Evaluación de resultados

Para ejecutar el proceso de evaluación de resultados, es necesario que los recursos de permiso estén correctamente configurados en la pantalla Gestión de Papeles, de la plataforma senior X.

La configuración de permisos normalmente es hecha sólo una vez, en el momento de la implantación del módulo. Pero el administrador de sistema puede alterarla a cualquier momento, si necesario.

Para aprender a configurar permisos en la plataforma y ver la lista de recursos que pertenecen a Gestión del Desempeño, acceda a la documentación Papeles y permisos - Gestión del Desempeño .

Normalmente las configuraciones del proceso son hechas por un usuario asociado al administrador de sistema. Ya la importación de datos suele ser hecha tanto por el administrador así como por el profesional de RRHH.

Estas son las configuraciones necesarias para el pleno funcionamiento de la evaluación de resultados:

• Configuraciones generales — a través del Panel de administración > Configuración y administración > Configuración general > menú Configuración general, definir si la evaluación de resultados estará disponible únicamente para consulta o si el proceso estará disponible para ser ejecutado por el módulo de Gestión del Desempeño. Esta definición está hecha por el parámetro Permitir cambiar las evaluaciones de los resultados.
• Importación de datos — importar los datos que alimentarán el inicio del proceso (ejemplo: migrar para dentro del sistema los datos de evaluaciones que fueron realizadas externamente). Alternativamente, las informaciones pueden ser ingresadas usando las pantallas de registro del Gestión del Desempeño.

Los ciclos de evaluación determinan los períodos en los que se definen, implementan y completan las evaluaciones. El RRHH puede definir el plazo que desee, reflejando el tiempo en el que las evaluaciones se considerarán efectivas y que podrá ser modificado por los evaluadores y evaluados.

El ciclo de evaluación puede ser registrado y mantenido a través de la pantalla de Mantenimiento de Ciclos de Evaluación, en:

• Gestión del desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Ciclos de evaluación

En esta pantalla es posible definir las principales reglas para el proceso de evaluación de resultados de un determinado ciclo. También puede duplicar un ciclo existente, facilitando el registro de los ciclos siguientes.

Si usted tiene dudas sobre algún campo de la parametrización del ciclo, consulte la documentación completa de parámetros que pueden ser configurados.

El grupo de personas es el conjunto de individuos que va a determinar el público objetivo de la evaluación de resultados. O sea, define para quién se generarán las evaluaciones.

Esta actividad normalmente la realiza el profesional de RR.HH., pero también puede realizarla el gerente, siempre que tenga los permisos adecuados asociados a su usuario.

Hay dos formas de crear un grupo de personas:

• a través del menú Grupo de personas (donde también es posible editar un grupo existente)
• durante la generación de evaluaciones, donde se presenta la opción de crear grupos en el paso 2 de la pantalla de generación

Para cualquiera de los dos métodos, durante el registro, el grupo basta con darle un nombre y definir un colaborador responsable.

Opcionalmente, puede describir el propósito del grupo. Como el grupo de personas puede ser utilizado tanto en la generación de evaluaciones como en los grupos de talentos, una sugerencia es darle un nombre que facilite su identificación al momento de la selección.

Al salvar, los campos de filtro estarán disponibles para determinar quién debe componer el grupo (todos los empleados del centro de costo "X" y del departamento "Y", por ejemplo). La pantalla de registro mostrará quiénes serán los miembros según los filtros establecidos.

Cuando se crea un grupo de personas, se queda disponible para selección como público objetivo en la generación de evaluaciones de competencias, evaluaciones de resultados y también entre los grupos de talento. Estos grupos también pueden ser reutilizados por otros ciclos, no necesariamente vinculados a un solo ciclo.

Después de parametrizar el ciclo y definir los grupos de personas, es necesario generar las evaluaciones de resultado. Los empleados y gestores pueden ver solamente los ciclos que poseen alguna evaluación generada.

A la pantalla de generación de evaluaciones de resultados se accede en: Gestión del desempeño > Desempeño de la organización > Generar evaluaciones.

1. En Definiciones, informe el ciclo para el cual desea generar las evaluaciones.
2. Indique si desea o no anular las calificaciones de la audiencia seleccionada:
   • No superponer, generar solo para empleados sin evaluación : se generan evaluaciones para empleados que no tienen ninguna evaluación, como por ejemplo: empleados que regresan de licencia, empleados con experiencia mínima, empleados de vacaciones, empleados de nueva contratación, entre otros.
   • No superponer, generar siempre una nueva evaluación : si no se tiene una evaluación de resultados se genera una nueva, y si ya existe no se realizan cambios.
   • Sobrescribir evaluaciones existentes : elimina todas las evaluaciones de resultados que no se completaron o cancelaron y genera una nueva. Son sobrepuestas todas las evaluaciones, indendiente de la situación, con excepción de las evaluaciones ya concluidas.
3. Si lo desea, registre una ampliación de los plazos para las siguientes etapas de la evaluación:
   • Definición de objetivos ( gerente )
   • Proponer metas ( colaborador )
   • Seguimiento y revisión de objetivos ( gerente y empleado )

   Las fechas de prórroga deben ser posteriores a los plazos definidos en el ciclo, ya que estos plazos quedarán sobrescritos.

   Para que las evaluaciones sean bloqueadas al llegar al fin de los períodos, el parámetro Bloquear las acciones fueron de los períodos previstos necesita ser habilitado en la etapa de parametrización del ciclo.

4. En Público evaluado, seleccione uno o más grupos de personas para indicar quién participará de las evaluaciones. Las personas contenidas en los grupos elegidos serán relacionadas luego abajo para conferencia. Si el grupo deseado no está disponible en la lista, haga clic en Crear nuevo grupo de personas para registrar uno nuevo.
   
   También puedes seleccionar personas individuales, ingresando sus nombres o números de registro individualmente en el campo Generar para una o más personas .
   
   El Cargo/Puesto se utiliza únicamente como historial de la persona evaluada y se encuentra en el movimiento del Empleado a partir de la fecha de referencia.
5. Haga clic en Próximo. El sistema hará la validación de las informaciones de las personas y grupos seleccionados.

6. Durante la etapa de validación, revise las informaciones y trate eventuales inconsistencias presentadas por el proceso. El sistema va verificar si existe algún evaluador que no fue definido.
7. Inicie la generación de las evaluaciones. En el caso tenga optado por seguir en frente en el paso anterior sin tratar las inconsistencias encontradas, el sistema va generar las evaluaciones solamente para los registros que estaban correctos.

Al iniciar la generación, usted recibirá una notificación . Esta notificación muestra el progreso del procesamiento, permitiendo realizar múltiples generaciones al mismo tiempo. Además, puede generar simultáneamente evaluaciones para diferentes ciclos, por ejemplo.

A continuación, vea un video sobre cómo generar evaluaciones de resultados:

A manutención de las evaluaciones de resultado permite alterar algunas propiedades de las evaluaciones después que ellas fueron generadas. Esta acción puede ser hecha para una evaluación específica o para múltiples evaluaciones.

Para ello acceda al menú Gestión del desempeño > Desempeño de la organización > Mantenimiento > Resultados - mantenimiento de evaluaciones. Use los filtros para encontrar los empleados (activos y despedidos) que son evaluados o evaluadores en el ciclo seleccionado.

Durante la manutención de las evaluaciones usted puede:

• Alterar el evaluador de un empleado o indicar un evaluador para él (caso no tenga)
• Definir una situación para la evaluación
• Registre una fecha de extensión para estas etapas de evaluación:
  • Definición de objetivos ( gerente )
  • Proponer metas ( colaborador )
  • Seguimiento y revisión de objetivos ( gerente y empleado )

  La extensión permite definir fechas posteriores a las registradas en el ciclo.
  

  Condiciones para ampliar una evaluación

  Las evaluaciones podrán ampliarse mientras existan las siguientes situaciones:

  • en definicion
  • En espera de aprobación de metas Empleado/Gerente
  • En evaluación
  • En espera de aprobación de resultados Empleado/Gerente
  • En revisión
  • A la espera de aprobación de revisión de objetivos

  En el caso de evaluaciones canceladas, bloqueadas y finalizadas, también será necesario modificar la situación para que sea válida.

• Delegar un evaluador sustituto en los casos en que, por algún motivo, el responsable o evaluador original no pueda realizar la evaluación
  • El colaborador que fue definido como sustituto puede acceder a la evaluación en: Gestión del desempeño > Evaluaciones pendientes > Evaluaciones de resultados
  • Si el responsable o evaluador original necesita hacerse cargo de la evaluación nuevamente, puede hacerlo utilizando el propio formulario o RRHH debe eliminar al Evaluador delegado a través de la pantalla de mantenimiento de la evaluación de resultados.

  Importante

  En el módulo de Gestión de Desempeño, el flujo equivalente al recurso sustituto es de Delegar Evaluación.

  Para obtener más información sobre cómo delegar una evaluación, visite elDelegar una evaluación de resultados y/o Delegar una evaluación por competencias.

• Excluir evaluaciones que ya fueron generadas. Para garantizar el mejor rendimiento del sistema, puede eliminar 50.000 registros (revisiones) a la vez.
  

  Nota

  Dependiendo del número de evaluaciones seleccionadas para exclusión, el procesamiento puede llevar algunos minutos hasta terminar. Si se realiza una consulta inmediatamente después de eliminar un gran volumen de reseñas, es posible que aún aparezcan durante algún tiempo en lugares como:

  • Pantalla de mantenimiento de evaluación
  • Manager Analytics - tarjetas de evaluación de resultados

Mire el vídeo a continuación que demuestra cómo mantener las evaluaciones de resultados:

Las metas del equipo pueden ser definidas por el gestor de forma individual o para múltiples miembros del equipo, en:

• Gestión del desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

El gestor es quien normalmente evalua y define metas para sus liderados. Por lo tanto, la figura de evaluador puede ser atribuida también a otros empleados, independientemente de su posición jerárquica.

No es posible crear metas para un empleado para el cual la evaluación está concluida o pendiente para aprobación.

Si el líder tiene evaluaciones de competencias con un enfoque de Consenso completado, el gestor también puede vincular estas evaluaciones con objetivos de resultados para ciclos futuros. Este enlace se hace en:

• Gestión del Desempeño > Evaluaciones pendientes > pestaña Consenso (haga clic en el link del nombre del empleado)

El gestor también puede informar los indicadores que servirán para que el sistema calcule el resultado final de las evaluaciones. El tipo de indicador que será informado va depender da forma de cálculo definida pela empresa.

Los empleados pueden proponer sus propias metas individuales, siempre y cuando la empresa tenga disponible esta opción en el sistema, y la situación de evaluación del resultado sea En definición.

El empleado también puede informar los indicadores que serán utilizados por el sistema para calcular el resultado final de las evaluaciones. El tipo de indicador que será informado va depender da forma de cálculo definida pela empresa.

Los objetivos individuales se pueden establecer en:

• Gestión del desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados

Cuando un empleado propone metas para la evaluación, el gestor recibe una notificación para que tenga conocimiento. Para configurar esta notificación por correo electrónico, consulte la documentación de Configuración - Panel de Gestión .

Si necesario, el gestor podrá alterar los detalles de la meta propuesta. Caso el proceso exija la aprobación de las metas por el empleado, la meta volverá para que él apruebe o rechace esas alteraciones.

El gestor necesita aprobar o rechazar las metas propuestas, en:

• Gestión del desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

El empleado puede visualizar sus objetivos individuales una vez que RRHH y el gestor hayan completado todos los pasos anteriores (parametrización del ciclo, generación de evaluaciones y definición de objetivos), recibiendo una notificación para acceder a ellos tan pronto como sean definidos por el gerente.

En cuanto a la configuración de notificaciones, acceda a la página Configuración — Panel de Gestión para obtener más información. En cuanto a las metas propiamente dichas, esta consulta se puede realizar en:

• Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados.

Caso el proceso exija la aprobación de las metas por el empleado, él deberá aprobarlas o rechazarlas. Después de eso la evaluación será encaminada al gestor para que él pueda reevaluar o mensurar los resultados.

A partir de ahí, las metas serán acompañadas y trabajadas durante todo el ciclo vigente.

Después la definición de las metas, el gestor puede evidenciar el andamiento de las acciones para el alcance de ellas. Esto generalmente se hace en línea con los subordinados, ya que también pueden registrar seguimientos.

Este seguimiento se puede realizar a través de las siguientes pantallas:

• Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis metas y resultados;
• Card del Panel de desempeño del equipo

Es posible acompañar el porcentual de alcance general del equipo y de cada empleado, o status das avaliações de resultado, los plazos y la cantidad de metas definidas para el ciclo. El Gestor también tiene la posibilidad de insertar, en las metas de sus colaboradores, comentarios y archivos adjuntos que muestren el progreso del objetivo.

Si desear, el gestor puede también apurar periódicamente los resultados parciales alcanzados por cada liderado. Para eso, al definir una meta, deben ser informados los campos de Acompañamiento periódico que auxilian en el cálculo de alcance de ella.

Dependiendo del que el RR.HH definió para el ciclo de evaluaciones, el acompañamiento deberá suceder en fechas predefinidas (obligatorias) o pueden quedar a criterio de los gestores y empleados.

El cálculo do porcentual de alcance de la meta es actualizado siempre que el resultado sea apurado, tanto en los períodos de acompañamiento mientras en el resultado final.

Después la definición de las metas, el empleado puede evidenciar el andamiento de las acciones para el alcance de ellas.

Este seguimiento se puede realizar a través de la siguiente pantalla:

• Gestión del Desempeño > Mi desempeño > Mis objetivos y resultados, haciendo clic en Seguir en el objetivo que deseas resaltar.

Para el acompañamiento de cada meta, el empleado puede inserir:

• El porcentual de resultado alcanzado hasta el momento (el evaluador es notificado cuando el empleado actualiza el porcentual, y viceversa)
• Comentarios y anexos que evidencian el progreso de la meta

Dependiendo del que el RR.HH definió para el ciclo de evaluaciones, el acompañamiento deberá suceder en fechas predefinidas (obligatorias) o pueden quedar a criterio de los gestores y empleados.

Seguir las metas individuales de los colaboradores

El RRHH puede seguir el progreso de las evaluaciones de la organización a través del Gestión del Desempeño.

En la pantalla del Analytics, las informaciones serán presentadas por los gráficos:

• Situación de las evaluaciones de resultado
  • Esta tarjeta tiene el botón Detallar, que muestra el número de evaluaciones que están pendientes de aprobación y permite acceder a las hojas de evaluaciones.
• Calendario de evaluaciones de resultados

Se puede acceder a la pantalla del Analytics, donde se encuentran los gráficos de seguimiento de la evaluación, en:

• Gestión del Desempeño > Desempeño de la organización > Métricas de la organización > Analytics Gestión del Desempeño.

Este seguimiento es importante para que el departamento de RRHH verifique que se están cumpliendo los pasos previstos en el proceso de evaluación.

Este recurso sirve para que el gestor tenga una visión regular de las metas estipuladas para su empleado, dando posibilidad de acompañar de una forma asertiva a la evolución del alcance de la meta.

Tanto el acompañamiento periódico como el método de acumulo del resultado, pueden ser elegidos por gestor y empleado, desde que estos parámetros estén habilitados en el registro del ciclo.

Completar evaluaciones de subordinados

Después de lanzar todas las evidencias, comentarios y acompañamientos de las metas, el gestor podrá concluir las evaluaciones de sus liderados en el final del ciclo.

Esto se hace a través del menú Gestión del Desempeño > Desempeño del equipo > Metas y resultados del equipo.

El proceso de aprobación del líder está sujeto a los parámetros previamente establecidos en la configuración del ciclo. Para obtener más información, consulte la documentación de Parámetros del ciclo de evaluación de resultados .

Completar evaluaciones de colaboradores despedidos o retirados(Gestor)

Después la desvinculación de un empleado, el gestor aún puede lanzar sus resultados en las metas. Esta información puede ser usada para fines específicos, como por ejemplo el cálculo del PLR (Programa de Participación de Resultados).

Para los liderados que están desvinculados o alejados, el botón Concluir evaluación es habilitado en evaluaciones que están con las siguientes situaciones:

• En evaluación
• Aguardando aprobación de las metas
• En revisión
• Aguardando aprobación de la revisión de las metas
• Aguardando aprobación de resultados por el empleado

Al concluir la evaluación, ella puede ser consultada por la pestaña Concluidos de la pantalla de acompañamiento de resultados del equipo.

Después que el gestor o evaluador lanza los resultados, él puede concluir la evaluación. En ese momento, el empleado recibe una notificación informándole que se puede verificar su evaluación; para obtener más información sobre la notificación y dónde configurarla, acceda a Configuración — Documentación del Panel de Gestión , en el ítem Opciones generales.

El proceso de aprobación de líder está sujeto a los parámetros previamente establecidos en la configuración del ciclo. Para obtener más información, consulte la documentación de Parámetros del ciclo de evaluación de resultados .

Para ver todas las evaluaciones realizadas y en andamiento, es necesario navegar entre los ciclos disponibles:

La opción Delegar evaluación permite que el gestor o evaluador transfiera la evaluación de resultados bajo su responsabilidad para otra persona.

El recurso de delegar evaluación está disponible en las pantallas de acompañamiento de resultados del equipo y de evaluaciones pendientes. La pantalla de evaluaciones pendientes también permite ver el listado de evaluaciones que fueron delegadas.

Al delegar la evaluación, la rastreabilidad no es perdida. O sea, el evaluador original continua siendo el responsable por la evaluación. El gestor puede incluso retomar la evaluación que se le delegó. La opción Asumir la evaluación se encuentra en el Resumen de evaluación de la pantalla Seguimiento de resultados del equipo.

Notificar a los evaluadores responsables de la evaluación de resultados

Es posible encaminar una notificación para uno o más gestores/evaluadores seleccionados, que será presentada por medio de la notificación vía sistema y también por e-mail. Esta notificación puede ser usada como un recordatorio, agradecimiento o aviso, por ejemplo.

Para enviar la notificación, vaya a: Gestión del Desempeño > Desempeño de la organización > Métricas de la organización > Analytics Gestión del Desempeño > Estado de las evaluaciones de resultados > Detalle > Detalles de las evaluaciones de resultados > Enviar notificación .

Los recordatorios también aparecerán para los empleados en el caso el RR.HH tenga usado la opción Pregunta para confirmar la ejecución de la etapa de definición durante la parametrización del ciclo.

Recibir alertas de revisiones modificadas o datos que caduquen

Para ayudar en el acompañamiento de las metas, el empleado recibe una notificación siempre que el gestor alterar los detalles o resultados de su evaluación.

También recibirá una notificación de recordatorio cuando el vencimiento o acompañamiento de una meta esté próximo. Esta notificación es enviada automáticamente para el empleado cuando faltar 15 días, 7 días y 1 día para el vencimiento. Al hacer clic sobre ella, el empleado es direccionado para la evaluación que posee informaciones por vencer.

Recibir alerta de evaluaciones modificadas

El gestor o evaluador recibe una notifica siempre que el empleado alterar os detalles o resultados de una meta de su evaluación.

Esto facilita el control de los flujos de aprobación, permitiendo que el gestor monitore y apruebe o rechace las alteraciones.