Empresas e Filiais

Antes de iniciar qualquer operação no Gestão de Pessoas | HCM, é necessário cadastrar no sistema as empresas onde os colaboradores serão alocados. A figura da empresa representa, para o sistema, o cadastro geral da organização, seja ela composta por uma única unidade ou várias unidades.

Durante o cadastro das empresas e filiais são feitas as definições que impactam em todos os cálculos e processos executados pelos módulos do Gestão de Pessoas | HCM.

O sistema disponibiliza um recurso de grupos de empresas, os quais permitem definir e calcular a folha de várias delas em uma única operação.

Empresas

Durante o cadastro da empresa, é muito importante determinar o seu código previamente, pois a empresa deverá avaliar se deseja mudar essa numeração antes de iniciar a implantação, por exemplo. Caso seja necessária essa mudança, deve-se considerar os demais sistemas da empresa (como sistemas de legado, integrações externas, entre outros).

No Gestão de Pessoas, a empresa (NumEmp) será o agrupamento de um ou vários CNPJs existentes na corporação, pertencentes ao mesmo grupo econômico.

Neste cadastro são indicadas informações referentes ao organograma utilizado, estrutura de cargos, pagamento de anuidades, controle do percentual do simples, provisão, contabilização. Também determina como são geradas informações da entidade jurídica da empresa e sua ligação com os demais módulos.

A seguir, estão descritas as principais definições que podem ser feitas nesta tela. Um guia completo de todos os campos pode ser consultado no tópico correspondente da Ajuda por Telas. Muitas das etapas também estão ligadas diretamente com processos que podem executados depois que os cadastros principais estão concluídos. Consulte a documentação específica de cada processo para saber mais sobre seu funcionamento.

Todo o cadastro da empresa é realizado pela tela Empresas > Empresas (FR030EMP).

Definições cadastrais

1. A parametrização da empresa se inicia pela guia Cadastro. Depois de ter definido um código e uma descrição para a empresa, acesse esta guia e insira as informações básicas, como uma descrição resumida, a sigla, o país, telefone de contato e home page.
2. No campo Tabela de Eventos, informe qual a tabela de eventos será associada à empresa. A tabela pode ser única, sendo utilizada por todas as empresas cadastradas, ou uma entre várias, permitindo que se defina uma tabela específica para cada empresa.

3. O campo Totalizador do PIS deve ser preenchido com o totalizador de eventos que irá compor a base de cálculo do imposto do DARF PIS. Esta informação é utilizada quando a empresa faz o pagamento deste imposto sobre a remuneração dos trabalhadores. Normalmente é destinada às empresas públicas.
4. Defina, através do campo Hora Noturna 52:30 min, se as horas do período noturno devem ser consideradas como 60 minutos ou 52 minutors e 30 segundos, conforme previsto na CLT.
5. Informe se a empresa irá ou pagar ou não anuidades aos colaboradores.
6. Indique se o sistema deve ou não fazer o controle do vale transporte dos colaboradores.
7. Indique se o sistema deve ou não fazer o controle dos dependentes dos empregados.

8. Determine se a empresa utiliza rateio de mão-de-obra e, caso positivo, se deve acontecer por rateio em um centro de custos ou em um local do organograma. Os centros de custos podem ser cadastrados pelo menu Empresas > C.Custo Cadastro (FR018CCU).

Definições obrigatórias

As definições a seguir são utilizadas exclusivamente para a empresa que se está cadastrando, além de habilitarem rotinas específicas conforme a necessidade ou realidade da organização. Essas parametrizações

1. Na guia Organograma, indique ao sistema qual será o organograma utilizado pela empresa. Posteriormente, todos os colaboradores estarão ligados a um local deste organograma.
   
   O organograma também apresenta opções de quebra de páginas e totalizações na emissão de relatórios, contabilização e outros.
2. Preencha as informações da guia Cargos. Posteriormente, todos os colaboradores estarão ligados a um cargo dessa estrutura.
3. Na guia Simples/FGTS, informe o enquadramento da empresa quanto ao seu porte, tributação do Simples e percentuais adicionais ao FGTS.
   
   Caso opte por alguma categoria do Simples, a guia Faixa Simples será habilitada, permitindo o cadastro das tabelas que serão utilizadas no cálculo, com base no faturamento da empresa.
4. Na guia Provisão/Contabilização, defina os parâmetros para cálculo dos valores de provisões da folha de pagamento e da contabilização.

5. Informe na guia Licença Médica a quantidade de dias desta licença a serem considerados pela empresa, para pagamento ao segurado empregado em afastamentos de licença médica, acidente trabalho e atestados, conforme definições legais.

Definições opcionais e/ou condicionais

1. Caso tenha optado por pagar anuidades aos colaboradores no cadastro da empresa, faça as definições pertinentes na guia Anuidades, da mesma tela. Mais detalhes sobre esta etapa podem ser consultadas neste tópico.
2. A guia Integração deve ser preenchida quando o Gestão de Pessoas | HCM será utilizado de forma integrada ao sistema Gestão Empresarial | ERP. As informações desta guia impactam na forma como a integração acontecerá, como se será apenas financeira ou contábil, por exemplo.
3. Se possuir modelos customizados para emissão da Ficha Registro da Web, a guia de mesmo nome pode ser usada para indicá-los. Se ela permanecer em branco, serão utilizados os modelos padrão do sistema.
4. Se a empresa utiliza a rotina de postos de trabalho, a guia de mesmo nome servirá para parametrizá-la.
5. A guia Liminar INSS, disponível tanto no cadastro da empresa quanto no da filial, atende empresas e sindicatos que conseguem liminares isentando o recolhimento da Parte Empresa, RAT, porcentagem de Terceiros e Convênios na GPS sobre determinados eventos.
   
   Porém, nesta situação, apenas a empresa é isentada da contribuição à Previdência Social, mantendo a contribuição do empregado. Por conta disto não se pode alterar diretamente a incidência dos eventos, mas sim, utilizar as definições desta guia para tal.
   
   O Administração de Pessoal  gerência o cálculo dos impostos através das incidências dos eventos. Por exemplo, se o evento Aviso Prévio Indenizado possui a definição de incidência positiva para contribuição à Previdência Social, tanto empregado quanto empregador efetuam as respectivas contribuições para o citado órgão. Se não existe incidência, nenhum dos dois contribuem.
6. Quando as informações de algum leiaute do eSocial são provenientes de algum software externo, a empresa fornecedora deve ser informada na guia Outras Empresas de Software. Internamente, o sistema da Senior já leva as informações necessárias aos leiautes do eSocial, então este não é necessário ser informado aqui.

Filiais

Além da empresa, os colaboradores precisam estar ligados também a uma filial, para que o sistema possa calcular corretamente respeitando as diferenças de cada uma. A filial representa o cadastro individual da matriz, suas filiais, sucursais, e assim por diante. Cada uma poderá ter suas próprias indicações de percentuais relativos à GRPS, FGTS, RAIS, DARF, eSocial, entre outros. Por isso, o sistema exige que cada empresa possua no mínimo uma filial, que seria ela mesma (matriz).

No caso de construtoras, cada obra deve ser cadastrada como uma filial. Da mesma forma que, para empresas prestadoras de serviço, cada cliente deve ser cadastrado como uma filial.

Os tipos de filial aceitos pelo Gestão de Pessoas | HCM são:

• M - Corresponde a Matriz
• F - Cadastro de uma Filial
• O - Corresponde à obra (Construtoras)
• T - Temporária
• C - Cooperativa Trabalho
• D - Trabalhador Doméstico
• E - Empregador eSocial (não pode ser utilizada para alocação de colaboradores).

As definições de filiais são feitas pela tela Empresas > Filiais > Cadastro (FR030FIL). Assim como no cadastro da empresa, este também possui diversas guias, cada uma voltada a um objetivo específico. A guia Cadastros está disponível para todos os módulos do Gestão de Pessoas | HCM, porém as demais possuem particularidades inerentes ao módulo pertinente.

A seguir, são tratadas as principais definições das filiais, sejam elas obrigatórias ou dependentes da realidade da organização. Um guia completo de todos os campos pode ser consultado no tópico correspondente da Ajuda por Telas.

Definições cadastrais

A guia Cadastro é a primeira a ser acessada. Nela, são feitas definições específicas para cada filial constituída. Os parâmetros mais importantes são descritos abaixo.

1. Indique o tipo de filial que deseja cadastrar. A partir desta definição, outras ações serão necessárias no sistema para concluir o cadastro.
2. Quando a empresa ou filial faz a cessão de mão-de-obra, sendo a filial será do tipo Obra ou Temporária, o tomador deve ser informado no campo Tomador de Serviço. Informações detalhadas sobre a rotina de tomadores estão disponíveis no tópico correspondente do Manual do Usuário.
3. O campo % Encargos Provisão é utilizado para alterar a forma de calcular provisões. Quando indicado um percentual neste campo, a provisão não será calculada conforme percentuais dos imposto da folha, mas sim com aquele informado aqui.

Definições para GPS, FGTS, DARF, RAIS, Simples e HomologNet

As guias descritas a seguir servem para os cálculos e emissão das guias citadas acima. Detalhes sobre os processos que envolvem esses itens podem ser vistos no tópico Geração de Impostos.

1. Na guia GPS devem ser feitas as definições da filial para o cálculo e apuração do imposto INSS e composição do recolhimento pela Guia da Previdência Social (GPS). Tais definições também serão a base para o cartão de CNPJ e Contrato Social da empresa, que constituem a atividade econômica da empresa, conhecido como FPAS.
   
   Campos que se destacam:

• Fator FAP: possibilita a redução ou majoração da alíquota do RAT com o objetivo de incentivar a melhoria das condições do trabalho e da saúde do trabalhador, estimulando as empresas a implementarem políticas mais efetivas de saúde e segurança no trabalho para reduzir a acidentalidade.
  
  Instituída por Lei, esta prescreve que as alíquotas de 1%, 2% ou 3%, por empresa, poderão variar entre a metade e o dobro, de acordo com a metodologia do FAP. Este fator é um multiplicador sobre a alíquota de 1%, 2% ou 3% correspondente ao RAT do CNAE preponderante e variará em um intervalo fechado contínuo de 0,500 a 2,0000.
• Convênios: este campo está ligado ao percentual de outras entidades que é recolhido na guia da GPS. Estas outras entidades recebem cotas dos valores recolhidos conforme tabela instituída. Neste assinamento é possível indicar o uso particular de contribuição, firmando convênios com estas entidades, não sendo necessário neste caso recolher junto com a guia GPS.

2. Pela guia Fgts, preencha os parâmetros necessários para o cálculo dos valores de FGTS da empresa e geração do arquivo, que será validado posteriormente pelo aplicativo SEFIP, da Caixa Econômica Federal.
   
   Campos que se destacam:

• Categoria: neste campo será informado a qual categoria pertence o empregador perante a CEF-FGTS:
  • 01 - Entidade Filantrópica
  • 02 - Clube de Futebol
  • 03 - Pessoa Física Urbana
  • 04 - Pessoa Física Rural
  • 05 - Pessoa Jurídica Rural
  • 06 - Sindicato Agregador de Trabalhador Avulso
  • 99 - Outros
• Código Recolhimento Fgts: este campo determina qual será o código de recolhimento do FGTS que será gerado no arquivo do tipo .RE que será validado no aplicativo SEFIP, este código será utilizado para informação do código de recolhimento da GRF (Guia de Recolhimento do FGTS).

3. Use a guia Darf para determinar como apurar os valores de IR (Imposto de Renda). Como a apuração do IR acontece pela indicação da Raiz de CNPJ, não importa neste caso, saber se os valores são da filial X ou Y e sim a guia gerada irá carregar o valor devido pelo CNPJ principal ou matriz. Neste caso a única informação que cabe neste cadastro é indicar se a apuração da filial será do tipo Única, Centralizada ou Centralizadora.
   
   Quando o DARF é centralizado, indique as datas de início e de fim, para identificar corretamente os valores na DIRF anual.
4. Na guia Rais, cadastre as informações que serão levadas para o Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS), identificando dados importantes do empregador. Tais informações envolvem a natureza jurídica, representação societária, o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), entre outras.
5. Use a guia Simples/FGTS para controlar, por filial, o Simples e os percentuais de FGTS referentes à Contribuição Social.
   
   Esta guia só pode ser acessada quando, no cadastro da empresa, for informado que ela usa controle de Simples por filial.
6. Configure os dados do empregador para geração do HomologNet, na guia de mesmo nome. Ela permite indicar quais filiais utilizarão HomologNet, para as quais o sistema fará as devidas consistências e emitirá avisos específicos durante o cálculo de rescisão.

Outras definições da filial

• IPE: esta guia será utilizada para cadastrar as informações das empresas do tipo pública e que possuem regime próprio de previdência. Serão gerados as informações do percentual de contribuição patronal que cabe a filial.
• Empregador eSocial: esta guia só fica disponível quando a filial é dos tipos M - Matriz, E - Empregador eSocial e D - Doméstica. As informações aqui contidas serão utilizadas para geração do leiaute S-1000 do eSocial.
• Certificação Isenção: esta guia fica disponível quando a filial é do tipo M - Matriz ou E - Empregador eSocial. Apenas as empresas filantrópicas com Classificação Tributária igual a 80 - Entidades Beneficentes Isentas, que possuem isenção de impostos e encargos, devem preenchê-la, com os dados do certificado de isenção.
• Órgão Público: esta guia serve para cadastrar informações exclusivas de órgãos públicos e seu regime de previdência e está disponível somente para os tipos de filial M – Matriz e E – Empregador eSocial.
• Módulo de Controle de Ponto: deve ser assinalada a tabela de feriados diurna e/ou noturna, que será utilizada para a geração de eventos das horas de DSR e identificação dos feriados, podendo descontá-los nas ocorrências de faltas injustificadas dos empregados, caso seja indicado nas Definições de Integração (DSR).
  
  A rotina de Extras Não Autorizadas também deve ser configurada se a empresa quiser que o sistema apure todas as horas extras realizadas pelos colaboradores como "Não Autorizadas". Para isso, é imprescindível informar o código da situação de "Horas Extras Não Autorizadas" na Definição de Extras.

Duplicar Empresas/Filiais

É possível duplicar as informações cadastradas de empresas e suas respectivas filiais através da tela Duplicar Empresas (FRDUPEMP). Esse recurso é acessado a partir do menu Diversos > Utilitários > Duplicar Empresas (FRDUPEMP).

Campos

Os campos a seguir podem ser marcados ou deixados sem marcação:

Duplicar Somente Dados da Empresa

• Marcado: será realizada a duplicação apenas da empresa, não incluindo suas filiais.
• Desmarcado: será realizada a duplicação da empresa e suas respectivas filiais.

Reorganizar Código Filial

• Marcado: ao clicar no botão Duplicar, os códigos das filiais serão gerados de forma sequencial na duplicação.
• Desmarcado: os códigos das filiais serão gerados com seus valores originais.

Funcionamento dos botões Carregar e Duplicar

Carregar: ao clicar neste botão, serão trazidas para a tela Duplicar Empresas (FRDUPEMP)todas as filiais da empresa de origem, gerando um novo código de forma sequencial e deixando as outras colunas em branco para preenchimento. É válido mencionar que não serão considerados os códigos de empresas que já existem na base.

Duplicar: ao clicar neste botão, serão persistidas as informações duplicadas.

Envio de estabelecimentos e operadores portuários ao eSocial

Estabelecimentos

No caso de Estabelecimentos, o sistema permite definir quais estabelecimentos (incluindo obras próprias) devem ser enviados para o eSocial quando houver filiais duplicadas. Isto é feito pelo menu Empresas > Filiais > Filiais X Estabelecimento/Operador Portuário (FR030EST).

Quando há filiais duplicadas, somente uma pode ser definida para ser o estabelecimento. Ao cadastrar uma nova filial com CNPJ distinto das demais, ela será automaticamente definida como um estabelecimento para o eSocial.

Operadores Portuários

No caso de Operadores Portuários, a mesma tela permite definir quais operadores devem ser enviados para o eSocial quando houver filiais duplicadas. O recurso é usado para buscar todas as filiais cadastradas e definir quais filiais devem ser enviadas como operadores portuários para o eSocial.

Esta geração obedece ao critério de filial temporária, onde será gerado um operador portuário para cada tomador com CNPJ diferente informado no cadastro de outra empresa. As filiais do tipo "T - Tomadores" somente serão consideradas se a classificação tributária igual a 09 no cadastro da filial matriz ou empregador eSocial.

Caso que seja encontrado somente um código de filial para o operador, a rotina faz esta definição automaticamente ao ser gerada.