Gestión SST

En esta opción usted podrá reportar cambios que contribuyan a la gestión del cambio del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

¿Cómo realizo el reporte de un cambio?

Para diligenciar un reporte, haga clic en nuevo registro y seleccione la compañía de la lista desplegable. A continuación, ingrese el código del cambio y nombre del cambio según la novedad a reportar. Luego, seleccione de los menús desplegables el proceso que reporta, el motivo del cambio y el tipo de cambio.

El sistema cargará automáticamente la fecha actual en el campo fecha del cambio. A continuación, complete los campos de texto libre detallando el origen del cambio (dónde o cómo surge), la descripción del cambio y el desarrollo del cambio (acciones o pasos a ejecutar).

Por último, el campo impactos ambientales sólo se debe diligenciar si la modificación generará algún tipo de impacto ambiental que la empresa deba gestionar; en caso contrario, se puede dejar vacío o escribir No aplica. Tenga en cuenta que la decisión de dejarlo en blanco o especificar un texto dependerá estrictamente de las directrices y políticas internas definidas por la empresa.

Una vez ingrese toda la información, haga clic en el botón Grabar. El sistema enviará automáticamente una notificación por correo electrónico a la persona responsable configurada para gestionar este tipo de solicitudes. En caso de que no exista un usuario asignado para esta función, el sistema mostrará la alerta No se ha configurado al responsable; no obstante, el registro del cambio quedará guardado exitosamente en el sistema, independientemente de si la notificación pudo enviarse o no.

Posteriormente, visualizará el listado de cambios reportados en la parte inferior, donde se consolidan todos los registros creados previamente. Desde este listado podrá consultar y gestionar cada registro mediante las siguientes acciones:

• Editar un cambio: Usted puede ingresar al reporte para modificar o ajustar los datos requeridos. Al guardar nuevamente los cambios, el sistema reenviará la notificación por correo al Responsable configurado.

• Eliminar un cambio: Usted puede eliminar el registro de forma permanente, al hacer clic en el botón eliminar.

En esta opción, usted podrá registrar y notificar las situaciones de riesgo que identifique dentro de la empresa.

Para facilitar la identificación de estas novedades, recuerde que un Acto inseguro se refiere a cualquier acción o comportamiento que no cumpla con los procedimientos de seguridad y pueda generar un accidente; mientras que una Condición insegura se relaciona con fallas, deficiencias o mal estado en el entorno, equipos, instalaciones o herramientas de trabajo que pongan en peligro la integridad del personal.

¿Cómo realizo el reporte de un acto o condición insegura?

Para iniciar la creación de un reporte, haga clic en el botón nuevo y complete las fases del formulario:

Primer paso - datos iniciales

• Consecutivo: El sistema asignará un número único de manera automática.

• Fecha de reporte: Se cargará por defecto la fecha actual de registro.

• Estado del reporte: Al iniciar la solicitud, el sistema mantendrá este campo de forma automática en estado Registrado.

• Compañía, Área, Proceso y Lugar de trabajo: Seleccione de las listas desplegables la información correspondiente a la ubicación exacta donde identificó el evento.

• Tipo de reporte: Marque la casilla correspondiente al reporte que desea realizar (Acto inseguro o Condición insegura).

• Instrucciones de uso: Lea atentamente este apartado, donde encontrará indicaciones configuradas por el área de SST para orientarlo en el correcto diligenciamiento del formulario.

Segundo paso - registro de novedades

En esta sección deberá ingresar el detalle de la situación observada. Tenga en cuenta que puede reportar múltiples novedades en una misma solicitud.

Haga clic en nueva novedad para habilitar los siguientes campos:

• Seleccione la novedad de la lista desplegable. Si la opción que necesita no se encuentra en el listado, póngase en contacto con el responsable de SST para que realice la respectiva creación.

• En el campo detalle reporte, describa con precisión la situación identificada por ejemplo: Se identificó al colaborador sin sus Elementos de Protección Personal.

• En acciones sugeridas proponga las medidas o soluciones que considere oportunas para corregir o mitigar la situación.

Tercer paso - carga de soportes

Puede adjuntar evidencias para respaldar la información ingresada (este paso no es obligatorio). Ingrese el nombre del archivo, cargue el documento o imagen en adjunto y añada los comentarios requeridos en observaciones. Luego, haga clic en guardar; recuerde que, usted puede agregar cuantos soportes considere necesarios.

Si requiere agregar una novedad adicional al mismo reporte, seleccione el botón regresar - novedades.

Una vez ingrese toda la información y no requiera añadir más novedades, haga clic en finalizar - reporte para culminar el registro. Al guardar la solicitud, el sistema enviará automáticamente una notificación por correo electrónico a la persona responsable configurada para gestionar este tipo de solicitudes. En caso de que no exista un usuario asignado para esta función, el sistema mostrará la alerta No se ha configurado al responsable; no obstante, el registro del cambio quedará guardado exitosamente en el sistema, independientemente de si la notificación pudo enviarse o no.

Consulta, edición y gestión de reportes

Mediante la opción buscar, usted podrá consultar el historial de las solicitudes que ha registrado previamente y realizar las siguientes acciones:

• Consultar y revisar soportes: Al seleccionar un reporte, podrá visualizar el detalle de la información reportada e ingresar a la sección inferior para revisar los soportes cargados o añadir una nueva novedad.

• Editar reporte: Utilice esta alternativa únicamente cuando requiera ajustar o modificar los datos iniciales ingresados en el Paso 1.

• Eliminar o cancelar novedades: Si considera que un registro de novedad ya no debe formar parte de la solicitud, puede removerlo seleccionando la opción correspondiente antes de que sea gestionado.

Seguimiento y revisión por parte de SST

Podrá realizar el seguimiento a la respuesta dada por el equipo de SST, al hacer clic en siguiente - novedades verificando si su reporte fue descartado. En caso de que se determine que la situación reportada no corresponde a un riesgo o no aplica como acto/condición insegura, la novedad aparecerá en estado descartado, y en el campo observaciones, el responsable justificará los motivos de dicha decisión.