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Pós-vendas - Backoffice - Administrador - Cobrança

Visão geral

Na tela de cobrança, é possível visualizar, cadastrar, editar, ativar/desativar e excluir as réguas de cobrança utilizadas no processo pós-venda.

As réguas de cobrança são fluxos automatizados que organizam a comunicação com os clientes em situações de pagamento pendente. Elas permitem programar o envio de mensagens por diferentes canais — como e-mail ou WhatsApp — em datas específicas, antes ou depois do vencimento de um título.

O usuário pode configurar as réguas de forma personalizada, definindo o nome, a descrição, o período de vigência da régua, os canais de envio, os modelos de mensagem (templates) e o momento em que cada ação será executada. Também é possível ativar ou desativar cada ação individualmente, ajustando a régua conforme a estratégia de relacionamento da empresa.

A régua de cobrança é um recurso contratado à parte no módulo de Pós-vendas da Hypnobox. Caso essa funcionalidade não esteja disponível no seu ambiente, entre em contato com o time comercial ou de suporte para mais informações sobre a contratação.

O que é possível fazer nesta tela

A interface apresenta as réguas de cobrança em formato de lista. Cada linha da tabela corresponde a uma régua e exibe nome, descritivo, status e botões de ação.

Cadastrar uma nova régua de cobrança
  1. Clique no botão + Criar régua de cobrança, localizado na direita superior da tela;
  2. Uma nova tela será exibida;
  3. Em Informações básicas, preencha os seguintes campos obrigatórios:
    • Nome da régua de cobrança: insira um nome que identifique a régua (ex.: Lembrete de pagamento);
    • Descritivo da régua de cobrança: descreva o objetivo ou contexto de uso da régua (ex.: Essa régua é para ser usada quando…);
    • Data de início da régua de cobrança: informe a data a partir da qual a régua estará ativa (formato: dd/mm/aaaa);
    • Data de fim da régua de cobrança: informe a data de término da vigência da régua (formato: dd/mm/aaaa);

Observações

  • A data de início da régua deve ser igual ou posterior à data atual. Não é possível cadastrar uma régua com data retroativa.
  • As datas podem ser selecionadas diretamente no calendário, clicando no ícone correspondente.
  1. Caso deseje configurar mais de uma ação para a mesma régua, clique no botão + Adicionar ação, localizado na direita da tela;

Nesse caso, será exibida uma nova sequência de campos na seção Configurar ações.

  1. Em Configurar ações, defina as etapas da régua, preenchendo os seguintes campos obrigatórios:

    • Nome do gatilho: defina um nome para a ação (ex.: Follow-up);
    • Momento da mensagem (menu suspenso): selecione quando a mensagem será enviada (Antes do vencimento / No vencimento / Após o vencimento);

    Observação

    Quando for preenchido com as opções “Antes do vencimento” ou “Após o vencimento”, será exibido o campo adicional Dias antes/após o vencimento para informar a quantidade de dias antes ou depois do vencimento em que a mensagem deve ser enviada.

    • Canal da mensagem (menu suspenso): escolha o canal de envio (e-mail ou WhatsApp);
    • Template (menu suspenso): selecione o modelo de mensagem a ser utilizado;

    Observação

    Os templates de mensagem são cadastrados exclusivamente pelo time de suporte. Caso seja necessário criar ou atualizar um template, entre em contato com o suporte da Hypnobox.

  2. Repita o processo para adicionar outras ações, se necessário;

  3. Clique no botão + Criar régua de cobrança, localizado na direita inferior da tela, para concluir o cadastro;

  4. A nova régua será adicionada à lista e ficará disponível para ativação, edição ou exclusão.

Observações

  • É possível adicionar múltiplas ações à mesma régua de cobrança. Cada vez que o botão + Adicionar ação é clicado, um novo conjunto de campos é exibido, permitindo configurar diferentes etapas de comunicação.
  • Cada ação pode ter um nome de gatilho, um momento específico para envio, um canal de comunicação e um template de mensagem distintos.
  • Não é possível cadastrar uma nova régua de cobrança com período que se sobreponha a outra já ativa. Caso isso ocorra, o sistema exibirá uma mensagem de erro informando que já existe uma régua ativa para o período especificado.
  • Para excluir uma ação adicionada, clique no ícone de lixeira, localizado ao lado do respectivo bloco de ação.
Pesquisar réguas de cobrança
  1. Clique no campo de busca Pesquisa de réguas, localizado à esquerda da tela, acima da lista de réguas;
  2. Digite o nome ou descritivo da régua que deseja encontrar;
  3. A lista será atualizada automaticamente com os resultados correspondentes.
Ativar ou desativar uma régua de cobrança
  1. Localize a régua desejada na lista exibida na tela de cobrança;
  2. Na coluna Ativar régua, clique no botão de alternância correspondente à régua:
    • Ativado: o botão exibe um ícone de check (✔) e o controle está posicionado à direita;
    • Desativado: o botão exibe um ícone de traço (—) e o controle está posicionado à esquerda;
  3. A alteração é aplicada imediatamente;
  4. O sistema exibe uma notificação de sucesso confirmando a ativação ou desativação da régua;
  5. Clique em Fechar na notificação para ocultá-la.
Habilitar ou desabilitar disparos
  1. Localize a régua desejada na lista exibida na tela de cobrança;
  2. Na coluna Habilitar Disparos, clique no botão de alternância correspondente à régua:
    • Habilitado: o botão exibe um ícone de check (✔) e o controle está posicionado à direita;
    • Desabilitado: o botão exibe um ícone de traço (—) e o controle está posicionado à esquerda;
  3. A alteração é aplicada imediatamente;
  4. O sistema exibe uma notificação de sucesso confirmando a habilitação ou desabilitação dos disparos;
  5. Clique em Fechar na notificação para ocultá-la.

Observação

Os disparos somente serão executados se a régua estiver ativada na coluna Ativar régua. Caso a régua esteja desativada, mesmo com disparos habilitados, nenhuma ação será realizada.

Editar uma régua de cobrança

  1. Localize a régua desejada na lista exibida na tela de cobrança;

  2. Clique sobre o nome da régua;

  3. Uma nova tela será exibida, com os campos previamente preenchidos;

  4. Em Informações básicas, é possível alterar os seguintes campos obrigatórios:

    • Nome da régua de cobrança;
    • Descritivo da régua de cobrança;
    • Data de início da régua de cobrança;
    • Data de fim da régua de cobrança;

  5. Em Configurar ações, é possível:

    Ativar ou desativar uma ação
    1. Clique no ícone de lápis correspondente à ação desejada;
    2. Clique no botão de alternância correspondente à ação desejada, localizado na coluna Ativar ação:
      • Ativado: o botão exibe um ícone de check (✔) e o controle está posicionado à direita;
      • Desativado: o botão exibe um ícone de traço (—) e o controle está posicionado à esquerda;
    3. Clique no ícone de disquete para salvar a alteração;
    4. A alteração é aplicada imediatamente.
    Editar uma ação
    1. Clique no ícone de lápis correspondente à ação desejada;
    2. É possível editar os seguintes campos:
      • Nome da ação;
      • Momento da mensagem;
      • Canal da mensagem;
      • Template;
      • Ativar/Desativar ação;
    3. Clique no ícone de disquete para registrar as mudanças.

    Observações

    • Quando o campo Momento da mensagem for preenchido com as opções “Antes do vencimento” ou “Após o vencimento”, será exibido o campo adicional Dias após/antes do vencimento para informar a quantidade de dias antes ou depois do vencimento em que a mensagem deve ser enviada.
    • Os campos Momento da mensagem, Canal da mensagem e Template são exibidos como menus suspensos (dropdowns), permitindo a seleção entre as opções disponíveis.
    Testar envio da mensagem
    1. Clique no ícone de aviãozinho correspondente à ação desejada;
    2. Uma aba será exibida;
    3. Em Clientes relacionados a essa régua de cobrança, selecione uma das opções:
      • Somente clientes que correspondam aos critérios (definidos para envio do template);
      • Listar todos os clientes;
    4. Em Lista de clientes (menu suspenso), selecione o cliente desejado;
    5. Em E-mail/Telefone do destinatário, se o canal da mensagem for:
      • E-mail: o campo é preenchido automaticamente com o e-mail do usuário que está realizando a ação;
      • WhatsApp: o campo é preenchido automaticamente com o número de whatsapp do usuário que está realizando a ação se este estiver cadastrado no sistema; caso contrário, digite o número desejado;
    6. Clique no botão Enviar e-mail/whatsapp;
    7. O sistema exibirá uma notificação confirmando o envio do teste;
    8. Clique em Fechar para ocultá-la.

    Observações

    • O teste não dispara a régua real, apenas envia a mensagem para validação.
    • Caso o cliente selecionado não esteja vinculado à régua, as informações da comunicação podem aparecer incompletas.
    • Se o cliente não tiver um boleto, a mensagem será apenas o template.
    • O e-mail do destinatário é preenchido automaticamente com o e-mail do usuário que executa a ação, mas pode ser alterado antes do envio.
    • O nome do campo exibido será E-mail do destinatário ou Telefone do destinatário, conforme o canal da mensagem.
    • O botão exibirá Enviar e-mail ou Enviar whatsapp, conforme o canal selecionado.
    Excluir uma ação
    1. Clique no ícone de lixeira correspondente a ação que deseja remover da lista;
    2. Uma aba de confirmação da exclusão será exibida;
    3. Clique em Sim.

    Observação

    A ação será excluída definitivamente da lista.

    Adicionar uma nova ação

    1. Clique no botão + Adicionar ação, localizado na direita da tela;

    2. Preencha os seguintes campos obrigatórios:

      • Nome da ação: digite um nome que identifique a ação;
      • Momento da mensagem (menu suspenso): selecione a opção desejada (Antes do vencimento / No vencimento / Após o vencimento);

      Observação

      Quando for preenchido com as opções “Antes do vencimento” ou “Após o vencimento”, será exibido o campo adicional Dias antes/após o vencimento para informar a quantidade de dias antes ou depois do vencimento em que a mensagem deve ser enviada.

      • Canal da mensagem (menu suspenso): escolha o canal de envio (e-mail ou WhatsApp);
      • Template (menu suspenso): selecione o modelo de mensagem;

      Observação

      Os templates de mensagem são cadastrados exclusivamente pelo time de suporte. Caso seja necessário criar ou atualizar um template, entre em contato com o suporte da Hypnobox.

    3. Clique no botão de alternância para ativar a nova ação;

    4. Clique no ícone de disquete para salvar a ação;

    5. A ação ficará disponível no final da lista.

  6. Clique no botão Salvar alterações, localizado na parte central direita da tela, para registrar as mudanças;

  7. Uma aba de confirmação da atualização será exibida;

  8. Clique em Fechar para ocultá-la.

Conferir histórico de ações realizadas em uma régua
  1. Clique sobre a régua de cobrança cujo histórico deseja visualizar;
  2. Em Histórico de Ações, é possível conferir os detalhes das ações realizadas, incluindo:
    • Nome da ação: identifica a ação configurada na régua;
    • Canal da ação: indica se a comunicação foi enviada por e-mail ou WhatsApp;
    • Disparos preparados: quantidade de disparos preparados para esta ação;
    • Disparos entregues: quantidade de disparos entregues com sucesso;
    • Disparos não entregues: quantidade de disparos que falharam ao serem entregues.
Visualizar relatório de disparos
  1. Clique no botão Relatório de disparos, localizado à direita da tela de cobrança;
  2. Uma nova tela será exibida;
  3. Em Métricas de Cobrança, é possível conferir respectivamente a quantidade de:
    • Total de cobranças enviadas;
    • Total de cobranças a enviar;
    • E-mails enviados com sucesso;
    • E-mails enviados que falharam;
    • WhatsApps enviados com sucesso;
    • WhatsApps enviados que falharam;
  4. Em Detalhes dos Disparos, é possível conferir informações detalhadas sobre cada disparo realizado, incluindo:
    • Cliente: nome do cliente que recebeu a comunicação;
    • Nome da régua: régua de cobrança à qual a ação pertence;
    • Template: modelo de mensagem utilizado no disparo (ex.: “Vence hoje” ou “Vencido”);
    • Status: indica se o disparo foi enviado ou se está agendado;
    • Canal: meio pelo qual a comunicação foi enviada (e-mail ou WhatsApp);
    • Data e hora do envio: quando o disparo foi realizado.
Filtrar pesquisa de relatório de disparos
  1. Em Filtros, clique no ícone de seta para baixo para expandir os campos;
  2. Preencha os filtros conforme necessário:
    • Empreendimento/Produto (menu suspenso): selecione o empreendimento ou produto;
    • Torre/Bloco: informe a torre ou o bloco específico;
    • Unidade: insira o número da unidade;
    • Nome do cliente: digite o nome do cliente;
    • E-mail do cliente: informe o e-mail do cliente;
    • CPF do cliente: insira o CPF do cliente;
    • Régua (menu suspenso): escolha a régua de cobrança desejada;
    • Canal (menu suspenso): selecione o canal da comunicação (E-mail ou WhatsApp);
    • Template (menu suspenso): escolha o modelo de mensagem utilizado;
    • Data de envio (início): informe no formato dd/mm/aaaa ou selecione no ícone de calendário a data inicial para o intervalo de envio dos disparos;
    • Data de vencimento (início): informe no formato dd/mm/aaaa ou selecione no ícone de calendário a data inicial para o intervalo de vencimento das cobranças associadas;
    • Status (menu suspenso): defina se deseja visualizar disparos enviados ou agendados;
    • Data de envio (fim): informe no formato dd/mm/aaaa ou selecione no ícone de calendário a data final para o intervalo de envio dos disparos;
    • Data de vencimento (fim): informe no formato dd/mm/aaaa ou selecione no ícone de calendário a data final para o intervalo de vencimento das cobranças associadas;
    • Entrega (menu suspenso): defina se deseja visualizar disparos entregues com sucesso ou cuja entrega falhou;
  3. Clique no botão Filtrar;
  4. Os dados serão atualizados em Métricas de Cobrança e Detalhes dos Disparos.

Observações

  • Para remover os filtros aplicados, clique no botão Limpar.
  • Se nenhum intervalo for definido, o sistema exibirá os resultados mais recentes por padrão.
  • Quando a opção Todos é selecionada nos menus suspensos, o relatório exibe dados sem restrição para aquele critério.

Recursos de usabilidade da tela

Além das funcionalidades específicas desta tela, há recursos adicionais.

Ocultar ou exibir o menu lateral
  1. Clique no ícone de menu (☰), localizado no canto superior esquerdo da tela;
  2. O menu lateral será ocultado, liberando mais espaço para a visualização do conteúdo principal;
  3. Para exibir novamente o menu, clique no mesmo ícone.

Observação

Essa funcionalidade é útil para usuários que desejam focar na área de trabalho principal, especialmente em telas menores.

Expandir visualização da área de trabalho
  1. Clique no ícone de expandir (setas diagonais), localizado no canto superior direito da tela, ao lado do ícone de notificações;
  2. A visualização será ajustada para ocupar toda a largura da tela.

Observação

Clique novamente no ícone para retornar à visualização padrão.

Visualizar notificações do sistema
  1. Clique no ícone de sino, localizado no canto superior direito da tela, ao lado do ícone de expandir;
  2. Um painel lateral será exibido com as notificações mais recentes.

Observação

As notificações ajudam a acompanhar atualizações importantes, como alterações em cards.

Controlar visualização e navegar entre as páginas da lista
  1. Utilize o menu Itens por página, localizado no canto inferior esquerdo da tela, para definir quantos itens deseja exibir simultaneamente (20, 50 ou 100);
  2. Quando houver mais réguas de cobrança do que o número exibido por página, utilize as setas de navegação, localizadas na parte inferior central da tela, para avançar ou retroceder entre as páginas:
    • ⏮ Primeira página: leva diretamente à primeira página da lista;
    • ◀ Página anterior: volta uma página;
    • ▶ Próxima página: avança uma página;
    • ⏭ Última página: leva diretamente à última página da lista.

Observações

  • As setas ficam desativadas (em cinza) quando todos os itens estiverem visíveis em uma única página.
  • Os botões de navegação são ativados automaticamente quando há mais itens do que o limite definido por página.

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