Etapas

Los candidatos triados están distribuidos entre las pestañas Activos, Reprobados y Todos, en las cuales se presentan todas las etapas del proceso selectivo de cada vacante.

• Activos: presenta todos los candidatos que están compitiendo por la vacante. Ellos están ubicados siempre en la última etapa en que fueron evaluados y pueden ser movidos, manualmente, a la próxima etapa o reprobados del proceso selectivo.
• Reprobados: esta pestaña contempla todos los candidatos que fueron reprobados del proceso selectivo, independiente de la etapa en que fueron descalificados. Para reactivar un candidato, a fin de que compita nuevamente por la vacante, es necesario registrar un parecer en la pantalla de registro de pareceres, en el campo Registrar Situación del candidato en el proceso selectivo > opción Activo.
• Todos: en esta pestaña pueden ser visualizados los candidatos Activos y Reprobados al mismo tiempo. Las tarjetas de los candidatos con el borde verde, representan a los activos. Ya las tarjetas de los candidatos con el borde de color gris se refieren a los candidatos reprobados.

Es posible registrar un parecer en cada etapa del proceso selectivo, mencionando, por ejemplo, cuestiones pertinentes al avance del proceso o al candidato que está siendo evaluado. A través del parecer, también es posible mantener el candidato en el proceso selectivo o reprobarlo en la etapa, después de describir el motivo de la reprobación.

Los comentarios pueden ser efectuados en la pestaña Etapas > botón Acciones > Registrar parecer. En la pantalla de Información del candidato también es posible registrar pareceres a través del botón Acciones > Registrar parecer.

Los pareceres registrados pueden ser visualizados en la pestaña Histórico de la pantalla Información del candidato.

Es posible registrar manualmente un parecer del examen médico para candidatos que provengan de vacantes internas, pero de empresas diferentes.

Los registros pueden ser efectuados en la pestaña Etapas > botón Acciones > Registrar parecer médico. En la pantalla Información del candidato también es posible registrar pareceres a través del botón Acciones > Registrar parecer médico.

Al hacer clic en la opción, se presentará un modal para realizar el registro del dictamen médico para el candidato interno seleccionado, presentando las siguientes opciones:

• Dictamen: aquí es necesario definir el dictamen médico que será registrado al candidato, pudiendo ser Apto, No apto o Apto con restricciones;
• Comentario: en caso de ser necesario, es posible agregar un comentario sobre el dictamen asociado en este campo, por texto corrido.

Una vez registrado un dictamen médico, la opción Remover dictamen médico es agregada a la lista del botón Acciones y la información del registro manual es agregada al historial del candidato.

En caso de que sea necesaria la remoción del dictamen, basta ir en Etapas > botón Acciones > Remover dictamen médico. Al hacer esto, se presentará un modal, donde será posible agregar un comentario para la remoción y realizar la confirmación de esta.

El reclutador puede registrar comentarios sobre todos los candidatos y en cualquier momento, independientemente de su participación en algún proceso de selección. Además, el Reclutador y el Gestor pueden hacer una observación individual o en lote, es decir, registrar el mismo comentario para hasta 100 candidatos al mismo tiempo. Esta acción puede realizarse mientras el candidato esté en el Banco de talentos, durante la preselección y en las etapas del proceso de selección.

El comentario individual se registra mediante el botón Acciones > opción Registrar comentario, ubicado a la derecha de los iconos de la columna Estado de cada candidato. Para registrar comentarios en lote es necesario, primero, seleccionar los candidatos marcando la casilla de selección situada a la izquierda del nombre de cada uno de ellos. Al finalizar la selección de destinatarios, el botón Acciones, en color azul, estará habilitado para las acciones en lote.

Las observaciones del comentario deben digitarse en el campo Registre sus consideraciones. Es recomendable revisar el comentario pues no es posible editarlo después de la confirmación del registro.

Después de finalizar la descripción del comentario es necesario clasificarlo como Neutro, Positivo o Negativo. Las opciones de clasificación son:

• Comentario neutro: en el comentario neutro, o simplemente ‘comentario’, como también podrá verse en el sistema, recomendamos que se registre alguna observación sobre el hoja de vida del candidato que no interfiera de forma positiva o negativa en la evaluación del proceso de selección.
• Comentario positivo: puede considerarse un comentario positivo, por ejemplo, algún diferencial del hoja de vida del candidato.
• Comentario negativo: contrario al positivo, el comentario negativo puede ser, por ejemplo, la falta de adecuación del hoja de vida para alguna vacante, por falta de conocimiento técnico, o bien, comportamientos y actitudes inesperados por el reclutador durante las fases del proceso de selección.

Por último, es posible insertar archivos adjuntos, a partir del botón Adjuntar archivo, sin exceder el tamaño de 4MB en total.

Los comentarios estarán disponibles para consulta en Información del Candidato > pestaña Historial > elemento Comentarios. Podrán ser visualizados por todos los reclutadores y por el Gestor.

La solicitud de impresión de la hoja de vida de los candidatos se puede realizar al visualizar la Información del candidato, haciendo clic en el enlace del nombre del candidato. Es posible imprimir de uno a 100 hojas de vida por solicitud.

Además de la solicitud de impresión por el enlace del nombre del candidato, también es posible hacerlo a través del botón Acciones > opción Imprimir hoja de vida, ubicado a la derecha de los iconos de la columna Estado de cada candidato. Para solicitar la impresión de varias hojas de vida al mismo tiempo es necesario, primero, seleccionar los candidatos marcando la casilla de verificación situada a la izquierda del nombre de cada uno de ellos. Al finalizar la selección de los destinatarios, el botón Acciones, en color azul, estará habilitado para las acciones por lote.

Al solicitar la impresión de las hojas de vida, la información se concentra en un único archivo en PDF. Este documento se pone a disposición a través de un enlace y se envía, por correo electrónico, al solicitante. Por lo tanto, se recomienda revisar el correo electrónico después de solicitar la impresión individual o por lote de las hojas de vida.

Envío automático de mensajes en la evolución del proceso selectivo

También es posible configurar el disparo automático de mensajes con uso de plantilla para ser enviadas a los candidatos a medida que progresan en el proceso selectivo, garantizando una comunicación eficiente y transparente en cada etapa. Para esto:

1. Acceda a Gestión de Reclutamiento y Selección > Configuraciones > Configuración de mensajes para incluir el título del correo (en el campo título de la plantilla) y el mensaje que desea enviar.
2. Después, acceda a Gestión de Reclutamiento y Selección > Configuraciones > Asignar retorno automático, para vincular la plantilla a cada etapa que le gustaría comunicar de la evolución. Podrán ser vinculadas plantillas a todas las etapas o solamente en las seleccionadas por el usuario.
3. Aún en Gestión de Reclutamiento y Selección > Configuraciones > Asignar retorno automático, debe rellenarse la sección plantillas por acción para notificar automáticamente cuando una vacante sea suspendida, reanudada, cancelada o cerrada. Esto incluye cuando el candidato no sea el seleccionado, así como cuando sea reprobado o eliminado del proceso de selección o criba.

Plantillas por etapa

• Cribados (etapa fija) - Defina cuál mensaje será enviado a los candidatos en el momento en que sean cribados en la lista de inscritos en la vacante/banco de talentos;
• Etapas intermediarias - En cada etapa intermediaria en su proceso selectivo, defina cuál mensaje será enviado a los candidatos que sean movidos a esta etapa;
• Aprobados (etapa fija) - Defina cuál mensaje será enviado a los candidatos en el momento en que sean movidos a la etapa “aprobados”.

Plantillas por acción

• Suspensión de vacante - Defina cuál mensaje será enviado a los candidatos que están activos en la lista de inscritos/proceso selectivo cuando la vacante sea suspendida. No serán notificados candidatos ya aprobados o reprobados/eliminados;
• Reanudación de vacante - Defina cuál mensaje será enviado a los candidatos que están activos en la lista de inscritos/proceso selectivo cuando la vacante anteriormente suspendida sea reanudada. No serán notificados candidatos ya aprobados o reprobados/eliminados;
• Reprobación - Defina cuál mensaje será enviado a los candidatos al eliminarlos en la lista de inscritos o registrar dictamen reprobando al candidato;
• Cancelamiento - Defina cuál mensaje será enviado a los candidatos que están activos en la lista de inscritos/proceso selectivo cuando la vacante sea cancelada. No serán notificados candidatos ya aprobados o reprobados/eliminados;
• Vacante concluida - Defina cuál mensaje será enviado a los candidatos que están activos en la lista de inscritos/proceso selectivo, que no fueron seleccionados, cuando la vacante sea concluida (por haber cerrado el total de vacantes o por acción del usuario). No serán notificados candidatos ya aprobados o reprobados/eliminados;

Si desea utilizar la funcionalidad de envío automático de mensajes, pero no desea notificar las evoluciones/cambios de una vacante específica, simplemente desmárquelo en el registro de la vacante, en la pestaña información.

Notificaciones de fallos en el envío automático de mensajes

La funcionalidad de envío automático de mensajes incluye un sistema de notificaciones para informar a los usuarios sobre fallos en el envío. Cuando ocurre una falla en el envío automático de un mensaje, como la ausencia de un correo electrónico registrado para el candidato, el usuario será notificado. Esta notificación permitirá al reclutador ajustar el correo electrónico del candidato y reenviar el mensaje manualmente o elegir otro medio de contacto.

Para evitar sobrecarga de notificaciones, los usuarios serán notificados solo en caso de falla en el envío.

Los candidatos que están concentrados en el Banco de talento pueden recibir, en cualquier momento, pruebas para que sean evaluados, proporcionadas por empresas socias de pruebas.

El envío de las pruebas es posible siempre que se hayan realizado las configuraciones necesarias en la pantalla de Integración de pruebas.

La acción podrá realizarse en lote, es decir, más de un candidato podrá recibir las pruebas al mismo tiempo. Basta con seleccionar los destinatarios y hacer clic en Acciones > Enviar pruebas. Para enviar individualmente, solo debe hacer clic sobre el enlace del nombre del candidato. Al abrir la Información del candidato, basta con accionar el botón Acciones > Enviar pruebas.

Las pruebas enviadas quedan registradas en la pestaña Historial, en Información del candidato.

Es posible derivar un candidato para realizar el examen médico en cualquier momento, siempre que haya sido tamizado para participar en las etapas del proceso de selección.

Solo haga clic en el botón Acciones > Derivar a examen médico, ubicado en la tarjeta de cada candidato.

Al remitir el postulante para el examen médico, es necesario seleccionar un(a) asistente en el campo Informe el(la) asistente.

La realización del examen médico y su estado se indicarán a través del ícono , con los siguientes colores:

• Gris: ningún dictamen médico registrado;
• Negro: esperando retorno del dictamen médico;
• Verde: el postulante o postulanta es considerado apto de acuerdo con el dictamen médico;
• Amarillo: el postulante o postulanta es considerado apto pero con restricciones de acuerdo con el dictamen médico;
• Rojo: el postulante o postulanta es considerado no apto de acuerdo con el dictamen médico;
• Naranja: ocurrió un error al remitir la solicitud a Seguridad y Medicina (versión 6 - on-premises).

Además de la situación del examen médico, se presentará el nombre del asistente, es decir, del médico o médica responsable del examen.

Integración con Seguridad y Medicina

La lista de asistentes que pueden ser seleccionados en los exámenes se mantiene a través del registro en el módulo Seguridad y Medicina (versión 6 - on-premises).

Si un asistente externo es seleccionado en el módulo de reclutamiento, el sistema creará un Certificado de Aptitud Médica (ASO) Externo (R110MAM).

Siempre que un postulante sea rechazado, aprobado o enviado para realizar examen médico, los siguientes datos se envían a la base de SM:

• Para postulantes internos y externos:
  • Se envían los datos de la vacante para la tabla Requisiciones - Definición (R126RQU).
  • Se envía el vínculo del postulante de la vacante para la tabla Requisiciones Vacante Postulante (R126CAN).
• Solo para postulantes externos:
  • Se envían los datos del postulante para la tabla Postulantes Externos (R122CEX).

De esta manera, la identificación de los exámenes se facilita para los profesionales responsables del proceso.

Por defecto, todos los candidatos se consideran aptos para recorrer la secuencia de las etapas del proceso de selección. Para desaprobar al candidato en una etapa del proceso de selección es necesario hacer clic en el botón Acciones > opción Registrar un dictamen y seleccionar la situación Desaprobado, luego registrar el motivo de la desaprobación del candidato en la etapa del proceso de selección.

Para revertir la situación del candidato, a fin de que concurra nuevamente a la vacante, es necesario acceder a la pestaña Desaprobados y registrar un dictamen, haciendo clic en la opción Activo.

La aprobación de un candidato es la última etapa del proceso de selección. Para efectivizar la aprobación del candidato es necesario informar el salario inicial acordado, así como la fecha prevista para la admisión. La inserción de comentarios es opcional. También es posible agregar Comentarios de la aprobación para registrar un dictamen referente al candidato en ese proceso de selección, y posteriormente consultar los comentarios previamente registrados en el Historial del candidato.

Con relación al salario, caso el rango inicial y final estén previamente configurados en la vacante, el sistema validará el nuevo salario informado. Para candidatos internos, el sistema puede o no bloquear la aprobación de candidatos con salarios fuera del rango, de acuerdo con lo parametrizado en el campo validar remuneración del candidato interno aprobado de acuerdo con el salario de la vacante en las configuraciones del tenant.

Si la configuración de Habilitar integración con la Admissão Digital está marcada, al aprobar un candidato, es necesario informar los datos para el envío de invitación. Habiendo informado los campos obligatorios, la invitación del Admissão Digital será enviada al candidato. En la invitación enviada al candidato se sugerirán sus informaciones personales que ya fueron completadas por él en el Portal del Candidato o Portal de Talentos, dependiendo del origen del candidato.

Después de la aprobación del candidato, la situación de la vacante pasa a ser Concluida y no podrá más ser gerenciada, excepto si el candidato aprobado desiste de la vacante.

Siempre que un candidato es aprobado, el solicitante de la vacante y el reclutador son notificados, recibiendo un mensaje en senior X Platform y también por correo electrónico. Si la vacante no tiene un reclutador definido, la notificación no será remitida a los profesionales de Recursos Humanos.

Para proporcionar mayor visibilidad al historial del candidato, el sistema mostrará, en la pestaña historial, una indicación clara sobre la realización o no del envío de la invitación para Admissão Digital en el momento de la aprobación.

Ejemplo:

• Reclutador aprobó el candidato con fecha de admisión DD/MM/AAAA y salario de R$ [salario] en la vacante [Código] - [Descripción], con envío de invitación para Admissão Digital.
• Reclutador aprobó el candidato con fecha de admisión DD/MM/AAAA y salario de R$ [salario] en la vacante [Código] - [Descripción], sin envío de invitación para Admissão Digital.

Es posible verificar la lista de candidatos aprobados en ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Analytics de Reclutamiento > Aprovechamiento de candidatos.

Esta acción estará disponible solamente cuando la integración con la Admissão Digital esté activa. Se presentará la opción solamente cuando la invitación de preadmisión sea enviada a partir de la integración entre las dos aplicaciones.

Cuando la Interacción con la Admissão Digital esté activa, nuevos campos serán obligatorios para completar antes de aprobar el candidato, tales como: modelo de invitación, CPF, correo electrónico y teléfono.

Si el candidato ya posee la información de CPF, correo electrónico y teléfono, serán sugeridos en la pantalla de aprobación.

La pestaña Candidatos desistentes presenta exclusivamente los candidatos que realizaron la renuncia a la vacante por Portal de Talentos.

• Los candidatos mostrados en esta pestaña también permanecen visibles en la pestaña Todos, pero no se presentan en las pestañas Activos y Rechazados;
• Cada candidato será mostrado en la misma etapa en que se encontraba en el momento de la renuncia;
• Las tarjetas mostradas no pueden ser movidas a otras etapas.
• La pestaña Rechazados continúa mostrando solo los candidatos rechazados en el proceso selectivo.

La cancelación de la efectivización de un candidato puede ser realizada por el Reclutador de la vacante o por RH, en caso de que renuncie a la vacante después de ser aprobado.

Es posible cancelar la efectivización a través del botón Cancelar efectivización, en la pantalla de Efectivización > Candidatos a Efectivizar, en el módulo Administración de Personal. Al realizar esta acción, el Gestor y el Reclutador serán notificados en el sistema y también por correo electrónico. Si la vacante no tiene un reclutador definido, la notificación no será enviada a los profesionales de RH.

O, para informar la renuncia de un candidato aprobado dentro del módulo Reclutamiento y Selección, independientemente de la situación de la vacante, localice el respectivo candidato en Gestionar vacantes de la empresa > Acciones > Gestionar Vacantes > Etapas > Aprobados. Haga clic en la flecha hacia abajo, y seleccione Candidato desistente.

Se solicitará un Comentario de renuncia para informar el motivo por el cual el candidato renunció a la vacante. Haga clic en Confirmar y el candidato tendrá el estado cambiado a Renunciante en la columna de Aprobados.

En Información del Candidato, es posible visualizar todo el historial, donde constan las informaciones de la renuncia y el comentario. En esa pantalla también será posible consultar el origen de la renuncia, que podrá ser informado por los módulos de Gestión del Capital Humano | HCM, Admissão Digital, por el propio Reclutamiento y Selección o por un sistema tercero.

Orden de prioridad para envío de informaciones por los sistemas:

Regla para la priorización en la sincronización de datos, basado en el tipo de sistema conectado.

Si lo desea, es posible hacer la rehabilitación en el proceso selectivo de candidatos que, anteriormente, habían sido marcados como Renunciantes. Para esto, basta hacer clic en las opciones de la tarjeta y, luego, en el botón Rehabilitar candidato renunciante, siendo posible inserir informaciones de salario, fecha de admisión y comentario.

El sistema también permite alterar la fecha de admisión y el salario del candidato. Para hacer estos cambios, basta ir hasta las opciones de la tarjeta y hacer clic en el botón Editar candidato aprobado. Esta funcionalidad abarca escenarios en que candidatos reciben una contrapropuesta en procesos selectivos y la Empresa, a su vez, necesita renegociar salario y fecha de admisión.

Es posible postular candidatos externos e internos, a través de la acción de Registro de Postulación, que estará disponible en las pantallas de Banco de Talento y Gestión de Vacantes. Este recurso estará disponible en:

• barras laterales del candidato en el botón acciones;
• tarjetas informativas de la vacante;
• lista de candidatos en Banco de Talento y Gestión de Vacantes.

En el botón de acciones del candidato, haga clic en Registrar Postulación. Después de esto, aparecerá una ventana donde deberá informarse obligatoriamente quién realizó la postulación. También podrá informarse comentarios, pero de forma opcional.

Una vez realizada la postulación, podrá ser consultada en la pestaña Hoja de vida a través de las barras laterales del candidato, en el cuadro de postulaciones. Hecho esto, aparecerá información del candidato, nombre de quién lo postuló, fecha de cuándo se realizó la postulación, junto con los comentarios, si existen.

En ese mismo cuadro, se presentará la opción de Eliminación de la Postulación. Si el reclutador o el usuario elimina la postulación realizada, ya no estará disponible en el panel de postulaciones y filtro de candidatos.

Podrá ser filtrado en las pantallas de Banco de Talento y Gestión de Vacantes, a través de:

• Posee postulación: Es decir, mostrará solo los candidatos que posean alguna postulación.
• Postulado por: Es decir, se mostrará solo los candidatos que fueron postulados por esa persona, gestor, reclutador, etc.
  

Otra opción que aparecerá, será un icono representado por en la barra de estado del candidato, que será mostrado cuando la persona tiene o no alguna postulación. Cuando haga clic en algún candidato que la posea, el usuario será dirigido a la barra lateral de información del candidato.

Para evitar que el candidato avance en más de un proceso de selección simultáneo, es posible definir una etapa de bloqueo, en la configuración de modelo de etapas. Al llegar a esta etapa o posterior, en uno de los procesos de selección, el candidato es bloqueado en los demás, imposibilitando su movimiento. Además, en caso de que el candidato llegue a etapa de bloqueo, no es posible triarlo en el banco de talentos para nuevas vacantes

El candidato bloqueado en el proceso de selección será desbloqueado en los siguientes casos:

• En caso de que el candidato aprobado en el proceso de selección sea efectivizado;
• En caso de que el proceso de selección que generó el bloqueo sea concluido y este candidato no sea el seleccionado;
• En caso de que el proceso de selección que generó el bloqueo sea cancelado;
• En caso de que el candidato sea retornado para etapas anteriores a la etapa de bloqueo, en el proceso de selección que generó el bloqueo;
• En caso de que el candidato sea rechazado en el proceso de selección que generó el bloqueo.

Candidato aprobado en proceso de selección es efectivizado:

Cuando el candidato es efectivizado en un proceso de selección, será desbloqueado, y el sistema solo alertará, durante 90 días a partir de la fecha de admisión, que este candidato fue recientemente efectivizado a cada movimiento. Este desbloqueo fue implementado para permitir que candidatos aprobados puedan participar de procesos de reclutamiento interno.

Ejemplo:

Etapa de bloqueo definida: Entrevista con líder.

Mientras no llega a esta etapa en ningún proceso de selección, el candidato sigue disponible en todos los procesos.

A partir del momento en que llega a esta etapa, su movimiento es bloqueado en los demás.

Candidato desistente:

En caso de que el proceso de selección concluido que desbloqueó al candidato sea reabierto (en caso de que el candidato aprobado desista, por ejemplo), el candidato puede o no volver a ser bloqueado en otros procesos de selección, dependiendo de su evolución de etapas en los demás procesos de selección en este intermedio entre el desbloqueo y la reapertura de la vacante.

Ejemplo 1:

Candidato bloqueado en la vacante reabierta:

Etapa de bloqueo definida: 2ª

Ejemplo 2:

Candidato disponible en la vacante reabierta:

Etapa de bloqueo definida: 2ª