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Pós-vendas - Backoffice - Atendimento - Vistorias
Fluxo de vistorias
O fluxo de vistorias auxilia no acompanhamento das etapas realizadas após a venda dos imóveis, garantindo o controle das inspeções técnicas, o atendimento a pendências estruturais e a organização do processo de entrega das chaves aos clientes.
Tela de vistorias
Nesta tela, é possível criar, visualizar e gerenciar os processos de vistoria e entrega de chaves.
Importante
- Se houver um fluxo principal cadastrado, ele será aberto automaticamente, mesmo que existam outros fluxos cadastrados.
- Caso haja apenas um fluxo cadastrado, ele também será aberto automaticamente, independentemente de ser principal ou não.
- Se houver vários fluxos cadastrados e nenhum deles for principal, será exibida a listagem de fluxos para seleção.
Para voltar à lista de fluxos cadastrados, clique em Painel de Vistorias na trilha de navegação localizada no topo da tela.
Status de vistoria
Importante
As etapas de vistoria não são padronizadas e podem ser configuradas conforme a necessidade de cada empresa. Cada fluxo de vistoria pode possuir suas próprias etapas, definidas de acordo com o processo interno e a lógica operacional adotada.
Lista de fluxos
Esta tela apresenta uma visão geral dos empreendimentos com vistorias registradas no sistema.
Indicadores numéricos mostram a quantidade de vistorias não liberadas, não agendadas, agendadas, concluídas e canceladas. Cada linha representa um fluxo de vistoria associado a um empreendimento.
Nesta tela, é possível gerenciar os fluxos de vistorias.
O que é possível fazer nesta tela
- Clique no botão + Criar processo de vistoria, localizado na direita superior da tela;
- Uma nova tela será exibida;
- No campo Nome do processo de vistoria, digite o nome do fluxo;
- No menu suspenso Produto/Empreendimento, selecione o empreendimento desejado;
- No menu suspenso Selecione uma torre, escolha a torre correspondente;
- No campo Criar etapa ao processo, digite o nome da etapa desejada;
- Após digitar o nome, será exibido o menu suspenso Status da etapa;
- No menu suspenso Status da etapa, selecione o status correspondente à etapa criada: Pendente / Em andamento / Concluído;
- Clique em + Nova etapa para salvar a etapa;
- Repita o processo para adicionar outras etapas;
Observação
Um fluxo deve ter pelo menos uma etapa para cada status.
- No menu suspenso Vistoriadores que poderão atuar nesse processo, selecione os usuários que poderão atuar neste fluxo;
- Clique em + Novo vistoriador para registrar cada usuário;
- Para adicionar mais vistoriadores, repita o processo;
Observação
Um fluxo deve ter pelo menos um vistoriador vinculado.
- Em Defina o período de validade da vistoria, insira as datas nos campos De e Até no formato dd/mm/aaaa:
- No campo De, digite ou selecione no ícone de calendário a data inicial da validade;
- No campo Até, digite ou selecione no ícone de calendário a data final da validade;
- No campo Adicionar a descrição do processo, escreva uma breve explicação sobre o objetivo ou escopo do fluxo;
- Marque a opção Definir como fluxo principal se desejar que este seja o fluxo padrão;
Observações
- Nesse caso, ele será identificado com o ícone de troféu na listagem.
- Se já houver um fluxo principal definido, será exibida uma mensagem de confirmação informando qual fluxo está atualmente como principal. Para substituí-lo, clique em Sim.
- Clique em Salvar processo;
- Uma aba de confirmação será exibida;
- Clique em Fechar para retornar à listagem de fluxos.
Observações
- Não é possível criar mais de um fluxo de vistoria para o mesmo produto e torre.
- Para que o botão Salvar processo seja habilitado, é obrigatório preencher todos os campos.
- Clique no campo de busca Pesquisa de fluxos, localizado acima da lista de fluxos;
- Digite o nome do fluxo que deseja encontrar;
- A lista será atualizada automaticamente com os resultados correspondentes.
- Localize o fluxo desejado na lista de fluxos;
- Clique no ícone de lápis, localizado à direita do nome do fluxo que deseja editar;
- Após realizar as alterações desejadas, clique em Salvar processo;
- Uma aba de confirmação da edição será exibida;
- Clique em Fechar.
- Localize o fluxo desejado na lista de fluxos;
- Clique no ícone da lixeira, localizado à direita do nome do fluxo que deseja excluir;
- Uma aba de confirmação da exclusão será exibida;
- Clique em Sim para confirmar a exclusão.
Observação
Essa ação é irreversível. O fluxo será excluído definitivamente do sistema.
Tela interna de um fluxo
Ao selecionar um fluxo na lista, o sistema apresenta as vistorias vinculadas a ele. Esta tela pode ser exibida em dois modos: visualização em listagem e visualização em quadros.
Observação
Por padrão, a tela é exibida no modo Visualização em listagem. Se preferir alternar para o modo Kanban, clique no botão Visualização em quadros, localizado na direita inferior da tela.
O que é possível fazer no modo de visualização em listagem
Permite aplicar ações a várias vistorias ao mesmo tempo.
- Marque a caixa de seleção das vistorias desejadas na lista;
- Clique no menu suspenso Ações em massa (disponível após a marcação de uma caixa de seleção);
- Escolha uma das opções: Liberar agendamento ou Agendar automaticamente;
- Será exibida uma notificação perguntando se confirma a liberação ou o agendamento de vistoria para as unidades do empreendimento;
- Clique em Sim para confirmar.
Observações
- As ações em massa só ficam disponíveis após selecionar pelo menos uma vistoria na lista.
- Ao marcar a primeira caixa de seleção (localizada no cabeçalho da tabela), todas as vistorias são selecionadas.
- Clique no campo de busca Pesquisar atendimento, localizado na esquerda superior da tela;
- Digite um termo relacionado ao conteúdo da vistoria que deseja encontrar (ex.: nome do cliente, número da unidade etc.);
- A exibição será atualizada automaticamente.
- Clique no botão Filtrar, localizado na esquerda superior da tela;
- Uma aba será exibida;
- No menu suspenso Torre/Bloco, selecione a torre ou o bloco desejado;
- No menu suspenso Unidade, selecione a unidade correspondente;
- No menu suspenso Responsável técnico, selecione o técnico responsável pela vistoria;
- No campo De, selecione a data inicial do período;
- No campo Até, selecione a data final do período;
- No menu suspenso Status, selecione o status desejado;
- Clique no botão Filtrar;
- A lista será atualizada com os resultados correspondentes.
Observações
- Para remover os filtros aplicados, clique em Filtrar para acessar a aba Opções de filtragem novamente e clique em Limpar.
- Não é necessário utilizar todos os critérios do filtro, mas eles podem ser combinados para refinar a pesquisa.
O que é possível fazer no modo de visualização em quadros
Para adicionar vistorias, é necessário acessar o modo de visualização em quadros.
- Localize a coluna correspondente à etapa desejada;
- Role até o final da coluna (abaixo dos cards existentes);
- Clique em + Adicionar nova vistoria;
- Uma aba será exibida;
- No campo Defina o nome da vistoria, preencha o título que será exibido no card;
- No campo Adicione a descrição da vistoria, insira informações complementares sobre o processo;
- No menu suspenso Selecione a etapa da vistoria, selecione o status da vistoria no processo;
- No campo Vincule a vistoria a um cliente, selecione o cliente localizando-o pelo nome, e-mail ou CPF;
- No menu suspenso Vincule a vistoria a uma unidade, selecione a unidade correspondente;
- Defina a data da vistoria;
Observação
É possível digitar a data manualmente no campo dd/mm/aaaa ou clicar no ícone de calendário ao lado do campo para abrir o seletor de datas.
- Defina o horário da vistoria;
- Selecione um vistoriador disponível para o horário escolhido, clicando na bolinha ao lado do nome do vistoriador desejado;
- Clique no botão + Criar vistoria;
- Uma aba de confirmação será exibida;
- Clique em Fechar.
O relatório inclui informações como: Nome do fluxo / Assunto / Nome, e-mail e CPF do cliente / Produto, torre e unidade / Responsável / Datas de abertura e resposta, entre outros campos relevantes para o acompanhamento do processo.
- Clique no botão Baixar relatório, localizado na direita superior da tela;
- O sistema exportará, para o seu dispositivo, uma planilha com os dados cadastrados.
Clique sobre o card desejado para abrir a visualização detalhada.
No menu suspenso Status da vistoria, selecione a nova etapa.
- No campo Responsável pelo atendimento, clique no ícone de lápis;
- No campo de pesquisa, digite o nome ou o e-mail do novo responsável;
- Clique sobre o nome para registrar.
- Clique no botão Responder;
- No campo de comentários, insira a sua mensagem;
- Se desejar inserir arquivos, clique em Upload de Anexos e selecione o documento no seu dispositivo;
- Se desejar enviar o comentário por e-mail ao cliente, marque a caixa de seleção Enviar resposta ao cliente;
- Clique em Salvar comentário;
- A mensagem ficará registrada na aba Comentários.
- Acesse a aba Logs;
- Utilize os filtros disponíveis para refinar a visualização:
- Filtrar por usuário: exibe logs realizados por um usuário específico;
- Filtrar por tipo de log: permite selecionar tipos específicos de alteração;
- Data da ação: restringe os resultados a um período determinado;
- Serão exibidos todos os comentários relacionados ao filtro.
Observação
É possível digitar a data manualmente no campo dd/mm/aaaa ou clicar no ícone de calendário ao lado do campo para abrir o seletor de datas.
- Clique no botão Entrega de chaves, localizado na direita superior da tela;
- Uma aba será exibida;
- Adicione suas observações no campo de texto;
- Em Anexar arquivo do termo, faça o upload do termo de liberação;
- Clique no botão Entregar as chaves para concluir o registro da entrega;
- Uma aba de confirmação será exibida;
- Clique em Fechar.
Observações
- Para liberar as chaves, é obrigatório fazer upload do termo de liberação.
- Ao concluir o envio, a data e hora atual serão registradas automaticamente como a data de entrega das chaves.
- Clique no botão Ações, localizado na direita superior da tela;
- Selecione a opção Transferir para outra área;
- Uma aba será exibida;
- No menu suspenso Departamento, selecione a área para a qual a vistoria será encaminhada;
- No menu suspenso Etapa do atendimento, selecione o status da vistoria;
- No campo Adicione mais detalhes sobre as suas necessidades, insira informações complementares sobre a solicitação;
- Clique em Transferir vistoria para concluir o escalonamento;
- Uma aba de confirmação será exibida;
- Clique Fechar.
- Clique no botão Ações, localizado na direita superior da tela;
- Selecione a opção Excluir;
- Uma aba de confirmação da exclusão será exibida;
- Clique em Sim para confirmar.
Observação
Essa ação é irreversível. O card será excluído definitivamente do fluxo.
- Clique no botão Criar agendamento;
- Uma nova tela será exibida;
- No campo Defina o assunto do agendamento, digite o tema principal do agendamento;
- No campo Adicione a descrição do agendamento, insira os detalhes que serão enviados ao responsável técnico;
- Em Defina a data e o horário da visita, clique no ícone de calendário;
- No calendário exibido, selecione o dia desejado para o agendamento;
- Após selecionar a data, clique em um dos horários disponíveis exibidos ao lado;
- Clique em Salvar agendamento;
Observação
Se desejar selecionar automaticamente o próximo horário disponível, marque a caixa de seleção correspondente.
- No menu suspenso Selecione o status do agendamento, selecione a etapa desejada;
- No menu suspenso Técnicos disponíveis, selecione o técnico responsável;
Observação
Se desejar atribuir um profissional automaticamente, marque a caixa de seleção correspondente.
- Clique em Salvar agendamento.
- Em Próximos agendamentos na seção Agendamentos, localize o agendamento que deseja editar;
- Clique no ícone de lápis correspondente;
- Uma aba será exibida;
- Faça os ajustes necessários;
- Clique em Salvar alterações.
- Em Próximos agendamentos na seção Agendamentos, localize o agendamento que deseja cancelar;
- Clique no ícone de lixeira correspondente;
- O indicador de status (bolinha) ficará vermelho, indicando que a vistoria foi cancelada.
Observação
Após o cancelamento, não é mais possível editar a vistoria.
Observação
Ao liberar o agendamento, o cliente receberá acesso para escolher a data e o horário em que deseja que o atendimento seja realizado. O sistema ficará aguardando a seleção do cliente. Assim que ele escolher uma data e horário disponíveis, o agendamento será registrado automaticamente.
- Em Agendamentos, clique no botão Liberar agendamento para cliente;
- Uma aba será exibida;
- No menu suspenso Tipo de agendamento, selecione a opção adequada: Vistoria ou Assistência Técnica;
- No campo Defina o assunto do agendamento, digite o tema principal do atendimento;
- No campo Adicione a descrição do agendamento, insira os detalhes que serão exibidos ao técnico responsável;
- No menu suspenso Status do agendamento, selecione o status Agendado;
- No menu suspenso Técnicos disponíveis, selecione o profissional que realizará o atendimento;
Observação
Se preferir, marque a opção Atribuir um profissional automaticamente para que o sistema escolha um técnico disponível.
- Clique em Liberar agendamento.
Recursos de usabilidade da tela
Além das funcionalidades específicas desta tela, há recursos adicionais.
- Clique no ícone de menu (☰), localizado no canto superior esquerdo da tela;
- O menu lateral será ocultado, liberando mais espaço para a visualização do conteúdo principal;
- Para exibir novamente o menu, clique no mesmo ícone.
Observação
Essa funcionalidade é útil para usuários que desejam focar na área de trabalho principal, especialmente em telas menores.
- Clique no ícone de expandir (setas diagonais), localizado no canto superior direito da tela, ao lado do ícone de notificações;
- A visualização será ajustada para ocupar toda a largura da tela.
Observação
Clique novamente no ícone para retornar à visualização padrão.
- Clique no ícone de sino, localizado no canto superior direito da tela, ao lado do ícone de expandir;
- Um painel lateral será exibido com as notificações mais recentes.
Observação
As notificações ajudam a acompanhar atualizações importantes, como alterações em cards.
- Utilize o menu Itens por página, localizado no canto inferior esquerdo da tela, para definir quantos fluxos deseja exibir simultaneamente (10, 20 ou 50);
- Quando houver mais fluxos do que o número exibido por página, utilize as setas de navegação, localizadas na parte inferior central da tela, para avançar ou retroceder entre as páginas:
- ⏮ Primeira página: leva diretamente à primeira página da lista;
- ◀ Página anterior: volta uma página;
- ▶ Próxima página: avança uma página;
- ⏭ Última página: leva diretamente à última página da lista.
Observações
- As setas ficam desativadas (em cinza) quando todos os itens estiverem visíveis em uma única página.
- Os botões de navegação são ativados automaticamente quando há mais itens do que o limite definido por página.
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