Usuários Certificados

Usuários Certificados é a tela em que o administrador consulta os usuários que concluíram cursos ou trilhas que possuem certificado e gerencia esses certificados pela plataforma. Nela, é possível localizar rapidamente um usuário, visualizar as informações da certificação, baixar o certificado individualmente ou baixar vários certificados de uma só vez, sem acessar a matrícula de cada aluno.

Opcionalmente, a empresa pode permitir que usuários inativados na plataforma consultem e baixem os seus certificados pela URL da Konviva, sem precisar fazer login novamente nem pedir ao RH que reenvie o certificado. Para isso, o administrador habilita a opção no Configurador Geral. Com ela habilitada, a tela de login passa a exibir o botão Consultar Certificados: o ex-colaborador informa o seu antigo login e o sistema lista os certificados encontrados, com o link para gerar o PDF.

Jornada de uso

Perfis e o que cada um pode fazer

Como configurar e realizar

A tela exibe os certificados emitidos pelos cursos e trilhas que possuem certificado. A criação dos templates de certificado e a associação a cursos e trilhas são tratadas na documentação de Certificados.

Para o Administrador e o Administrador de Unidade: consultando usuários certificados

Baixando certificados em lote

O download em lote gera um arquivo .zip com todos os certificados selecionados, sem acessar individualmente a matrícula de cada aluno.

1. Acesse Aprendizagem > Usuários Certificados.
2. Use o filtro de Curso (ou Trilha) para localizar os certificados desejados, por exemplo, o curso “Onboarding”, e clique em Buscar.
3. Confira a lista e, se necessário, aumente o número de itens por página, até 100.
4. Marque os usuários desejados. O rodapé da tela informa a quantidade de itens selecionados em “Ações para os itens selecionados”.
5. Clique em Baixar Certificados. O sistema abre a janela Processamento dos Certificados, que informa o total processado. A criação dos certificados pode demorar, dependendo da quantidade de usuários selecionados e da resolução (dpi) da imagem que compõe o certificado.
6. Quando o processamento terminar, clique em Download do ZIP para baixar o arquivo com os certificados selecionados. Para desistir, clique em Cancelar.

Para o Administrador: habilitando a consulta por usuários inativados (opcional)

Esta etapa é opcional e serve para a empresa que deseja que os usuários inativados na plataforma possam baixar o seu certificado pela URL da Konviva, sem precisar fazer login novamente nem pedir ao RH que reenvie o certificado. O ex-colaborador passa a ter essa flexibilidade.

Para o usuário inativado: consultando os certificados sem login

Quando a consulta está habilitada, o usuário inativado na plataforma consulta os seus certificados sem fazer login, informando o seu antigo login.

Passo 1: Abrir a consulta

Na tela de login da Konviva, clique em Consultar Certificados, no canto superior direito.

Passo 2: Informar o antigo login

Na janela Consultar certificados, digite no campo o seu antigo login na Konviva e clique na lupa. Enquanto não há resultado, a janela exibe a mensagem “Não foram encontrados resultados”.

Regras de negócio relevantes

Acesso

• A tela Usuários Certificados, em Aprendizagem > Usuários Certificados, é acessada pelos perfis Administrador e Administrador de Unidade.
• O Administrador de Unidade visualiza os usuários certificados da sua unidade.

Consulta de usuários certificados

• A listagem apresenta os usuários que concluíram cursos ou trilhas que possuem certificado.
• A coluna Ativo indica se o usuário está ativo ou inativo na plataforma.
• Os filtros da Busca avançada podem ser combinados, por exemplo, nome do usuário e trilha.
• O número de itens por página pode ser alterado, até 100.

Download

• O certificado pode ser baixado individualmente, pelo ícone de download, ou em lote, pelo botão Baixar Certificados.
• O download em lote gera um arquivo .zip com todos os certificados selecionados. O tempo de processamento depende da quantidade de usuários selecionados e da resolução (dpi) da imagem que compõe o certificado.
• Recomenda-se visualizar o certificado antes de baixar, para conferir as informações.

Consulta por usuários inativados

• A consulta é opcional e depende de o administrador ligar, no Configurador Geral, a opção de habilitar certificados para usuários inativos.
• O botão Consultar Certificados aparece na tela de login somente dos clientes que ligaram essa opção.
• Depois de inativado na plataforma, o usuário consulta os seus certificados sem fazer login, informando o seu antigo login.
• O sistema lista os certificados do usuário, com o link para gerar o PDF. Assim, o ex-colaborador não precisa fazer login novamente nem pedir ao RH que reenvie o certificado.

Aplicando no seu negócio

Para que serve

Treinar não basta: a empresa precisa conseguir comprovar quem foi certificado, em qual curso ou trilha e quando. Manter esse registro acessível é uma prática recomendada de gestão de treinamento, e os sistemas de gestão da qualidade, como a ISO 9001, pedem a retenção de informação documentada como evidência de competência. A tela Usuários Certificados reúne esse histórico em um só lugar e ajuda a empresa a:

• localizar rapidamente o certificado de um colaborador, sem acessar a matrícula dele;
• filtrar os certificados por vários critérios, como curso, trilha, turma, unidade e período de conclusão da matrícula;
• reunir de uma só vez os certificados selecionados, em um arquivo .zip, para arquivo ou impressão;
• conferir as informações do certificado antes de enviá-lo ou arquivá-lo;
• manter o histórico de quem já foi inativado, indicado na coluna Ativo;
• oferecer ao ex-colaborador a flexibilidade de baixar o seu certificado pela URL da plataforma, sem fazer login novamente e sem pedir ao RH que o reenvie, quando a empresa habilita essa opção.

Quando utilizar

Vale a pena usar quando a empresa precisa:

• comprovar a certificação em cursos obrigatórios ou em auditorias;
• localizar os certificados de uma turma, de uma unidade ou de um programa, como um onboarding, para conferência ou arquivo;
• gerar, em casos de exceção, um arquivo para impressão de vários certificados;
• permitir que ex-colaboradores, já inativados, consultem e baixem sozinhos os seus certificados, habilitando a opção no Configurador Geral.

Costuma não compensar usar o download em lote no dia a dia. O mais usual é o próprio aluno acessar o seu histórico e baixar lá o seu certificado. Em casos de exceção, o administrador pode fazer o download em lote para gerar um arquivo para impressão de diversos certificados.

Caso prático: comprovando a certificação em uma auditoria

Este exemplo mostra, com uma empresa fictícia, a Rede Alfa, uma rede de lojas, como a funcionalidade apoia a comprovação de treinamentos obrigatórios. Os objetivos são:

• comprovar, em uma auditoria interna, a certificação dos colaboradores no curso obrigatório “Segurança nas Lojas”;
• reunir os certificados em um único arquivo, sem consultar colaborador por colaborador;
• permitir que um ex-colaborador baixe o seu certificado sem pedir ao RH.

Como interpretar o resultado. Os certificados de todo o curso ficam reunidos em um único arquivo, em poucos cliques, o que reduz o tempo de preparação da auditoria e o risco de deixar colaboradores de fora. A coluna Ativo mostra que a empresa mantém o histórico mesmo de quem já foi inativado, e a consulta pelo antigo login evita que o RH precise localizar e reenviar certificados a ex-colaboradores.