Acreditación personal operativo

Esta funcionalidad le permite generar el reporte de Acreditación de Personal Operativo APO solicitado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, alineado a lo mencionado en el instructivo APO emitido por dicha entidad.

Para poder generar este reporte, es importante que tenga en cuenta lo siguiente:

Los estudios a acreditar, deben registrarse dentro de la aplicación en el maestro de estudios de empleado.
Los estudios deben estar registrados bajo el tipo de estudio Vigilancia o Cooperativismo.
Dentro del reporte se incluye información pertinente al sitio de trabajo del empleado (Dirección, Departamento y Ciudad). Dicha información proviene de la programación de turnos, realizada en la aplicación Operaciones. Teniendo en cuenta ello, si el cliente no cuenta con la aplicación Operaciones, la información presentada en el reporte no estará completa al 100%.

Para generar el reporte, usted cuenta con los siguientes parámetros:

Fecha de Grado o Realización Entre: Seleccionar el rango de Fechas en las cuales se realizaron los estudios que desea acreditar.

Compañía: Indique compañía a quien corresponde la consulta.

Sucursal: Escoger sucursal de los empleados a los cuales se les acreditará los estudios.

Centro de Costo: Escoger el área en la que está asignado el empleado.

Clasificador 1: Indique el clasificador 1 o si lo prefiere indique “TODOS”.

Clasificador 2: Indique el clasificador 2 o si lo prefiere indique “TODOS”.

Clasificador 3: Indique el clasificador 3 o si lo prefiere indique “TODOS”.

Tipo de Establecimiento: Indique el tipo de establecimiento (principal, sucursal, agencia) o si lo prefiere indique “TODOS”.

Consecutivo: Registrar número de consecutivo el cual se adicionará al reporte generado. Recuerde que el consecutivo corresponde a un número que se genera y se adhiere al nombre del documento cumpliendo lo que solicita la supervigilancia así: APO – NIT de la empresa – Fecha – Número de consecutivo asignado. Ejm: APO-900.333.333-1-20082021-01.

Luego de seleccionar los parámetros, se descarga con toda la información de los empleados y sus respectivos estudios pendientes por acreditar.

Nota: Tener en cuenta, que Novasoft no guarda una base de datos con los consecutivos y son de entera responsabilidad del cliente. Esto se debe a que se puede generar el mismo reporte la cantidad de veces que el cliente desee.

* Para generar el reporte APO es indispensable que exista una programación de turnos en la aplicación de operaciones, ya que, de no existir dicha programación el reporte no generará ningún tipo de información*

A continuación, usted encontrará una descripción del origen de cada dato encontrado en el reporte generado en la Hoja ApoDatos donde se encuentran registrados los empleados Activos.

COLUMNA

DETALLE DE LA INFORMACIÓN

NIT

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Número de identificación del Titular de la Licencia quién solicita la acreditación del Personal Operativo, máximo 10 caracteres sin usar comas, rayas, guiones o puntos, sin unificar celdas y se debe registrar cuantas veces lo requiera de acuerdo al personal solicitado y en una sola celda.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro compañías, ubicado en la siguiente ruta: Información General – Archivos – Maestros – Compañías.

El NIT que se visualiza en este campo corresponde a la compañía a la cual está relacionado el empleado en su historia laboral.

Razón Social de la Compañía

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

ACRÓNIMO texto en MAYÚSCULAS sostenidas como Figura registrado ante la Supervigilancia, sin unificar celdas y se debe registrar cuantas veces lo requiera de acuerdo al personal solicitado y en una sola celda.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro compañías, ubicado en la siguiente ruta: Información General – Archivos – Maestros – Compañías.

La razón social que se visualiza en este campo corresponde a la compañía a la cual está relacionado el empleado en su historia laboral.

Tipo de Documento del Empleado

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Según corresponda se debe registrar el siguiente código:

1 Cédula de Ciudadanía.

3 Cédula de Extranjería.

6 Pasaporte.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

El tipo de documento que se visualiza en este campo corresponde al registrado en la hoja de vida el empleado.

Se requiere homologación del tipo de documento. Esta homologación se realiza en la siguiente ruta: Información general – Archivos – Maestros – Tablas Auxiliares – Tipos de Identificación. Estos códigos se deben registrar en la columna “Códigos Superintendencia de Vigilancia”.

Número de Documento del Empleado

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Como figura en la Cédula de ciudadanía, sin usar comas, rayas, guiones o puntos.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

El número de documento que se visualiza en este campo corresponde al registrado en la hoja de vida el empleado.

Nombre 1

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Primer nombre, debe diligenciar como figura en el documento de identificación y en mayúscula sostenida.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

El nombre 1 que se visualiza en este campo corresponde al registrado en el campo primer nombre de la hoja de vida el empleado.

Nombre 2

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Segundo nombre, debe diligenciar como figura en el documento de identificación y en mayúscula sostenida.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.*

El nombre 2 que se visualiza en este campo corresponde al registrado en el campo segundo nombre de la hoja de vida el empleado.

Apellido 1

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Primer apellido, debe diligenciar como figura en el documento de identificación y en mayúscula sostenida.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

El apellido 1 que se visualiza en este campo corresponde al registrado en el campo primer apellido de la hoja de vida el empleado.

Apellido 2

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

**Segundo apellido, debe diligenciar como figura en el documento de identificación y en mayúscula sostenida.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

El apellido 2 que se visualiza en este campo corresponde al registrado en el campo segundo apellido de la hoja de vida el empleado.

Fecha de Nacimiento

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Como figura en el documento de identificación, con el siguiente formato: DD/MM/AAAA, sin usar comas, rayas, guiones o puntos. Ejm. 05/01/1985 Corresponde al 5 de enero de 1985.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

La fecha de nacimiento que se visualiza en este campo corresponde a la fecha de nacimiento registrada en la hoja de vida el empleado.

Género

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Según corresponda se debe registrar el siguiente código:

1 Masculino

2 Femenino

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

El género que se visualiza en este campo corresponde al género registrado en la hoja de vida el empleado.

Nota: Según la Superintendencia, el código 1 está asignado al género Masculino y el código 2 al género Femenino. Teniendo en cuenta ello, se debe ajustar en el aplicativo, ya que allí aparecen invertidos los códigos.

Cargo

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Según corresponda se debe registrar el siguiente código, debe acreditar curso de capacitación vigente de acuerdo al cargo que solicite:

1 Vigilante

2 Escolta

3 Tripulante

4 Supervisor

5 Operador de Medios Tecnológicos

6 Manejador Canino

Origen de los datos Novasoft

Teniendo en cuenta que el manual de la Supervigilancia maneja su propia codificación para los cargos, se debe parametrizar esta codificación en el maestro Perfil de cargo en el campo Categoría de Cargo.

***Ejemplo:***Si el cargo del empleado en su historia laboral es el 0035 Vigilante, y en la categoría del cargo el código es 01, el código que aparecerá en el reporte es 01.

Fecha Vinculación

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde a la fecha en que ingresa la persona a laborar en la empresa, se debe ingresar con el formato DD/MM/AAAA, sin usar comas, rayas, guiones o puntos. Ejm. 05/01/1985 corresponde al 5 de enero de 1985.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Historia Laboral, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Contratos – Historia Laboral – (pestaña: Histórico Laboral, campo Inicio).

Código de Acdreditación del Curso

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

De acuerdo con la capacitación vigente que tiene la persona vinculada, utilizar los siguientes códigos: (Ver listado de códigos) Para PEIS aprobados a partir de 2012.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Estudios de Empleado.

El estudio que se visualiza en este campo corresponde al estudio registrado para el empleado que se va a acreditar y el cual debe estar tipificados como: Vigilancia o Cooperativismo.

NIT Escuela

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde al Número de NIT de la Escuela o Academia en Vigilancia y Seguridad Privada que la persona se capacitó; máximo 10 caracteres, sin usar comas, rayas, guiones o puntos.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Instituciones Educativas, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Parametrización General – Estudios – Instituciones Educativas de la columna Código Ministerio de Educación Superior.

Nota: Los NIT de todas las instituciones que emiten los certificados de los cursos de seguridad, deben estar parametrizados en dicha columna.

NRO

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde al Número de Registro Oficial (NRO) otorgado por la Escuela o Academia en Vigilancia y Seguridad Privada que la persona se capacitó.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Estudios de Empleado.

El NRO que se visualiza en este campo corresponde al NRO del estudio registrado para el empleado.

Tipo de Establecimiento

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde al tipo de establecimiento en el cual labora.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Tipo de establecimiento. Debe estar previamente parametrizado así: (Principal, Sucursal o Agencia). Así mismo, se debe definir que tipo de establecimiento son las sucursales.

Tenga en cuenta que, si el tipo de establecimiento está definido como Principal para una sucursal en específico, por ejemplo, Bogotá, al generar el reporte, todos los empleados con esta sucursal asignada aparecerán relacionados al tipo de establecimiento principal. De lo contrario, si el empleado tiene registrada otra sucursal, por ejemplo, Medellín, aparecerá como tipo de establecimiento sucursal.

Sucursal	Tipo de establecimiento
Bogotá	Principal
Medellín	Sucursal

Teléfono de Residencia

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde al teléfono donde reside o teléfono celular.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de Vida Empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

El teléfono que se visualiza en este campo corresponde al registrado en el campo celular dentro de la hoja de vida el empleado.

Dirección de Residencia

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Dirección de la residencia.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Hoja de Vida Empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado.

La dirección que se visualiza en este campo corresponde a la registrada en el campo Dirección de residencia dentro de la hoja de vida el empleado.

Dirección del Puesto de Trabajo

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Dirección del puesto donde labora.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del sitio de trabajo al cual está asignado el empleado según la asignación de turnos realizada en la aplicación de Operaciones. Tenga en cuenta que los sitios de trabajo se crean en el Maestro sitios de trabajo en la siguiente ruta: Operaciones – Archivos – Maestros – Contratación – Sitio de Trabajo – Campo Dirección.

Departamento de Labor

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Departamento donde se presta los servicios, debe seleccionar una opción de la lista desplegable del formato.

Origen de los datos Novasoft

Ciudad de Labor

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Ciudad donde presta los servicios, debe seleccionar una opción de la lista desplegable del formato.

Origen de los datos Novasoft

Educación BM

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Educación básica y media, debe seleccionar una opción de la lista desplegable del formato. Teniendo en cuenta la codificación Suministrada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Estudios de Empleado, del campo Semestre o Grado Alcanzado en sus Estudios Formales .

Se debe diligenciar el número del grado alcanzado entre el 1° grado y el 11° grado, si el empleado únicamente cuenta con este tipo de educación.

Educación S

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Educación superior, debe seleccionar una opción de la lista desplegable del formato.

Teniendo en cuenta la codificación Suministrada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Estudios de Empleado, del campo Semestre o Grado Alcanzado en sus Estudios Formales.

Únicamente se debe marcar la casilla ¿Cursa Estudios Superiores? para hacer referencia cuando el empleado esté cursando un estudio técnico, tecnólogo o profesional. Así mismo debe ingresar el número de Semestres cursados.

Discapacidad

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Si tiene alguna discapacidad, se debe seleccionar el tipo de discapacidad según la lista desplegable del formato.

Origen de los datos Novasoft

Proviene de la pestaña Discapacidades, ubicada dentro de la Hoja de vida del empleado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado – Discapacidades.

Dentro de la aplicación esta precargado el listado que solicitada el reporte de Discapacidades*.*

Número Acta de Consejo

(Campos solo para cooperativas)

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde al número de acta de Consejo de Administración que autorizó la inclusión de asociados.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Estudios de Empleado, del campo # de Actas de Consejo.

Fecha de Consejo

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde a la fecha del Consejo de Administración que autorizo la inclusión de asociados.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Estudios de Empleado, del campo fecha de Consejo.

NIT Escuela de Cooperativismo

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde al NIT de la Entidad donde realizó el curso de cooperativismo con énfasis en trabajo asociado.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Instituciones Educativas, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Parametrización General – Estudios – Instituciones Educativas en la columna Código Ministerio de Educación Superior.

Nota: Los NIT de todas las instituciones que emitan certificados de Cooperativismo deben estar parametrizados en dicha columna.

Nombre de la Escuela de Cooperativismo

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde al nombre de la Entidad donde realizó el curso de cooperativismo.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Instituciones Educativas, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Parametrización General – Estudios – Instituciones Educativas en la columna Nombre Ministerio de Educación Superior.

Fecha de Curso de Cooperativismo

(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA).

Corresponde a la fecha del curso de cooperativismo.

Origen de los datos Novasoft

Proviene del Maestro Estudios de Empleado, del campo Fecha de Grado o Realización.

En la segunda hoja de datos denominada Retiros, se encuentra la estructura y los registros que contienen el personal que se retira de la compañía.

COLUMNA	DETALLE DE LA INFORMACIÓN
NIT	(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA). Número de identificación del Titular de la Licencia quién solicita la acreditación del Personal Operativo, máximo 10 caracteres sin usar comas, rayas, guiones o puntos, sin unificar celdas y se debe registrar cuantas veces lo requiera de acuerdo al personal solicitado y en una sola celda. Origen de los datos Novasoft Proviene del Maestro compañías, ubicado en la siguiente ruta: Información General – Archivos – Maestros – Compañías. El NIT que se visualiza en este campo corresponde a la compañía a la cual está relacionado el empleado en su historia laboral.
Razón Social de la compañía	(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA). ACRÓNIMO texto en MAYÚSCULAS sostenidas como Figura registrado ante la Supervigilancia, sin unificar celdas y se debe registrar cuantas veces lo requiera de acuerdo al personal solicitado y en una sola celda. Origen de los datos Novasoft Proviene del Maestro compañías, ubicado en la siguiente ruta: Información General – Archivos – Maestros – Compañías. La razón social que se visualiza en este campo corresponde a la compañía a la cual está relacionado el empleado en su historia laboral.
Tipo de documento del empleado	(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA). Según corresponda se debe registrar el siguiente código: 1 Cédula de Ciudadanía. 3 Cédula de Extranjería. 6 Pasaporte. Origen de los datos Novasoft Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado. El tipo de documento que se visualiza en este campo corresponde al documento registrado en la hoja de vida el empleado. Se requiere homologación del tipo de documento. Esta homologación se realiza en la siguiente ruta: Información general – Archivos – Maestros – Tablas Auxiliares – Tipos de Identificación. Estos códigos se deben registrar en la columna “Códigos Superintendencia de Vigilancia”.
Número de Documento del Empleado	(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA). Como figura en la Cédula de ciudadanía, sin usar comas, rayas, guiones o puntos. Origen de los datos Novasoft Proviene del Maestro Hoja de vida de empleados, ubicado en la siguiente ruta: Gestión Humana – Mi Talento Humano – Empleado – Hoja de Vida Empleado. El número de documento que se visualiza en este campo corresponde al registrado en el campo Número de documento dentro de la hoja de vida el empleado.
Fecha de Retiro	(Según INSTRUCTIVO VALIDADOR ACREDITACIÓN PERSONAL OPERATIVO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA). Corresponde a la fecha a partir de la cual se desvincula el Persona Operativo, se debe ingresar con el formato DD/MM/AAAA, sin usar comas, rayas, guiones o puntos. Ejm. 05/01/1985 Corresponde al 5 de enero de 1985. *RECUERDE:La información suministrada por Ustedes debe ser veraz, auténtica y completa. Origen de los datos Novasoft* Proviene del campo fecha de retiro del Maestro Historia Laboral del empleado.

Recuerde que, actualmente se encuentra asociada la Tarea Programada N° 35 - Acreditaciones Próximas a Vencer para ejecutar la alerta.

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