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Recebimento eletrônico
A empresa precisa registrar as compras que realizou e todas as demais operações com nota fiscal que causam a entrada de mercadoria no estoque. Essa necessidade acontece por questões legais, como a obrigatoriedade do SPED e também por questões de controle operacional para manter o saldo dos estoques atualizado, por exemplo.
Quando a empresa adquire um produto de um fornecedor, este emite uma nota fiscal da venda. A empresa que adquiriu a mercadoria pode utilizar este documento para realizar o lançamento da sua compra, digitando a nota fiscal no seu sistema. Essa seria uma forma manual da organização registrar a compra, porém podemos automatizar esse processo.
No recebimento eletrônico a nota é enviada eletronicamente para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) com os dados da venda realizada. Uma vez que a SEFAZ reconhece e autoriza a venda os dados dessa transação estão disponíveis para serem baixados pela empresa compradora. Com isso, é possível ler os dados da venda e automatizar a geração da entrada da mercadoria no Sistema de Gestão Empresarial da empresa.
Processo
Fluxo
Modelos de documentos
Atualmente a solução prevê o recebimento eletrônico de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e - modelo 55) e Conhecimento de Transporte (CT-e – modelo 57).
O ERP senior X não recebe o modelo 55 conjugado. O sistema importa apenas notas fiscais desse modelo que contenham exclusivamente produtos, ou seja, não é possível receber via recebimento eletrônico notas fiscais desse tipo com itens de serviço.
Para o preenchimento automático da série referente a esses dois modelos, é possível parametrizar de duas maneiras:
- Por empresa e filial: Cadastros > Pessoas > Definições por empresa e filial > Definições Fornecedor > Ligação fornecedor x série x filial.
- Pela configuração da série e modelo: Cadastros > Mercado e suprimentos > Parâmetros de documento fiscal > Séries > Cadastro a partir dos campos de Modelo do documento e Série. Neste caso, o sistema buscará a série de acordo com o que está informado no XML.
Nota de nacionalização de mercadorias
O ERP senior X permite o recebimento da nota de nacionalização de mercadorias através da emissão do XML pelo nosso parceiro Gett, facilitando a digitação da nota fiscal.
A partir do XML emitido pela Gett, é possível importar esta nota pelo eDocs, que é sistema da Senior que automatizada a emissão e importação de todos os documentos eletrônicos enviados ao governo. Após isso, este documento pode ser integrado com o ERP senior X.
Esta rotina é voltada para notas de emissão própria.
Configurações necessárias
Para que o processo funcione corretamente, é necessário configurar o eDocs conforme demonstrado abaixo:
Importar XML no eDocs, reenviar e receber retorno no ERP senior X
Após configurar o eDocs, é possível seguir com o processo. Veja abaixo as etapas necessárias:
Informações recebidas através do XML
Recebimento das tags cBenef e as tags do grupo gCred, relacionadas ao ICMS - Crédito Presumido:
Como converter a unidade de medida contida no XML?
Ao dar entrada em uma nota via recebimento eletrônico, o sistema busca os seguintes parâmetros para validar as informações de unidade de medida do XML recebido:
- Ligação de produto com o fornecedor;
- Vínculo da unidade de medida com o fornecedor;
- Unidade de medida com base no código cadastrado;
Para que a conversão seja realizada, ao menos um destes parâmetros deve estar cadastrado no sistema. Veja abaixo onde configurar cada um:
Funcionalidade
O ERP senior X tem uma funcionalidade que, de tempos em tempos, faz a consulta, baixa as notas e interpreta os dados. As notas, quando importadas, estarão na tela de listagem como qualquer outra. Porém, o sistema pode não interpretar todos os dados dela e apresentar divergências, sendo necessário corrigi-las.
Confira as possíveis divergências abaixo:
- O fornecedor pode mandar a nota com uma espécie de documento desconhecido;
- A série de nota fiscal não está cadastrada;
- O código do produto do fornecedor é desconhecido;
- A unidade de medida ainda não está cadastrada;
- O produto não foi vinculado ao depósito.
Caso isso aconteça, acesse a guia Divergências para verificar os problemas e resolvê-los. Depois da correção é preciso clicar em Reprocessar novamente para verificar se a nota pode ser fechada ou se existem mais inconsistências para resolver.
- O recebimento eletrônico está em construção. Nem todas as situações de notas fiscais e relacionamentos entre documentos estão implementadas no sistema. As situações contempladas estão relacionadas acima. Todas as demais situações precisam ser avaliadas junto ao time de produto da Senior para futuras implementações.
- Lembrando que, é possível e recomendado incluir manualmente o documento de entrada e realizar todas as tratativas no caminho Suprimentos > Gestão de Recebimento > Notas fiscais de entrada.
- O recebimento eletrônico não aceita notas do tipo compra emitidas por fornecedores optantes pelo regime do Simples Nacional – Microempreendedor, com código de regime tributário (CRT) 4 - Simples Nacional - Microempreendedor Individual (MEI), conforme previsto no Convênio S/N de 1970.
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