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Acompanhamento de entrega | ERP UAU
A funcionalidade de Acompanhamento de Entrega permite controlar e monitorar as entregas de materiais adquiridos após o fechamento do processo de compra, garantindo a conferência das quantidades entregues, prazos e vínculos com estoque, planejamento e requisições.
Acesse o menu: Gestão de construção > Gestão de suprimentos > Acompanhamento de entrega.
Filtros
para otimizar a pesquisa, utilize os filtros disponíveis no topo da tela.
- Botão de seleção de Empresa/Obra: Permite selecionar múltiplas empresas ou obras para a consulta.
- Fornecedor: Campo utilizado para filtrar os dados por um fornecedor específico.
- Status confirmação do forn.:
- Pendente: indica que o fornecedor ainda não confirmou a entrega.
- Atrasado: indica que a data prevista de entrega foi ultrapassada sem confirmação.
- Aceito: indica que o fornecedor confirmou a entrega.
- Recusado: indica que o fornecedor não aceitou ou recusou a entrega.
- Antecipado: Filtro utilizado para considerar processos com entrega antecipada.
Botões de ação
Confirmar
Esse procedimento tem como objetivo confirmar o processo de pagamento após o recebimento total ou parcial de materiais ou serviços, formalizando a entrega e habilitando o avanço financeiro do processo no sistema.
Entrega
- Clique no botão de seleção de empresa/obra e selecione a Obra desejada.
- Localize o processo de pagamento na grade principal. Se necessário, utilize filtros por Fornecedor ou processos Antecipados.
- Com o processo selecionado, clique no botão Confirmar na barra de ações.
- O sistema abre a tela Confirmação de processos, posicionada inicialmente na visão Entrega.
- Informe a Chave NF-e, se aplicável. Alternativamente, pode ser utilizado:
- XML;
- Documento fiscal.
- No campo Data de entrega informe ou confirme a data em que o material foi entregue. Essa data será registrada como a data oficial da entrega no sistema.
- No campo Informe o código de barras do boleto, digite ou selecione o código de barras correspondente. Esse dado será utilizado posteriormente no Contas a Pagar.
- Quando marcado Preencher quantidades a acompanhar, o sistema preenche automaticamente a coluna Qtde. acomp. com base na quantidade do processo. Indicado quando a entrega é total.
- Marque o checkbox Replicar arquivos, quando desejar que em caso de entrega parcial, os anexos do processo original sejam copiados para novos processos gerados.
- Na grade Itens de processos para acompanhamento na coluna Qtde. acomp., informe a quantidade efetivamente entregue.
- Se o item não foi entregue, mantenha o valor zerado.
- Se a entrega for parcial, informe apenas o valor entregue.
O sistema utilizará esse dado para, Atualizar estoque (se aplicável), Ajustar parcelas do processo e gerar novo processo para saldo futuro (se configurado).
- Após informar as quantidades o sistema atualiza automaticamente Subtotal, Desconto e Valor Total, esses valores refletem somente o que está sendo confirmado nesta entrega.
- Revise todos os dados e clique em Gravar
Botão | Função | Descrição |
|---|---|---|
Inserir NF | Cadastro de Nota Fiscal | Permite inserir a nota fiscal referente à entrega do processo, informando dados como espécie, número, data de emissão e valor. |
Gravar | Salvar informações | Grava as informações preenchidas na visão Processos, incluindo dados de nota fiscal e ajustes realizados. |
Manutenção | Manutenção de parcelas | Permite realizar manutenção nas parcelas do processo, como parcelar, agrupar ou ajustar dados conforme permissões. |
FVM | Ficha de Verificação de Material | Abre a Ficha de Verificação de Material para registro e avaliação do material entregue. Pode ser obrigatória conforme configuração da empresa. |
Arquivos | Gerenciamento de anexos | Permite anexar, visualizar e excluir arquivos relacionados ao processo, como notas fiscais, comprovantes e documentos complementares. |
Sair | Fechar a tela | Encerra a tela de Confirmação de Processos e retorna à tela anterior, sem realizar novas ações. |
Processos
- Na tela Acompanhamento de Entrega, selecione o processo de pagamento.
- Clique no botão Confirmar.
- Na tela Confirmação de processos, clique na opção lateral Processos.
- Selecione quais parcelas serão exibidas A pagar ou A pagar\pagas.
- Caso a Nota Fiscal ainda não esteja vinculada ao processo clique no botão Inserir NF. A Nota Fiscal ficará vinculada ao processo de pagamento e às parcelas exibidas.
- Na grade Parcelas à pagar do processo frete, será utilizada somente quando existir processo de frete vinculado.
- Após revisar todas as informações clique no botão Gravar.
O processo de pagamento é confirmado, as parcelas recebem status de confirmação (Q) e o processo segue para o fluxo normal do Contas a Pagar.
Validação de reembolso
O sistema valida o acompanhamento da entrega antes de permitir o reembolso do processo de pagamento. Essa regra garante que o reembolso seja realizado somente sobre materiais ou serviços efetivamente recebidos, mantendo a consistência entre Suprimentos e Financeiro.
- Processos que ainda não foram acompanhados não podem ser reembolsados.
- Em processos antecipados, o reembolso é permitido somente até o valor já acompanhado.
- Ao tentar reembolsar um processo sem acompanhamento suficiente, o sistema exibe uma mensagem informando o motivo do bloqueio.
Importante
Não é permitido cancelar uma entrega que já possui reembolso associado. Para cancelar a entrega, cancele primeiro o reembolso no Financeiro.
Em processos antecipados, essa validação é aplicada quando o cancelamento envolve toda a quantidade já acompanhada.
Após o acompanhamento parcial, quando houver quebra de processo, os valores de reembolso passam a considerar o que foi efetivamente recebido, evitando divergências no Contas a Pagar e nos processos derivados.
Importante
Para confirmar mais de um processo simultaneamente, o sistema realiza automaticamente algumas validações. A confirmação em lote somente será permitida se todos os processos selecionados atenderem aos critérios abaixo:
- Pertencerem à mesma Empresa e Obra;
- Estarem vinculados ao mesmo fornecedor;
- Possuírem o mesmo tipo de processo;
- Apresentarem a mesma quantidade de casas decimais, tanto para quantidade quanto para preço;
- Estarem associados à mesma nota fiscal;
- Não serem processos antecipados, uma vez que estes devem ser acompanhados individualmente.
Comentários e observações de pagamento/entrega
A funcionalidade Observação permite registrar, consultar e manter comentários e observações associadas aos processos de Pagamento e entrega. Essas informações servem para controle interno, rastreabilidade, comunicação entre áreas (suprimentos, financeiro e obra) e histórico do processo.
- Ao clicar no botão Observ., o sistema abre a janela Comentários e observações de Pagamento/Entrega.
- Na janela aberta, selecione a grade que deseja inserir a observação.
- Digite a observação desejada e clique em Gravar.
- Clique em Sair para retornar à tela principal.
Importante
- As observações ficam vinculadas ao processo selecionado;
- Podem ser consultadas posteriormente por usuários com permissão;
- Servem como histórico formal, auxiliando auditorias e análises futuras;
- Não substituem documentos oficiais, mas complementam o controle do processo.
SGQ
Permite o acesso às funcionalidades relacionadas ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). É utilizado para vincular ou consultar informações de qualidade associadas ao processo, garantindo conformidade com padrões internos e controles estabelecidos.
- Selecione um processo na grade principal.
- Clique no botão SGQ.
- O sistema abre as informações de qualidade vinculadas ao processo, consulte ou registre dados conforme as regras do SGQ da empresa.
- Feche a tela no botão Sair após a análise.
Aval. forn.
Abre a funcionalidade de avaliação do fornecedor, onde é possível registrar critérios como qualidade, prazo, atendimento e conformidade. Essa avaliação pode ser obrigatória, conforme configuração da empresa, e impacta diretamente os controles de fornecedores e análises futuras.
- Selecione o processo desejado na grade e clique em Aval. forn.
- O sistema abre a tela de Cadastro da avaliação do fornecedor.
- Preencha os campos obrigatórios e clique em Gravar para salvar a avaliação.
Importante
Pode ser obrigatória conforme parametrização da empresa.
Fornecedor
Permite consultar os dados cadastrais do fornecedor vinculado ao processo selecionado, como:
- Razão social;
- Dados de contato;
- Informações fiscais;
- Essa funcionalidade facilita a conferência e validação das informações sem sair da tela principal.
- Selecione o processo na grade e clique no botão Fornecedor.
- O sistema abre a tela Cadastro de pessoas e exibe os dados cadastrais do fornecedor.
- Realize a conferência das informações ou as alterações necessárias e clique em Gravar ou em Sair para retornar a tela principal.
FVM
Abre a Ficha de Verificação de Material, utilizada para registrar a análise da qualidade do material ou serviço recebido. Quando configurada como obrigatória, a FVM deve ser preenchida antes da confirmação da entrega, garantindo o controle de qualidade no processo.
- Selecione o processo na grade e clique no botão FVM
- O sistema abre a tela Ficha de Verificação de Material.
- Preencha os dados de inspeção e conformidade e clique em Gravar para salvar os dados.
Importante
Quando obrigatória, é necessário preencher a FVM para confirmar a entrega.
Analise
Ao clicar no botão ANÁLISE, o sistema direciona o usuário para a tela de Análise de Cotação, cuja finalidade é avaliar técnica e financeiramente a cotação selecionada, comparando seus valores com orçamento, planejamento e histórico de compras.
Essa tela permite uma visão detalhada dos itens cotados, auxiliando na tomada de decisão, validação de preços e controle de variações entre o valor cotado e os valores de referência da empresa.
- Selecione o processo desejado na grade e clique em Análise
- O sistema abre a tela Análise de Cotação correspondente à cotação do processo.
- Realize a conferência das informações, e ao finalizar feche a tela.
Manutenção
Permite realizar manutenções no processo, como ajustes em parcelas, agrupamentos ou alterações permitidas conforme perfil de acesso. É utilizada principalmente para correções ou reorganizações sem necessidade de refazer o processo.
- Selecione o processo na grade e clique em Manutenção
- Realize ajustes permitidos (parcelas, agrupamentos, datas, etc.)
- Clique em Simular, para verificação das alterações.
- Clique em Gravar para salvar as alterações.
- Feche a tela de manutenção clicando em Sair.
Imprimir
Disponibiliza opções de impressão e visualização de relatórios, como:
- Processo de pagamento;
- Ordem de compra;
- Dados da entrega;
- Esses relatórios podem ser usados para conferência, auditoria ou arquivamento.
- Selecione o processo e clique em Imprimir.
- o sistema abre uma janela com opções de gerar o relatório conforme as opções selecionadas:
- Padrão: gera o relatório no formato padrão da ordem de compras.
- Mostrar Serviço dos Itens: Inclui a descrição dos serviços associados aos itens da ordem de compra.
- Detalhado: Essas opções permitem uma análise mais completa e analítica da ordem de compra.
- Clique em Imprimir ou em E-mail.
Alterar dados
Permite alterar informações específicas do processo, como datas, dados complementares ou parâmetros permitidos. O acesso está condicionado às permissões do usuário, garantindo controle e rastreabilidade das mudanças.
- Selecione o processo na grade e clique em Alterar Dados.
- Modifique as informações permitidas pelo sistema.
- Confirme e clique em Gravar para salvar as alterações.
Reaproveitar
Permite gerar novos pedidos a partir de pedidos já existentes que originaram o processo, reaproveitando as informações previamente registradas.
Esse recurso é utilizado para refazer pedidos sem a necessidade de passar novamente pelo assistente de criação, aproveitar dados já atualizados e reutilizar quantidades descartadas ou não atendidas.
- Selecione um processo já existente e detalhe a seta do botão Reaproveitar.
- O sistema utiliza os dados do processo como base para um novo, para isso selecione umas das opções:
- Refazer pedidos da entrega;
- Refazer pedidos das quantidades descartadas;
- Visualizar quantidades não cotadas ou descartadas.
- Ajuste as informações necessárias e Confirme a criação do novo processo.
Histórico
Exibe o histórico do item de compra, apresentando as alterações realizadas, eventos ocorridos e ações executadas ao longo do tempo.
Essa funcionalidade permite acompanhar a evolução do item, garantindo rastreabilidade e suporte em consultas e auditorias.
- Selecione o processo desejado e clique no botão Histórico.
- Visualize todas as ações realizadas no processo: Alterações, Confirmações, Datas e usuários.
- Utilize o histórico para auditoria e rastreabilidade, Clique em Sair para retornar a tela.
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