Matrículas Automáticas e Reciclagens

A funcionalidade de matrículas automáticas e reciclagens permite automatizar o processo de matrícula e rematrícula em cursos obrigatórios que exigem reciclagem. Ela é aplicável a cursos da modalidade a distância e, quando habilitada, cria automaticamente uma turma contínua para cada público-alvo associado à obrigatoriedade.

A partir dessa configuração, o sistema matricula automaticamente os alunos pertencentes aos públicos-alvo definidos, desde que ainda não possuam aprovação no curso ou estejam com a reciclagem pendente.

Além disso, o administrador pode acompanhar o percentual de engajamento do público-alvo em cada curso obrigatório. Esse indicador compara a quantidade total de alunos previstos com a quantidade de alunos aprovados, oferecendo maior visibilidade sobre as demandas de treinamentos obrigatórios dos colaboradores.

Configurações

Para habilitar a opção de matrículas automáticas e reciclagens, primeiro é necessário habilitar o módulo homônimo no ambiente, feito em Configurações > Módulos > Matrículas Automáticas e Reciclagens.

Uma vez ativado o módulo, a opção Definir curso como obrigatório será apresentada na área de criação/edição dos cursos em Aprendizagem > Cursos > Administrar > Criar Editar curso. Ao habilitá-la, será necessário selecionar ao menos um público-alvo para que as opções de parametrização sejam apresentadas.

Ao clicar em Selecionar Público-Alvo, um modal com os públicos-alvo disponíveis na plataforma será apresentado para que um ou mais públicos sejam selecionados pelo administrador. Uma vez selecionados, será necessário definir as seguintes opçõees:

Importante

As configurações a seguir estão disponíveis para cursos obrigatórios e desejáveis. no entanto, para o último, é necessário habilitar a opção Habilitar reciclagem para cursos desejáveis no Configurador geral. Essa opção pode ser feita apenas pelo Suporte da Konviva;
Para configurar matrículas automáticas, reciclagens e obter indicadores, é necessário informar pelo menos um público-alvo. Cursos obrigatórios sem público-alvo não poderão ser parametrizados com estas novas configurações;
Caso a matrícula automática configurada seja desligada em curso obrigatório, a turma atrelada a se manterá ativa, porém não ocorrerão mais matrículas. As matrículas concluídas ou em andamento (matriculado) seguem inalteradas, conforme regra padrão do sistema. Quando habilitada a opção de “cancelamento de matrícula quando a turma for inativada” no configurador geral, as matrículas em andamento serão canceladas.

Habilitar configurações de validade e intervalo entre as reciclagens do curso para esse(s) público(s)-alvo: nessa configuração é possível definir, em meses ou anos, o prazo em que o aluno deverá refazer o curso.

Quando esse prazo é informado, o sistema passa a prever uma nova matrícula para os usuários do público-alvo que já foram aprovados no treinamento, considerando a data da última aprovação como referência para o cálculo da próxima reciclagem.

A reciclagem funciona como um ciclo contínuo: enquanto o usuário fizer parte do público obrigatório e a configuração estiver habilitada, uma nova data de reciclagem será calculada após cada aprovação. Quando desabilitada, o sistema deixa de prever reciclagens e passa apenas a verificar se o aluno foi aprovado no curso obrigatório, para fins de composição do indicador de engajamento.

Quando o usuário ingressa ou retorna ao público-alvo do treinamento obrigatório, o sistema verifica se ele possui aprovação no curso. Caso não possua e exista turma com matrícula automática, a matrícula será realizada automaticamente.

Matricular automaticamente o público-alvo: aqui é possível habilitar a matrícula automática dos usuários vinculados ao público-alvo do curso obrigatório. Ao ativar essa opção, deve-se informar a duração da turma contínua que será criada e definir com quantos dias de antecedência, em relação à data de vencimento da validade, o aluno será rematriculado para realizar a reciclagem.

Observação

Essa configuração é válida apenas para cursos da modalidade a distância;
Quando a validade e reciclagem estiver desabilitada, a matrícula automática será realizada uma única vez, somente para usuários que ingressarem no público-alvo sem aprovação no curso. Caso o aluno seja reprovado, o sistema realizará novas matrículas automaticamente até que ele obtenha aprovação. Com a validade e reciclagem habilitada, será exibido o campo para definir a antecedência da rematrícula. Nesse caso, o sistema realizará automaticamente uma nova matrícula antes da data de vencimento calculada.

Administração de Matrículas Automáticas

Uma vez parametrizados o módulo e as matrículas desejadas, é possível adminitrar todos os cursos que tenham sido configuradas matrículas automáticas/reciclagens e sejam obrigatórios no novo submenu da área de Aprendizagem: Matrícula automática.

A aba de Indicadores apresenta cards diferentes contendo dados dos cursos que possuem matrículas automáticas cadastradas.

Os cards disponíveis são os seguintes:

Engajamento nos obrigatórios: O indicador apresenta, em percentual, o comparativo entre treinamentos realizados e não realizados pelos usuários vinculados aos públicos-alvo configurados nos cursos obrigatórios com matrícula automática;

Observação

Não será possível o uso do filtro de data para consulta dos dados relativos ao indicador de engajamento dentro de um período. O indicador é calculado dinamicamente, a partir do número de usuários vinculados ao público-alvo, no momento da consulta.

Cursos obrigatórios: Esse indicador apresenta os 10 cursos obrigatórios com maior número de realizações, ordenados do maior para o menor volume. Além disso, permite ao administrador acompanhar o percentual de engajamento de cada curso.

A listagem apresenta as seguintes informações:

Código: código associado ao curso;
Nome: nome do curso;
Realizado: contabiliza os usuários pertencentes aos públicos-alvo configurados nos cursos obrigatórios que, na data da consulta, possuem matrícula concluída e aprovada. Essa contabilização independe da configuração de validade definida na obrigatoriedade do curso;
Previsto: contabiliza todos os usuários vinculados ao público-alvo do curso, representando as matrículas previstas para esse treinamento. Esse valor é dinâmico e pode variar conforme a atualização do público-alvo e a vinculação de usuários a ele;
Não realizado: corresponde à diferença entre as matrículas previstas e as realizadas. São consideradas não realizadas as matrículas previstas ainda não efetivadas, sem status de matrícula ou com status diferente de concluído e aprovado;
Engajamento: apresenta o comparativo entre os usuários previstos e os usuários que realizaram o curso com aprovação.

Quando um usuário ingressa ou retorna ao público-alvo, ele passa a ser contabilizado como Previsto. Em seguida, o sistema verifica se há aprovação no curso. Caso exista aprovação, o usuário também será contabilizado como Realizado, independentemente da data de conclusão da matrícula. Se não houver aprovação, será contabilizado como Previsto e Não realizado.

Nesse indicador, também é possível utilizar filtros para refinar os resultados exibidos na interface e, caso nceessário, o administrador pode gerar um relatório em Excel com as informações do indicador.

Matriz de Cursos Obrigatórios Por Aluno: esse card interativo permite acompanhar, de forma centralizada, a situação dos alunos em relação aos treinamentos obrigatórios configurados na plataforma. A funcionalidade disponibiliza indicadores visuais, filtros avançados e recursos de exportação, facilitando o monitoramento do engajamento e do cumprimento dos treinamentos obrigatórios.

O dashboard exibe uma matriz contendo os alunos e seus respectivos status nos cursos obrigatórios. Cada linha representa um aluno e cada coluna representa um curso obrigatório, onde, por padrão:

São exibidos até 10 alunos por página;
Os alunos são listados em ordem alfabética;
Até 15 cursos obrigatórios podem ser exibidos simultaneamente;
Os cursos são apresentados em ordem alfabética;

O card permite, também, selecionar um ou mais status simultaneamente para filtrar os cursos de acordo com os seus status. O dashboard exibe o status vigente do aluno com base na aprovação mais recente válida, na necessidade de reciclagem e no prazo de validade do treinamento. Os status possíveis obedecem regras definidas no filtro status, onde todas vem, por padrão, selecionadas:

Reprovado: Exibido quando o aluno possui matrícula anterior no curso, mas nenhuma aprovação registrada. O sistema considera a reprovação mais recente;
Nunca matriculado: Exibido quando o aluno pertence ao público-alvo do curso obrigatório, mas nunca realizou matrícula no curso;
Em andamento: Exibido quando o aluno está realizando o curso pela primeira vez e possui progresso registrado;
Em revisão de gestão: Exibido quando o aluno concluiu um curso presencial ou blended, mas ainda aguarda aprovação ou registro de frequência;
Aprovado com reciclagem: Exibido quando o aluno possui aprovação válida em curso com reciclagem configurada e ainda dentro do prazo de validade;
Aprovado sem reciclagem: Exibido quando o aluno possui aprovação válida em curso sem exigência de reciclagem;
Próximo de reciclar: Exibido em dois cenários: entre 31 e 90 dias do vencimento; ou até 30 dias do vencimento;
Reciclagem vencida: Exibido quando o prazo de reciclagem expirou e ainda não existe nova aprovação válida;
Não se aplica: Exibido quando o aluno não pertence ao público-alvo do curso obrigatório.

Visão do Aluno

Na interface do aluno, será exibido o menu Obrigatórios. Esse menu é dividido em duas abas: Em andamento e Para Reciclar.

Na aba Em andamento, são apresentados os cursos em que o aluno foi matriculado automaticamente e que ainda estão em andamento, ou seja, com status de matriculado. Nessa área, o aluno poderá consultar o prazo disponível para a conclusão do curso. Essa informação também será exibida no card do curso, no carrossel.

Na aba Para Reciclar, são apresentados os cursos nos quais o aluno já possui aprovação e que contam com reciclagem configurada. A tela também exibe a data de validade da aprovação, conforme os parâmetros definidos pelo administrador.

Quando o curso estiver disponível em um catálogo e for exibido no carrossel, a validade também será apresentada ao aluno, desde que ele já possua aprovação no curso.

Para cursos classificados como Desejáveis, não há um menu específico de acompanhamento. Esses cursos serão exibidos ao aluno no carrossel de cursos em andamento, quando houver matrícula, ou no catálogo, caso estejam disponíveis.

PORTAL DE DOCUMENTAÇÃO
Konviva