Flujo de solicitud de personal

El flujo estándar se utiliza para definir los pasos de aprobación y definición de salario del proceso de solicitud de personal.

Flujo de aprobación del proceso de Solicitud de Personal

Configuración

El primer paso es inicializar la configuración del flujo de aprobación para aumento de plantilla y sustitución en el registro del tenant y después configurar los pasos de aprobación por la pantalla Gestión del Capital Humano | HCM > ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Configuraciones > Flujo de solicitud de personal. En la pantalla de Mantenimiento de flujos es posible definir el tipo de los pasos que serán utilizados: jerarquía o aprobación fija, que puede ser una persona o un grupo de aprobación;

• Jerarquía: debe ser informado el nivel correspondiente a la última etapa de aprobación;
• Grupo de Personas: deben ser informados los miembros del grupo aprobador.

Nivel de aprobación por jerarquía

El nivel corresponde a la última etapa de aprobación. Debe ser informado en orden creciente, considerando 1 como el nivel jerárquico más alto, conforme al ejemplo en la imagen abajo:

Seguimiento del proceso

Para el seguimiento del proceso de aprobación tenemos dos roles:

RRHH

Realiza el seguimiento de los procesos en: Gestión del Capital Humano | HCM > Gestión de reclutamiento > Solicitudes > Seguimiento de procesos, donde es posible hacer seguimiento de las solicitudes de apertura de Requisición de Personal, pendientes en la organización. En esta pantalla es posible aprobar o rechazar una solicitud, independientemente de quién la solicitó. También es posible buscar por código, nombre del proceso, nombre del responsable y/o nombre del solicitante en las pestañas Todos, En curso, Finalizado y Cancelado y visualizar en los detalles del proceso, toda la información de la requisición de personal.

Aprobador

Es el usuario que, de acuerdo con el avance de los pasos definidos para el proceso, puede ser un miembro del personal de la jerarquía de la organización o un miembro de un grupo de aprobación del proceso en cuestión. Este rol realiza el seguimiento de los procesos en: Gestión del Capital Humano | HCM > Solicitudes > Mis pendencias. Esta pantalla posee las mismas funcionalidades de la pantalla de seguimiento de los procesos.

Los aprobadores son notificados cuando existe una pendencia de análisis o aprobación para los procesos en curso.

En la aprobación de los procesos, cuando el paso del flujo actual de aumento de cuadro sea uno que está configurado en el parámetro Pasos de aprobación que informan rango salarial de la requisición de personal (aumento de cuadro), o cuando el paso de flujo actual de los procesos de sustitución sea uno que está configurado en el parámetro Pasos de aprobación que informan rango salarial de la requisición de personal (sustitución), ambos en la pantalla de Configuraciones del Tenant, la acción para Informar salario (rango salarial) en las pantallas de Seguimiento de los procesos y Mis pendencias estará como obligatoria antes de aprobar el proceso. Cuando el nivel máximo de aprobación es solicitante, el aprobador sería el líder inmediato, evitando que el solicitante sea auto aprobador. Solo ir a la aprobación para el RH cuando el nivel 1 sea solicitante, porque no habrá más nadie arriba de él en la jerarquía, yendo para el siguiente paso de la aprobación.

También cuando el paso del flujo actual de aumento de cuadro sea uno que está configurado en el parámetro Pasos de aprobación que editan información de la requisición de personal (aumento de cuadro), o cuando el paso de flujo actual de los procesos de sustitución sea uno que está configurado en el parámetro Pasos de aprobación que editan información de la requisición de personal (sustitución), ambos en la pantalla de Configuraciones del Tenant, la acción para Editar requisición de personal en las pantallas de Seguimiento de los procesos y Mis pendencias estará disponible.

Aprobación y rechazo

Al aprobar el proceso:

• Se envía para análisis/aprobación del siguiente paso del flujo, en caso de que lo posea. En este caso los aprobadores son notificados;
• La situación del proceso se cambia a Finalizado, en caso de que el proceso esté en el último paso previsto para el flujo;
• La decisión del responsable se guarda (proceso Aprobado);
• Se registran la fecha y hora y la persona responsable de la decisión.

Al rechazar el proceso:

• Es necesario informar una justificación;
• La situación del proceso se cambia a Finalizado y la justificación puede ser consultada;
• La decisión del responsable se guarda (proceso Rechazado);
• Se registran la fecha y hora y la persona responsable de la decisión.

Historial del proceso de aprobación

En el historial de aprobación de las requisiciones de personal se informan el nombre del responsable por cada aprobación, el estado (Aprobada, Rechazada, Pendiente de aprobación) y la fecha de la aprobación o del rechazo. Si el proceso es rechazado se mostrará una justificación. El historial se presenta en el orden cronológico de las aprobaciones.

La información del historial puede ser accedida en: Gestión del Reclutamiento > Requisición de personal. La visualización del historial está disponible en las pestañas Todas, En aprobación, Aprobada, Rechazada y Cancelada. Excepto en la pestaña Borrador, la cual queda restringida a la etapa actual del proceso de aprobación de las vacantes.