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Integração com e-Procurement (Mercado Eletrônico)
Durante muito tempo, as compras B2B eram realizadas de forma manual, com uso de muitas planilhas, materiais impressos, pouca transparência e baixo nível de controle. A função principal da área de compras era dar suporte a outros departamentos e o comprador tinha que atender aos pedidos, mesmo com custos altos.
Para acompanhar as evoluções do mercado e conquistar mais competitividade, o departamento foi ganhando protagonismo e com isto as empresas buscam tecnologias que promovam automação de atividades operacionais, controle e gestão em um único ambiente. O principal objetivo da solução de e-Procurement é facilitar a rotina dos compradores e promover uma gestão de compras mais inteligente e eficiente. Ao automatizar os processos operacionais de compras, a solução de e-Procurement libera os compradores para atuar com foco no que é estratégico. A seguir, confira como o e-Procurement pode impactar o setor de compras e quais são os principais benefícios do uso dessa ferramenta.
Benefícios do e-Procurement para a área de Compras
Economia
Com o e-Procurement, é possível ter melhor visibilidade e controle dos gastos da área de compras, além de ter acesso a dados e insights que contribuem para o planejamento financeiro. O aumento na produtividade dos compradores, que se dedicam mais às estratégias do setor, também pode ser considerado fator importante para gerar mais lucros aos negócios. Outro benefício em relação à economia é a possibilidade de negociar com mais inteligência e conquistar mais savings, com comparação automatizada das propostas dos seus fornecedores, análise de histórico de compras, fechamento de novos contratos, cotações com novas fontes de fornecimento, entre outros.
Otimização dos processos
A solução de e-Procurement permite agilizar todos os processos internos e externos relacionados às compras, de forma eficiente e segura. Por meio da digitalização, o ciclo de aquisições é automatizado, o que reduz o lead time em compras (tempo total) e diminui as chances de erros, atrasos e retrabalho. A ferramenta se encarrega de automatizar todo o ciclo de compras, da requisições ao pedido, permitindo o controle e acompanhamento em tempo real de 100% dos processos.
Comunicação segura
No dia a dia de compras, há uma constante troca de informações entre compradores e fornecedores, por exemplo, na hora da negociação e do fechamento de um pedido. Para agilizar esse processo, o e-Procurement centraliza a comunicação e registra todas as interações com fornecedores, aumentando a transparência e o compliance em compras. O uso dessa tecnologia não só facilita a comunicação, como também torna as transações com parceiros muito mais segura, permitindo que os processos sejam rastreáveis e auditáveis.
Maior eficiência
Cotações enviadas por e-mail são menos eficientes que as cotações realizadas em uma solução de e-Procurement, principalmente porque envolvem diversas etapas e aprovadores até a conclusão da compra. Há ainda situações em que as ordens de compras não são efetuadas dentro do prazo, e as datas de envio e de entrega atrasam, impactando, inclusive, o consumidor final. Em casos assim, a solução de e-Procurement pode ser essencial para garantir o desenvolvimento satisfatório dos processos logísticos da empresa e, consequentemente, refletir na satisfação de seus clientes.
Melhores preços
Com o e-Procurement, as empresas aumentam as chances de conquistar preços mais competitivos, já que a plataforma permite negociar com vários fornecedores ao mesmo tempo. Além disso, é possível incluir nos processos de cotação fornecedores que fazem parte de Marketplaces, como o do Mercado Eletrônico, que possui mais de 1 milhão de empresas. Todas as propostas são entregues em um único ambiente e podem ser visualizadas em um mapa comparativo, que compara de forma automática todas as cotações recebidas e já sugere a melhor oferta, facilitando a tomada de decisão.
Decisões mais estratégicas
Para a área de compras gerar resultados reais às empresas, é necessário trabalhar com KPIs bem definidos, como nível de entrega, lead time, evolução de preço, savings, entre outros. Por meio do e-Procurement, os profissionais de compras acompanham as métricas e podem, por exemplo, avaliar o desempenho dos fornecedores, a produtividade da equipe, os savings conquistados, dentre outros.
Pré-requisitos
- Estar na versão do Gestão Empresarial | ERP 5.10.2.125, 5.10.3.34 ou superiores a estas;
- Possuir a implantação do Gestão de Compras;
- Possuir as URLs liberadas no servidor para utilização do Mercado Eletrônico:
- Produção: https://me.com.br/MEBrokerWebService/MEBrokerWebService.asmx;
- Homologação: https://stg.me.com.br/MEBrokerWebService/MEBrokerWebService.asmx;
- UAT: https://uat.me.com.br/MEBrokerWebService/MEBrokerWebService.asmx;
- Ter o código EPME liberado na proprietária.
Cadastros iniciais
Fluxo da integração
Parametrização
A parametrização inicial da integração pode ser realizada na tela de Parâmetros de integração (F191CPT), onde é necessário preencher algumas informações obrigatórias para que a integração funcione corretamente.
- Acesse a tela F191CPT e defina os campos abaixo:
Campos obrigatóriosCampos Descrição Senha Senha usada para a autenticação da comunicação com o ME. Usuário Usuário usado para a autenticação da comunicação com o ME. Código do Status "Inconsistência ERP" Código enviado ao Mercado Eletrônico em casos de inconsistência de documentos na integração. Deve ser fornecido pelo time do Mercado Eletrônico. Código do Status "Aguardando aprovação ERP" Código enviado ao Mercado Eletrônico quando uma ordem de compra é recebida do Mercado Eletrônico e fica aguardando a aprovação multinível dentro do ERP. Deve ser fornecido pelo time do Mercado Eletrônico. Código do Status "Aguardando Fechamento Manual ERP" Código enviado ao Mercado Eletrônico quando uma ordem de compra é recebida do Mercado Eletrônico e a funcionalidade de fechamento automático não está ativa. Deve ser fornecido pelo time do Mercado Eletrônico.
Filial padrão para consumo de pendências de integração Define a filial padrão para consumo de pendências de integração com o Mercado Eletrônico. Campos opcionaisCampos Descrição Código de prioridade padrão Define qual é o código de prioridade padrão enviado para o Mercado Eletrônico nas solicitações de compra onde esse campo não é preenchido. Cotação Fechada Define o valor padrão para o campo Cotação Fechada nas ordens de compra importadas do Mercado Eletrônico. Para personalizar esse campo utilizar o identificador de regras INT- 000MEOC002. Diretório padrão de armazenamento de anexos Campo obrigatório quando se quer a importação dos arquivos anexos no Mercado Eletrônico para o ERP. Define qual é o diretório padrão para os arquivos anexos no Mercado Eletrônico. Código do usuário solicitante no Mercado Eletrônico Define qual será o usuário solicitante padrão na integração ERP x Mercado Eletrônico. É utilizado nos casos em que as solicitações de compra enviadas ao ME devem ter o mesmo usuário solicitante. Ativar Logs de integração com Mercado Eletrônico Define se ativa a geração de Logs da integração ERP x Mercado Eletrônico.
Nota
A partir das versões 5.10.3.50 e 5.10.2.141 a geração de logs é mostrada na tela F998IME. Essa opção somente indicará se os logs serão gerados na pasta destinada aos logs também. Caso esse parâmetro esteja como "N - Não", os logs serão gerados da mesma maneira para visualização na tela citada anteriormente.
- Após definir os campos e Processar, será exibida a mensagem: "Deseja que a ativação da integração ERP x Mercado Eletrônico seja executada na empresa x?";
- Ao optar pela ativação automática, não é necessário realizar a parametrização indicada a partir desse ponto, somente se ocorrer algum problema em algum processo da integração. Os passos a seguir serão realizados de forma automática pela rotina de ativação da integração;
- Na tela F000SIS, faça a criação do sistema integrado do tipo "10 – Mercado Eletrônico";
- Na tela F000SXT faça a seguinte parametrização:
- Fornecedor: deve estar ativo em somente uma das empresas que integrará, somente para a filial padrão de integração;
- Solicitação de compra e Condição de pagamento: deve estar ativo em todas as empresas que integrarão, somente para a filial padrão;
- Demais informações: devem estar ativas em todas as empresas, para todas as filiais.
- Na tela F000AGE, crie um processo automático utilizando a rotina "150 - Integração ERP x Mercado Eletrônico". A partir desta etapa a parametrização automática não é executada. Caso seja necessário, devem ser realizados os passos 7 e 8 descritos abaixo;
- Para que os anexos sejam enviados e recebidos pela integração, é necessário que o usuário responsável pela execução do Middleware tenha permissões de acesso e escrita na pasta selecionada na tela F191CPT e nas pastas de origem dos arquivos anexados nas solicitações de compra;
- Assim que essa etapa de configuração estiver concluída, é indicado ativar os logs de integração e aguardar a execução da integração, ou verificar na tela F998IME, para verificar se a comunicação está ocorrendo da forma esperada, sem erros.
Nota
As etapas 7 e 8 são opcionais e não são feitas automaticamente após as etapas anteriores.
Carga inicial
A integração mantém os dados de Condição de Pagamento e Fornecedores sincronizados entre Gestão Empresarial e Mercado Eletrônico. Então para o primeiro envio é necessário criar a pendência de todos os dados para que eles sejam exportados para o Mercado Eletrônico. Para isto, siga os passos abaixo:
- Acesse a tela F000CIV, selecione a Filial padrão de consumo de pendências cadastrada na tela F191CPT e o Sistema criado na tela F000SIS;
- Selecione os tipos de dados Condição de pagamento e Fornecedor e clique em Processar.
Importante
A carga inicial de fornecedor deve ser feita somente uma vez, para a primeira empresa parametrizada. Já a de condições de pagamento deve ser feita sempre que uma nova empresa for parametrizada.
Para informações mais detalhadas sobre a integração de condição de pagamento e fornecedores, verifique as etapas de cada integração.
Processos
Cadastro de fornecedor
Envio condição de pagamento
Envio status de pré-pedido
Envio e recebimento de anexos
Envio de solicitação de compra
Cancelamento de solicitação de compra
Pré-pedido (Ordem de compra não fechada)
Pedido (Ordem de compra fechada)
Envio de recebimento de mercadoria
Recebimento de lista de pendências
Recebimento do status de integração
FAQ
Utilizo a integração com o Mercado Eletrônico e gostaria de manter algumas rotinas de compra pelo Gestão Empresarial, sem integrar com o Mercado Eletrônico. Como faço?
Para isso é necessário utilizar a regra INT-000MESC001, alterando o filtro para que solicitações de compra com alguma característica em comum não sejam integradas e possam seguir o fluxo de compra utilizando as rotinas padrões do Gestão Empresarial.
Onde consulto os logs com erros de integração?
Na tela do processo agendado (F000AGE), botão Logs.
Outro ponto de visualização de erros são os arquivos gerados na pasta configurada para a geração de logs. Sempre que ocorre um erro a interface e a mensagem de comunicação são salvas em um arquivo nessa pasta.
Ocorreu um erro de integração. O que fazer?
Quando o erro ocorrer em dados enviados pelo Gestão Empresarial (Fornecedor, Condição de pagamento e Solicitação de compra) acesse a tela F000PEX e reprocesse o registro. Já quando são informações enviadas pelo Mercado Eletrônico (Pré-pedido e Pedido) é necessário o reprocessamento pelo portal do Mercado Eletrônico.
Quais impostos são integrados na geração da ordem de compra no Gestão Empresarial?
Na criação da ordem de compra no Gestão Empresarial é importado os dados de ICMS, ICMS-ST, IPI e ISS. É importante que os impostos não tenham as seguintes opções liberadas no Mercado Eletrônico, por questões de compatibilidade de softwares:
- ICMS sempre deve ser Incluso ou Isento;
- PIS e ISS sempre devem ser Não Inclusos ou Isentos.
Como seleciono os cadastros de fornecedores que serão integrados para o Mercado Eletrônico e como enviar a tag grupo de fornecedores?
Para realizar um filtro nos fornecedores que serão integrados com o Mercado Eletrônico é necessário utilizar o identificador de regras INT-000MEFOR01. Para enviar a tag GRUPO_FORNECEDOR é necessário utilizar o identificador de regras INT-00MEFOR02 e definir qual será o texto enviado.
Quais dados o ERP está preparado para receber diretamente do Pedido do Mercado Eletrônico, sem necessidade de retorno para aprovaçao multinível?
Nos dados gerais, campos de observação do pedido, transportadora, código de motivo de situação e observação de motivos de situação. Nos dados de produtos ou serviços, são alterados os campos de observação do item, código de motivos de situação, observação de motivo de situação e data de entrega.
Porque é necessário a liberação das URLs indicadas como pré-requisitos da integração?
É necessária a liberação das URLs para que seja possível o envio e recebimento das informações vindas do Mercado Eletrônico. Cada URL indica um ambiente distinto, que são:
- Produção: Ambiente utilizado após a homologação da solução. Para a utilização da solução em produção;
- Homologação: Ambiente utilizado para configuração e homologação do seu ambiente do Mercado Eletrônico. Após a finalização dessa etapa do projeto, essas configurações são migradas para o seu ambiente de produção;
- UAT: Ambiente de testes de aceitação do usuário. É atualizado periodicamente com os dados e configurações do ambiente de produção, muito utilizado para validar e homologar situações após a virada em produção.
O que é necessário para que seja possível receber Ordens de compra em moeda diferente da moeda de compras padrão do meu ERP?
Para isso é necessário utilizar o identificador de regras INT-000MEOC001 e realizar um De/Para da moeda cadastrada no Mercado Eletrônico para o cadastro no Gestão Empresarial. É necessária essa customização pois o cadastro do Mercado Eletrônico utiliza o campo de código para sinalizar nas telas a sigla da moeda.
O que é necessário para que minhas ordens de compra tenham o frete somado ao valor líquido nos itens de produto?
Para que isso ocorra é necessário utilizar o identificador de regras INT-000MEOC002 e alterar o valor da variável IntASomFre para "S". Dessa forma o valor do frete referente ao pré-pedido será rateado entre os itens e será somado ao valor líquido.
Em que casos as solicitações de compra são liberadas da ordem de compra durante a integração entre o ERP XT e Mercado Eletrônico?
As solicitações de compra serão canceladas em todos os cancelamentos, com exceção aos seguintes casos:
- Encerramentos de itens de pedidos;
- Cancelamentos de itens que já tiveram recebimento de nota fiscal de entrada.
Caso o saldo da solicitação de compra também tenha que ser cancelado, este cancelamento tem de vir via integração do Mercado Eletrônico.
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