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Vimob Web - Integração CRM
O CRM (Customer Relationship Management) é a ferramenta que nos auxilia na gestão do relacionamento com o cliente. Para sua utilização, contamos com a parceria da empresa Multidados.
A integração entre o CRM e o Vimob é fundamental para garantir um fluxo contínuo de informações durante o processo de venda, desde a prospecção inicial até a conclusão do negócio.
Fluxo de integração CRM com Vimob Pré-Vendas
Como funciona
- Início no CRM: o processo se inicia no CRM, onde os leads são qualificados e convertidos em prospects.
- Sincronização para o Vimob: as informações do prospect são automaticamente enviadas para o Vimob, permitindo a criação de propostas personalizadas.
- Ações automatizadas: é possível configurar gatilhos no Vimob para que determinadas ações sejam realizadas automaticamente no CRM, como a abertura de ocorrências para análise jurídica ou outras atividades.
- Fechamento no Vimob: a negociação e o fechamento da venda ocorrem no Vimob, com todas as informações sendo atualizadas em tempo real no CRM.
Processo de integração entre o CRM e Vimob
Importante
Antes de começar a configuração do CRM e do Vimob, é preciso configurar e preencher alguns parâmetros no Mega. Atualmente esse processo é realizado pela Multidados.
- O parâmetro Integra Pré Venda define que o pré-vendas (Vimob) está sendo integrado com o CRM Multidados.
Configurações
A primeira carga de prospects no CRM é enviada pelo Mega, pois via de regra o Vimob já está em uso pela empresa.
O campo URL mostrado abaixo deve ser configurado da seguinte forma:Link do Vimob do cliente + /WsPortalVendas/WsPortalVendas.asmx.
No cadastro de status do CRM, é definida a conversão de um lead para um prospect, bem como a disponibilização do botão Vimob dentro da ocorrência para que possa ser lançada a proposta.
- Ao marcar a opção Denifinir Status como Integração Mega?, serão realizadas duas ações: primeiro enviará o suspect para o Vimob e o transformará em prospect, depois será exibido o botão para acessar o Vimob na ocorrência.
- A opção Sincronização do cliente com Vimob Mega, antecipa a troca do cliente para prospect e o envia ao Vimob sem mostrar o botão de acesso.
No CRM, dentro de Cadastros / Usuários, há uma guia que lista os usuários do Vimob que podem ser relacionados aos usuários do CRM.
Essa configuração é usada para associar os usuários cadastrados no CRM com os que estão cadastrados no Vimob, para que no lançamento da proposta no Vimob a mesma já fique relacionada ao usuário (corretor) adequado.
O Vimob envia de forma nativa ao CRM uma sinalização do andamento (status) da proposta (proposta inserida, unidade reservada, proposta aprovada, reprovada).
Durante o processo de venda no Vimob, é possível avançar em paralelo com outros fluxos no CRM, ou seja, enquanto a proposta no Vimob segue seu fluxo de análise, reserva, aprovação, etc., no CRM podem ser realizadas outras operações inerentes ao processo de vendas, como por exemplo, uma análise de crédito.
Observação
Caso precise que a liberação de um status no Vimob ocorra apenas se uma determinada operação for concluída no CRM, basta configurar o vínculo de um status de BPO do CRM ao status do Vimob.
Se eu quero que a aprovação da proposta do Vimob seja feita somente após a análise de crédito ter sido concluída no CRM, configuro o vínculo do status de BPO de análise de crédito do CRM ao status de Aprovada no Vimob.
Encerrando o Fluxo no CRM
Em algumas situações, pode ser necessário encerrar o fluxo de uma proposta no CRM quando ela é cancelada ou reprovada no Vimob. Isso evita que o sistema continue realizando ações desnecessárias.
- Acesse Vimob Web com perfil Administrador / Administração / Parâmetros / Propostas / Guia Personalização;
- Na coluna Encerrar Fluxo CRM, marque o checkbox para indicar que o fluxo no CRM deve ser encerrado quando o status da proposta no Vimob atingir aquele ponto específico;
- Status BPO/CRM: indica se o status da proposta precisará validar algum escopo de BPO do CRM.
Cadastro do prospect
Os prospects poderão ser cadastrados e atualizados em ambos os sistemas, ou seja, um prospect pode ser cadastrado inicialmente no CRM e será descarregado no Mega. No Mega, pode ser alterado e completado este cadastrado, que terão as novas informações atualizadas no CRM.
É possível cadastrar o prospect diretamente pelo Vimob. Nesse caso, o Vimob enviará para o CRM as informações sobre o prospect. Caso todo o fluxo do pré-vendas esteja direcionado pelo CRM, é recomendado travar a entrada pelo Vimob, permitindo apenas a edição.
Atenção
Caso o cadastro de prospects fique habilitado em ambos os sistemas, deve-se atentar para que os prospects que entraram pelo Vimob não sejam cadastrados em duplicidade no CRM.
Para isto, é necessário que no Vimob a opção de [cadastro de CPF duplicado não esteja habilitada, na Ficha de Atendimento](https://documentacao.senior.com.br/vimob/manual-do-usuario/vimob-web/usuario-administrador/administracao/parametros/ficha-de-atendimento/ficha-de-atendimento.htm#duplicidade), pois atualmente o CRM não aceita o cadastro de CPFs duplicados.
Origem do prospect
Para identificar que o prospect criado no Vimob teve origem no CRM, é gerado um código de identificação (ID). Esse ID é utilizado na atualização dos dados do prospect entre ambos os sistemas. Esse mesmo ID será vinculado quando o prospect for convertido para cliente.
Comunicação entre os sistemas
A comunicação entre os dois sistemas é feita através de ocorrências. Ao abrir uma tela do Vimob, aparece qual a ocorrência do CRM corresponde aquele prospect. O código de ocorrência do CRM é o que vai ao Vimob e assim os dois sistemas começam a conversar.
Essa comunicação atualmente é realizada através de um WebService (um serviço que comunica os dois sistemas instantaneamente) em que o CRM faz o consumo deste WebService e passa todos os dados do prospect para ser registrado no Vimob de forma imediata.
Caso a integração via WebService não esteja funcionando, é preciso acionar a Multidados para habilitar esta comunicação.
Lead
Após a passagem do lead pelas etapas necessárias no CRM, se houver interesse do lead em fazer uma negociação, este lead se torna um prospect e é habilitado um botão para que Vimob seja aberto, onde será realizada uma proposta de venda.
Ao acionar o botão Vimob, será apresentado o espelho de vendas dos empreendimentos que ele tem acesso, para seguir com a escolha da unidade e negociação de proposta de venda. Após lançar a proposta no Vimob através do CRM, só será possível visualizá-la acessando diretamente o Vimob.
Visando proporcionar mais agilidade na rotina, quando o Vimob é chamado pelo CRM, é apresentado o menu padrão de acordo com o perfil de acesso do usuário. Visualização disponível a partir da versão 5.00.00.29.
Propostas
Ao lançar uma proposta partindo do CRM, o prospect será vinculado automaticamente à proposta.
A alteração do prospect não é permitida para propostas originadas no CRM, para preservar a rastreabilidade dos dados.
Observação
Na utilização do CRM Multidados, todo o processo de vendas acontece dentro do próprio CRM para que se tenha a rastreabilidade desse processo — desde a entrada do lead até o lançamento da proposta.
Para garantir que as propostas sejam lançadas pelo CRM, marque o parâmetro ‘Permitir cadastro apenas pelo CRM’, localizado na configuração do Perfil de Acesso do tipo Vendas para os clientes que possuem o CRM contratado:
Quando o parâmetro estiver marcado, não será possível lançar propostas diretamente pelo Vimob, somente por meio do CRM.
Ocorrências
No Vimob, são lançadas ocorrências que registram o andamento do processo da venda. Estas ocorrências serão integradas com o CRM através de narrativas, que ficarão relacionadas a ocorrência principal da proposta originada no CRM.
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