Creación de cuestionarios

Encuentre esta funcionalidad en la siguiente ruta: Evaluación de desempeño > Evaluación por competencias > Parametrización general módulo > Definición evaluaciones > Secciones

Esta tabla permite crear, editar o eliminar las secciones que se utilizarán dentro de las evaluaciones de competencias.

Código: Se visualiza el código que se le asigna al registro. Siempre tenga en cuenta el último código registrado.
Descripción clasificación: Ingrese la descripción de la clasificación.

No se puede eliminar una sección que contiene preguntas en uso. Para poder eliminarla, primero debe eliminar todo el contenido que forman parte de ella en este cuestionario.

Este proceso permite crear y parametrizar los cuestionarios requeridos para llevar a cabo la evaluación de desempeño por competencias.

Encuentre esta funcionalidad en la siguiente ruta: Evaluación de desempeño > Evaluación por competencias > Parametrización general módulo > Definición evaluaciones > Evaluaciones

Estructura de los cuestionarios en Novasoft

Los cuestionarios en la plataforma están organizados bajo un esquema jerárquico de tres niveles (Sección > Pregunta > Opciones de respuesta). A continuación, se ilustra la relación de componentes que conforman la estructura del cuestionario:

Nivel 1: Información inicial	Nivel 2: Sección	Nivel 3: Pregunta	Nivel 4: Opciones de respuesta
Registro de la información general del cuestionario	Agrupa un conjunto de temas específicos de la evaluación	Enunciado o ítem individual creado dentro de una sección	Alternativas asociadas a cada pregunta

Ejemplo:

Nivel 1: Información inicial	Nivel 2: Sección	Nivel 3: Pregunta	Nivel 4: Opciones de respuesta
Evaluación: 04 - Evaluación Competencias Versión: 1.0.0 Tipo de proforma: Cuestionario Fecha creación: 01/01/2026 Origen: 06 - Eval Desempeño	3 - Eval competencias	¿Cuál es el objetivo principal de una evaluación de competencias?	Respuesta 1: Determinar el incremento salarial automático del colaborador. Respuesta 2: Identificar brechas entre el perfil requerido por el cargo y el desempeño real. Respuesta 3: Sancionar a los empleados con bajo rendimiento. Respuesta 4: Medir únicamente el nivel de estudios alcanzado.

A continuación, encontrará la guía paso a paso para crear un cuestionario de forma rápida y sencilla. Siga estas instrucciones estructuradas para configurar correctamente cada sección, definir el tipo de preguntas y dejar su evaluación lista para ser compartida.

Una vez diligencie la información del encabezado, haga clic en el botón Editar para continuar con el proceso de creación del cuestionario. Los cuestionarios permiten que las preguntas sean agrupadas por temáticas. Para ello, se debe utilizar las secciones, las cuales deben estar previamente parametrizadas en la tabla Secciones.

Para crear una sección, haga clic en Nueva Sección Imagen ; en la ventana emergente que se desplegará, haga clic en el botón de ayuda del campo y seleccione la sección configurada que requiera de la lista.

Tenga en cuenta que si no ingresa preguntas dentro de la sección, esta no quedará guardada en el cuestionario.

Luego puede realizar la creación de una pregunta, dentro de la sección, haciendo clic en Nueva pregunta Imagen .

Si lo requiere, puede enriquecerla adjuntando imágenes de apoyo haciendo clic en el ícono Imagen

y presione Select, o incluir un video de apoyo haciendo clic en el ícono Imagen

e ingresando la URL correspondiente en el campo que se desplegará.

Ingrese la información en cada uno de los siguientes campos:

Pregunta: Digite la pregunta deseada.
Tipo de Respuesta: Para cada pregunta usted cuenta con diferentes tipos de respuesta que podrá utilizar:
- Única respuesta – Lista desplegable: Esta opción permite que de las opciones de respuesta, sólo se pueda escoger una y se muestra en modo lista desplegable.
- Múltiple respuesta: Esta opción permite seleccionar varias opciones de respuesta.
- Texto libre: Esta opción permite ingresar un campo donde se puede registrar una respuesta abierta.
- Única Respuesta – Horizontal: Esta opción permite que, de las opciones sólo se pueda escoger una. Adicionalmente permite indicar a la aplicación que las opciones de respuesta se deben ubicar en columnas de forma horizontal.
- Única Respuesta – Vertical: Esta opción permite que, de las opciones sólo se pueda escoger una. Adicionalmente permite indicar a la aplicación que las opciones de respuesta se deben ubicar en columnas de forma vertical.
- Fecha: Esta opción permite seleccionar una fecha, habilitando un campo tipo fecha.
Cantidad de columnas: Este campo se habilita únicamente si se seleccionan las opciones de tipo de respuesta Única respuesta – Horizontal o Única respuesta – Vertical. Si se selecciona otro tipo de respuesta, no se habilitará. Debe indicar la cantidad de columnas en las cuales se desea que se organicen las opciones de respuesta (debe registrar al menos el número 1).
¿Respuesta Obligatoria?: Indique si la respuesta es obligatoria dentro del cuestionario. Si las preguntas marcadas como obligatorias, no han sido respondidas, el cuestionario no permite cerrarse.
Peso: Indique el peso que requiere ser asignado a la pregunta. Para realizar la asignación de pesos, siga estas recomendaciones:

Al crear una pregunta en el cuestionario, esta debe asociarse obligatoriamente a un comportamiento de una competencia. La ponderación asignada a cada pregunta dependerá de la cantidad total de preguntas vinculadas a dicho comportamiento, garantizando que la suma total de sus pesos sea siempre igual al 100%: cuando existe una relación 1 a 1 (una sola pregunta por comportamiento), se le asigna el 100% del peso; si se vinculan múltiples preguntas al mismo comportamiento, el porcentaje total debe distribuirse en partes iguales entre cada una de ellas.

N° preguntas por comportamiento	Fórmula cálculo	Peso por pregunta	Suma total	Observaciones
1	100/1	100%	100%	N/A
2	100/2	50%	100%	N/A
3	100/3	33%	100%	Asignar 34% a 1 pregunta y 33% a las 2 restantes
4	100/4	25%	100%	N/A
5	100/5	20%	100%	N/A
6	100/6	16%	100%	Asignar 17% a 4 preguntas y 16% a las 2 restantes
7	100/7	14%	100%	Asignar 15% a 2 preguntas y 14% a las 5 restantes

Ejemplo:

Competencia	Comportamiento	Pregunta	Peso
Resolución de problemas técnicos	Comportamiento 1: Diagnóstico y análisis de causa raíz	Pregunta 1: ¿Con qué frecuencia el colaborador analiza y diagnostica la causa raíz de un problema técnico antes de aplicar una solución?	34%
Resolución de problemas técnicos	Comportamiento 1: Diagnóstico y análisis de causa raíz	Pregunta 2: ¿Utiliza herramientas, registros o datos históricos de forma estructurada para comprobar la hipótesis del problema antes de realizar intervenciones?	33%
Resolución de problemas técnicos	Comportamiento 1: Diagnóstico y análisis de causa raíz	Pregunta 3: ¿Demuestra capacidad para identificar el origen de incidentes complejos sin quedarse únicamente en los síntomas evidentes?	33%
Resolución de problemas técnicos	Comportamiento 2: Autonomía y oportunidad en la solución	Pregunta 1: ¿El colaborador resuelve los problemas técnicos dentro de los tiempos estipulados y con la autonomía adecuada para su puesto?	100%
Resolución de problemas técnicos	Comportamiento 3: Documentación y prevención	Pregunta 1: ¿Contribuye a la actualización de manuales o procedimientos con el fin de evitar que los incidentes vuelvan a presentarse?	100%
Resolución de problemas técnicos	Comportamiento 4: Transferencia de conocimiento y soporte al equip	Pregunta 1: ¿Con qué frecuencia apoya a sus compañeros en la resolución de dudas o inconvenientes técnicos complejos?	50%
Resolución de problemas técnicos	Comportamiento 4: Transferencia de conocimiento y soporte al equip	Pregunta 2: ¿Aporta ideas o capacitaciones breves que mejoren la capacidad técnica general del equipo?	50%

Consideraciones a tener en cuenta

Cuando se gestionan múltiples empresas en una misma base de datos y se evalúan cargos equivalentes entre ellas, no es necesario duplicar o crear cuestionarios independientes por cada entidad. Un solo cuestionario puede compartirse entre varias compañías. Al configurar una pregunta dentro del cuestionario, usted puede asociarla simultáneamente a las competencias y comportamientos correspondientes de cada empresa. De esta manera, una sola pregunta permite evaluar la misma conducta en diferentes organizaciones, garantizando que los resultados se registren de manera correcta en la estructura de competencias de la compañía seleccionada.

Ejemplo:

Escenario: Desea evaluar la competencia de Liderazgo para un cargo existente tanto en la Compañía 1 como en la Compañía 2.

Cuestionario: Evaluación de Desempeño General
Pregunta a configurar: ¿Fomenta la participación activa y el trabajo colaborativo entre los integrantes del equipo?
Asignaciones en la misma pregunta:
- Asignación 1 (Compañía 1):
  - Compañía: Compañía 1
  - Competencia: Liderazgo
  - Comportamiento: Comportamiento 1 (Trabajo en equipo y colaboración)
- Asignación 2 (Compañía 2):
  - Compañía: Compañía 2
  - Competencia: Liderazgo
  - Comportamiento: Comportamiento 1 (Promoción del clima participativo)

Por ningún motivo, se debe cargar más de una competencia de la misma compañía o cargarle más de un comportamiento de la misma competencia de la misma compañía a una pregunta. Hacer esto puede generar error en los cálculos de los resultados.

Posterior al ingreso de toda la información, haga clic en el icono Imagen .

Luego de incluir toda la información de la pregunta, hacer clic en Guardar. La aplicación se encargará de asignar la numeración de las preguntas.

Consideraciones a tener en cuenta

Si desea agregar preguntas a una sección ya existente dentro del cuestionario, debe seleccionar la sección a la cual va a asignar la pregunta. De esta forma se habilitará el icono de Nueva pregunta y podrá realizar el registro. Así mismo, si se edita de forma manual la numeración de las preguntas y por alguna razón hay alguna numeración errónea o duplicada, la aplicación generará la siguiente advertencia. El mensaje de advertencia se muestra al darle clic en el botón Guardar. En este caso, se debe identificar el error en la numeración y corregirlo.
Si desea eliminar una sección, debe tener en cuenta que la aplicación no se lo permitirá si tiene preguntas relacionadas. Para ello deberá eliminar primero las opciones de respuestas, luego las preguntas y por último la sección. De lo contrario la aplicación arrojará la siguiente advertencia: *Si desea eliminar alguna opción de respuesta precargada en la aplicación, debe eliminar la pregunta.
Si un cuestionario ya fue utilizado en un proceso de evaluación previo y requiere emplearse en un nuevo proceso con las mismas secciones, preguntas y opciones de respuesta, no es necesario duplicarlo. Un mismo cuestionario puede reutilizarse en todos los procesos de evaluación que determine la organización.

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