Correio

O Correio é a caixa postal interna da Konviva. Ele permite que os usuários enviem e recebam mensagens sem sair da plataforma, tanto para destinatários individuais quanto para grupos.

Na caixa de entrada, o Correio também reúne as mensagens e os alertas automáticos da plataforma. Quando o canal “Correio Interno” está marcado na configuração de envio de uma mensagem automática do sistema, ela chega à caixa postal interna e também é enviada ao e-mail externo do usuário.

Jornada de uso

Perfis e o que cada um pode fazer

Como configurar e realizar

Para o Administrador: definindo quem envia mensagens (opcional)

Passo 1 — Abrir as ferramentas gerais. Acesse o menu Configurações > Configurador Geral > Ferramentas Gerais.

Passo 2 — Ativar a chave desejada. Se for preciso limitar o envio de mensagens, ative uma das chaves abaixo. A chave é ligada ou desligada e a alteração é salva no próprio Configurador Geral. Liga-se uma chave ou a outra.

Com as duas chaves desativadas, o aluno pode enviar mensagens para os usuários dos demais perfis, somente das suas unidades.

Acessando o Correio

Perfis administrativos. Acesse o menu Comunicação > Correio.

Aluno. Clique no ícone de envelope, no topo da página. O ícone é habilitado em Configurações > Layout > Interface web.

A tela do Correio tem as abas Caixa de entrada, Caixa de saída e Grupos, além do botão Escrever nova mensagem. O seletor Exibir define quantos itens aparecem por página.

Para o Administrador: notificando o recebimento também por e-mail (opcional)

O botão Configurações é exibido apenas para o Administrador. Com a opção ativa, todas as mensagens do Correio enviadas pelo Administrador que a ligou são entregues também ao e-mail pessoal do destinatário, além de serem entregues à caixa postal interna da Konviva.

Passo 1 — Abrir as configurações. No Correio, clique em Configurações.

Passo 2 — Ativar a opção. Na janela Configurações, ative Notificar recebimento de mensagens também por email.

Passo 3 — Salvar. Clique em Salvar. Para desistir, clique em Cancelar.

Para os perfis administrativos: criando grupos de destinatários (opcional)

Os grupos reúnem usuários que recebem mensagens com frequência. Ao escrever uma mensagem, o remetente escolhe o grupo em vez de selecionar os usuários um a um. Cada grupo é visível apenas para quem o criou, que pode editá-lo e excluí-lo.

Passo 1 — Acessar a aba Grupos. No Correio, clique na aba Grupos. Enquanto não houver grupos, a tela exibe a mensagem “Nenhum grupo encontrado”.

Passo 2 — Iniciar o cadastro. Clique em Novo Grupo. A janela Cadastrar Grupo é aberta.

Passo 3 — Dar nome ao grupo. No campo Grupo, informe o nome, por exemplo, “Instrutores da plataforma”.

Passo 4 — Localizar os participantes. Em Participantes do Grupo, digite o nome do usuário. Para restringir a busca a um perfil, escolha-o na lista Todos os perfis, como Instrutor. Em seguida, clique em Buscar.

Passo 5 — Refinar a busca (opcional). Clique em Busca avançada e preencha um ou mais dos campos abaixo. Use Buscar para aplicar, Limpar Campos para zerar os filtros e Fechar para recolher o painel.

Passo 6 — Marcar os participantes. Marque a caixa de seleção de cada usuário que fará parte do grupo.

Passo 7 — Confirmar. Clique em Confirmar. Para desistir, clique em Cancelar.

Escrevendo e enviando uma mensagem

Passo 1 — Abrir a nova mensagem. No Correio, clique em Escrever nova mensagem. Os campos marcados com asterisco são obrigatórios.

Passo 2 — Escolher os destinatários. Em Para, clique em Selecionar Destinatários para escolher usuários ou em Selecionar Grupos para escolher grupos.

Passo 3 — Preencher o assunto. Digite o assunto da mensagem.

Passo 4 — Anexar um arquivo (opcional). Clique em Selecione um arquivo e escolha o arquivo.

Passo 5 — Escrever a mensagem. Digite o texto no campo Mensagem.

Passo 6 — Enviar. Clique em Enviar. A mensagem fica registrada na Caixa de saída e é entregue na caixa de entrada dos destinatários.

Acompanhando as mensagens

A Caixa de entrada lista as mensagens recebidas, com Assunto, Data e Remetente. Ela reúne também as mensagens e alertas automáticos da plataforma, conforme a configuração descrita em Para o Administrador: recebendo mensagens e alertas automáticos no Correio. A Caixa de saída lista as mensagens enviadas.

Na Caixa de entrada, marque a caixa de seleção da mensagem e use os botões da barra de ações:

Para o Administrador: recebendo mensagens e alertas automáticos no Correio

As mensagens automáticas disparadas pelo sistema, os alertas configuráveis e as mensagens personalizadas são cadastrados na ferramenta Mensagens do Sistema. Em cada mensagem, o campo Canais de envio define por onde ela é entregue: Correio Interno, E-mail e Push Notification. Para que a mensagem também chegue à caixa de entrada do Correio, o canal Correio Interno precisa estar assinalado, junto com o canal desejado.

Passo 1 — Abrir a mensagem. Acesse o menu Comunicação > Mensagens e selecione a mensagem que deseja configurar.

Passo 2 — Marcar os canais de envio. Em Canais de envio, assinale o canal desejado (E-mail ou Push Notification) e também o Correio Interno.

Passo 3 — Salvar. Salve a mensagem. A partir de então, ela é entregue também na caixa de entrada do Correio dos destinatários.

Regras de negócio relevantes

Quem envia e responde mensagens

• As duas chaves são alternativas: liga-se uma ou a outra.
• Com a chave “Apenas administradores enviam e respondem mensagens.” ativa, somente o perfil Administrador envia e responde mensagens.
• Com a chave “Usuários enviam e respondem mensagens somente para administradores.” ativa, os usuários enviam e respondem mensagens apenas para o perfil Administrador.
• Com as duas chaves desativadas, o aluno pode enviar mensagens para os usuários dos demais perfis, somente das suas unidades.

Grupos

• A criação de grupos é feita pelos perfis administrativos, ou seja, por todos os perfis, exceto o de Aluno.
• Cada grupo é visível apenas para quem o criou, que pode editá-lo e excluí-lo.

Notificação por e-mail

• O botão Configurações aparece apenas para o Administrador.
• A notificação vale para todas as mensagens do Correio enviadas pelo Administrador que ligou a opção: elas são entregues também ao e-mail pessoal do destinatário, além de serem entregues à caixa postal interna da Konviva.

Conteúdo da mensagem

• Destinatário (ou grupo), Assunto e Mensagem são obrigatórios; o anexo é opcional.
• Emojis e caracteres especiais são removidos automaticamente das mensagens enviadas.
• A exclusão de uma mensagem é definitiva.

Mensagens e alertas automáticos

• Em cada mensagem automática, alerta configurável ou mensagem personalizada, o canal Correio Interno precisa estar marcado para que ela chegue à caixa de entrada do Correio.
• O Correio Interno é assinalado junto com o canal desejado (E-mail ou Push Notification): assim, a mesma mensagem é entregue pelos dois canais.

Acesso

• Os perfis administrativos acessam o Correio pelo menu Comunicação > Correio; o aluno acessa pelo ícone de envelope no topo da página.

Aplicando no seu negócio

Para que serve

Manter a comunicação dentro da plataforma significa que orientações, avisos e retornos ficam num só lugar, ligados ao contexto de aprendizagem de cada pessoa. A empresa não depende de ferramentas externas para falar com seus alunos e ganha mais controle sobre o que foi comunicado.

O Correio também reúne, na caixa de entrada, as mensagens e alertas automáticos da plataforma, que, com o canal Correio Interno marcado, chegam à caixa postal interna além de seguirem para o e-mail externo. Com os grupos, o administrador monta uma vez os públicos que mais usa (por exemplo, todos os instrutores) e envia a mensagem a todos de uma só vez, sem repetir a seleção a cada comunicado.

Quando utilizar

Vale a pena usar quando a empresa precisa:

• enviar comunicados recorrentes a um mesmo público, usando um grupo;
• orientar ou dar retorno ao aluno sem sair da plataforma;
• reunir em um só lugar tudo o que o usuário enviou e recebeu da plataforma, inclusive as mensagens automáticas e os alertas com o canal Correio Interno marcado.