Controle de produtos numerados por lote no estoque
É definido como um lote de fabricação, um agrupamento de produtos que foram produzidos em um mesmo momento ou que deram entradas nos estoques oriundos de um mesmo documento fiscal ou pedido de compra.
O processo de gerar lote tem a finalidade de identificar no estoque os produtos que necessitam do controle de lote para que seja possível rastrear de forma reversa qualquer produto que foi disponibilizado para o mercado, assegurando assim a identificação em massa para necessidades de substituição do mesmo.
Definições cadastrais
O controle de lote pode ser feito sem utilizar máscaras, informando o lote manualmente. Basta deixar em branco os campos referentes as máscaras ao cadastrar a origem. Se esse for o caso, vá direto ao próximo tópico;
Os campos referentes as máscaras são visualizados ao cadastrar a origem e são chamados de Máscara Série/Lote 1, Máscara Série/Lote 2, Máscara Série/Lote 3 e Máscara Série/Lote 4;
- Para controlar os lotes utilizando máscaras e sugerir um formato de código específico, acesse Cadastros > Produtos e Serviços > Máscaras Séries - Lotes (F084MSL) para criá-las;
- No campo Máscara, informe um código que deverão conter até 3 dígitos, podendo ser alfanuméricos;
- Exemplo: "L1" (“L” indica que se refere a um Lote e o número indica que essa máscara é a 1ª parte do código).
- Após preencher a Descrição e a Abreviatura desejada, defina se a criação é referente à máscara de lote, preenchendo os campos Máscara p/ Lote igual a "S - Sim" e Máscara p/ Série igual a "N - Não". Não é permitido que os dois campos estejam como "S - Sim";
- Informe o campo Quantidade Posições, que indica quantos dígitos serão utilizados na máscara criada;
- No campo Máscara Livre, escolha:
- “S - Sim”: para colocar qualquer dígito e não habilitar a guia Componentes, pois não será necessário;
- “N - Não”: para cadastrar um componente na guia Componentes, onde a situação desta máscara ficará ativa. Do contrário, permanecerá inativa até que se crie um componente.
Sugestão de 4 máscaras e componentes criados que formam o número de lote:
Máscara | Descrição | Abrev. | Máscara Lote | Qtde Posições | Máscara livre | Tipo Comp. | Compon. | Valor Incr. |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
L1 | Lote | L1 | S | 1 | N | AlfaNumérico | L | 0 |
L2 | Ano | L2 | S | 2 | N | Numérico | 21 | 0 |
L3 | Hífen | L3 | S | 1 | N | AlfaNumérico | - | 0 |
L4 | Sequencial | L4 | S | 4 | S | Numérico | Não precisa | 1 |
Importante
Uma origem que já tem vínculo e movimentos de estoques, não tem como fazer alterações e iniciar a utilização do controle de lote.
- Acesse Cadastros > Produtos e Serviços > Origens > Cadastro (F083ORI);
- Selecione o campo Controla p/ Lote? igual a "S - Sim", onde habilitará os campos Máscara Série/Lote 1, Máscara Série/Lote 2, Máscara Série/Lote 3 e Máscara Série/Lote 4 para que sejam preenchidas de acordo com o cadastro realizado anteriormente na tela F084MSL;
- O sistema permite que os lotes das origens possam ter até 4 máscaras, desde que a soma da quantidade de posições de cada máscara que compõem o lote, não ultrapassem o número máximo de 50 posições.
- Preencha o campo Lote Padrão seguindo o padrão e a quantidade de posições determinadas nos campos anteriores;
- O lote padrão é usado na manufatura quando o produto ainda está sendo produzido e não tem o lote definido;
- É também usado ao digitar um pedido de venda que ainda não tenha o produto no estoque. Nesse caso, o sistema utiliza o lote padrão e ao emitir a nota fiscal de venda, é preciso já ter o produto no estoque para selecionar o lote correto.
- No campo Controle Validade, habilitado somente ao utilizar controle de lotes, selecione uma das três opções abaixo. Esta informação será sugerido para a família posteriormente:
- "O - Obriga Informação";
- "D - Desativa Campo";
- "L - Livre".
Observação
- Se preferir, crie uma origem e utilize o controle de lotes sem as máscaras, assim basta deixar em branco os campos referentes à elas;
- Utilize o controle de lote sem máscaras, bastando colocar qualquer informação no campo Lote Padrão, pois este campo é obrigatório no controle de lotes.
- Acesse Cadastros > Produtos e Serviços > Famílias (F012FAM);
- Selecione uma Origem Produto que controla lote para que a família já traga as informações herdadas da origem;
- No campo Controle Validade, preencha uma das três opções abaixo ou deixe a informação herdada como sugestão da origem:
- "O - Obriga Informação";
- "D - Desativa Campo";
- "L- Livre".
- Acesse Cadastros > Produtos e Serviços > Produtos > Agrupado (F075GFP);
- Na grade Produtos, defina no campo Controle p/ Validade?, se continuará o que veio herdado como sugestão do cadastro da família ou selecione uma das três opções:
- "O - Obriga Informação";
- "D - Desativa Campo";
- "L - Livre".
- Na grade Derivações Possíveis, não existe um campo de controle de validade. Neste caso, clique no botão Dados Gerais do rodapé, onde abrirá a tela F075PDG;
- Nesta tela, a partir da guia PCP/Comercial, há o campo Controle Validade. Defina se continuará o que veio herdado como sugestão do cadastro da família ou selecione uma das três opções:
- "O - Obriga Informação";
- "D - Desativa Campo";
- "L - Livre".
O que você pode fazer:
Movimentos de estoque de produtos com lote nas rotinas de Suprimentos
- Acesse Suprimentos > Gestão de Compras > Ordens de Compra > Agrupada (F420GOC);
- Na guia Produtos, insira o Lote Estoque e a Data Validade Lote direto em cada item;
- Nos casos que há necessidade de digitar mais de um lote por item, clique no botão Dist.Lote existente no rodapé, onde abrirá a tela F000DLS;
- Já na tela F000DLS, clique no botão Monta Lote e selecione as máscaras de lote;
- Em seguida, distribuia os lotes de cada item e digite suas respectivas datas de validades.
- Acesse Suprimentos > Gestão de Recebimento > Notas Fiscais de Entrada > Agrupada (F440GNE);
- Ao dar entrada em uma nota de entrada e recebimento, após selecionar as informações do cabeçalho, clique no botão Ord.Compra e escolha a ordem de compra desejada a partir do campo O. Compra;
- Na guia Dados Gerais, já listará a ordem de compra selecionada que poderá vir com os lotes e data de validades inseridos;
- É possível aceitar essas informações que vieram da ordem de compra ou altere, se necessário. Para isso, vá até a guia Produtos e clique no botão Dist.Lote;
- O sistema permite entrada em lotes com data de validade vencida, somente em notas de devolução dos tipos "2 - Devolução (NF do Cliente)" e "3 - Devolução (NF de Saída)" ou notas de retorno dos tipos "4 - Retorno (Industrialização)" e "5 - Retorno (Outros)";
- Caso não busque uma ordem compra ou se a ordem de compra selecionada venha sem informação de lote e data de validade, insira normalmente o produto desejado, pois quando o item já estiver gravado no sistema, abrirá a tela F000DLS para preenchimento. Isso porque, o sistema identifica que trata-se de um produto controlado por lote;
- Identificadores de regras que podem ser utilizados nessa rotina:
- GER-000SULOT01: sugere via regra a primeira parte do código de lote ao clicar no botão Sugere Lotes, utilizando como base a estrutura da máscara definida na origem. A variável !EstACodLot! retorna à primeira parte sugerida via regra, e a última parte é incrementada pelo sistema.
- Exemplo:
00001-00001
00001-00002
00001-00003
- CPR-440LOTIN01: trata a máscara de lote, onde parte da mesma é fixa e a outra é auto-incremento na distribuição dos lotes ao utilizar o botão Monta Lote. O tratamento é feito em 2 pontos:
- inibir a consistência de distribuição de lote na nota fiscal de entrada permitindo a digitação de lotes iguais na distribuição, pois o botão Monta Lote sempre irá trazer a mesma numeração sem o incremento, tendo em vista que nada é gravado na base neste momento. Com o identificador de regras ativo, o sistema aceita a informação duplicada de lote;
- no processamento ou fechamento da nota fiscal de entrada, no momento da gravação na tabela de Compras - Notas Fiscais de Entrada - Entrada, Vencimento, Lote, Série (E440DLS), existindo o identificador de regra, o sistema refaz automaticamente a geração dos lotes baseado nas máscaras cadastradas.
Outros identificadores de regras poderão ser visualizados na documentação de Identificadores de Regras disponíveis no Gestão Empresarial | ERP.
- Acesse Suprimentos > Gestão de Recebimento > Notas Fiscais Entrada > Via Recebimento de documento eletrônico (F000INE);
- Insira o lote e validade para cada linha na grade de Itens a partir dos campos Lote Fab. e Data Valid.Lote;
- Nos casos que há necessidade de digitar mais de um lote por item, clique no botão Dist.Lote existente no rodapé, onde abrirá a tela F000DLS;
- Já na tela F000DLS, clique no botão Monta Lote, selecione as máscaras de lote;
- Em seguida, distribuia os lotes de cada item e digite suas respectivas datas de validades.
- Caso não utilize máscara de código, informe o lote manualmente e clique em Ok;
- Após inserido o lote e a validade, finalize a entrada clicando em Processar.
Nota
- O botão Dist.Lote só fica habilitado quando informado um produto que controla lote;
- Informando o lote em um item que não controla lote, ao fechar a nota fiscal, ela ficará como inconsistente.
Outros movimentos
- Acesse Suprimentos > Gestão de Estoques > Controle de Estoque > Movimentação > Agrupados (F210LOT);
- Insira o lote e validade para cada item na grade de Produtos Movimentados a partir dos campos N° Lote e Dt. Validade;
- Nos casos que há necessidade de digitar mais de um lote por item, processe a tela sem preencher a informação, pois o sistema identificará que é um produto controlado por lote e abrirá a tela F000DLS;
- Na tela F000DLS, clique no botão Monta Lote, selecione as máscaras de lote;
- Em seguida, distribuia os lotes de cada item e digite suas respectivas datas de validades.
- Acesse Suprimentos > Gestão de Estoques > Controle Estoque > Transferência > Transferências (F210TPA);
- Para o tipo de transferência "Entre Depósitos", informe a Trans. Saída, os campos Depósito Origem e Depósito Destino e clique no botão Mostrar;
- Selecione o Produto desejado e clique no botão Cons. Lote existente no rodapé da tela, onde abrirá a tela F213CSL;
- Nesta tela, mostrará os lotes disponíveis com suas respectivas quantidades. Selecione qual lote será transferido;
- Há ainda, outra maneira de realizar essa transferência. Para isso, informe o Produto desejado na grade de Transferência entre depósitos, preencha o campo Dep. Origem e Dep. Destino, coloque uma quantidade total que deseja transferir e clique em Processar. O sistema identificará que é um produto controlado por lote e abrirá a tela F000DLS;
- A partir da tela F000DLS, clique no botão Saldo Lote e selecione os lotes e as quantidades que deverão ser transferidos.
- Na transferência "Entre Produtos", informe o Produto e quantidade desejada na grade De(Movimento Saída);
- Preencha na grade Para(Movimento Entrada), o(s) produto(s) que irá(ão) receber os saldos transferidos, sempre mantendo a mesma quantidade e valor total;
- Em seguida, clique no botão Processar, onde o sistema identificará que trata-se de um produto controlado por lote e abrirá a tela F000DLS;
- A partir da tela F000DLS, clique no botão Saldo Lote e selecione os lotes e as quantidades que deverão ser transferidos;
- Após preencher os lotes de saída, digite o lote pretendido no produto que receberá o saldo.
- Não há necessidade de informar o mesmo código de lote da saída no produto que receberá o saldo;
- É possível transferir para um produto que não controla lote, isentando o preenchimento do código.
- Para a transferência de produtos que estejam com data de validade vencida, defina o parâmetro Permite trans.prod.lote vencido igual a "S - Sim" na tela F070EMP.
Nota
- Para utilizar a rotina de controle de lotes em uma origem que já há movimentações de estoques, acesse Suprimentos > Gestão de Estoques > Controle de Estoque > Lote e Série > Inicialização/Revalidação de Lotes > Inicialização do Controle de Lotes (Origens) (F083LOT);
- Informe a Origem e selecione no campo Controle Validade uma das três opções abaixo:
- "O - Obriga Informação";
- "D - Desativa Campo";
- "L - Livre".
- Preencha se necessário, os campos Máscara Lote 1, Máscara Lote 2, Máscara Lote 3, Máscara Lote 4. Caso contrário, deixe em branco;
- Defina um Lote Padrão e as datas a partir dos campos Validade do Lote e Fabricação do Lote;
- Clique no botão Processar.
Importante
Esse procedimento não poderá ser desfeito. Após processado, não há como reverter.
- Quando houver a necessidade de alterar a data de validade de determinados produtos, acesse Suprimentos > Gestão de Estoques > Controle de Estoque > Lote e Série > Inicialização/Revalidação de Lotes > Revalidação de Lotes (F210RLO);
- Selecione na Funcionalidade, a opção de "Controles de Validade";
- Clique no botão Mostrar, onde carregará as informações na grade de Lotes.
- Essa rotina poderá ser realizada em duas etapas:
- Na primeira, marque em Sel., os produtos que serão revalidados;
- Informe no campo Novo Status Lote (que é pré-cadastrado na tela F113SLT), um status que bloqueará a movimentação do produto até que seja informado a nova data de Validade;
- Por fim, clique no botão Processar.
- Na segunda etapa, selecione o campo Em Revalidação e clique em Mostrar para listar os produtos bloqueados que aguardam a revalidação;
- Indique a data no campo Nova Validade e defina o Novo Status Lote para liberar a movimentação do produto novamente;
- Após selecionar o produto e preencher as informações necessárias, clique em Processar.
Nota
- A primeira etapa pode ser realizada sem o bloqueio dos produtos, podendo somente selecionar esses produtos e processar;
- Posteriormente, na segunda etapa, basta informar a nova validade do produto e processar.
- Acesse Suprimentos > Gestão de Estoques > Controle de Estoque > Lote e Série > Subdivisão de Lotes (F213MLO);
- Para utilizar essa rotina, é preciso seguir a premissa de criar a máscara do lote pai, que deverá ser respeitada ao criar os lotes filhos.
- Lote 00002-00
- A máscara "L01" pode ser incremental ou não, conforme critério da empresa;
- A máscara "L" não é livre, sendo necessário criar o componente “-” (hífen);
- A máscara "L02" deve ser com dois dígitos numéricos (“00”), indicando que este é o "lote pai" que dará origem aos "lotes filhos".
- Preencha os campos Produto, Derivação;
- Informe um Lote, onde será considerado o "lote pai" e que termine com uma máscara "00";
- Em seguida, defina em quantas subdivisões (campo Qtde. Subdivisões) e qual a quantidade (campo Quantidade p/ Subdivisão) que será subdividido para cada "lote filho" gerado;
- Caso precise lançar alguma perda (sobra), informe a Trans. Saída (Sobras) e a Quantidade Perda na opção de Controle de Perdas (Sobras) localizado no cabeçalho da tela;
- Se deseja utilizar as opções de Dimensões para detalhar os produtos, ative o identificador de regra CHA-909PECDP01, que precisa conter uma regra. Se a regra indicada não for ativada, os campos correspondentes não serão mostrados na tela. Informações sobre seu uso podem ser visualizados na documentação do sistema;
- Clique em Processar para o sistema zerar o saldo do "lote pai", criar os lotes filhos e lançar os respectivos estoques que ficarão visíveis na grade.
Máscara | Descrição | Qtde Posições | Máscara livre | Tipo Comp. | Valor Incr. | Compon. |
---|---|---|---|---|---|---|
L01 | Número Lote | 5 | S | Numérico | 0 | (Não precisa) |
L | Separação | 1 | N | Alfa-Numérico | 0 | Hífen "-" |
L02 | Subdivisão Lote | 2 | S | Numérico | 0 | (Não precisa) |
Observação
Ao informar a Qtde. Subdivisões, o sistema sugere na grade Subdividir o Saldo do Lote, como ficarão os lotes.
Para fazer a manutenção, é necessário ter um produto com saldo em estoque e com suas dimensões informadas. Essas dimensões podem ter sido informadas ao dar entrada na nota fiscal de compra.
- Acesse Suprimentos > Gestão de Estoques > Controle de Estoques > Lote e Série > Manutenção das dimensões de Lote (F210MDI);
- Informe o Prod./Deriv., o Lote e o Depósito desejado;
- Clique em Mostrar para listar o produto com o saldo de estoque e suas dimensões na grade de Lotes;
- Preencha os campos Alterar 1ª Dimensão p/, Alterar 2ª Dimensão p/ e as demais dimensões necessárias;
- Em seguida, clique no botão Processar.
- O identificador de regra CHA-909PECDP01, permite renomear as dimensões, conforme desejado. No entanto, precisa conter uma regra.
Definir alfa VLRDM1;
Definir alfa VLRDM2;
Definir alfa VLRDM3;
Definir alfa CHAAAltQtd;
Definir numero VSRetorno;
VLRDM1=”Comprimento”;
VLRDM1=”Largura”;
VLRDM1=”Altura”;
CHAAAltQtd=”S”
Para obter maiores detalhes, consulte a documentação do sistema.
Movimentos de estoque de produtos com lotes nas rotinas de Mercado
Ao gerar um pedido de venda, não é obrigatório informar o número do lote, mas se necessário pode informá-lo após o pedido ser fechado e com a Situação igual a "Aberto total".
- Acesse Mercado > Gestão de Vendas > Pedidos > Agrupado (F120GPD);
- Após a entrada do pedido, insira o lote utilizando o botão Dist.Lote, que abrirá a tela F000DLS;
- Visualize os lotes disponíveis através do botão Saldo Lote e selecione o lote;
- Clique em Ok e o pedido fará a reserva do estoque deste lote.
- Para a outra forma de inserir o lote, preencha o campo Reserva igual a "S - Sim" e em seguida feche o pedido;
- O sistema identificará que trata-se de um produto controlado por lote e abrirá a tela F000DLS;
- Clique no botão Saldo Lote para selecionar os lotes e quantidades para cada item que será reservado para esta venda;
- Para que a escolha do lote seja automática, utilize o identificador de regra GER-000EUDLE01 e crie uma regra informando uma ordem que o sistema deve seguir para sugerir os lotes;
- Com o identificador acima ativo e o campo Reserva igual a "S - Sim", ao fechar o pedido não abrirá a tela F000DLS, pois o sistema já preenche a sugestão dos lotes.
DEFINIR ALFA VsOrdemAscSql;
DEFINIR ALFA VsOrdemDescSql;
VsOrdemAscSql = “DATVLT,DATFAB,CODLOT”;
Nesta regra, o sistema sugere em ordem crescente, seguindo primeiramente a data de validade, em seguida a data de fabricação e por último o número do lote.
- Acesse Mercado > Gestão de Faturamento e outras Saídas > Expedição > Manual de Pedido (F135APM);
- Ao gerar uma pré fatura, informe o número do Pedido que já poderá vir com os lotes preenchidos;
- Caso queira visualizar as informações vindas do pedido, clique no botão Dist.Lote;
- Se no pedido listado não houver lote, clique no botão Processar que o sistema abrirá a tela F000DLS para informá-lo, pois já identifica que é um produto controlado por lote;
- Para que a escolha do lote seja automática, utilize o identificador de regra GER-000EUDLE01. Com ele ativo, o sistema sugere automaticamente ao clicar no botão Processar.
- Acesse Mercado > Gestão de Faturamento e outras Saídas > Notas Fiscais de Saída > Individual (Via pedido e Notas Fiscais) (F140PRE);
- Informe o número do pedido e clique no botão Mostrar;
- Para visualizar se no pedido digitado há lote preenchido, vá até a guia Produtos e verifique diretamente no item a partir do campo Lote Fab. ou clique no botão Dist.Lote;
- Se no pedido listado não houver lote, clique no botão Dist.Lote para defini-lo ou opte em clicar no botão Processar para carregar os itens do pedido para a nota. Desta forma, abrirá a tela F000DLS para informá-lo, pois o sistema identifica que é um produto controlado por lote;
- Para que a escolha do lote seja automática, utilize o identificador de regra GER-000EUDLE01. Com ele ativo, o sistema sugere automaticamente ao clicar no botão Processar.
- Verifique se os parâmetros da formação de cargas estão preenchidos a partir da tela F004PAE, pois caso não estejam definidos, não abrirá a tela abaixo;
- Em seguida, acesse Mercado > Gestão Distribuição > Cargas > Formação > Via Pedidos (F135FCP);
- Informe no campo Ordenação Pedidos existente no cabeçalho, a opção desejada ou clique no botão Seleção e preencha o campo Crit. Sel. Ped. 1;
- Selecione os pedidos a serem listados a partir do botão Seleção, no campo Pedido e clique em Ok;
- Voltando para a tela de formação, clique em Mostrar;
- Ative o identificador de regra VEN-135LOTPA01, caso seja necessário incluir um lote que ainda não tem um código determinado, pois não é permitido digitar um lote de um produto sem estoque;
- Se deseja que o sistema faça a sugestão automática do lote, ative o identificador VEN-135LOTPA02;
- Preencha o campo Transp./Placa em Informações de transporte e clique em Processar. Dessa forma, o sistema irá gerar a formação de carga com o lote padrão;
- Para alterar o lote padrão e substituir pelo código correto, acesse a tela F135MPF;
- Selecione a Carga e a Pré-fatura desejada e clique no botão Dist.Lote;
- Visualize qual o lote está definido no produto e altere para o lote correto. Clicando no botão Saldo Lote, é possível informar manualmente o lote desejado;
- Se optar, utilize botão Red. Lotes existente no rodapé da tela. Para isso, é necessário que esteja ativo o identificador de regra GER-000EUDLE01 para que o sistema sugira os lotes automaticamente seguindo a regra criada.