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Entrada de Visitantes - Visitante
Tipo e Número do Documento
Informe o tipo e o número do documento do
visitante. Caso seja informado o número do documento de um visitante já cadastrado
no sistema, este preencherá automaticamente
os campos que seguem abaixo, buscando as informações do seu respectivo
cadastro.
Este campo oferece o recurso de consulta por nome de visitante ou da empresa. A pesquisa consiste em trazer todos os registros de visitantes, independentemente dos tipos de documentos. No campo Documento, pressione o botão de pesquisa ou chame-o com F3, informe um nome para pesquisa e selecione o nome desejado.
- Ao realizar uma entrada de visitantes, quando utilizada a validação de acesso por documento, após o registro ser gravado na tabela Controle de Acesso (R070CON), serão adicionados aos campos acima o tipo de documento 2 - CPF ou 4 - Passaporte, dando prioridade para o CPF, caso ambos estejam cadastrados. Caso não haja informação de nenhum desses documentos, será inserido valor zero nos dois campos;
- Quando utilizadas as Portarias 31 e 65, se o dispositivo estiver controlando por documento e no crachá não houver documento gravado, o sistema não permitirá gravar o crachá;
-
- Ao realizar uma entrada de visitante que já possui sua biometria cadastrada no sistema, é apresentada uma imagem da template de biometria, junto à foto da pessoa;
- Caso o usuário escolha a opção 6 - Sem Documento, o sistema
informará automaticamente
- Após informar o número do documento, caso o visitante esteja em outro registro de entrada em aberto, será apresentada a mensagem: "Já existe uma entrada para este visitante. Documento: Identidade: 32.351.531-53. Crachá: 40000000001". Ao confirmar, é apresentada uma segunda mensagem (Crachás de Visitantes) que possibilitará ao usuário dar baixa na entrada pendente, ou continuar com o registro anterior em aberto. Se não for dada a baixa, não será possível continuar na inserção com o mesmo visitante; se for confirmada a baixa, o usuário poderá continuar com o cadastro da entrada.
Segundo Documento
Este campo será apresentado somente quando estabelecido, nas Definições
de Acesso - guia Gerais, que se solicitará um segundo documento para
visitantes. Não é obrigatório informá-lo.
Caso seja informado, é apresentada uma lista com os tipos de documentos permitidos como Segundo Documento, e a seleção é feita nas Definições de Acesso - guia Documentos. O sistema valida para que um documento selecionado no campo Tipo de Documento não seja repetido no campo Segundo Documento.
Quando informado um documento pertencente a um visitante já cadastrado, o sistema apresenta uma mensagem solicitando a confirmação para usar as informações desse visitante. Se escolhido Sim, o sistema preencherá automaticamente os campos, buscando as informações do cadastro; se escolhido Não, é preciso registrar outro número de documento.
Nacionalidade
A nacionalidade deve ser cadastrada previamente em Tabelas > Nacionalidades (FR023NAC).
Esse campo é habilitado quando se informa o Tipo de Documento ou Segundo Documento com as opções 4 - Passaporte, 5 - Outros e 6 - Sem documento. Caso não sejam informados os documentos descritos anteriormente, o campo fica desabilitado e com o valor padrão (brasileiro).
Nome Social
Este campo é exibido para o preenchimento com o nome que consta no documento do visitante, quando habilitada a opção Utiliza Nome Social.
Nome do Visitante
Informe o nome do visitante, podendo este ter
no máximo 40 caracteres e no mínimo 5. Caso seja informado um nome com menos de 5 letras, a seguinte mensagem é apresentada: "O nome da pessoa ou empresa deve conter no mínimo cinco caracteres". Essa consistência somente é feita quando o controle alfandegário estiver ativo.
Se necessário, inclua a foto do visitante por meio do botão Foto. Para mais informações a respeito do processo de Captura de Imagens, consulte a documentação sobre captura de imagens.
Observação
Se o visitante estiver na lista de pessoas não gratas, um incidente será gerado informando o ocorrido. Caso a entrada da pessoa seja permitida, outro incidente indicará essa ocorrência. Também será enviado um e-mail para cada incidente, caso a portaria e o tipo de incidente estejam configurados para isso.
Código e Nome da Outra Empresa
Informe o código da Outra Empresa. Para consultá-lo,
poderá ser utilizada a tecla de pesquisa F3, que trará os registros que
estão cadastrados em Tabelas > Empresas > Outras Empresas > Cadastro.
Ao informar o código da outra empresa, não será possível alterar o campo Nome da Outra Empresa.
Observações
Para que seja possível informar o nome da outra empresa na entrada de visitantes, não informe o código da outra empresa, pois dessa forma o cursor irá para o campo Nome da outra empresa, possibilitando a inclusão de um nome.
Se a proprietária possuir o módulo Auditoria de Registros, caso a outra empresa informada não possua CPF ou CNPJ definido no cadastro de outras empresas, a relação de representado não será enviada ao Siscomex. Para que a relação seja enviada, preencha estes dados no cadastro da outra empresa.
Enviar como Representado
Se estiver marcado, este visitante será enviado ao Siscomex, pela API-Recintos, através do tipo de evento "1 - Credenciamento de Pessoas", acrescido das informações relativas à relação de representação (para pessoas que acessam o sistema do recinto em nome de cada cliente ou que possuem representação via procuração). O sistema envia essas informações de diversas maneiras, dependendo de quem está sendo representado:
- Se for uma empresa nacional, será usado o CNPJ, obtido através do campo Outra Empresa;
- Se for uma empresa estrangeira, será usado o TIN (Trader Identification Number - Número de Identificação do Operador Aduaneiro), obtido através do campo Outra Empresa;
- Se for uma pessoa física nacional, será usado o CPF, obtido através do campo Outra Empresa;
- Se for uma pessoa física estrangeira, será usado o Passaporte ou Registro Estrangeiro, obtidos através dos campos Tipo Docto. Estrangeiro Representado e Nro Docto. Estrangeiro Representado.
Observação
Este campo somente é mostrado se o usuário possuir o módulo de Auditoria de Registros na proprietária.
Crachá
Informe o número do crachá do visitante. Esse
número pode ser sugerido pelo sistema, de modo "Progressivo"
ou "Retrocedente", lido
diretamente de uma leitora Smart Card, utilizando, para isso, o botão ao
lado do campo Crachá, ou ainda digitando o crachá
a ser utilizado.
Ainda quando utilizado o controle de numeração automática de crachás de visitantes, o sistema irá sugerir a numeração automática do crachá de visitantes (Acesso > Crachás > Definições), sendo sempre a do primeiro crachá ainda não utilizado. Se a forma de reconhecimento de crachá for faixa, pode-se alterar o número do crachá sugerido através de regra.
Para que o crachá do visitante possa ser impresso assim que seja informado, identifique o modelo de impressão correto, em Acesso > Crachás > Definição de Crachás, na pasta modelo, campo Modelo p/ Visitante.
Tipo de Visita
O tipo de visita determina se haverá algum procedimento para que o visitante
possa entrar nas dependências da empresa, além de informar outros aspectos
referentes à visita.
Observação
Se o tipo de visita exigir o aceite de um termo de consentimento do uso de dados do visitante, terceiro ou parceiro, no momento da recepção, na guia Visitantes, será preciso aceitar o termo para prosseguir com a visita. Se o termo não for aceito, não será possível realizar o acesso à empresa/instituição.
O termo também pode ser impresso, e recomendamos a sua impressão principalmente nos casos em que o visitante, terceiro ou parceiro não tenha e-mail cadastrado para recebê-lo.
Quando informada uma visita com tipo e permissão alfandegada, o serviço CPF sempre será enviado para o BDCC (caso não tenha sido executada a função Consulta PF). Se a pessoa estiver bloqueada no BDCC, não será permitido realizar sua entrada.
Importante
Entradas de visitante efetuadas por terminais de autoatendimento não contemplam as seguintes funcionalidades:
- Controle de EPI (Equipamentos de Proteção Individual);
- Cadastramento de biometria;
- Integração com Controle Alfandegado (BDCC);
- Captura de foto e dados de identificação do visitante através de leitoras de documentos.
Favor atentar-se a isso quando selecionar um tipo de visita que utilize terminais de autoatendimento.
Permissão
Informe a permissão de acesso do visitante. Para a
consulta das permissões, poderá ser utilizado o botão [F3], que buscará
as permissões cadastradas em Projeto Físico > Permissões.
Este é um campo de grande importância, pois a permissão informada dará acesso aos dispositivos selecionados pela permissão.
Observação
Quando informada uma visita com tipo e permissão alfandegada, será verificado se ela contém um vínculo válido com o BDCC. Caso não o tenha, será apresentada a seguinte mensagem: "Esta outra empresa não possui vinculação válida com a legislação do BDCC. Deseja realizar o cadastro do vínculo?".
Em caso positivo, será aberta a tela Cadastro de Vínculo de Pessoa Jurídica ao Controle Alfandegado, já contendo as informações da outra empresa que está sendo utilizada na entrada de visitantes.
Motivo alfandegado
Caso o cliente possua o módulo de Auditoria de Registros ou o módulo Controle de Acesso Alfandegado na Proprietária, selecione o motivo cadastrado previamente na tela Cadastro de Motivação de Acesso Alfandegado (FR873MOT).
Importante
Caso a empresa possua o módulo Auditoria de Registros na Proprietária, será verificado se o usuário do sistema tem associação com o colaborador e documento do tipo CPF preenchido na tela de Associação com Usuário (FR034USU). Se ele não tiver, será exibida uma mensagem informando a necessidade desses pré-requisitos e não será possível acessar a tela.
Isso é necessário porque o CPF do usuário que lança o registro no sistema é campo obrigatório para o envio do evento de Controle de Acesso de Pessoas em Contingência e Credenciamento de Pessoas em Contingência.
Local Físico
Informe o local onde ocorrerá a visita, ou seja, para onde o visitante deve dirigir-se.
Nota
Caso a visita tenha sido previamente agendada através da tela Agendamento de Visitantes (FR090AVG), o sistema sugerirá o preenchimento deste campo considerando o local informado no cadastro do agendamento.
Botão Ler Documento
Este botão serve para capturar e identificar o documento posicionado na leitora de documentos. A captura retorna o tipo do documento, o número, o nome e a foto. Os documentos possíveis são: identidade, CNH e passaporte.
Observação
Para a utilização de leitora de documentos 3M Reader AT 9000, é necessário ter instalada na máquina a biblioteca de documentos AssureID da AssureTEC.
Botão Reconhecer Digital
Quando, na tela Entrada Portaria (FRENTVIS), este botão é pressionado, é possível reconhecer a biometria e, caso encontrado o cadastro, as informações sobre o visitante já cadastrado serão informadas nos campos correspondentes.
Botão Foto
É possível utilizar fotos gravadas no disco, obtidas com uma câmera
digital, ou com uma câmera ligada através de uma placa
de captura.
Mais informações também podem ser consultadas na Tela Leitura de Imagens.
Botão EPI
Se necessário, informe os EPIs utilizados pelo visitante. É importante
salientar que a entrega dos EPIs será realizada para o visitante e, se
for o caso, também para seus acompanhantes. Informações referentes ao cadastro
e à administração de EPIs poderão ser obtidas por meio do menu Pessoas > Visitantes/EPI.
Botão Procedimentos
Caso seja necessária a alteração de algum dos dados informados nos
procedimentos do Tipo de Visita, clique no botão
Procedimentos, que habilitará novamente a tela e
permitirá que tais alterações sejam feitas.
Identificação Digital do Visitante
Se o campo Documento estiver informado, o botão Reconhecer Digital fica habilitado, e será possível gravar a digital do visitante.
Botão Gravar Smart
Este botão executa a gravação das informações da pessoa no crachá Smart Card. Para seu funcionamento, é necessário ter uma leitora Smart Card ativa. Essa funcionalidade está disponível para todos os tipos de pessoas.
As informações de pessoas e veículos, gravadas no Smart Card, podem ser visualizadas pelas telas do Espelho do Acesso e do Prontuário do Veículo, respectivamente.
Quando utilizada a validação de acesso por documento, caso não haja CPF, será gravado o passaporte da pessoa. A rotina converte as letras do passaporte em código ASCII, gravando somente números dentro do Smart Card.
Botão Cadastrar Digital
Cadastra a biometria do visitante para que o acesso seja realizado no dispositivo, validando a sua biometria.
Este botão traz
a tela de Cadastro
Biométrico, e somente fica habilitado TBS maior que zero para efetuar o cadastramento da digital do visitante.
Observação
O botão Cadastrar Digital somente é habilitado após a inclusão de uma movimentação de visitante.
Botão Consulta PF
Este botão envia o serviço CPF Síncrono ao BDCC com o número do documento informado. Dessa forma, o nome do visitante será retornado para tela no campo Nome, de acordo com o resultado da pesquisa por documento trazido pelo BDCC.
Este botão somente será habilitado ao entrar no campo Documento e o tipo deste for 1, 2 ou 4.
Observação
Só será possível utilizar o botão Consulta PF para o primeiro documento (sendo que na Entrada de Visitante é possível configurar para poder informar dois documentos).
O botão apenas ficará habilitado para o visitante (com documento cadastrado). Para acompanhantes, não há essa opção.
Campos exibidos para módulo Auditoria de Registros
Caso o cliente possua Auditoria de Registros na Proprietária, o sistema exibirá os seguintes campos:
- Data de Nascimento e Sexo
- Data Validade (Passaporte) e País Emissão (Passaporte)
Para que esses campos fiquem habilitados, o primeiro ou o segundo documento deve ser um passaporte. - Função do Visitante
Informe a função que o visitante exerce na empresa a qual ele representa. - Qualificação do Visitante
Informe a qualificação do visitante na empresa a qual ele representa, como Funcionário, Ajudante Despachante, Visitante, Prestador de Serviços, Autoridade Pública, entre outros.
Importante
Os dados informados nesses campos são obrigatórios para transmissão à Serpro em caso de Recinto Alfandegado.
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