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Gestión de vacantes
En el módulo ATS Gestão de Recrutamento e Seleção, la gestión de vacantes comprende el registro y mantenimiento de las vacantes, así como la posibilidad de filtrar candidatos y realizar las etapas del proceso de selección.
El RH y el Gestor administran las vacantes en pantallas diferentes y con alcances específicos:
- El RH puede visualizar todas las vacantes de la empresa accediendo al menú ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes de la empresa;
- El menú del Gestor es ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes. Respetando la jerarquía de la empresa, los líderes pueden hacer seguimiento del progreso de las vacantes que están bajo su gerencia y la gerencia de sus subordinados. Si el Gestor no tiene vacantes abiertas por subordinados, visualiza solo las vacantes en que él sea el solicitante (aunque abiertas por otros usuarios).
En esta página, es posible verificar las acciones de la pantalla Lista de Vacantes. Para conocer más sobre el proceso de reclutamiento y selección, consulte la documentación Reclutamiento y Selección.
Elegir el modelo de contratación ideal para una vacante puede ser un desafío. Para ayudar a su RH en este proceso, preparamos una publicación especial en el blog de Senior, con consejos y una guía de cómo elegir el mejor modelo para su empresa. Consulte: 11 modelos de contratación de miembros del personal y cuándo utilizarlos
Lista de Vacantes
¿Qué es posible hacer en la Lista de Vacantes?
Importante
Todas las funcionalidades de la pantalla estarán disponibles conforme el permiso del usuario.
Todas las acciones mencionadas en esta sección se refieren a la pantalla Lista de vacantes, en la cual ocurre el registro y mantenimiento de las vacantes de la empresa, así como las vacantes que están bajo la gerencia de cada Gestor.
Filtrar vacantes
En ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes > Filtros o en ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes de la empresa > Filtros es posible realizar la búsqueda de vacantes específicas a partir del filtro General o Reclutamiento. Independientemente del filtro utilizado, las opciones de la búsqueda pueden ser guardadas para facilitar futuras búsquedas.
La responsividad de los filtros varía de acuerdo con la pantalla accedida.
Importante
Al utilizar los filtros, el módulo sigue un orden de validación, donde consulta una característica de la vacante y, en caso de no encontrarla, continúa con la siguiente, conforme el orden a continuación:
- Búsqueda por Título, y en caso de encontrar al menos un registro, trae solo este e ignora los otros, en caso contrario continúa la búsqueda;
- Búsqueda por Localidad, y en caso de encontrar al menos un registro, trae solo este e ignora los otros, en caso contrario continúa la búsqueda;
- Búsqueda por Nombre del Solicitante, y en caso de encontrar al menos un registro, trae solo este e ignora los otros, en caso contrario continúa la búsqueda;
- Búsqueda por Nombre del Reclutador, y en caso de encontrar al menos un registro, trae solo este e ignora los otros, en caso contrario continúa la búsqueda;
- Búsqueda por Puesto de Trabajo, y en caso de encontrar al menos un registro, trae solo este e ignora los otros, en caso contrario continúa la búsqueda.
Filtro General
Permite filtrar vacantes en el módulo ATS Gestão de Recrutamento e Seleção de forma general, independientemente del motivo de la apertura y del período de la vacante. La selección de la Empresa es determinante para encontrar las vacantes deseadas. Al seleccionar una empresa, la búsqueda se va refinando, en la medida en que los campos Establecimiento, Cargo, Departamento, Centro de Costo y Turno se completan.
Si la empresa a ser filtrada ha sido registrada como una de las características del Puesto de trabajo, en el módulo Administración de personal, es necesario que los campos Empresa, Establecimiento, Cargo, Departamento, Centro de Costo y Turno se completen con los mismos datos registrados en el módulo Administración de personal.
Filtro Reclutamiento
Posibilita filtrar vacantes por motivo de apertura, los cuales pueden ser: aumento de personal, sustitución o ambos (Todos). El solicitante a ser seleccionado debe ser el mismo registrado en la pestaña Información, en la página del registro de la vacante, en el campo Solicitante. La localización es la misma informada en el campo Localidad, también en la pestaña Información. Las fechas iniciales y finales de creación y conclusión de la vacante también pueden ser informadas para facilitar el filtro de vacantes.
Importante
Los filtros General y Reclutamiento, ubicados arriba de la Lista de vacantes, consideran todas las vacantes originarias del nuevo sistema del módulo ATS Gestão de Recrutamento e Seleção.
Importante
Al registrar una nueva solicitud de vacante, el campo Turno utiliza un filtro inteligente para facilitar la búsqueda y selección de turnos registrados. Detalles de cómo funciona el filtro:
- El filtro en el campo Turno busca tanto en la descripción como en el número de registro del turno. Por ejemplo, al digitar 9 en el campo, el sistema retornará todos los turnos que contengan el número 9, sea en la descripción o en el número de registro.
- El sistema muestra los primeros 10 registros encontrados basados en la búsqueda realizada. Estos registros están ordenados por relevancia, es decir, los turnos más cercanos al criterio digitado (número o descripción) aparecen primero.
- Si el resultado deseado no se muestra en los primeros registros, es necesario refinar la búsqueda digitando más detalles. Por ejemplo, si el turno registrado es 9, pero el sistema está listando varias opciones que contienen 9 (como Turno 29 o Turno 109), el usuario puede necesitar inserir más detalles, como parte de la descripción, para encontrar el turno exacto. Digitar Turno 9 o 9 Horas puede ayudar a filtrar correctamente el turno deseado.
Si el turno de trabajo registrado posee un número específico que no aparece en los primeros resultados, intente inserir más información en el campo de búsqueda para que el sistema pueda identificar el registro correcto.
Importante
En la versión del sistema en Español (usuarios que estén usando desde Colombia) aunque se complete el campo Solicitante no existirá el campo Localidad.
Consultar vacantes
En la Lista de vacantes es posible consultar las vacantes y verificar en cuál situación se encuentran. Las vacantes se presentan en las siguientes situaciones:
- En proceso: tan pronto como la solicitud de una vacante es aprobada, pasa a la situación En proceso, permaneciendo así hasta que sea Finalizada, excepto si es necesario suspenderla o cancelarla.
- Suspendidas: son las vacantes cuyo proceso selectivo está suspendido temporalmente. La intención es reanudar las actividades de reclutamiento y selección en un período futuro.
- Canceladas: la cancelación de una vacante corresponde a la renuncia de esta vacante, sin haber alguna pretensión de retomar la en otra ocasión.
- Finalizadas: son las vacantes que pasaron por todas las etapas del proceso selectivo, finalizando con la aprobación del (de los) candidato(s).
- Todas: presenta, en una única lista, las vacantes en la situación: En proceso, Suspendidas, Canceladas y Finalizadas.
También es posible verificar el resumen e historial de la vacante, al hacer clic sobre el enlace del nombre de la vacante.
Observaciones
- Las vacantes presentadas en la Lista de vacantes también incluyen las vacantes en la situación En proceso, las cuales fueron registradas antes de la creación de la nueva pantalla de gestión de vacantes.
Cuando la vacante ya esté finalizada, cancelada o suspendida, las únicas informaciones disponibles para visualización estarán en el Resumen de la Vacante, al hacer clic sobre el enlace del nombre de la vacante. Si necesita visualizar otras informaciones, podrá ser utilizada la vista dinámica Vacantes (vacancy_summary) o APIs de Listado de Vacantes. - Las columnas Fecha de apertura y Reclutador están ocultas de la Lista de vacantes si está usando un monitor con baja resolución o ha aplicado zoom en la ventana del navegador. Si estas columnas están ocultas, aumente la resolución de la pantalla o disminuya el zoom del navegador para mostrarlas.
Registrar vacante
Es posible registrar una vacante para expandir la planta de personal, realizar la sustitución de personal o registrarla como vacante para banco de talentos. Acceda a la documentación completa para registro de vacantes y verifique todas las guías disponibles.
Verificar el resumen de la vacante
Al hacer clic en el enlace del nombre de la vacante, en la columna Vacante, ubicada en la pantalla de Lista de vacantes, se presenta un resumen de la vacante, con información sobre la vacante.
Triaje
Una de las formas de reclutamiento disponibilizadas es el triaje, el cual comprende la captación de los candidatos a partir de las guías Inscritos en la vacante y/o Banco de talentos.
Triaje automático
Para optimizar el proceso de triaje de candidatos, tenemos el campo Triar automáticamente al cumplir con el mínimo (cantidad de requisitos) en el registro de vacantes que permite definir la cantidad mínima de requisitos que el candidato inscrito debe cumplir para ser automáticamente triado en la respectiva vacante.Si no se especifica un valor mínimo de requisitos, el triaje automático no será realizado. La cantidad mínima de requisitos está directamente relacionada con la cantidad de requisitos definidos en la vacante.
Por ejemplo, si hay 3 requisitos registrados para la vacante, el valor mínimo puede ser 1, 2 o 3.Este proceso de triaje automático se aplica a candidatos inscritos a través de Portal de Talentos, vacantes internas o por el Portal del Candidato (antiguo Portal de Talentos). Además, los candidatos triados automáticamente tendrán esta información mostrada en su tarjeta en el Kanban.
Monitorear el SLA
SLA es la sigla de Service Level Agreement o Acuerdo de Nivel de Servicio. En el módulo ATS Gestão de Recrutamento e Seleção, el SLA es el plazo previsto para el llenado de cada vacante, acordado entre el Gestor y RH.
Esta previsión debe ser registrada en ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Administrar vacantes >, botón Registrar vacante, guía Información > campo Cantidad de días SLA o en ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Administrar vacantes de la empresa >, botón Registrar vacante, guía Información > campo Cantidad de días SLA.
El SLA comienza a ser considerado a partir de la fecha de creación de la vacante. Mientras que la guía Fecha de apertura, presenta la fecha y hora de creación de la vacante. En la guía Fecha de cierrecontiene la fecha y hora de cancelación o conclusión de la vacante y deberá ser mostrada cuando el usuario seleccione las sub-guías Cancelada, Finalizada y Todas.En progreso, la guía SLA muestra en qué etapa se encuentra cada vacante. Las etapas del SLA pueden ser:
Indefinido: cuando la vacante no tenga plazo de contratación, es decir, el campo Cantidad de días SLA no fue completado o presentó el valor 0.
En plazo: tan pronto como la vacante se registra y el SLA se define, comienza a considerarse dentro del plazo, permaneciendo en esta situación hasta seis días antes de la fecha límite del SLA.
Por vencer: al alcanzar los últimos 5 días antes de la fecha límite del SLA, la situación se considera Por vencer, permaneciendo así hasta el último día del plazo.
Atrasado: a partir de la fecha límite, el SLA se considera Atrasado.
Observaciones
- El registro del campo SLA es opcional, y el mismo no está relacionado al campo Abierto hace;
- El campo Abierto hace no detendrá el conteo de días, incluso si la vacante se cancela, concluye o suspende, este campo no influye en el SLA de la vacante;
- Al optar por utilizar el SLA para controlar el plazo de la vacante, se recomienda registrar una cantidad de días que supere los 6 días, para que la vacante no se cree en el estado Por vencer;
- Las vacantes en situación Suspendida tendrán el conteo del SLA pausado durante el período en que estén suspendidas. El cálculo del SLA se reanudará si la vacante Suspendida vuelve a la situación En progreso.
Comunicarse vía chat
El Gestor y el RH pueden comunicarse en todas las etapas del sistema a través de un chat, ubicado en la pestaña Mensajes. Al hacer clic en el ícono para cada vacante, es posible intercambiar mensajes y enviar archivos, sin exceder 4MB en total. Las conversaciones anteriores quedan registradas en el propio chat. Al recibir nuevos mensajes, los involucrados en la conversación son notificados en senior X Platform y también por correo electrónico. Si la vacante no tiene ningún reclutador responsable, el RH no recibirá las notificaciones.
Editar vacante
Al hacer clic en el botón Acciones > Editar vacante, es posible editar la información registrada de las vacantes en situación En progreso. La información de las vacantes Canceladas y Concluidas no podrá ser editada. Para editar las vacantes en situación Suspendidas, es necesario, primero, hacer clic en Acciones > Reanudar vacante.
Asignar o cambiar el reclutador
Es posible asignar un reclutador para una vacante, es decir, definir un responsable de las etapas del proceso de selección. La selección de un reclutador es independiente del nivel jerárquico, basta elegir un profesional de RH que tenga permiso para asumir la vacante.
La acción de asignar o cambiar un reclutador puede realizarse en la pantalla de Lista de vacantes y en la pantalla de Gestión de vacantes, en las pestañas Clasificación o Etapas. Los caminos son:
- Lista de vacantes: ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes de la empresa > botón Acciones > Asignar reclutador o Acciones > Cambiar reclutador.
- Guía Filtrado: ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes de la empresa > Gestionar vacante > guía Filtrado > Buscar candidatos, en los botones Acciones > Asignar reclutador o Acciones > Cambiar reclutador.
- Guía Etapas: ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes de la empresa > Gestionar vacante > guía Etapas > botón Acciones > Asignar reclutador o Acciones > Cambiar reclutador.
Después de definir el reclutador de la vacante, es posible cambiarlo por otro responsable o incluso eliminarlo, dejando la vacante sin ningún reclutador específico. Sin embargo, si la vacante no tiene ningún reclutador responsable, el área de recursos humanos no recibirá las notificaciones sobre las acciones realizadas durante el proceso de selección, solo el propio solicitante de la vacante.
Asignar automáticamente un reclutador
Es posible asignar un reclutador siempre que se cree una vacante en el momento del registro de la vacante. A partir del momento en que se registre una vacante, el sistema le dará una opción al usuario para seleccionar un reclutador. Las reglas para la elección de este reclutador puede consultar aquí.
Después de definir el reclutador de la vacante, es posible cambiarlo por otro responsable o incluso eliminarlo, dejando la vacante sin ningún reclutador específico. Sin embargo, si la vacante no tiene ningún reclutador responsable, el área de recursos humanos no recibirá las notificaciones sobre las acciones realizadas durante el proceso de selección, solo el propio solicitante de la vacante.
Control de vacantes abiertas
El control de las vacantes se realiza con base en el número de vacantes abiertas por empresa, garantizando que el sistema se utilice dentro de los límites del paquete contratado.
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El número de vacantes abiertas será monitoreado en las siguientes pantallas:
- Gestión del Capital Humano > Gestión de Reclutamiento y Selección > Gestionar Vacantes
- Gestión del Capital Humano > Gestión de Reclutamiento y Selección > Gestionar Vacantes de la Empresa
Este control permitirá analizar la tasa de utilización del sistema, identificar casos donde el número de vacantes está excediendo el límite contratado y posibilitar la activación del equipo comercial para renegociaciones. Además, proporcionará una base sólida para decisiones estratégicas y acciones de relacionamiento.
Suspender vacante
Es posible suspender temporalmente una vacante En progreso en la pantalla lista de vacantes, por el botón Acciones > Suspender vacante. Si la vacante tiene un plazo de SLA establecido, al ser suspendida, el tiempo del SLA no será contabilizado, hasta que la vacante vuelva a la situación En progreso.
Para revertir la situación de vacante Suspendida a En progreso, es necesario hacer clic en el botón Acciones > Reanudar vacante.
Al suspender una vacante es obligatorio insertar un motivo previamente registrado en Senior X* > Gestão de Pessoas | HCM > ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Configuración > Motivos de interrupción de la vacante*, señalando el motivo de la toma de decisión. También es posible informar un comentario para información complementaria. Los datos de la suspensión y reanudación podrán ser consultados en la pestaña Historial en el resumen de la vacante.
Importante
Es posible definir una plantilla para el envío automático de notificación a los candidatos inscritos o que están participando en el proceso de selección, siempre que una vacante sea suspendida. Consulte la documentación de notificaciones automáticas y sepa más.
Cancelar vacante
Es posible cancelar las vacantes en situación En progreso o Suspendida, siempre que ningún candidato haya sido aprobado en la vacante a ser cancelada. La cancelación de una vacante se realiza en la pantalla Lista de vacantes, por el botón Acciones > Cancelar vacante.
Es necesario registrar un motivo previamente registrado en Senior X* > Gestão de Pessoas | HCM > ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Configuración >*Motivos de interrupción de la vacante al realizar esta acción. También es posible informar un comentario para información complementaria. Los datos de cancelación podrán ser consultados en la pestaña “historial” en el resumen de la vacante.
Siempre que una vacante sea cancelada, el solicitante de la vacante y el reclutador serán notificados en senior X Platform y también vía correo electrónico. En caso de que la vacante no tenga un reclutador definido, la notificación no será enviada a los profesionales de RH.
Importante
Es posible definir una plantilla para el envío automático de notificación a los candidatos inscritos o que están participando en el proceso de selección, siempre que una vacante sea suspendida. Consulte la documentación de notificaciones automáticas y sepa más.
Eliminar vacante
Es posible eliminar una vacante siempre que ninguna información haya sido registrada en ella. Al eliminarla, es necesario informar el motivo.
Esta acción es válida para vacantes creadas por error o cuando hay una renuncia poco después del registro de la vacante.
Observaciones
- Las vacantes creadas a través de una requisición de personal no podrán ser eliminadas, solo las creadas a través del botón Registrar vacante, ubicado en la pantalla Gestionar vacantes o Gestionar vacantes de la empresa,
- Las vacantes ya publicadas no podrán ser eliminadas;
- Las vacantes con candidatos inscritos tampoco podrán ser eliminadas.
Finalizar vacante
Solo las vacantes en la situación En progreso podrán ser finalizadas. Una vacante se finaliza automáticamente cuando uno o más candidatos son aprobados, de acuerdo con la cantidad de vacantes destinada para cada cargo.
Si es necesario finalizar una vacante, independientemente del llenado de todas las vacantes disponibles, la finalización podrá ser realizada manualmente en ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes > botón Acciones > opción Finalizar vacante o en ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gestionar vacantes de la empresa > botón Acciones > opción Finalizar vacante. Los datos de la finalización pueden ser consultados en la pestaña Histórico del resumen de la vacante.
Siempre que una vacante es finalizada, los involucrados en el proceso de selección, como el solicitante de la vacante y el reclutador, son notificados, recibiendo un mensaje en senior X Platform y también por correo electrónico. Si la vacante no tiene un reclutador definido, la notificación no será enviada a los profesionales de RH.
Importante
Para el proceso de finalización manual de una vacante (a partir del botón de Acciones > Finalizar), es necesario que la vacante posea, al menos, un candidato aprobado para que el proceso sea efectuado con éxito.
Es posible definir una plantilla para el envío automático de notificación a los candidatos inscritos o que están participando en el proceso de selección, siempre que la vacante sea cerrada con otro(s) candidato(s). Consulte la documentación de notificaciones automáticas y sepa más.
Importante
Para asegurar la consistencia de la información entre los módulos ATS Gestão de Recrutamento e Seleção y Admissão Digital, se realiza la sincronización automática de la fecha de admisión y del CPF del candidato aprobado que recibió la invitación para admisión digital.
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