Mensagens do Sistema

A Konviva possui uma área de mensageria com conjunto de mensagens automáticas previamente criadas nos idiomas português, inglês e espanhol, que estão relacionadas a diversas funcionalidades do sistema. O administrador escolhe quais delas deseja ativar e para quais perfis serão enviadas.

Além das mensagens do sistema (que já vêm prontas), é possível criar novos alertas configuráveis e mensagens personalizadas, tendo como destinatários perfis e/ou grupos específicos. É nessa área que o administrador definirá, por exemplo, se os alunos receberão notificações automáticas relacionadas ao seu processo de matrícula, avaliações pendentes, atualização de trilhas de certificação, entre outras. Outros perfis, como gestores, instrutores, tutores também podem ser comunicados acerca de suas pendências e/ou eventos que servem de gatilho de disparo para essas mensagens.

Para que o layout dessas mensagens fique alinhado à identidade visual da empresa, o administrador pode criar templates, com logotipo, imagem, cores e outros recursos necessários a sua comunicação visual.

A área tem duas abas, Mensagens e Modelos. Na aba Mensagens, você encontra três tipos de comunicação, cada um com características próprias:

As mensagens podem ser enviadas por Correio Interno, E-mail e Push Notification, e o conteúdo pode ser escrito em Português, Inglês e Espanhol. Todas seguem um modelo de layout: o modelo Padrão, que já existe no sistema. Mas a empresa pode criar outros modelos e configurá-los nas mensagens que ativou para disparo.

Para enviar por Push Notification (APP e desktop), é preciso pedir ao suporte que habilite a funcionalidade.

Jornada de uso

Perfis e o que cada um pode fazer

Mensagens disponíveis

Mensagens do sistema

São aquelas mensagens padrão já criadas no sistema, que o cliente pode ativar/inativar. Dependendo dos módulos ligados no ambiente de cada cliente, algumas destas categorias podem não aparecer na interface.

Alertas configuráveis

O administrador pode criar uma mensagem nova, configurar o tipo de evento que irá dispará-la e quantos dias antes ou depois deste evento a mensagem deve ser enviada. Estes são os tipos disponíveis:

Como configurar e realizar cadastros

Para acessar a área, o usuário precisa ter o perfil Administrador e acesso ao menu Comunicação.

Para o Administrador: conhecendo a área

Passo 1: Acessar a área. Acesse o menu Comunicação > Mensagens do Sistema. A aba Mensagens exibe as mensagens de sistema já prontas, agrupadas por categorias (geral, ferramentas, matrícula, turma, trilha, gamificação, e-commerce e catálogo). As categorias refletem a modularização do sistema em cada cliente e se houver módulos desligados, como por exemplo gamificação e e-commerce, essas mensagens também deixarão de ser exibidas nesta área.

No menu lateral da tela, Alertas e Mensagens Personalizadas são links para criação de novas mensagens. No centro da tela, a aba de Modelos dá acesso à criação de novos templates de layout.

Passo 2: Habilitar o Push Notification (opcional). Para enviar mensagens por Push Notification, solicite ao suporte que habilite a funcionalidade, em Configurações > Configurador Geral > Ferramentas > Habilitar área de notificações.

Para o Administrador: criando e gerenciando modelos

Os modelos definem o layout visual de e-mails e mensagens: cabeçalho, rodapé, cores, imagens e o espaço em que o conteúdo da mensagem é inserido. Acesse a aba Modelos.

A lista exibe o nome, quem criou e a data da criação de cada modelo, com os ícones de editar e excluir. Há um campo de busca por nome do modelo. O modelo Padrão vem com o sistema e não pode ser editado nem excluído. Ele monta o cabeçalho com a cor e o logotipo definidos na configuração de layout da plataforma.

Passo 1: Criar o modelo. Clique em Criar modelo. O editor visual é aberto.

Passo 2: Montar o layout. Informe o Nome do modelo (obrigatório). Na aba Conteúdo, arraste os elementos para a área de edição: Logotipo, Texto, Imagem, Botão, Divisor e Conteúdo da mensagem. O bloco {{CONTEUDO_DA_MENSAGEM}} indica onde o texto digitado na mensagem será inserido. O painel Propriedades permite ajustar o elemento selecionado, por exemplo, a cor de fundo do bloco. O editor também permite alterar fontes e cores, adicionar imagens como cabeçalho e rodapé, escolher a quantidade de colunas do conteúdo e alterar a cor de fundo.

Ao inserir o logotipo ou uma imagem, o sistema abre a janela Upload de imagem, em que você arrasta ou seleciona o arquivo. A janela informa os formatos aceitos (PNG, JPG e SVG) e o tamanho máximo (200KB), e indica as dimensões recomendadas, conforme o número de colunas do layout. Depois de inserir a imagem, defina o alinhamento: à esquerda, ao centro ou à direita. Também é possível incluir um texto fixo, por exemplo um cabeçalho abaixo da logomarca, “Esta é uma mensagem automática, não responda”.

Se quiser que seu modelo tenha blocos com mais de uma coluna, acesse a aba blocos. Para configurar a largura e cor de fundo de cada bloco, acesse a aba Design.

Passo 3: Salvar. Clique em Salvar. O botão fica habilitado depois de informado o nome. Para sair sem gravar, clique em Cancelar. O modelo criado passa a ser listado na aba Modelos e pode ser escolhido no campo Modelo (Template) das mensagens e dos alertas.

Passo 4: Associar o modelo a uma mensagem. O modelo só é usado pelas mensagens às quais for associado. Assim, ao criar ou editar uma mensagem ou alerta configurável, escolha em Modelo (Template) o modelo que deseja. Enquanto a mensagem estiver ativa, ela é enviada com esse modelo. Mensagens diferentes podem usar modelos diferentes ou você pode usar o mesmo modelo para todas as mensagens. Quem não escolher nenhum modelo usa o Padrão.

Um modelo vinculado a uma mensagem ou a um alerta não pode ser excluído. Ao tentar excluir, o sistema exibe o alerta: “Essa ação não pode ser executada, pois o modelo está vinculado a uma mensagem ou alerta ativo. Caso queira excluir, desassocie as mensagens antes de prosseguir.”

Para o Administrador: ativar e editar as mensagens do sistema

Passo 1: Ativar ou inativar as mensagens. Na aba Mensagens, selecione a categoria e clique no ícone de lápis da mensagem. O sistema exibirá a tela para você editar a mensagem.

Passo 2: Editar a mensagem. A mensagem do sistema já vem com o texto padrão em Português, Inglês e Espanhol, e é possível alterar o assunto e texto de cada idioma. Utilize os tokens disponíveis para montar o texto dinamicamente para cada idioma.

Passo 3: Salvar. Clique em Salvar. O botão Voltar ao padrão restaura os perfis, os canais de envio, o assunto, o texto da mensagem e o template.

Para o Administrador: criando um alerta

Passo 1: Criar Alertas. Em Comunicação > Mensagens do Sistema, selecione a categoria Alertas. A listagem vem vazia. Clique no botão Criar alertas.

Passo 2: Escolher o tipo de alerta. Na tela Novo Alerta configurável, selecione o tipo; é possível buscar pelo campo Tipo.

O tipo de alerta define o evento que serve de gatilho. O mesmo gatilho pode gerar mais de um alerta: por exemplo, três alertas para o início de um curso presencial, enviados 10, 5 e 3 dias antes.

Passo 3: Preencher o alerta. A tela exibe, no alto, o tipo escolhido. Preencha os campos abaixo.

Regras de envio do alerta

O alerta é enviado automaticamente, com base na data do evento associado. Marque uma ou mais opções:

• Quantos dias antes da ação o alerta deve ser enviado? Informe o número de dias. Exemplo da própria tela: se configurado para 7 dias e a data da ação for 15/03, o alerta será enviado em 08/03.

• Quantos dias após a ação o alerta deve ser enviado? O alerta é enviado depois da data da ação.

• Habilitar recorrência. Envia o alerta mais de uma vez antes da data da ação. Informe em Repetir a cada (dias) o intervalo entre os envios. O alerta é enviado primeiro na data-base configurada em dias antes e, depois, é repetido automaticamente no intervalo definido, até que a data da ação seja atingida. Exemplo da tela: com envio 7 dias antes e repetição a cada 3 dias, os envios ocorrem 7, 4 e 1 dia antes da ação.

É possível informar 0 dia, para enviar o alerta no dia do evento.

Passo 4: Definir os destinatários. Comece selecionando o Perfil: os demais filtros são habilitados em seguida. Se nenhum filtro adicional for aplicado, o alerta é enviado a todos os usuários dos perfis escolhidos. Cada filtro tem um ícone de ajuda com a explicação abaixo. Quando selecionados múltiplos filtros, a mensagem será enviada apenas para os usuários que atendam todos os critérios. A exceção é o filtro Usuário: o usuário escolhido recebe a mensagem se pertencer a pelo menos um dos perfis selecionados, mesmo que não atenda aos demais filtros.

Passo 5: Salvar. Clique em Salvar mensagem. Para sair sem gravar, clique em Cancelar.

Para o Administrador: criando uma mensagem personalizada

As mensagens personalizadas são criadas pelo administrador e enviadas por uma regra de frequência, e não por um evento do sistema. O administrador cria a mensagem, define o perfil destinatário, o template e as regras de frequência desse envio. Servem, por exemplo, para campanhas sobre temas que nem acontecem na plataforma, mas que é importante manter as pessoas engajadas. A mensagem pode ser ativada e inativada: para encerrar o envio, inative-a.

Passo 1: Abrir a categoria. Em Comunicação > Mensagens do Sistema, selecione a categoria Mensagens Personalizadas e clique em Criar mensagem automática.

Passo 2: Preencher a mensagem. Segue a mesma dinâmica de preenchimento dos campos já explicada na criação do alerta configurável. Informe o nome, o idioma e o modo de envio. No conteúdo, defina o assunto, que é o título exibido no e-mail, e o corpo da mensagem. Use os tokens disponíveis para montar dinamicamente o texto. Basta posicionar o cursor e clicar no token desejado. Escolha um modelo de layout, entre aqueles que você já criou, ou use o Padrão Konviva. Confira na pré-visualização como ficará a mensagem no layout selecionado. Ficou bom? Hora de definir os destinatários.

Passo 3: Definir os destinatários. Defina para quem a mensagem será enviada. Comece selecionando um perfil - os demais filtros serão habilitados em seguida. Se você não aplicar nenhum filtro adicional, a mensagem será enviada para todos os usuários do(s) perfil(is) escolhido(s). Para restringir ainda mais os destinatários, é possível selecionar Unidade, Usuário, Curso, Cargo, Setor e Público-alvo, descritos na seção correspondente.

Passo 4: Definir a regra de envio. A regra de envio define a frequência e o período da mensagem personalizada.

Em qualquer das três regras, a mensagem personalizada é enviada uma vez ao dia.

Passo 5: Salvar. Salve a mensagem. Ela passa a aparecer na categoria Mensagens Personalizadas. Se quiser interromper o envio semanal ou antes do término do período, inative a mensagem no campo situação.

Acompanhamento e indicadores

Tão importante quanto criar e enviar mensagens é poder acompanhar os resultados. Para isso, a Konviva oferece dois tipos de relatórios, que mostram o que foi enviado e se as mensagens estão chegando aos usuários. Para acessá-los, vá em Relatórios > Padrão > Consolidado.

A profundidade do registro varia conforme o canal. Para o e-mail, o foco é o registro de envio e de entrega. Para o Correio Interno, o rastreamento é completo: registra o envio, o recebimento e até a abertura da mensagem. Com isso, a área Mensagens do Sistema centraliza e simplifica a comunicação com os usuários, com mais personalização e mais monitoramento.

Regras de negócio relevantes

Acesso e estrutura

• Somente o administrador acessa a área, no menu Comunicação.

• A área tem duas abas: Mensagens e Modelos.

• A área não envia mensagens por WhatsApp, SMS ou outros serviços externos.

Mensagens do sistema

• São mensagens previamente criadas e enviadas no momento em que o evento acontece, para os perfis selecionados pelo administrador. O texto pode ser editado.

• A tela mostra apenas os perfis possíveis de envio de cada mensagem. Não há os filtros de unidade, usuário, cargo, setor, curso e público-alvo. Não têm regra de envio (semanal, período ou data fixa).

• Dependendo da modularização do cliente, algumas categorias (grupos de mensagens) não são exibidas. É o exemplo da Gamificação e E-commerce, que não aparecem quando os módulos não estão habilitados.

Alertas

• O tipo de alerta define o evento que serve de gatilho. O alerta é enviado automaticamente, com base na data do evento associado, o número de dias definido antes ou depois dessa data.

• A regra de envio usa campos separados para dias antes e dias após a data da ação. É possível informar 0 dia, para enviar no dia do evento.

• A recorrência envia o alerta mais de uma vez antes da data da ação, a cada N dias. Se configurado que uma mensagem deve ser enviada 10 dias antes e a recorrência a cada 1 dia, ocorrerá o primeiro disparo e depois dele, diariamente outros disparos, até a chegada da data do evento selecionado no tipo alerta.

Destinatários

• Os filtros Unidade, Usuário, Curso, Cargo, Setor e Público-alvo existem somente em alertas e mensagens personalizadas.

• O perfil é obrigatório e é o ponto de partida; os demais filtros só são habilitados depois que um perfil é escolhido.

• A mensagem é enviada somente a quem atende a todos os critérios selecionados, exceto os usuários escolhidos no filtro Usuário (veja abaixo). Se nenhum filtro adicional for aplicado, a mensagem é enviada a todos os usuários dos perfis escolhidos.

• Sem unidade selecionada, todas as unidades são consideradas.

• Se um usuário é selecionado e pertence a pelo menos um dos perfis selecionados, ele receberá a mensagem, mesmo que não atenda aos demais critérios. Ao selecionar usuários o administrador está informando ao sistema que eles devem ser notificados.

Mensagens personalizadas

• Não dependem de evento da plataforma e podem ser ativadas e inativadas; ao inativar, o envio é encerrado.

• Na regra Por período, as datas de início e de fim são obrigatórias; na Data fixa, a data única é obrigatória.

• Em qualquer das três regras (Semanal, Por período e Data fixa), a mensagem é enviada uma vez ao dia. Para cada mensagem é possível escolher apenas uma das três regras de envio.

Idiomas

• Mensagens do sistema, alertas e mensagens personalizadas podem ser escritas em Português, Inglês e Espanhol.

• É necessário selecionar ao menos um idioma. Os destinatários receberão a respectiva mensagem, conforme o idioma selecionado no seu cadastro.

Modelos

• O modelo Padrão não pode ser editado nem excluído, e a estrutura dele é fixa. Ele já vem associado, por padrão, a todas as mensagens.

• O modelo criado só é usado pelas mensagens às quais for associado. Por isso, após criar template(s) personalizado(s), faça a associação dele a cada mensagem.

• No upload de imagem e logomarca, são aceitos PNG, JPG e SVG. Na criação do template, o sistema informa as dimensões recomendadas, conforme o tamanho da coluna onde a imagem será posicionada, já que é possível criar layouts com blocos com 1, 2 ou 3 colunas.

• O sistema não mantém histórico de versões: ao salvar uma alteração, a versão anterior é sobrescrita.

• O layout personalizado se aplica ao conteúdo da mensagem. A estrutura visual da notificação Push e da caixa do Correio Interno não é alterada.

• Somente os tokens existentes podem ser usados; não é possível criar novos tokens.

Aplicando no negócio

Para que serve

Comunicar para engajar, para obter melhores resultados. Mensagens do Sistema serve para manter as pessoas engajadas com a aprendizagem. A mensagem que o usuário recebe por e-mail, por Push Notification ou pelo Correio Interno pode levá-lo a acessar a funcionalidade ou a ação que a empresa quer mobilizar. Quando a comunicação chega no momento certo e ao público certo, a ação acontece, e os resultados que a empresa acompanha em outros indicadores, como cursos concluídos e prazos cumpridos, melhoram.

O engajamento não se limita ao aluno. Cada perfil pode ser mobilizado pela comunicação:

Caso prático: três situações em uma rede

Os exemplos a seguir, fictícios, mostram como uma rede de lojas pode usar cada tipo de comunicação. O objetivo de negócio é que os colaboradores participem dos treinamentos e das campanhas sem aumentar o trabalho do RH.

Curso presencial: avisar na matrícula e lembrar antes da turma

Situação. A rede oferece cursos presenciais. A matrícula pode ser feita semanas ou meses antes do início, e alguns alunos esquecem a data e não comparecem.

Resultado esperado. Menos faltas na turma presencial, medidas fora da plataforma, na lista de presença.

Os alertas, criados a partir do mesmo gatilho de “n” dias antes do início da matrícula, lembram o aluno antes da turma começar. O administrador cria uma única vez e não precisa se preocupar com os demais cursos presenciais que serão criados. Desde que os alertas estejam ativos e as turmas sejam periódicas, os alunos são notificados automaticamente.

Semana CIPA: campanha de engajamento

Situação. Durante a Semana CIPA, a rede quer manter os colaboradores informados sobre as atividades, inclusive as que não acontecem na plataforma.

Resultado esperado. Os colaboradores envolvidos recebem as informações durante a campanha. A mensagem certa chega para o grupo de pessoas envolvidas no projeto, com a recorrência previamente definida. O administrador planeja a comunicação, faz as configurações e o sistema garante os disparos, conforme o cronograma definido.

Cursos tutoria: tira-dúvidas com aviso ao tutor

Situação. A rede tem cursos estratégicos, nos quais habilita a ferramenta tira-dúvidas, para que, durante o período da turma, os alunos enviem perguntas ao consultor especialista, cadastrado como tutor da turma.

Resultado esperado. As dúvidas não ficam sem resposta, e o aluno sabe quando foi respondido. O aprendizado on demand é ofertado, com o apoio da mensageria do sistema.

Nos três casos, as mensagens do sistema só são enviadas se estiverem ativas. Por isso, vale revisar, categoria por categoria, quais mensagens do sistema ficam ativas e quais ficam inativas. Para acompanhar, o Relatório detalhado de mensagens automáticas mostra para quem e quando cada mensagem foi enviada.

Sempre que houver uma campanha, divulgação ou desafio que implique na comunicação com os colaboradores, considere usar as mensagens personalizadas como ferramenta de apoio nessa comunicação.