The results evaluation is an important part of the strategic planning process in the human capital management.
This evaluation method is based in the comparison between the expected and achieved results, having the defined performance indicators as the parameter.
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Worker
The Worker is responsible for reaching the goals defined by the Manager. The Worker monitors, analyzes and approves the results goals. |
Manager
The Manager is responsible for defining the results goals, measuring and analyzing the individual performance of each led person and also the team as a whole. |
HR department
Responsável por definir as regras do processo, importar os dados necessários, planejar o ciclo de avaliações e definir as metas compartilhadas da empresa. |
Para executar o processo de avaliação de resultados, é necessário que os recursos de permissão estejam corretamente configurados na tela Gestão de Papéis, da plataforma senior X.
A configuração de permissões normalmente é feita apenas uma vez, no momento da implantação do módulo. Mas o administrador de sistema pode alterá-la a qualquer momento, se necessário.
Para saber como configurar as permissões na plataforma e ver a relação dos recursos que pertencem ao Gestão de Desempenho, clique aqui.
Normalmente as configurações do processo são feitas por um usuário associado ao administrador de sistema. Já a importação de dados costuma ser feita tanto pelo administrador quanto pelo profissional de RH.
Estas são as configurações necessárias para o pleno funcionamento da avaliação de resultados:
Ciclos de avaliação determinam os períodos em que as avaliações são definidas, implantadas e finalizadas. O RH pode definir o período que quiser, refletindo no tempo em que as avaliações serão consideradas vigentes e que podem ser alteradas pelos avaliadores e avaliados.
O ciclo de avaliação pode ser cadastrado e mantido pela tela de Manutenção dos ciclos de avaliação, em:
Nesta tela é possível definir as principais regras para o processo de avaliação de resultados de um determinado ciclo. Também pode duplicar um ciclo existente, facilitando o cadastro dos ciclos seguintes.
Se você tem dúvidas sobre algum campo da parametrização do ciclo, consulte a documentação completa de parâmetros que podem ser configurados.
Depois de parametrizar o ciclo e definir os grupos de pessoas, é preciso gerar as avaliações de resultado. Workers and Managers can only consult cycles which have any generated evaluations.
The results evaluation generation screen is accessed in: Performance management > Generate evaluations.
As datas de prorrogação precisam ser posteriores aos prazos definidos no ciclo, pois esses prazos serão substituídos. To make the evaluations blocked at the end of the period, the
Block actions out of expected periods parameter must be enabled.
Note
The filters will be validated only at the end of the generation of evaluations and any inconsistencies found will be shown in the Log screen.
Ao iniciar a geração, você receberá uma notificação
Notes
A seguir, confira um vídeo sobre a geração das avaliações de resultado:
A manutenção das avaliações de resultado permite alterar algumas propriedades das avaliações depois que elas foram geradas. Esta ação pode ser feita para uma avaliação específica ou para múltiplas avaliações.
Para fazer isso, acesse o menu Gestão de desempenho > Manutenção > Manutenção das avaliações de resultados. This field finds all active and laid-off workers who are evaluated people or evaluators in the selected cycle.
Evaluation maintenance screen
A prorrogação permite definir datas posteriores àquelas que foram cadastradas no ciclo. As avaliações podem ser prorrogadas enquanto estiverem com as seguintes situações: Para as avaliações canceladas, bloqueadas e concluídas a situação também deve ser alterada para que ela possa ser válida.
Nota
Dependendo do número de avaliações selecionadas para exclusão, o processamento pode levar alguns minutos até terminar. Se for realizada uma consulta imediatamente após a exclusão de um grande volume de avaliações, elas ainda podem aparecer por algum tempo em lugares como:
Assista, a seguir, um vídeo que demonstra como fazer a manutenção das avaliações de resultado:
Antes de definir as metas, é preciso que o profissional de RH tenha executado a etapa de geração das avaliações. A opção de criar metas ficará indisponível até que isso aconteça.
Depois que as avaliações foram geradas, as metas poderão ser definidas pelo gestor ou pelo próprio colaborador.
Por padrão, não existe um limite para a quantidade de metas que podem existir em uma avaliação. Porém, o RH da empresa pode optar por definir um número mínimo e máximo de metas. Neste caso a avaliação só poderá ser iniciada se esses limites forem respeitados.
As metas da equipe podem ser definidas pelo gestor de forma individual ou para múltiplos membros da equipe, em:
O gestor é quem normalmente avalia e define metas para os seus liderados. Porém, a figura de avaliador pode ser atribuída também a outros colaboradores, independentemente da sua posição hierárquica.
Não é possível criar metas para um colaborador para o qual a avaliação está concluída ou pendente para aprovação.
Se o liderado possuir avaliações por competências com foco Consenso concluídas, o gestor pode também vincular estas avaliações com metas de resultados para os ciclos futuros.
O gestor pode também informar os indicadores que servirão para que o sistema calcule o resultado final das avaliações. O tipo de indicador que será informado vai depender da forma de cálculo definida pela empresa.
Veja o Anexo I ao final desta apostila para entender como funcionam as formas de cálculo no Gestão de Desempenho.
Note
As opções selecionadas na pergunta Possui prioridade? (Baixa, Média ou Alta) servem para ajudar o avaliado e o avaliador, caso precisem determinar quais metas têm maior ou menor prioridade. Isto é apenas informativo e não interfere em nenhum cálculo e nem no processo de avaliação.
O colaborador pode propor suas próprias metas individuais, desde que a empresa disponibilize essa opção no sistema, e a situação da avaliação de resultado seja Em Definição.
O colaborador pode também informar os indicadores que servirão para que o sistema calcule o resultado final das avaliações. O tipo de indicador que será informado vai depender da forma de cálculo definida pela empresa.
Veja o Anexo I ao final desta apostila para entender como funcionam as formas de cálculo no Gestão de Desempenho.
As metas individuais podem ser definidas em:
Notes
O dinâmico sistema de metas compartilhadas, que permite o cadastro de metas para grupos de colaboradores com pesos diferentes (seja para os grupos distintos, seja dentro de uma mesma meta) e agiliza o processo de análise dos resultados, agora conta com uma nova documentação totalmente dedicada ao tema.
Para conhecê-la e obter mais informações, acesse a página Metas Compartilhadas.
Quando um colaborador propõe metas para a avaliação, o gestor recebe uma notificação para que tenha conhecimento.
Se necessário, o gestor poderá alterar os detalhes da meta proposta. Caso o processo exija a aprovação das metas pelo colaborador, a meta voltará para que ele aprove ou rejeite essas alterações.
O gestor precisa aprovar ou rejeitar as metas propostas, em:
O colaborador pode ver suas metas individuais depois que o RH e o gestor concluírem todas as etapas anteriores (parametrização do ciclo, geração das avaliações e definição das metas).
O colaborador ficará sabendo que o gestor definiu suas metas por meio de uma notificação e, então, poderá consultá-las.
Caso o processo exija a aprovação das metas pelo colaborador, ele deverá aprová-las ou rejeitá-las. After their approval or rejection, the evaluation is submitted to the Manager so that the results can be reevaluated or measured.
A partir daí, as metas serão acompanhadas e trabalhadas durante todo o ciclo vigente.
Note
Ciclos que não possuem avaliações geradas não serão exibidos, tanto para gestores quanto para colaboradores.
Após a definição das metas, o gestor pode evidenciar o andamento das ações para o alcance delas. Normalmente isso é feito de forma alinhada com os liderados, pois eles também podem registrar os acompanhamentos.
Esse acompanhamento pode ser feito pelas seguintes telas:
É possível acompanhar o percentual de atingimento geral da equipe e de cada colaborador, o status das avaliações de resultado, os prazos e a quantidade de metas definidas para o ciclo. O Gestor também tem a possibilidade de inserir, nas metas dos seus colaboradores, comentários e anexos que evidenciam o progresso da meta.
Dependendo do que o RH definiu para o ciclo de avaliações, o acompanhamento deverá acontecer em datas predefinidas (obrigatórias) ou podem ficar a critério dos gestores e colaboradores.
O cálculo do percentual de atingimento da meta é atualizado sempre que o resultado for apurado, tanto nos períodos de acompanhamento quanto no resultado final.
Após a definição das metas, o colaborador pode evidenciar o andamento das ações para o alcance delas.
Esse acompanhamento pode ser feito pela seguinte tela:
Para o acompanhamento de cada meta, o colaborador pode inserir:
Dependendo do que o RH definiu para o ciclo de avaliações, o acompanhamento deverá acontecer em datas predefinidas (obrigatórias) ou podem ficar a critério dos gestores e colaboradores.
Note
O RH pode acompanhar o andamento das avaliações da organização pelo Analytics do Gestão de Desempenho.
Na tela do Analytics, as informações serão apresentadas pelos gráficos:
A tela do Analytics, onde ficam os gráficos de acompanhamento das avaliações, pode ser acessada em:
Esse acompanhamento é importante para que o departamento de RH verifique se as etapas previstas no processo de avaliação estão sendo cumpridas.
Este recurso serve para que o gestor tenha uma visão regular das metas estipuladas para seu colaborador, dando possibilidade de acompanhar de uma forma assertiva a evolução do atingimento da meta.
Tanto o acompanhamento periódico como o método de acúmulo do resultado, podem ser escolhidos por gestor e colaborador, desde que estes parâmetros estejam habilitados no cadastro do ciclo.
Supondo que um colaborador tem uma meta com valor 30 e que terá 3 acompanhamentos, ao clicar no botão Gerar Períodos, o comportamento do sistema para cada método de acúmulo será este:
| Método de acúmulo | Exemplo de acompanhamentos | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Soma |
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O sistema irá somar os 3 acompanhamentos:
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| Média |
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O sistema fará a soma dos três acompanhamentos e a divisão pelo número de acompanhamentos:
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| Último resultado |
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Será considerado apenas o valor do último acompanhamento:
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Depois de lançar todas as evidências, comentários e acompanhamentos das metas, o gestor poderá concluir as avaliações dos seus liderados no final do ciclo.
Isto é feito pelo menu Gestão de desempenho > Metas e Resultados > Metas/resultados da equipe.
Ao concluir uma avaliação, ela segue para a revisão do colaborador, que poderá aprovar ou reprová-la. Caso o colaborador reprove a avaliação, ela retornará para o gestor, que deverá rever os resultados até que a avaliação seja aprovada.
Após o desligamento de um colaborador, o gestor ainda pode lançar seus resultados nas metas. Esta informação pode ser usada para fins específicos, como por exemplo o cálculo do PLR.
Para os liderados que estão desligados ou afastados, o botão Concluir avaliação é habilitado em avaliações que estão com as seguintes situações:
Upon finishing the evaluation, it can be consulted in the Finished tab of the Team Results Monitoring screen.
Depois que o gestor ou avaliador lança os resultados, ele pode concluir a avaliação. Neste momento, o colaborador recebe uma notificação informando que a sua avaliação pode ser conferida.
O colaborador pode analisar as informações das metas e os resultados, e então aprova ou rejeita a avaliação:
Para ver todas as avaliações realizadas e em andamento, é preciso navegar entre os ciclos disponíveis:
A opção Delegar avaliação permite que o gestor ou avaliador transfira a avaliação de resultados sob sua responsabilidade para outra pessoa.
O recurso de delegar avaliação está disponível nas telas de acompanhamento de resultados da equipe e de avaliações pendentes. A tela de avaliações pendentes também permite ver a lista de avaliações que foram delegadas.
Ao delegar a avaliação, a rastreabilidade não é perdida. Ou seja, o avaliador original continua sendo o responsável pela avaliação. O gestor pode, inclusive, assumir novamente a avaliação que foi delegada.
É possível encaminhar uma notificação para um ou mais gestores/avaliadores selecionados, que será apresentada por meio da notificação via sistema e também por e-mail. Esta notificação pode ser usada como um lembrete, agradecimento ou aviso, por exemplo.
Para encaminhar a notificação, acesse: Gestão de desempenho > Analytics Gestão de Desempenho > Situação das avaliações de resultado > Detalhar > Detalhes das avaliações de resultado > Enviar notificação.
Os lembretes também aparecerão para os colaboradores caso o RH tenha usado a opção Pergunta para confirmar a execução da etapa de definição durante a parametrização do ciclo.
Note
Para ajudar no acompanhamento das metas, o colaborador recebe uma notificação sempre que o gestor alterar os detalhes ou resultados da sua avaliação.
Também receberá uma notificação de lembrete quando o vencimento ou acompanhamento de uma meta estiver próximo. Esta notificação é enviada automaticamente para o colaborador quando faltar 15 dias, 7 dias e 1 dia para o vencimento. Upon clicking the notification, the Worker is directed to the evaluation that has the data about to expire.
O gestor ou avaliador recebe uma notificação sempre que o colaborador alterar os detalhes ou resultados de uma meta da sua avaliação.
Isto facilita o controle dos fluxos de aprovação, permitindo que o gestor monitore e aprove ou rejeite as alterações.