Gerenciar cotações de preço

Nesta etapa, é necessário preencher informações gerais da cotação de preço:

• Empresa;
• Filial;
• Data de emissão;
• Data limite da coleta de preço;
• Comprador;
• Descrição;
• Moeda;
• Data cotação moeda;
• Valor da cotação da moeda;
• Cotação da moeda fechada (Sim ou Não).

Caso seja informada uma moeda diferente da moeda da empresa, os campos Data cotação moeda, Valor da cotação da moeda e Cotação da moeda fechada são habilitados para edição. O sistema sugere a data com base na data de emissão da cotação de preços, e o valor da cotação é sugerido a partir da busca realizada pelo sistema para a moeda selecionada. Os valores apresentados na cotação de preços passam a corresponder à moeda informada nesta etapa do cadastro.

Também é possível Anexar arquivos ao enviar cotações de preços aos fornecedores. Você pode enviar até 10 arquivos por cotação, respeitando o limite total configurado no campo Tamanho máximo de anexo nas configurações de e-mail da Plataforma X. Caso este campo não esteja configurado, o sistema considera um limite de 15MB.

Ao salvar os dados desta etapa, o sistema verifica se o Comprador já possui cadastro na área do comprador do Cotei. Caso não possua, o ERP senior X envia automaticamente uma requisição de cadastro ao Cotei, que dispara um e-mail de convite ao comprador.

A requisição enviada pelo sistema inclui apenas as filiais definidas na abrangência do serviço erpx_fnd/empresa. Se não houver uma definição específica de abrangência, todas as filiais serão incluídas na solicitação, possibilitando ao comprador visualizar os dados de todas elas.

Na tela Adicionar Item, são exibidos os seguintes campos:

• Item;
• Unidade de compra;
• Quantidade de compra;
• Prazo de entrega desejado (dias);
• Observação;
• Peso bruto (Kg);
• Peso líquido (Kg);

Os campos Peso bruto (Kg) e Peso líquido (Kg) são preenchidos automaticamente, conforme o cadastro do produto. Porém, caso necessário, podem ser editados.

Você pode clicar em Salvar para finalizar a operação de adição de itens, ou então clicar em Adicionar novo para continuar inserindo. Neste momento, a Situação dos itens adicionados fica definida como Em digitação.

É possível também adicionar um arquivo na guia Anexo.

Cancelar item da cotação

O cancelamento do item é permitido tanto para cotações criadas diretamente pela tela de cotações, como para aquelas criadas via processo de atendimento. Esta ação pode ser realizada enquanto a situação do item e a situação da cotação estiverem com os seguintes status:

• Situação do item: , , , .
• Situação da cotação: , , ou . Em relação à situação Erro processo de fechamento, o item só pode ser cancelado caso não haja pedido de compra gerado para ele.

Veja abaixo como proceder para efetuar o cancelamento:

1. Na Lista de Lista de Itens a Serem Cotados, clique em Cancelar ;
2. Na tela de Motivo Cancelamento Item, preencha o campo Motivo;
3. Clique em Confirmar cancelamento.

Após o cancelamento, o item fica indisponível para edição e demais atividades da cotação de preços, sendo possível apenas consultá-lo. O rateio é recalculado desconsiderando estes itens.

Caso o item pertença à uma cotação gerada via Processo de atendimento, o item correspondente no processo de atendimento também é cancelado, liberando as necessidades de compra vinculadas para um novo atendimento.

Ao adicionar o Fornecedor na cotação, o sistema preenche os demais campos automaticamente, conforme o cadastro do fornecedor.

Os campos editáveis estão localizados na área de Informações de contato, e serão utilizados exclusivamente para a cotação.

• A opção Utiliza o Cotei para as coletas de preço permite definir se o Cotei será utilizado na coleta de preços deste fornecedor:

  • O campo só ficará visível se a empresa e a filial estiverem configuradas para utilizar o Cotei na tela de Parametrização;
  • Ao defini-lo como Sim, a Origem dos dados da coleta de preços deste fornecedor passa a ser Cotei;
  • O sistema exibe uma mensagem na etapa de Coleta de Preços orientando sobre a desativação do uso do Cotei para um fornecedor específico;
  • Ao desativar o uso do Cotei, a Origem dos dados da coleta de preços deste fornecedor passa a ser Manual;
  • A desativação do Cotei é válida apenas para a cotação de preços específica;
  • Após o início da coleta de preços, não será possível ativar ou desativar essa opção ao editar um fornecedor já adicionado. Neste caso, para alterar essa configuração, é necessário cancelar o fornecedor e adicioná-lo novamente.

• Quando a opção Enviar email automaticamente está ativada, o sistema envia automaticamente um e-mail para o fornecedor com os dados da cotação ao iniciar a coleta de preços, incluindo possíveis anexos inseridos nos dados gerais. No entanto, o usuário também pode enviar o e-mail manualmente através do botão de Ações.

  • É possível personalizar o e-mail enviado aos fornecedores, editando o texto e inserindo variáveis do sistema para geração do conteúdo. Essa configuração pode ser realizada em Suprimentos > Gestão de compras > Cotações de preços > Parâmetros das cotações, na tela de edição do parâmetro, no campo Envio Email (Fornecedores);
  • O sistema permite adicionar uma assinatura de e-mail para cada comprador. Essa configuração pode ser realizada em Cadastros > Definições de usuário, nas definições de Suprimentos, opção Compras;
  • Essa funcionalidade de envio automático de e-mails é exclusiva para cotações de origem manual e não está disponível para usuários que utilizam o Cotei, pois o Cotei é responsável pela comunicação com os fornecedores nesses casos.

Nesta etapa de Fornecedores selecionados, também é possível selecionar Fornecedores sugeridos com base em cotações anteriores, desde que essas cotações já estejam fechadas. O painel com essa opção será exibido automaticamente quando houver fornecedores sugeridos disponíveis. A lista de fornecedores sugeridos é gerada com base no histórico de interações entre o item (ou sua família) e os fornecedores relacionados ao processo de cotação de preços.

Como cancelar um fornecedor?

Enquanto a situação da cotação estiver como , ou , é possível cancelar o fornecedor. Veja abaixo como proceder para efetuar o cancelamento:

1. Na Lista de Fornecedores Selecionados, clique em Cancelar;
2. Na tela de Motivo de Cancelamento do Fornecedor, preencha o campo Motivo. Este campo é obrigatório e deve conter ao menos 15 caracteres;
3. Clique em Confirmar cancelamento.

É possível também realizar o cancelamento do fornecedor nas etapas de Coleta de preços e de Fechamento da cotação:

• Na etapa de Coleta de Preços, guia Quadro Comparativo, ao iniciar o processo de análise de propostas, o sistema verifica os dados principais do fornecedor da coleta e seus respectivos itens. Caso esses dados não estejam preenchidos, o sistema exibe uma mensagem sugerindo o cancelamento deste fornecedor. Clique aqui para ver mais detalhes;
• Durante a etapa de fechamento, caso haja eventos com a situação igual a Erro processo de fechamento e a cotação também possua esta situação, é possível cancelar o evento, resultando no cancelamento do fornecedor e de seus respectivos itens. Clique aqui para ver mais detalhes.

Após o cancelamento, o fornecedor fica indisponível para edição e demais atividades da cotação de preços, sendo possível apenas consultá-lo.

Nesta etapa são adicionadas as informações referentes aos valores e condições de cada fornecedor, para posteriormente comparar os seus custos. Para começar o processo, clique em Iniciar a coleta de preços.

Ao iniciar, o sistema verifica a seguinte condição:

• Se a quantidade de fornecedores na cotação atender à quantidade mínima de fornecedores por cotação configurada para a filial, o sistema permitirá o início da coleta. A quantidade mínima deve ser definida na tela de Parâmetros das Cotações.
• Caso a quantidade seja inferior ao valor estabelecido, o sistema bloqueará o processo de coleta de preços;
• Os fornecedores cancelados não são considerados nessa contagem. Ou seja, para que a coleta de preços seja iniciada, é necessário que a quantidade de fornecedores com a situação igual a Selecionado seja, no mínimo, igual ao valor definido no parâmetro.

Após essas validações, são exibidas duas guias: Edição e Quadro comparativo.

Edição

Na guia Edição, devem ser preenchidos os Dados principais da coleta de preço e as informações referentes aos Itens. Este processo é feito para cada fornecedor cadastrado no processo, que por sua vez, ficam listados no canto esquerdo da tela, em Fornecedores.

A cotação de preços realiza o cálculo dos rateios de desconto e frete com base no Valor bruto, Valor Líquido, Peso ou Quantidade, a fim de determinar os percentuais de rateio. Esse cálculo é feito de acordo com as configurações realizada na Definição de pessoa por empresa e filial (Cadastros > Pessoas > Definições por empresa e filial), nos detalhes do Fornecedor, guia Suprimentos.

Veja abaixo um exemplo do rateio do item da coleta com tipo de rateio Peso:

Quando as coletas integradas ao Cotei recebem novos dados, o sistema exibe no registro correspondente na lista de Fornecedores este ícone , alertando que as informações ainda não foram visualizadas.

Os fornecedores que foram cancelados após o início da coleta de preços, são listados na cor vermelha. Veja como cancelar um fornecedor.

Selecione o fornecedor e siga os passos abaixo:

Quadro comparativo

Na guia Quadro comparativo, é possível visualizar e comparar os custos unitários dos itens de cada fornecedor.

Em Itens, ao clicar em expandir , o sistema exibe as guias Resumo, Dados principais da coleta de preço, Detalhes do item e Detalhes dos fornecedores, que contêm informações detalhadas do item.

• Na guia Dados principais da coleta de preço, é possível acessar os anexos enviados pelos fornecedores via sistema Cotei, clicando no botão disponível na coluna Anexos.
• Na guia Detalhes do item, o campo Prazo de entrega do fornecedor (dias) recebe o valor do campo Prazo de entrega (dias), localizado na tela da edição do item da coleta de preços. Já o campo Prazo de entrega desejado (dias), recebe o valor do campo de mesmo nome localizado na tela de adição do item da cotação.

Ocorrências

Esta guia permite acompanhar todas as ocorrências relacionadas à etapa de coleta de preços.

Além disso, permite acompanhar o progresso da integração entre o ERP senior X e o sistema Cotei. Ou seja, cada resposta de fornecedor recebida através do Cotei gera uma ocorrência que é exibida nesta guia, como por exemplo: “O fornecedor X respondeu à cotação”, ou então “Solicitado aos fornecedores os valores da cotação através do Cotei”.

Na Lista de Ocorrências da Integração, são exibidos os seguintes campos:

• Data e hora da ocorrência;
• Ocorrência;
• Tipo.

Nas ocorrência do tipo Erro, é possível Visualizar os detalhes do erro, e após efetuar a correção, você pode Reprocessar a ocorrência.

Na etapa de fechamento, é apresentado um resumo das propostas escolhidas e o valor total para aquela cotação.

Caso opte por comprar algum item que não seja a melhor oferta, é necessário preencher o motivo de escolha daquela coleta. Para isso, clique no botão Motivo escolha.

Ao clicar em Fechar cotação, o sistema exibe os Eventos do Processo de Fechamento. Caso o pedido seja gerado sem incidentes, o status da Situação será igual a Processado com sucesso. Já, caso exista algum erro na tentativa de geração, o status da Situação será Erro processo de fechamento.

Dica: Durante o andamento do processo, você pode clicar em Atualizar para receber o status atualizado da Situação.

Cancelar evento de processo de fechamento

Caso haja eventos com a situação igual a Erro processo de fechamento e a cotação também possua esta situação, é possível cancelar o evento, resultando no cancelamento do fornecedor e de seus respectivos itens.

Para isso, em Eventos do Processo de Fechamento, clique no botão Ações e em seguida clique em Cancelar.

• Se todos os eventos de erro processo de fechamento forem cancelados, a situação da cotação é alterada para Cancelada;
• Caso haja eventos com a situação igual a Processado com sucesso, e os demais que possuem a situação Erro processo de fechamento sejam cancelados, a situação da cotação será alterada para Fechada.

• Nas ocorrências deste tipo, o botão Visualizar fica desabilitado, com exceção para as ocorrências de cancelamento do item ou da cotação;
• Nas ocorrências referentes ao cancelamento do item ou da cotação de preços, ao clicar em Visualizar o sistema exibe o texto do motivo do cancelamento;
• Nas ocorrências onde o campo Etapa está preenchido, ao clicar no botão Ir para a etapa da ocorrência o sistema abre em uma nova guia a cotação de preços na etapa correspondente.

• Nas ocorrências deste tipo que não possuem etapa preenchida, o botão Ir para a etapa da ocorrência fica desabilitado;
• Nas ocorrências onde o campo Etapa está preenchido, ao clicar no botão Ir para a etapa da ocorrência o sistema abre em uma nova guia a cotação de preços na etapa correspondente;
• Ao clicar em Visualizar o sistema exibe em uma nova tela a mensagem de erro completa.