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Gestão de Assinaturas
A tela Gestão de Assinaturas permite preparar documentos PDF para assinatura eletrônica, associar templates aos documentos, informar os signatários e acompanhar o processamento dos envelopes enviados.
O que você pode fazer
Criar e configurar um template PDF
O templates permite padronizar documentos que serão enviados para assinatura digital, definindo previamente as posições de assinatura e a quantidade de signatários. Dessa forma, novos documentos podem ser enviados para assinatura de maneira mais rápida e organizada.
Antes de criar um template, é necessário configurar a integração com o serviço de assinatura digital. Após a confirmação, o SeniorSign será utilizado como provedor padrão de assinatura digital.
- No menu Obras > Utilitários > Gestão de Assinaturas > clique em Templates
- Clique em Novo.
- Informe o Nome do template.
- Selecione o Arquivo PDF base.
- Clique em Salvar.
Importante
O arquivo utilizado como base deve ser um PDF válido e servirá como modelo para os documentos que serão enviados para assinatura.
- Após criar o template clique em Editar.
- Arraste o ícone de assinatura Posicionando nos locais desejados do documento.
- Clique na engrenagem e selecione os signatários necessários.
- Clique em Salvar.
- Após adicionar os signatários, clique em Salvar para gravar as informações inseridas no template.
Importante
A quantidade de signatários definida no template deverá ser informada posteriormente durante o envio do documento para assinatura.
Enviar documentos para assinatura
- Na tela Gestão de Assinaturas, clique em Novo.
- Na visão Envelope, no campo Assunto do envelope, informe o título da comunicação (e-mail e Outros) que será enviado para os destinatários da assinatura.
- Na visão Signatários, defina se a busca dos destinatários será realizada por Pessoa ou Categoria.
- Em seguida, detalhe a seta do campo e selecione o(s) destinatário(s) desejado(s).
- Para incluir outro destinatário, preencha o campo Destinatário, E-mail e, se aplicável, Telefone, e clique em Adicionar.
- Na visão Arquivos, clique no ícone , selecione o documento PDF e clique em Adicionar.
- Na coluna Template de PDF, selecione o template correspondente ao documento PDF selecionado.
- Quando necessário, use a coluna Rubricar para indicar a aplicação de rubrica.
- Revise os signatários, o documento e o template selecionado.
- Clique em Enviar para criar o envelope e encaminhar o documento.
Importante
Antes da criação do envelope, o sistema realiza algumas validações para garantir a compatibilidade entre o documento e o template selecionado.
Verifique se:
- A quantidade de páginas é a mesma do template.
- O formato do documento é compatível com o modelo utilizado.
- A orientação das páginas (retrato ou paisagem) corresponde ao template configurado.
Caso alguma dessas informações seja diferente, o sistema exibirá uma mensagem informando que o documento não é compatível com o template selecionado.
Acompanhar envelopes e assinaturas
Na grade Envelopes, consulte os documentos enviados usando os filtros de Período, Serviço de assinatura e Status envelope. A grade apresenta o serviço utilizado, status, código, descrição, processo integrado, data e usuário de cadastro.
Os signatários relacionados ao envelope são exibidos na grade inferior Signatários, com o status e a ação pendente, como Assinar. Os arquivos associados ficam disponíveis na grade Arquivos para download quando estiverem disponíveis.
Utilize os campos de pesquisa das grades para localizar registros específicos. O status do envelope permite identificar se o processo está pendente ou concluído.
Sincronizar e reenviar notificações
Na barra de ações da tela, utilize Sincronizar para atualizar os dados dos envelopes no UAU. Quando necessário, selecione o registro e use Reenviar Notificação para encaminhar novamente a comunicação aos signatários.
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