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Pós-vendas - Backoffice - Atendimento - Agendamento
Tela de agendamento
Nesta tela, é possível acompanhar e gerenciar os agendamentos de assistências técnicas e vistorias da etapa pós-venda de um imóvel.
Os agendamentos exibidos nesta tela são gerados a partir dos cards previamente criados em Atendimento e Vistorias.
Esta funcionalidade é um complemento do módulo pós-vendas e não implica em custos adicionais para o usuário.
Integração com agendas externas
É possível enviar os agendamentos ao Google Calendar ou ao Outlook. Dessa forma, o acompanhamento dos compromissos se torna ainda mais fácil.
Com a integração, não é necessário acessar o sistema da Hypnobox para verificar os compromissos marcados e suas informações, pois tudo será visível na agenda integrada.
Importante
Esta interface é exclusivamente destinada à visualização e ao gerenciamento dos agendamentos existentes, não permitindo a criação de novos agendamentos.
Processo de atendimento
- Abertura do chamado: o cliente abre um chamado por meio do Portal do Cliente;
- Recebimento e avaliação: o operador recebe o chamado na seção Atendimento e realiza uma avaliação detalhada do caso;
- Criação ou liberação de agendamento: se for necessário reparo (por estar dentro da garantia ou autorizado pela construtora), o operador pode criar um agendamento ou liberar o agendamento para que o cliente defina o dia e horário da visita;
- Encaminhamento para agendamento: em ambos os casos, o atendimento é transferido automaticamente para a seção de Agendamento assim que data e horário forem definidos.
Acesso aos agendamentos
| Função | Acesso aos agendamentos |
|---|---|
| Gestores | Todos os agendamentos de todos os empreendimentos. |
| Técnicos | Apenas agendamentos sob sua responsabilidade. |
Modos de visualização
Visualização em lista
Neste modo, os agendamentos são exibidos em formato de tabela, com as seguintes colunas:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| STATUS | Indica a situação atual do agendamento (Agendado / Atrasado / Cancelado / Concluído). |
| DATA/HORÁRIO DO AGENDAMENTO | Mostra para quando o atendimento está programado. |
| TIPO DE AGENDAMENTO | Especifica se é uma assistência técnica ou vistoria. |
| ID ATENDIMENTO | Número identificador do atendimento vinculado ao agendamento. |
| PRODUTO | Refere-se ao empreendimento relacionado ao atendimento. |
| RESP. TÉCNICO | Nome do profissional designado para o atendimento. |
| AÇÕES | Ícones para editar ou excluir o agendamento. |
| DETALHES | Ícone para visualizar informações adicionais do agendamento. |
Visualização em quadros
Neste modo, os agendamentos são organizados em colunas por status: Agendado / Atrasado / Concluído / Cancelado.
Cada coluna exibe a quantidade total de agendamentos que pertencem àquela categoria e os respectivos cards, que apresentam uma etiqueta com o tipo de atendimento: Assistência Técnica ou Vistoria.
É possível alterar a ordem dos cards dentro da mesma coluna, movendo para cima ou para baixo, assim como mover os cards entre colunas, o que altera automaticamente o status do agendamento conforme a coluna de destino.
Observação
Por padrão, a tela é exibida no modo de visualização em listagem. Para alterar para o modo de visualização em quadros, clique no botão correspondente, localizado na direita superior da tela.
Descrição dos status de agendamento
| Status | Descrição |
|---|---|
| Agendado | Agendamentos que estão programados para ocorrer em uma data futura. Ainda não foram realizados nem cancelados. |
| Atrasado | Agendamentos cuja data já passou e que ainda não foram concluídos ou cancelados. Indica pendência de execução. |
| Concluído | Agendamentos que já foram realizados com sucesso. Não exigem mais nenhuma ação. |
| Cancelado | Agendamentos que foram desmarcados ou anulados por algum motivo. Não serão executados. |
O que é possível fazer nesta tela
- Clique no botão Filtrar, localizado na esquerda superior da tela;
- Uma aba será exibida com os campos de filtragem;
- No menu suspenso Empreendimento/Produto, selecione o empreendimento ou produto desejado;
- No menu suspenso Torre/Bloco, escolha a torre ou o bloco correspondente;
- No menu suspenso Unidade, informe a unidade específica;
- No menu suspenso Responsável técnico, selecione o profissional responsável pelo atendimento;
- Em Período, defina o intervalo de datas desejado:
- No campo De, insira a data de início do período desejado;
- No campo Até, insira a data final do período desejado;
Observação
É possível digitar a data diretamente ou clicar no ícone de calendário para selecionar.
- No menu suspenso Status, selecione a situação do agendamento (Todos / Agendado / Atrasado / Concluído / Cancelado);
- No menu suspenso Tipo de agendamento, escolha o tipo do agendamento (Todos / Assistência Técnica / Vistoria);
- Após preencher os campos desejados, clique em Filtrar para aplicar os critérios;
- O sistema exibirá os agendamentos correspondentes.
Observações
- Não é necessário preencher todos os filtros para realizar a busca. O sistema permite aplicar apenas os critérios desejados.
- Para limpar os filtros e retornar à visualização padrão, clique no campo Filtrar novamente e, em seguida, no botão Limpar.
- No campo Pesquisar agendamento, localizado na esquerda susperior da tela, digite o termo desejado;
Observação
É possível pesquisar por: status, data/horário do agendamento, tipo de agendamento, ID do atendimento, produto ou responsável técnico.
- Conforme você digita, o sistema filtra os resultados automaticamente, exibindo apenas os agendamentos que correspondem ao termo informado.
Observação
Ao pesquisar um número, o sistema exibe todos os cards que contêm esse número, não se limitando apenas ao correspondente ao ID do atendimento.
Existem três formas de cancelar um agendamento:
- No modo de visualização em listagem, localize o agendamento que deseja cancelar, utilizando os filtros ou a pesquisa;
- Na coluna AÇÕES, clique no ícone de excluir (❌) correspondente ao agendamento;
- Uma aba de confirmação da exclusão será exibida;
- Clique no botão Confirmar para concluir o cancelamento;
- O card ficará cinza, o status será alterado para Cancelado e o agendamento não poderá mais ser editado ou visualizado por completo nesta tela.
- No modo de visualização em listagem, localize o agendamento que deseja cancelar, utilizando os filtros ou a pesquisa;
- Na coluna AÇÕES, clique no ícone de lápis;
- Uma nova tela será exibida;
- No campo Status do agendamento, localizado na esquerda inferior da tela, clique no ícone de lápis para liberar o campo;
- No menu suspenso do campo Status do agendamento, selecione a opção Cancelado;
- Clique no botão Salvar alterações para concluir o cancelamento;
- O card ficará cinza, o status será alterado para Cancelado e o agendamento não poderá mais ser editado ou visualizado por completo nesta tela.
- Clique no botão Visualização em quadros, localizado na direita superior da tela;
- Localize o agendamento que deseja cancelar, utilizando os filtros ou a pesquisa;
- Clique diretamente sobre o card;
- Uma nova tela será exibida;
- No campo Status do agendamento, localizado na esquerda inferior da tela, clique no ícone de lápis para liberar o campo;
- No menu suspenso do campo Status do agendamento, selecione a opção Cancelado;
- Clique no botão Salvar alterações para concluir o cancelamento;
- O card ficará cinza, o status será alterado para Cancelado e o agendamento não poderá mais ser editado ou visualizado por completo nesta tela.
Observação
Ao cancelar um agendamento, o sistema não remove o registro da seção Atendimento.
Há duas formas de visualizar os detalhes de um card:
- Localize o agendamento desejado;
- Na coluna DETALHES, clique na seta correspondente ao agendamento;
- A linha será expandida, exibindo as informações adicionais:
- Assunto do agendamento: título ou tema principal da visita técnica ou vistoria que serve para identificar rapidamente o motivo do atendimento;
- Descrição: detalhamento do que será feito durante o atendimento, podendo incluir informações técnicas, instruções específicas ou observações relevantes;
- Botões para adicionar à agenda (Google ou Outlook);
- Botão Abrir agendamento completo, que exibe a aba com todos os dados do atendimento.
- Clique no botão Visualização em quadros, localizado na direita superior da tela;
- Localize o card do agendamento desejado na coluna de status correspondente;
- Clique diretamente sobre o card;
- Uma nova aba será exibida com todas as informações do agendamento.
Existem duas formas de acessar a tela de edição de agendamento:
- Localize o agendamento desejado;
- Na coluna AÇÕES, clique no ícone de lápis;
- A tela de edição será exibida.
- Localize o card do agendamento desejado;
- Clique diretamente sobre o card;
- A tela de edição será exibida.
-
Na tela de edição, é possível modificar os seguintes campos:
- Data: digite a data manualmente ou clique no ícone de calendário para selecionar a nova data do agendamento;
- Horário: escolha o horário desejado para a visita;
Observação
Por padrão, a duração dos atendimentos é de 1 hora para vistoria e 2 horas para assistência técnica. No entanto, cada empresa pode ajustar esses tempos de acordo com suas necessidades específicas.
- Status do agendamento (menu suspenso): selecione a nova situação (Agendado / Atrasado / Concluído / Cancelado);
- Técnicos disponíveis (menu suspenso): selecione o profissional que realizará o atendimento;
Observação
Se preferir, marque a opção Atribuir um profissional automaticamente para que o sistema escolha um técnico disponível.
-
Clique em Salvar alterações para concluir a edição.
Observação
Se o status for alterado, o card será movido automaticamente para a coluna correspondente no modo de visualização em quadros.
Escalas de agendamento
Essa funcionalidade permite configurar os horários de atendimento em que os técnicos estarão disponíveis para prestar serviços, incluindo a definição de intervalos personalizados para cada dia da semana.
Caso o profissional trabalhe em horário comercial com intervalo, por exemplo, de 11h às 12h, é possível definir dois períodos de atendimento no mesmo dia: o primeiro de 8h às 11h e o segundo de 12h às 17h.
É possível personalizar os horários de disponibilidade de acordo com a rotina de cada técnico, garantindo que os atendimentos sejam realizados dentro dos períodos definidos.
- Na tela inicial do Painel de Agendamentos, clique no botão Configurar agendamento, localizado na direita superior da tela;
- Uma nova tela será exibida;
- No menu suspenso Responsável técnico, selecione o profissional que deseja configurar;
- Após a seleção, o sistema exibirá mais campos;
- Em Tipo de agendamento, defina se o responsável técnico poderá atender Assistência técnica, Vistoria ou ambos marcando o checkbox ao lado do(s) campo(s) correspondente(s);
- Em Produtos/Empreendimentos atendidos por este técnico, selecione os produtos/empreendimentos que o responsável técnico poderá atender marcando o checkbox ao lado do(s) campo(s) correspondente(s);
Observação
São exibidos todos os produtos/empreendimentos vinculados ao profissional selecionado no menu suspenso Responsável técnico.
- Em Determine os dias da semana e horários de atendimento para o profissional selecionado, defina o horário de início e horário final nos dias desejados;
- Clique no ícone de disquete ao lado dos horários para salvar a informação.
Observações
- Se necessário, clique em Adicionar novo horário para incluir mais de um intervalo no mesmo dia.
- É possível excluir um período de horário salvo clicando no ícone de lixeira correspondente.
- Ao excluir, o sistema exibirá uma aba de confirmação perguntando se deseja continuar. Clique em Sim para concluir a exclusão.
- Clique no botão Definir como horário comercial;
- Uma aba de confirmação da ação será exibida;
- Clique em Sim para confirmar;
- Todos os horários serão definidos entre 08:00 – 12:00 e 13:30 – 18:00.
A configuração de escala deve ser feita individualmente para cada técnico que se deseja disponibilizar para agendamentos.
Recursos de usabilidade da tela
Além das funcionalidades específicas desta tela, há recursos adicionais.
- Clique no ícone de menu (☰), localizado no canto superior esquerdo da tela;
- O menu lateral será ocultado, liberando mais espaço para a visualização do conteúdo principal;
- Para exibir novamente o menu, clique no mesmo ícone.
Observação
Essa funcionalidade é útil para usuários que desejam focar na área de trabalho principal, especialmente em telas menores.
- Clique no ícone de expandir (setas diagonais), localizado no canto superior direito da tela, ao lado do ícone de notificações;
- A visualização será ajustada para ocupar toda a largura da tela.
Observação
Clique novamente no ícone para retornar à visualização padrão.
- Clique no ícone de sino, localizado no canto superior direito da tela, ao lado do ícone de expandir;
- Um painel lateral será exibido com as notificações mais recentes.
Observação
As notificações ajudam a acompanhar atualizações importantes, como alterações em cards.
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