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Manutenção de Históricos do Colaborador

Todo histórico registrado para o colaborador pode ser amplamente administrado, seja através de um lançamento, uma alteração ou exclusão. Essa manutenção é necessária para que a situação atual do empregado seja ajustada diante de mudanças dentro da empresa, enquadrando-o em uma realidade onde novas formas de cálculo da sua folha são necessárias.

As mudanças de históricos impactam diretamente em emissão de relatórios e rotinas de contabilização/provisão. Desta maneira, efetuar tais mudanças de forma retroativa após um fechamento de folha ocasionará alterações nos valores. Cabe ao usuário gerenciar seus processos, orientando as áreas onde pode haver impacto e divergências futuras.

Diferente dos outros sistemas de gestão de pessoas, o Gestão de Pessoas | HCM da Senior não grava um histórico cadastral do colaborador a cada fechamento de folha, mas sim, faz uma busca pela vigência (competência) determinada no histórico. Caso os históricos apresentados sejam originados em outro sistema, é preciso avaliar os impactos e a periodicidade dessas mudanças.

Fluxo do Processo

Manutenção de históricos

As transferências de colaboradores devem ser tratadas, compondo um histórico que pode ser de cargos, escalas, horários, locais, filiais, centros de custo e estabilidade, mesmo que de outra empresa. As informações ficam gravadas neste histórico, viabilizando a emissão de relatórios de processamentos antigos, apresentando a alocação dos colaboradores conforme a situação corrente naquelas datas.

Mesmo com o uso de postos de trabalho, ao transferir o colaborador de um posto ao outro, todos os históricos que tenham relação com as características definidas em seu perfil serão replicadas automaticamente, gerando um novo histórico para o colaborador.

De uma maneira geral, os históricos ficam disponíveis para consulta e ajustes em um mesmo local.

No menu Colaboradores > Históricos, acesse a tela correspondente ao tipo de histórico que deseja alterar, como Cargos, por exemplo.

Importante

As transferências registradas nestas telas são de suma importância, pois muitos relatórios ou cálculos dependem delas, podendo apresentar erros caso estas informações estejam incompletas ou conflitantes com a data de admissão do colaborador. Por isso, deve-se manter absoluta veracidade e consistência nestes registros.

Cada tela apresenta campos específicos, voltados para o histórico que está sendo alterado. Para instruções sobre como preencher esses campos, consulte a documentação através da tecla F1 ou botão Ajuda na tela que estiver utilizando. Mais adiante neste documento, em Incluir, alterar ou excluir históricos, você obtém mais informações sobre os principais tipos de históricos do sistema e como tratá-los.

O que você pode fazer:

Incluir, alterar ou excluir principais históricos

A seguir, são detalhados os tipos de históricos tratados pelo Administração de Pessoal e como eles são modificados.

Históricos de Posto de Trabalho (Manutenção de Históricos)

A movimentação de históricos de posto é feita pela tela Manutenção de Históricos (FRHISCOL). Esta ação é necessária quando se deseja movimentar históricos vinculados aos postos de trabalho. Os outros tipos de históricos são replicados de maneira automática nas demais tabelas.

Para maior segurança e integridade das informações, não é permitido efetuar mudanças diretamente nos históricos. A menos que seja permitido pelas características do posto, para essas alterações será sempre necessária a mudança de postos. Esta definição é feita pelo menu Tabelas > Postos de Trabalho > Perfil (FR017PER).

As características de Empresa e Filial sempre exigem uma mudança de postos (troca de código). Os demais históricos podem ser alterados ao mudar a característica do posto.

Históricos de Filial e Empresa

Estes históricos são modificados a partir da transferência do colaborador, entre dois cenários:

Transferência de Empresa: quando o colaborador sofre uma mudança de empresa (troca do número de cadastro da empresa - NumEmp), ao efetuar essa ação o sistema migra grande parte dos seus históricos para a nova empresa. Nesse processo, geralmente o colaborador muda também sua matrícula (cadastro do colaborador - NumCad) na empresa de destino.

Para o procedimento ser realizado com sucesso, dois requisitos são indispensáveis para as empresas de origem e destino:

Ambas devem possuir a mesma tabela de eventos;
Ambas devem possuir as mesmas competências de folha a serem migradas e, preferencialmente, os códigos de cálculo devem ser iguais. Para manter os códigos sempre iguais, use o recurso de Grupo de Empresas.

O Grupo de Empresas está disponível pelo menu Empresas > Grupo de Empresas (FR030GRU), e atende situações onde há muitas empresas na base de dados, facilitando o trabalho de definir e efetuar cálculos da folha de pagamento. A tela permite criar grupos de cálculos para informar as empresas que podem ser calculadas simultaneamente. Assim, quando utilizados a definição e o cálculo, os menus Cálculos > Definir Cálculo (FR044CAL) e Cálculos > Efetuar Cálculo (FRROTCAL) consideram todas as empresas cadastradas no grupo.

Transferência de Filial: quando o colaborador sofre uma mudança de filial (dentro do mesmo grupo econômico), o recomendado é manter/usar o mesmo número de cadastro de colaborador (NumCad), para facilitar o gerenciamento das informações em históricos e mudanças de matrícula do eSocial. No Gestão de Pessoas | HCM, recomenda-se executar o procedimento da forma mais ágil e simples possível, ou seja, evitar a geração de uma nova matrícula para o empregado na filial de destino. A nova filial do colaborador pode ser alterada diretamente no seu cadastro, pelo campo Filial do menu Colaboradores > Ficha Cadastral > Empregados (FR034FUN).

Históricos de Afastamento

O registro de situações de afastamento de um colaborador pode acontecer de forma automática ou manual.

A situação é lançada automaticamente no histórico do colaborador a partir da execução de outra rotina no sistema, como por exemplo o cálculo de férias, onde ao final do processo será registrado o histórico de afastamento pelo motivo de férias. O cálculo da rescisão também resulta no cadastro automático de um afastamento.

Os históricos de afastamento decorrem das movimentações (alteração nas situações) de cada colaborador, como faltas, atestados médicos ou acidentes de trabalho. A tabela de situações é comum a todos os módulos do Gestão de Pessoas da Senior, por isso é muito importante que sejam alinhados e definidos os processos e datas de lançamentos entre todas as áreas da empresa.

Lançamentos de históricos retroativos são possíveis nesta rotina, mas devem ser feitos com atenção, pois impactam diretamente em cálculos de folha (mensal e complementares), eSocial, geração de impostos e avos de provisão.

Os principais históricos (situações) integrados com os demais módulos do sistema são:

Controle de Ponto e Gestão do Ponto: situações de faltas injustificadas e demais ocorrências de exceção do ponto do colaborador;
Medicina Ocupacional: atestados médicos, auxílio-doença e demais informações originadas no atendimento médico da empresa;
Segurança do Trabalho: acidentes de trabalho;
Treinamento e Desenvolvimento: afastamentos por participação em treinamentos;
Quadro de Vagas: controle de colaboradores afastados (situações de afastamentos) através do gerenciamento pelo quadro de vagas.

Para o lançamento manual de um histórico de afastamento, proceda da seguinte forma:

Acesse Colaboradores > Históricos > Afastamentos (FR038AFA).
Selecione o cadastro do empregado e preencha os campos nas guias da tela, identificando o tipo de afastamento e as propriedades desse histórico, como o tempo/período pelo qual o trabalhador ficará afastado, por exemplo.

Além da inclusão desses históricos, nesta tela também é possível ajustar as informações cadastradas ou excluir totalmente um registro de afastamento.

Históricos de Anotações

Nessa rotina podem ser lançadas anotações, que são demonstradas na ficha de registro do colaborador como informações de nomeações (em caso de empresa pública) e informações para o eSocial (como regime jornada, tipo e salário variável). Tais anotações são lançadas pela tela Anotações da Ficha (FR038NOT), disponível em Colaboradores > Históricos > Anotações.

Por ser uma informação histórica, é útil para o registro de informações do colaborador que não são tratadas em outros históricos, como, por exemplo advertências, premiações recebidas, entre outros.

Históricos de Cargos

Todas as mudanças de cargo de um colaborador ficam registradas no histórico correspondente, independentemente de resultar ou não em mudança na Classificação Brasileira de Ocupação (CBO). Para manter esses registros, o sistema utiliza o formato de vigência, ou seja, uma data de competência.

Esses registros estão disponíveis em Colaboradores > Históricos > Cargo (FR038HCA).

Históricos de Postos Adicionais

Todo colaborador possui um posto de trabalho principal, podendo assumir, adicionalmente, outro determinado posto, chamado de posto adicional. Algumas das suas principais características e situações de uso são:

Lançar um posto adicional quando o titular de um determinado posto está em afastamento.
Lançar um posto adicional em caso de desligamento do colaborador titular ocupante do posto.
Lançar um posto adicional caso queira efetuar o pagamento de adicionais de função para o ocupante.

As mudanças em postos adicionais estão disponíveis em Colaboradores > Históricos > Postos adicionais (FR038HPO).

Incluir, alterar ou excluir outros tipos de históricos

Os históricos abordados a seguir estão disponíveis no menu Colaboradores > Históricos, através da tela correspondente. Abaixo constam mais detalhes do que pode ser modificado e para que serve cada histórico. Acesse a documentação de cada tela para obter os detalhes de como preenchê-las campo a campo.

Históricos de Funções e Servidores Públicos

O intuito destes históricos é indicar a função do colaborador que é servidor público. Um exemplo aplicável a esta situação é um colaborador cujo cargo é analista de sistemas, e está assumindo a função de secretário do departamento de computação.

As informações do histórico de servidor público são importantes para gestão dos arquivos fiscais próprios das entidades públicas, e são aplicadas exclusivamente para esta área.

Históricos de Escalas

A escala de trabalho é responsável por definir a carga horária do colaborador. Através dela é possível determinadas os horários de trabalho, dias compensados e o Descanso Semanal Remunerado (DSR).

Os históricos mantêm, então, um registro das alterações de escala do trabalhador assim que elas ocorrem, quando ele troca seu horário de trabalho ou usufrui de dias compensados e DSRs, por exemplo.

Na nova interface do Gestão do Ponto, para a inclusão, alteração ou exclusão de um histórico de escala é feita uma validação do posto de trabalho. Desta maneira, caso o colaborador utilizar um posto de trabalho e o seu tipo de atuação tiver uma característica de históricos principais, este histórico somente pode ser feito de acordo com a escala e/ou turma de intervalo definida neste posto.

Históricos de Local e Centro de Custo

Todas as mudanças de locais ou centro de custo onde os colaboradores são alocados ficam registradas no histórico correspondente. Para manter tais registros, o sistema utiliza o formato de vigência, ou seja, uma data de competência.

No caso do local, por se tratar de uma estrutura do Recursos Humanos, o organograma da empresa pode passar por reestruturações, que acarretam na geração de um histórico de mudança do local onde o colaborador está em determinado período.

Já o centro de custo deve representar a mesma estrutura contábil adotada pelo sistema de ERP, seja o Gestão Empresarial da Senior ou de terceiro.

Históricos de Natureza de Despesa

As naturezas de despesa também ficam registradas em históricos em formato de vigência, cada vez que são alteradas. A natureza de despesa pode representar uma divisão contábil (custo) dentro da folha de pagamento, por exemplo: no mesmo centro de custo "001 - Produtivo", pode haver colaboradores divididos entre natureza de despesa "01 - Direta" e "02 - Indireta".

Históricos de Sindicato

Toda vez que é alterado o sindicato do colaborador, esta fica no histórico correspondente, no formato de vigência. No histórico de sindicato é possível também indicar ao sistema se os colaboradores são ou não sindicalizados.

Para o módulo de Controle de Ponto, este histórico é útil para a apuração do ponto, pois é possível definir o tratamento para horários noturnos, definições de situações e outras informações relevantes a apuração do ponto que são definidos por sindicato.

Históricos de Vínculos

O vínculo determina se as folhas de pagamento serão calculadas para esses colaboradores, se o colaborador será enviado para o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), seu código de vínculo para a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e controla o período de férias.

Todas as mudanças nos vínculos dos colaboradores ficam registradas no seu histórico, em formato de vigência.

Históricos de Estabilidade

A tabela de estabilidade possui integração com outros módulos do Gestão de Pessoas, como Segurança do Trabalho (colaboradores CIPA), Medicina Ocupacional (Estabilidade Retorno de Afastamentos). Ela é informada no cadastro do próprio colaborador, pela tela Empregados (FR034FUN).

É possível criar estabilidades específicas, determinadas por convenções coletivas (estabilidade no retorno das férias, por exemplo), e cada estabilidade que o colaborador adquire é lançada no seu histórico.

Históricos de Categoria do SEFIP

Sempre que um colaborador troca a sua categoria como contribuinte no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), essa mudança também permanece no seu histórico, levando em conta a vigência/data de competência. A categoria é definida ou alterada diretamente no cadastro do colaborador, pela tela Empregados (FR034FUN).

Históricos de Vale-Transporte

As trocas de escala de vale-transporte dos colaboradores ficam registradas no histórico pela data de competência. Neste histórico, indique também o código do cartão de carga do vale-transporte, caso existir.

Históricos de Receita do IRRF

Esse histórico permite indicar os códigos de receita diferentes por colaborador, bem como o cálculo de Imposto de Renda diferenciado que acontece nas situações abaixo:

Colaborador estrangeiro com ou sem dedução
Isento Moléstia Grave
Isenção Aposentadoria + 65 anos
Voluntário Copa (apenas anos base anteriores a 2016)
Médico Residente

Históricos de Categoria do eSocial

Sempre que um colaborador troca a sua categoria perante o eSocial, essa mudança também permanece no seu histórico, levando em conta a vigência/data de competência. A categoria é definida ou alterada diretamente no cadastro do colaborador, pela tela Empregados (FR034FUN).

Históricos de Adicionais

Os históricos de adicionais definem como são calculados os adicionais de insalubridade, periculosidade, fator do tempo de serviço e aposentadoria especial (15, 20 e 25 anos). As definições podem ser feitas através dos seguintes históricos:

Diretamente no cadastro do colaborador
Pelo Posto de Trabalho
Por Local
Por Cargo
Por Local e Cargo

Para definir a melhor forma de proceder com a parametrização, avalie os aspectos de transferências dos colaboradores, direitos anteriores adquiridos e informação do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Históricos de Contratos

Os períodos de contrato são habilitados para colaboradores do tipo "2 - Terceiro". Nessa funcionalidade, forneça os dados do período de contrato do colaborador, indicando a empresa com a qual o contrato foi firmado no cadastro de Outras Empresas - Empresas > Outras Empresas > Cadastro (FR032OEM).

Históricos de Crachá Titular/Provisório

Quando integrado com o módulo de Controle de Ponto, é definido o histórico de crachás dos colaboradores e efetuada a entrega e baixa de crachás provisórios. É possível ainda efetuar solicitações de crachás (em caso de transferência de empresa, por exemplo) e emiti-los caso a empresa seja responsável pela impressão do crachá.

Históricos de Apuração

Através deste histórico é indicado se o colaborador deve efetuar marcação de ponto, refeitório ou se é dispensado do ponto. O histórico é importante, tendo em vista que baseado nele o colaborador pode ou não estar incluso na apuração. A dispensa pode ser ocasionada, por exemplo, em casos de mudança de cargo onde o colaborador efetuava a marcação de ponto e passa a ser dispensado do registro.

Históricos de Locais de Entrega

Quando integrado com o módulo de Benefícios, é indicado o histórico de locais de entrega de benefícios, que pode ser filial, local, centro de custo ou diretamente por colaborador. Os arquivos para carga de benefícios (por exemplo: Sodexo, VR e Visa Vale) utilizam essa informação no momento de geração.

Históricos de Cursos

Quando existe integração com os módulos de Treinamento e Desenvolvimento, Recrutamento e Seleção, Segurança do Trabalho ou Medicina Ocupacional, podem ser cadastrados históricos de cursos e treinamentos. Para cada módulo é possível habilitar as opções de curso de aperfeiçoamento, formação e conhecimentos.