Importação de Cursos e Turmas

A importação de cursos e turmas é uma maneira rápida e eficiente de criar novos cursos e turmas baseada na extração de dados de arquivos CSV contendo informações pré-definidas. Para realizá-la, acesse Administração > Importações > Administrar e clicar na opção Cursos e turmas.

Download e inserção de dados no arquivo CSV

Para iniciar a importação é necessário preparar o arquivo CSV que será a base dos dados. Caso preciso, é possível usar o botão Baixar template para fazer o download do modelo de arquivo com os dados para importação de matrículas.

O botão Padrão de Importação permite visualizar as orientações para preenchimento, quais campos devem ser preenchidos na planilha de importação, assim como quais dados devem ser inseridos.

Observação

A configuração Aluno visualiza Curso no catálogo permite aos alunos visualizarem o curso no catálogo. Quando configurada como SIM, passará pelas validações de Público-alvo e Unidades configuradas. Caso o campo esteja em branco ou null, o sistema considerará a configuração SIM como padrão;
Período de Realização em Dias: se a turma for periódica, este campo será ignorado e os campos referentes a data de realização de início e fim serão validados;
Tipo de Frequência: quando o valor não informado, será considerado como “0 Frequência Global”;
Data da vencimento da Turma (validade para certificação): se não houver vencimento estabelecido, esta coluna não deve ser preenchida. Se o tipo de vencimento for em meses, esta coluna também não deve ser preenchida, pois a informação em meses deve ser preenchida na coluna “Validade”. Se o tipo de vencimento for data fixa, esta coluna deve ser preenchida com a data de vencimento do curso/turma.

Descrição dos campos

Campo	Obrigatório	Tipo	Descrição	Limite de Caracteres
Nome do Curso	Sim	Alfanuméricos		255
Código do Curso	Sim	Alfanuméricos	Campo chave que identifica o curso	255
Modalidade Curso	Sim	Numéricos	0 Presencial 1 Distância 2 Síncrono 3 Prova 4 Blended	1
Situação Curso	Sim	A / I	O valor A para ativo O valir I para Inativo	1
Aluno visualiza Curso no catálogo	Sim	S / N	S = Sim N = Não	1
Aproveitamento requerido no curso	Sim	Decimal	Decimal (0 a 100). Até duas casas decimais. Exemplo. 80.65 (sem sinal %). O separador decimal pode ser vírgula ou ponto.	11
Frequência requerida no curso	Não	Decimal	Aplicada no cadastro de cursos de treinamentos presenciais e blended. Decimal (0 a 100). Até duas casas decimais	11
Carga Horária	Não	Alfanuméricos	Em minutos	11
Objetivo	Não	Alfanuméricos	Texto simples (sem formatação)	64k
Conteúdo	Não	Alfanuméricos	Texto simples (sem formatação)	64k
Metodologia	Não	Alfanuméricos	Texto simples (sem formatação)	64k
Nome da Turma	Sim	Alfanuméricos	Campo chave	255
Tipo da Turma	Sim	Numérico	0 Periódica 1 Contínua	1
Período de Realização em Dias	Sim	Numérico	Somente para turma contínua. Informação em dias, o valor deve ser maior que zero. Se o valor for null ou em branco, a turma não será cadastrada.	11
Matrícula (Workflow da turma)	Sim	Numérico	0 Sem aprovação 1 Com aprovação Qualquer valor diferente de 1 será considerado “0 Sem aprovação”	1
Lista de Espera	Sim	Numérico	0 Sem lista 1 Lista manual 2 Lista automática	1
Tipo de Frequência	Não	Numéricos	0 Frequência Global 1 Frequência por aula	1
Tutores e Monitores	Não	Alfanuméricos	Lista de tutores e monitores (Logins separados ”\|*)	255
Aluno visualiza no catálogo/Turma	Não	S / N	S para Sim (padrão) N para Não	1
Aluno acessa turma encerrada	Não	S / N	S para Sim (padrão) N para Não	1
Situação da Turma	Sim	A / I	O valor A para ativo O valir I para Inativo	1
Necessita Liberação	Sim	S / N	S para Sim (padrão) N para Não	1
Período de Realização Início	Sim	Data	Obrigatório somente para turma periódica	dd/mm/aaaa
Período de Realização Fim	Sim	Data	Obrigatório somente para turma periódica	dd/mm/aaaa
Período de Inscrição Início	Não	Data	Opcional para turmas contínuas de cursos à distância. Se o valor for null ou 00/00/0000, não haverá dara de início de insrição	dd/mm/aaaa
Período de Inscrição Fim	Não	Data	Opcional para turmas contínuas de cursos à distância. Se o valor for null ou 00/00/0000, não haverá dara de fim de insrição	dd/mm/aaaa
Vagas	Não	Numérico	Se o valor for null ou em branco, não haverá limite de vagas	11
Validade	Não	Numérico	Em meses. Se o valor for nulo ou 0, o curso não expirará	11
Permitir aluno finalizar sua matrícula	Não	S / N	S para Sim (padrão) N para Não	1
Data de vencimento da turma	Não	Data	Se não houver data de vencimento, a coluna não deve ser preenchida	dd/mm/aaaa
Tipo de vencimento	Não	Numérico	0 Não há vencimento 1 Vencimento em meses 2 Vencimento em data fixa	1
Turma inicia no primeiro acesso	Não	Numérico	0 Inicia na data da matrícula 1 Inicia na data do primeiro acesso do aluno	1
Tags do curso	Não	Alfuméricos	Termos separados por ponto e vírgula (;)	255
Tags da turma	Não	Alfuméricos	Termos separados por ponto e vírgula (;)	255
Habilita automaticamente a forma impressa das avaliações dos cursos presenciais/blended	Não	S / N	S para Sim (padrão) N para Não	1
Critério para conclusão automática de matrícula	Não	Numérico	0 Desativado 1 Ao atingir 100% de andamento no conteúdo e status de aprovado 2 Ao atingir 100% de andamento no conteúdo (aprovado ou reprovado) 3 Manter Configuração do Sistema	1
Estado	Não	Alfanuméricos	Sigla do Estado	2
Cidade	Não	Alfanuméricos		255
Campo Extra 1	Não	Alfanuméricos		255
Campo Extra “n”	Não	Alfanuméricos		255

Exemplo de planilha preenchida

No exemplo acima, serão criado 2 cursos: o primeiro, “Curso de importação”, será um curso a distância (modalidade 1), com aproveitamento de 75% e carga horária de 30 minutos. Já o segundo curso será um curso síncrono (modalidade 2), com frequência de 100% e carga horária de 60 minutos.

Uma vez preenchida e revisada a planilha, é possível enviar o arquivo .csv clicando no botão Selecionar arquivo e, em seguida, em Próximo para o próximo passo.

Caso o arquivo tenha cabeçalho, a opção Arquivo com cabeçalho deve estar ativada para que a importação ocorra corretamente.

Importante

Por questões de estabilidade na importação durante o procedimento, recomendamos que o arquivo de importação (.csv) não ultrapasse a 5MB para evitar erros de importação.

Delimitações da Importação

Após enviado o arquivo para importação, é necessário definir as configurações da interface de importação. Essa seção permite definir se um e-mail de confirmação será enviado, qual o tipo de codificação dos caracteres será usado e informar os dados do Delimitador do arquivo CSV enviado.

O campo Origem do arquivo requer que o usuário informe o tipo de codificação dos caracteres que será usado na importação. No caso, é possível escolher entre Windows (ANSI) ou Unicode (UTF-8).

Importante

Caso origem do arquivo selecionado seja diferente do arquivo em si, é possível que ocorra uma alteração em caracteres especiais como acentos, ocorrendo a duplicidade de alguns dados. Recomendamos ler nosso artigo sobre as diferenças de ANSI e UTF-8 a fim de sanar quaisquer dúvidas sobre o tema clicando aqui.

Após isso, é necessário definir o Delimitador (caractere usado para separar os valores em cada coluna) do arquivo a ser enviado para importação. Por padrão, o excel exporta arquivos CSV com o delimitador de ponto e vírgula (;), que é, também, o delimitador padrão utilizado na plataforma. No entando, é possível definir o delimitador entre as opções Delimitado por Vírgula, Delimitado por TAB ou Delimitador customizado. Ao selecionar o último, a opção de inserir o caractere delimitador será apresentada ao administrador da importação.

Por fim, é possível escolher como se dará a qualificação dos campos do arquivo, que garantirá a leitura e interpretação correta dos dados inseridos nas células, mesmo que um campo contenha um delimitador. É possível selecionar entre as opções Aspas duplas (”), Aspas simples (’) ou Outro, definido pelo usuário administrador.

Mapeamento e Confirmação dos dados

Uma vez definidas as delimitações de importação, basta realizar o mapeamento dos dados na seção 3. Confirmar campos e importar. Cada um dos campos pré-definidos do sistema será refletido a partir de um campo (no caso, as colunas principais) mapeado da planilha enviada. O mapeamento é feito semi-automaticamente, onde o sistema intepreta os campos da tabela enviada, apresenta uma pré-seleção a partir disso e cabe ao usuário administrador definir, dentre os campos de referência na caixa Campos da sua Planilha, qual será o campo de referência.

Importante

É primordial que os campos selecionados correspondam exatamente aos dados necessários para importação, visto que qualquer alteração poderá realizar uma importação errada;
Se Nome Completo está mapeado, então primeiro nome e sobrenome serão ignorado;
Se Nome Completo não está mapeado, então primeiro nome e sobrenome serão obrigatórios e irão compor o Nome completo
Ao incluir um usuário, sempre será atribuído o perfil “Aluno”;
Se o usuário já possuir perfil no sistema ao atualizar o arquivo, ele não será alterado. Porém, caso não possua perfil no sistema, o usuário será atualizado para o perfil “aluno”.

Após mapeados os dados, basta clicar em Próximo e aguardar o fim da importação. Ao final do processo, o sistema emitirá um relatório com detalhamento da importação para conferência.

PORTAL DE DOCUMENTAÇÃO
Konviva