Vacaciones

En esta opción podrá radicar sus solicitudes de vacaciones, las cuales quedarán sujetas al proceso de autorización correspondiente. Usted podra visualizar los días disponibles que tiene para solicitar, asi como las aclaraciones que la persona encargada de gestión humana incluye para que tenga en cuenta al momento de realizar el proceso.

¿Cómo realizo el proceso de solicitud de mis vacaciones?

Cuando usted va a solicitar sus vacaciones, en la parte superior se visualiza la Fecha de solicitud la cual corresponde al día en el cual usted está realizando la solicitud, así como su nombre y su cargo.

Para crear una solicitud, usted debe registrar la siguiente información:

• Fecha de inicio: Informe la fecha en la cual desea iniciar sus vacaciones.

• Días disfrutados: Ingrese la cantidad de días que desea tomar.

• Calcular fecha: Haga clic en este botón para calcular la fecha de finalización del disfrute de vacaciones.

• Soporte (opcional): Espacio para adjuntar el justificante de sus vacaciones. Asegúrese de subir un archivo legible para agilizar el trámite de su solicitud.

• Observaciones: Ingrese las observaciones que considere necesarias.

Al dar clic en el botón Radicar, se generará el soporte de la solicitud realizada.

Consideraciones a tener en cuenta:

1. Recuerde que, de acuerdo a la fecha de inicio de sus vacaciones que usted seleccione, la aplicación va a verificar si es un día dominical o un día festivo de acuerdo al calendario de festivos para el año en el cual va a realizar la solicitud; En dias domingos puede iniciar vacaciones, pero si el dia es festivo, la aplicación no permite radicar la solicitud.

Ejemplo: Usted desea tomar 10 días de vacaciones iniciando el 4 de agosto, la aplicación le informará que finalizan el 14 de agosto. El día 7 de agosto, no se toma en cuenta debido a que es festivo.

2. El último día de disfrute siempre tomará en cuenta el cruce con ausentismos y festivos.
3. Usted podrá solicitar el pago de sus vacaciones en dinero siempre y cuando la empresa habilite esa opción. Si esta habilitada, en la pantalla se visualizará un nuevo campo Días de dinero, donde puede informar el número de días que solicitará en dinero. La cantidad de días en dinero que usted puede solicitar dependerá de las políticas que haya establecido la empresa.

Ejemplo: Usted tiene por derecho tomar 15 días de vacaciones y la empresa estableció que únicamente se puede tomar hasta el 40% de ese tiempo en dinero es decir, podrá solicitar hasta 6 días en dinero de sus vacaciones.

4. La empresa puede establecer el número de días de antelación requeridos para realizar una solicitud de vacaciones.

Ejemplo: La empresa exige que toda solicitud se radique con al menos 30 días calendario de anticipación a la fecha de inicio. Si usted desea iniciar sus vacaciones el 1° de septiembre, la fecha límite para radicar la solicitud es el 1° de agosto. Si intenta realizar el trámite después de esa fecha (por ejemplo, el 20 de agosto), el sistema bloqueará automáticamente la solicitud por no cumplir con el plazo requerido.

5. Usted visualizará dos textos informativos de ayuda, en caso que hayan sido configurados por el administrador del portal: el primero corresponde a indicaciones generales para orientarlo durante el registro; el segundo contiene la política de vacaciones vigente de la empresa para que conozca los términos y condiciones del beneficio.

6. Según la configuración de la empresa, se puede establecer un número mínimo de días tomados a disfrutar por cada periodo de vacaciones solicitado.

Ejemplo: Si la empresa configura un mínimo de 5 días por periodo, no podrá pedir días sueltos (como 1 o 2 días). Cada vez que solicite vacaciones, el sistema le exigirá registrar al menos 5 días continuos para poder procesar la solicitud.

7. La empresa puede determinar si usted únicamente puede solicitar días de vacaciones correspondientes a un periodo ya causado (cumplido) o si le permite solicitar la totalidad de sus días disponibles, aunque pertenezcan a un periodo aún en curso.

   • Días causados: Días de descanso a los que usted tiene derecho por haber completado formalmente el año de trabajo (o periodo correspondiente).

   • Días no causados (proporcionales/anticipados): Días acumulados por el tiempo trabajado en el periodo actual, antes de cumplir el año.

Ejemplo: Si usted visualiza en el portal un total de 20 días de vacaciones, de los cuales 15 días corresponden a un periodo causado y 5 días corresponden a tiempo acumulado del periodo actual (no causado) entonces:

• Si la empresa exige que sean de un periodo causado, únicamente podrá solicitar hasta 15 días.

• Si la empresa autoriza la solicitud de días independientemente de su causación, podrá solicitar de los 20 días acumulados.

8. Si usted radica una solicitud de vacaciones y posterior a ella vuelve a ingresar para intentar crear una nueva nueva solicitud de vacaciones con la primera solicitud en estado radicado (pendiente por aprobar) o aprobado y que aún no están registradas en la nómina, el sistema le mostrará la siguiente alerta: Actualmente tiene las siguientes solicitudes de vacaciones pendientes por aprobar o aprobadas pero que aún no han pasado a nómina: y visualizará el # de radicado, la fecha de solicitud, el número de días y la fecha de inicio.

Así mismo, visualizará no sólo los días que están causados, sino también puede llegar a mostrar los días disponibles con relación a las solicitudes que usted ya ha realizado. Es decir realizará el descuento de los días teniendo en cuenta las solicitudes que se encuentren en estado de radicado (pendiente por aprobar) o aprobadas.

Esto se encuentra sujeto a la configuración del portal por parte del administrador.

9. El formulario no permite que se creen trámites con fechas anteriores a la fecha en la cual se radica la solicitud. Debe ser siempre una fecha posterior.

10. Si intenta radicar una solicitud cuyas fechas se cruzan con un trámite en curso (ya sea vacaciones, licencia o permiso en estado radicado o en proceso de aprobación), el sistema no le permitirá solicitarla. Esta validación evita la duplicación de ausencias en un mismo periodo.

11. Si usted radicó una solicitud, la cual aún no ha iniciado el proceso de aprobación y necesita eliminarla o anularla, podrá realizar la anulación de ese trámite siguiendo este paso a paso:

    1. Diríjase a la opción Estado trámites.
    2. Seleccione el tipo de trámite.
    3. Filtre los trámites en estado Radicado.
    4. Una vez visualice el listado de los trámites, seleccione el trámite que desea modificar.
    5. Haga clic en el Botón Anulación, ubicado dentro de la columna Anulación.
    6. Ingrese el motivo de la anulación de la solicitud y haga clic en Guardar.

12. Debajo del campo Motivo, encontrará las indicaciones e información relevante configuradas por la empresa para orientarlo durante el registro de su solicitud.

13. Los tipos de archivos admitidos por el sistema en el campo Soporte son los siguientes: .bpm .jpg .png .docx .xlsx .pdf y .txt, así mismo, el tamaño del archivo no debe superar los 3MB.