
Os aspectos contábeis efetuados pelo sistema de folha através de Códigos de Lançamento Contábeis (CLCs) específicos devem ser verificados com o contador da empresa.
Os CLCs contábeis afetados por esta alteração são:
| CLCs contábeis afetados | |
|---|---|
| Código | Descrição |
| 1681 | Parte empresa GPS patrocínio esportivo |
| 1781 | Parte empresa GPS patrocínio esportivo |
Comercialização de produção rural (Pessoa Jurídica)
- Cálculos > Terceiros > Comercialização de Produção (FRPRDCOP) – somente Pessoa Jurídica
Com a substituição da GFIP pela DCTFWeb, os valores da comercialização rural da empresa (Produtora Rural - Pessoa Jurídica) poderão deixar de ser informados no Administração de Pessoal, pois este envio será realizado pelo EFD-Reinf e não pelo eSocial.
Observação
A comercialização de produção rural de Pessoas Físicas deve permanecer sendo enviada ao eSocial através desta rotina.
Os aspectos contábeis efetuados pelo sistema de folha através de Códigos de Lançamento Contábeis (CLCs) específicos devem ser verificados com o contador da empresa.
Os CLCs contábeis afetados por esta alteração são:
| CLCs contábeis afetados | |
|---|---|
| Código | Descrição |
| 1297 | Parte empresa GPS produtor Rural PJ |
| 1298 | Parte terceiros GPS produtor Rural PJ |
| 1397 | Parte empresa GPS produtor Rural PJ |
| 1398 | Parte terceiros GPS produtor Rural PJ |
Liminares e processos judiciais no eSocial
As empresas que possuem liminares ou processos judiciais que suspendem encargos de INSS ou FGTS devem informar estes processos no Administração de Pessoal, a fim de garantir a declaração destas liminares para o eSocial, influenciando também no recolhimento da DCTFWeb.
A liminar da empresa pode ser contra todos os percentuais devidos ao INSS, ou somente contestando alguns dos seguintes percentuais devidos:
- 20% do INSS patronal
- Porcentagem dos Riscos Ambientais do Trabalho (% RAT)
- Fator Acidentário de Prevenção (FAP)
- Porcentagem de recolhimento das contribuições para outra entidades (% Outras entidades)
Através das liminares, a empresa pode suspender a exigibilidade de:
- percentuais devidos sobre determinadas verbas (exemplos: licença médica; 1/3 de férias; licença maternidade)
- suspender o % RAT de uma filial
- suspender o FAP de uma filial
- o percentual devido a uma das instituições dos Sistemas "S" (exemplos: 0,2% ao INCRA; 0,6% ao Sebrae; 2,5% ao salário educação)
Passos para tratar liminares no Gestão de Pessoas | HCM para o eSocial:
Para enviar as informações de liminares ao eSocial e fazer o recolhimento correto na DCTFWeb, é necessário efetuar alguns cadastros no Administração de Pessoal e algumas operações no próprio sistema da DCTFWeb.
Ao final do procedimento, os valores suspensos serão demonstrados no arquivo de retorno S-5011 (Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte), após o envio do evento S-1299 (Fechamento dos Eventos Periódicos). Estes valores serão os mesmos que são apresentados como "Suspensos" dentro da DCTFWeb.
Os exemplos abaixo demonstram possíveis cenários de liminares e quais etapas devem ser realizadas, tanto no Administração de Pessoal quanto no aplicativo da DCTFWeb (acessado via portal do e-CAC da Receita Federal (RFB)).
Nota
As orientações de como acessar e operar o sistema da DCTFWeb estão disponíveis nos manuais da DCTFWeb. O download destes manuais pode ser feito no próprio site da RFB.
Exemplo 1:
Cenário: empresa possui liminar que suspende a exigibilidade dos 20% de INSS patronal sobre a licença médica paga. O desconto de INSS do empregado continuará ocorrendo normalmente.
Administração de Pessoal:
- Cadastre a liminar em Empresas > Processos Judiciais (FR030PRO), guia Hist. Detalhes, na grade Suspensão de Exigibilidade de Tributos e FGTS. Nesta grade, indique as informações de suspensão e se há depósito judicial.
- Em Empresas > Empresas (FR030EMP), guia Liminar, cadastre os eventos de licença médica que são abrangidos pela liminar.
- Se a liminar se referir somente a uma filial:
- Em eSocial > Gerar Tabelas (FRGERTAB), selecione o evento S-1010 (Tabela de Rubricas) e clique em Gerar. Isto faz com que o sistema gere uma pendência de envio do S-1010 para o eSocial, contendo estas informações:
- Código de incidência "9X", referente à suspensão de incidência sobre salário de contribuição em decorrência de decisão judicial. Este código é enviado no S-1010 pelo registro CodIncCP (Código de incidência tributária da rubrica para a Previdência Social).
- Existência de processo administrativo ou judicial com decisão/sentença favorável, determinando a não incidência de contribuição previdenciária. Estas informações são enviadas no S-1010 pelos registros do grupo ideProcessoCP.
- Após o fechamento dos periódicos (S-1299 ou S-1295
Aplicativo da DCTFWeb (site da Receita Federal):
- No sistema da DCTFWeb, inicie a edição da declaração da competência que está em aberto.
- Acesse o menu Créditos Vinculáveis > Créditos > Suspensão:
- Localize o processo e vincule somente os valores suspensos relativos aos 20% do patronal. Isto é necessário pois a DCTFWeb retirará o valor da licença médica da base de INSS para todos os encargos, e a empresa ajustará para que somente os 20% não sejam incluídos no Darf a recolher.
- Se houver depósito judicial referente ao valor que foi suspenso, acesse o campo correspondente, e indique a conta do depósito.
Exemplo 2:
Cenário: empresa possui liminar que altera a exigibilidade do % RAT, de 2% para 1%, em todas as suas filiais.
Administração de Pessoal:
- Cadastre a liminar em Empresas > Processos Judiciais (FR030PRO), guia Hist. Detalhes, na grade Suspensão de Exigibilidade de Tributos e FGTS. Nesta grade, indique as informações de suspensão e se há depósito judicial.
- Em Empresas > Filiais > Cadastro (FR030FIL), guia Gps, cadastre as informações da seguinte forma:
- Data Alteração = data de validade de início do processo
- % RAT: Devido = 2,00
- % RAT: Com Liminar = 1,00
- Em eSocial > Gerar Tabelas (FRGERTAB), selecione o evento S-1005 (Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos) e clique em Gerar. Isto faz com que o sistema gere uma pendência de envio do S-1005 para o eSocial, contendo as informações do processo.
- Após o fechamento dos periódicos (S-1299 ou S-1295
Aplicativo da DCTFWeb (site da Receita Federal):
- No sistema da DCTFWeb, clique em "Aplicar Vinculação Automática" para que nenhum dos valores suspensos sejam incluídos no Darf a recolher:
ou: - Inicie a edição da declaração da competência que está em aberto, e acesse o menu Créditos Vinculáveis > Créditos > Suspensão:
Localize o processo e vincule somente os valores suspensos relativos aos 20% do patronal. Isto é necessário pois a DCTFWeb retirará o valor da licença médica da base de INSS para todos os encargos, e a empresa ajustará para que somente os 20% não sejam incluídos no Darf a recolher.
Exemplo 3:
Cenário: empresa possui liminar que suspende a exigibilidade do 0,2% do INCRA (Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária) em todas as suas filiais.
Administração de Pessoal:
- Cadastre a liminar em Empresas > Processos Judiciais (FR030PRO), guia Hist. Detalhes, na grade Suspensão de Exigibilidade de Tributos e FGTS. Nesta grade, indique as informações de suspensão e se há depósito judicial.
- Em Empresas > Filiais > Cadastro (FR030FIL), guia Gps, cadastre as informações da seguinte forma:
- Data Alteração = data de validade de início do processo
- % Parte Convênios = 0,20
- Grade Convênios:
- Convênio GPS = 02 (INCRA)
- %Dev (% Devido) = 0,20
- %Ret (% Retido) = 0,00
- Liminar = informe "S - Sim" ou, caso tenha vencido definitivamente, informe "D - Definitiva".
Repita estas definições para todas as filiais (considerando que todas possuem liminar de suspensão de exigibilidade).
- Em eSocial > Gerar Tabelas (FRGERTAB), selecione o evento S-1020 () e clique em Gerar. Isto faz com que o sistema gere uma pendência de envio do S-1020 para o eSocial, contendo as informações do processo.
- Após o fechamento dos periódicos (S-1299 ou S-1295
Aplicativo da DCTFWeb (site da Receita Federal):
- No sistema da DCTFWeb, clique em "Aplicar Vinculação Automática" para que nenhum dos valores suspensos sejam incluídos no Darf a recolher:
ou: - Inicie a edição da declaração da competência que está em aberto, e acesse o menu Créditos Vinculáveis > Créditos > Suspensão:
Localize o processo e vincule os valores suspensos relativos ao percentual do INCRA, para que não seja incluído no Darf a recolher, ou informe a conta do depósito judicial (se houver).
Cadastro de processo/liminar por colaborador:
Se um empregado da empresa apresentar algum processo/liminar impedindo algum desconto de impostos (INSS, IRRF ou Contribuição Sindical), você deve lançar estes processos de forma individual ou coletiva no Administração de Pessoal, pelo menu Cálculos > Lançamentos > Processos > Individual (FRPJCEMP) ou Coletivo (FRPJCCOL).
Este cadastro não afeta a tabela de rubricas, servindo apenas para sinalizar para a Receita Federal (RFB) que o processo existe. O valor descontado do colaborador será aceito, sem considerar erro da empresa.
Múltiplos processos judiciais que suspendem a mesma entidade:
Segundo os Manuais de Orientação do eSocial (MOS) e da DCTFWeb, quando existe mais de um processo judicial que suspende a mesma entidade, o valor passível de suspensão deverá ser enviado zerado. Também é preciso ajustar este valor manualmente na DCTFWeb.
Recomendamos a consulta aos manuais do eSocial e da DCTFWeb, pois trazem detalhes adicionais e exemplos deste cenário. O download destes manuais pode ser feito nos próprios sites do eSocial e da Receita Federal, respectivamente.
Importante
A auditoria interna da Receita Federal (RFB) avaliará, periodicamente, as informações das ações judiciais informadas, a fim de confrontar os valores considerados inexigíveis.
Havendo mais de um processo para o mesmo item (mesma rubrica, RAT, FAP ou Código de Terceiro), caso algum desses tenha o indicador de suspensão igual a "90 – Decisão transitada em Julgado", não há apuração de débito.
Integração com o ERP
Os processos de integração contábil e financeira do Administração de Pessoal permitem enviar os valores deste módulo para o Gestão Empresarial | ERP. Com isso, é possível consolidar os valores enviados para o eSocial (folha) e os valores do EFD-Reinf (ERP) antes de prosseguir com a conferência da DCTFWeb. Veja a seguir como fazer estas integrações.
Nota
Para fazer estes procedimentos, certifique-se de que a integração com o ERP está configurada corretamente e ativa.
Integração contábil
Administração de Pessoal:
Calcular as folhas de pagamento
No Administração de Pessoal, faça o procedimento normal de cálculo das folhas de pagamento dos colaboradores:
A consulta aos valores calculados pode ser feita destas maneiras:
- Pela tela de cadastro e recálculo da ficha financeira, em Cálculos > Ficha Financeira > Cadastro (FRFICFIN);
- Pela tela de consulta da ficha financeira, em Cálculos > Ficha Financeira > Informações de Cálculo > Consultar (FRFICINF).
- A partir da emissão de relatórios do sistema.
Após os cálculos também devem ser enviados os leiautes periódicos para o eSocial.
Gerar a contabilização e listar relatórios de conferência
Gere a contabilização pelas telas do menu Cálculos > Contabilização, de acordo com o processo desejado (folha, férias, rescisão, etc.). Quando a contabilização é gerada, o sistema carrega todos os lançamentos que serão integrados (repassados) ao Gestão Empresarial | ERP.
Esta rotina contabiliza os valores por colaborador, assim, é possível consultar valores individualmente. Gere um dos relatórios de contabilização (FPCB001.CTB ou FPCB002.CTB) em Cálculos > Contabilização > Listar. Estes relatórios apresentam os valores que serão integrados para Gestão Empresarial | ERP, servindo para fazer a conferência antes de seguir com o processamento da integração.
A rotina possui cálculo e geração de relatórios separados, o que significa que é possível listar o relatório contábil quantas vezes for necessário sem precisar gerar novamente a contabilização.
Se houver divergência entre os valores, revise-os e volte para o início do processo. Se os valores estiverem corretos, basta seguir para o próximo passo, onde será executada a integração dos valores do Administração de Pessoal para o ERP.
Executar a integração contábil
Execute a integração contábil pelo menu Integração ERP > Integração Contábil > Integrar (FRINTCON).
Essa integração será feita em lotes, buscando os lançamentos contábeis respeitando as definições contábeis, as abrangências informadas na tela e que tenham o lote zerado.
Se houver necessidade de reintegrar os dados, é necessário primeiro uma nova geração da contabilização, e depois executar a integração contábil novamente. Dessa forma, todos os lançamentos do lote serão cancelados e um novo lote de lançamentos será gerado.
Integração financeira
Administração de Pessoal:
Calcular as folhas de pagamento
No Administração de Pessoal, faça o procedimento normal de cálculo das folhas de pagamento dos colaboradores:
A consulta aos valores calculados pode ser feita destas maneiras:
- Pela tela de cadastro e recálculo da ficha financeira, em Cálculos > Ficha Financeira > Cadastro (FRFICFIN);
- Pela tela de consulta da ficha financeira, em Cálculos > Ficha Financeira > Informações de Cálculo > Consultar (FRFICINF).
- A partir da emissão de relatórios do sistema.
Durante o processo de cálculo da folha, o sistema cria automaticamente as pendências financeiras dos títulos gerados.
Após os cálculos também devem ser enviados os leiautes periódicos para o eSocial.
Listar relatório de integração financeira e conferir os valores
Acesse Integração ERP > Integração Financeira > Listar, e gere os relatórios de conferência da integração financeira.
Se houver divergência entre os valores, revise-os e volte para o início do processo. Se os valores estiverem corretos, basta seguir para o próximo passo, onde será executada a integração dos valores do Administração de Pessoal para o ERP.
Gerar título a pagar
Gere a Guia da Previdência Social (GPS) em Impostos > Previdência > GPS > Gerar GPS (FRGERGRP).
Ao gerar a GPS, o sistema irá automaticamente gerar o título que será integrado ao ERP na próxima etapa, onde será executada a integração financeira.
Executar a integração financeira
Execute a integração financeira, em Integração ERP > Integração Financeira > Integração Financeira (FRINTFIN). Neste momento será iniciado o processamento das informações e o envio para o ERP.
Importante
Antes de realizar a integração é necessário verificar se todas as pendênciasdo eSocial foram recebidas com sucesso pelo Governo. Se a integração for realizada enquanto há pendências de leiautes relacionados a pagamentos, por exemplo, ela precisará ser refeita após o recebimento destes leiautes.
A situação das pendências pode ser consultada pela tela de consulta de pendências do eSocial (FR350STA).
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